Theo quy định mới nhất về hóa đơn điện tử tính từ ngày 01/06/2025 các doanh nghiệp và hộ kinh doanh trực tiếp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng (như kinh doanh ăn uống, bán lẻ, lưu trú, giải trí...), hộ kinh doanh hay cá nhân có doanh thu trên 1 tỷ trên năm…bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Hiểu rõ cần làm gì để tuân thủ luật mới và khám phá những lợi ích thiết thực của HĐĐT từ máy tính tiền là những bước đi cần thiết cho các doanh nghiệp trong diện áp dụng.
1. Đối tượng bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Việc xác định chính xác đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (HĐĐT KTTMTT) là cực kỳ quan trọng để doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định pháp luật. Theo các quy định hiện hành và sẽ có hiệu lực, đối tượng bắt buộc áp dụng đã được xác định rõ.
Nền tảng pháp lý và các đơn vị cần lưu ý từ 01/06/2025
Nghĩa vụ sử dụng HĐĐT KTTMTT đối với các trường hợp cụ thể được quy định tại Điều 11 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, với những sửa đổi, bổ sung quan trọng được đưa ra tại khoản 8 Điều 1 của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Văn bản pháp lý này sẽ chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 06 năm 2025.
Kể từ thời điểm 01/6/2025, những nhóm đối tượng sau đây sẽ thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế này:
- Các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đáp ứng điều kiện về mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, theo quy định tại khoản 1 Điều 51, khoản 2 Điều 90 và khoản 3 Điều 91 của Luật Quản lý thuế năm 2019.
- Các doanh nghiệp thực hiện hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ mà có giao dịch trực tiếp với người tiêu dùng cuối cùng. Nhóm này bao gồm các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực: Trung tâm thương mại, siêu thị, hoạt động bán lẻ hàng hóa (áp dụng cho hầu hết các loại hàng hóa, trừ ô tô, mô tô, xe máy và các loại xe cơ giới khác).
- Các cơ sở kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực ăn uống, nhà hàng và khách sạn.
- Các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí cùng với hoạt động chiếu phim.
Doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
>>> Xem ngay: Từ 01/6/2025, phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, POS365 đã sẵn sàng đáp ứng
Các nguyên tắc quan trọng của HĐĐT KTTMTT (Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
Tại Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng đã nêu rõ các nguyên tắc cơ bản đối với loại hóa đơn này, giúp phân biệt nó với hóa đơn điện tử thông thường:
- Hóa đơn phải có dấu hiệu nhận biết rõ ràng là được in ra từ máy tính tiền đã kết nối và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.
- Việc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn này không phải là yêu cầu bắt buộc.
- Các khoản chi tiêu mua sắm hàng hóa, dịch vụ được chứng minh bằng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (bao gồm cả bản sao chụp hoặc thông tin tra cứu từ Cổng thông tin TCT) sẽ được coi là khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp phục vụ mục đích xác định nghĩa vụ thuế.
Các nguyên tắc cơ bản của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
>>> Xem ngay: POS365 tích hợp loa thông báo chuyển khoản - Hạn chế nhầm lẫn khi bán hàng
2. Doanh nghiệp cần làm gì để tuân thủ luật mới về HĐĐT từ máy tính tiền?
Khi đã xác định được mình thuộc diện bắt buộc áp dụng HĐĐT KTTMTT từ ngày 01/06/2025, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo tuân thủ đúng thời hạn và quy định pháp luật.
Tìm hiểu kỹ quy định và xác định rõ nghĩa vụ
Dù đã xác định được mình thuộc diện bắt buộc, doanh nghiệp vẫn cần tìm hiểu sâu hơn về các yêu cầu cụ thể của HĐĐT KTTMTT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Điều này bao gồm các tiêu thức cần có trên hóa đơn, quy định về truyền dữ liệu, và các trường hợp đặc biệt (ví dụ: hóa đơn không mã). Liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn chi tiết và xác nhận lại nghĩa vụ là bước không thể bỏ qua.
Lựa chọn giải pháp phần mềm và nhà cung cấp HĐĐT
Doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, đã được Tổng cục Thuế chứng thực và có giải pháp hỗ trợ HĐĐT KTTMTT. Đồng thời, rà soát lại hệ thống máy tính tiền hoặc phần mềm quản lý bán hàng (POS) đang sử dụng. Phần mềm/thiết bị này cần có khả năng kết nối (thường qua API) với phần mềm HĐĐT đã chọn để tự động truyền dữ liệu giao dịch. Nếu hệ thống hiện tại chưa đáp ứng, doanh nghiệp cần cân nhắc nâng cấp hoặc đầu tư giải pháp POS mới có tích hợp sẵn tính năng này và tương thích với các nhà cung cấp HĐĐT phổ biến.
Hoàn tất thủ tục đăng ký và cấu hình hệ thống
Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp HĐĐT và đảm bảo hệ thống bán hàng tương thích, doanh nghiệp tiến hành đăng ký sử dụng HĐĐT KTTMTT với nhà cung cấp và thông báo với cơ quan thuế theo quy định. Tiếp theo là cấu hình hệ thống: thiết lập kết nối giữa phần mềm bán hàng và phần mềm HĐĐT, cấu hình thông tin doanh nghiệp, mẫu hóa đơn, chữ ký số (nếu có, dù HĐĐT KTTMTT không bắt buộc chữ ký số trên từng hóa đơn nhưng vẫn cần cho việc phát hành/quản lý chung) và các thông số kỹ thuật khác.
Triển khai áp dụng và đào tạo nhân viên
Sau khi hệ thống được cấu hình hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần chạy thử nghiệm để đảm bảo hóa đơn được xuất đúng, đủ, chính xác và truyền thành công lên cơ quan thuế. Cuối cùng, tổ chức đào tạo cho toàn bộ nhân viên bán hàng, thu ngân về quy trình sử dụng máy tính tiền/phần mềm bán hàng để xuất HĐĐT KTTMTT, cách xử lý các tình huống phát sinh, và tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định mới.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị tốt mọi mặt để thực hiện quy định hóa đơn điện tử
>>> Xem ngay: Tổng quan hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Khái niệm, pháp lý và cách triển khai chuẩn
3. Lợi ích của việc dùng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền
Việc chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT KTTMTT không chỉ là thực hiện nghĩa vụ pháp lý, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý của doanh nghiệp.
Tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro
Lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất là doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng quy định của Nhà nước về hóa đơn chứng từ. Việc xuất HĐĐT KTTMTT đúng thời điểm, đúng đối tượng giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, xây dựng uy tín và mối quan hệ tốt với cơ quan thuế.
Nâng cao tốc độ và tính chính xác
HĐĐT KTTMTT được xuất tự động ngay tại thời điểm kết thúc giao dịch từ máy tính tiền, loại bỏ các thao tác thủ công lặp lại. Điều này giúp tăng tốc độ phục vụ khách hàng, đặc biệt tại các điểm bán có lượng giao dịch lớn và liên tục. Dữ liệu được truyền trực tiếp từ hệ thống bán hàng sang phần mềm hóa đơn, giảm thiểu đáng kể sai sót do nhập liệu lại hoặc nhầm lẫn thông tin so với quy trình xuất hóa đơn giấy hoặc HĐĐT thông thường thủ công.
Tối ưu hóa quy trình bán hàng và quản lý
Việc tích hợp HĐĐT vào quy trình bán hàng tại điểm bán giúp tự động hóa toàn bộ luồng từ bán hàng đến xuất hóa đơn. Nhân viên bán hàng chỉ cần tập trung vào thao tác trên máy tính tiền/phần mềm POS, hệ thống sẽ tự động xử lý phần hóa đơn. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho nhân viên mà còn giúp quản lý dễ dàng theo dõi, đối soát dữ liệu doanh thu và hóa đơn một cách tập trung và hiệu quả hơn.
Tăng cường minh bạch và sự tin tưởng
HĐĐT KTTMTT với khả năng truyền dữ liệu tức thời đến cơ quan thuế và có thể tra cứu online mang lại sự minh bạch cao. Khách hàng cũng có thể dễ dàng nhận và tra cứu hóa đơn của mình. Sự minh bạch này giúp xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác.
Lợi ích của dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đối với doanh nghiệp
Việc xác định chính xác doanh nghiệp nào bắt buộc phải dùng HĐĐT từ máy tính tiền là bước đi then chốt giúp các đơn vị kinh doanh đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Với hiệu lực bắt buộc áp dụng từ ngày 01 tháng 06 năm 2025 đối với các đối tượng thuộc diện quy định (như đã phân tích chi tiết), việc chủ động chuyển đổi là vô cùng cấp thiết. Tuân thủ HĐĐT KTTMTT không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các chế tài xử phạt mà còn mang lại nhiều lợi ích về tốc độ, độ chính xác, và hiệu quả quản lý. Các doanh nghiệp nằm trong diện bắt buộc cần nhanh chóng tìm hiểu giải pháp phù hợp, hoàn tất thủ tục đăng ký và triển khai hệ thống để sẵn sàng cho mốc thời gian quan trọng sắp tới, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và đúng quy định pháp luật.
