Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính đã đánh dấu bước chuyển đổi quan trọng trong công tác quản lý hóa đơn tại Việt Nam, với việc triển khai sâu rộng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Các quy định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022 và thay thế cho nhiều văn bản quy phạm pháp luật về hóa đơn, chứng từ trước đây.
1. Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử
Tại Việt Nam, việc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành bắt buộc đối với đa số các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Quy định này nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thuế, tăng cường tính minh bạch và tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Thời điểm bắt buộc áp dụng chính thức:
Theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (trừ một số trường hợp được quy định cụ thể) bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Trước đó, theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử được đặt ra là ngày 01 tháng 11 năm 2020. Tuy nhiên, lộ trình này đã được điều chỉnh và chính thức áp dụng rộng rãi từ ngày 01 tháng 7 năm 2022 theo các văn bản pháp luật mới hơn nhằm đảm bảo sự chuẩn bị và sẵn sàng của các bên liên quan.
Các quy định chính về hóa đơn điện tử tại Việt Nam hiện nay bao gồm:
-
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Quy định về nguyên tắc quản lý thuế, trong đó có nội dung về hóa đơn, chứng từ điện tử.
-
Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020: Quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ, bao gồm cả hóa đơn điện tử. Đây là văn bản pháp lý quan trọng nhất quy định thời điểm và các nội dung liên quan đến HĐĐT.
-
Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, cung cấp các hướng dẫn chi tiết về định dạng, ký hiệu, mẫu số hóa đơn điện tử, xử lý sai sót, v.v.
-
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 (có hiệu lực từ 01/6/2025): Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trong đó có bổ sung quy định về các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và quy định đối với nhà cung cấp nước ngoài.
Bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử
2. Các loại hóa đơn điện tử
Nghị định 123 và Thông tư 78 quy định rõ các loại HĐĐT, bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Hóa đơn bán hàng.
- Hóa đơn bán tài sản công.
- Tem, vé, thẻ.
- Các loại hóa đơn khác theo quy định.
HĐĐT có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Các trường hợp sử dụng HĐĐT có mã và không có mã được quy định cụ thể.
3. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử
Quy định mới giải thích rõ ràng về ký hiệu mẫu số HĐĐT (phản ánh loại hóa đơn) và ký hiệu HĐĐT (phản ánh thông tin khác như năm lập, loại hình hóa đơn có mã hoặc không mã). Việc xác định và thể hiện các ký hiệu này trên HĐĐT phải tuân thủ đúng hướng dẫn tại Thông tư 78.
Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử
4. Thời điểm lập hóa đơn
Nghị định 123 quy định chi tiết hơn về thời điểm lập hóa đơn đối với từng trường hợp cụ thể như bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, giao hàng nhiều lần, dịch vụ ngân hàng, vận tải hàng không, bảo hiểm, bán điện, thu phí đường bộ không dừng, hoạt động taxi có sử dụng phần mềm tính tiền. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định này để lập hóa đơn đúng thời điểm.
5. Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
Thông tư 78 và Nghị định 123 quy định các nguyên tắc và quy trình xử lý khi HĐĐT đã lập có sai sót, bao gồm các trường hợp: hóa đơn có sai sót cần cấp lại mã của cơ quan thuế, hóa đơn có sai sót cần điều chỉnh hoặc thay thế, sai sót trên bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi cơ quan thuế.
Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình xử lý sai sót để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và tránh các rủi ro về thuế.
6. Nội dung của hóa đơn điện tử
Nội dung của hóa đơn điện tử tại Việt Nam được quy định chi tiết tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Ngoài ra, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025 bổ sung thêm một số quy định đặc thù đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (áp dụng từ 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
Đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, nội dung có phần tinh giản hơn, bao gồm các thông tin chính sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua theo quy định (nếu người mua yêu cầu).
- Thời điểm lập hóa đơn.
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán.
- Đối với tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
- Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Nội dung của hóa đơn điện tử
7. Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
HĐĐT có thể chuyển đổi sang hóa đơn giấy để phục vụ mục đích lưu trữ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, giao dịch điện tử. Tuy nhiên, hóa đơn giấy được chuyển đổi từ HĐĐT chỉ có giá trị lưu giữ, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán (trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế).
8. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Quy định mới cho phép người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập HĐĐT. Việc ủy nhiệm phải được lập thành văn bản và tuân thủ các điều kiện quy định.
Việc nắm vững và tuân thủ các quy định mới về HĐĐT theo Thông tư 78 và Nghị định 123 là hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hợp pháp, minh bạch, đồng thời tận dụng được những lợi ích mà HĐĐT mang lại như tiết kiệm chi phí, thời gian, đơn giản hóa thủ tục hành chính và góp phần hiện đại hóa công tác quản lý. Doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu kỹ các quy định, lựa chọn giải pháp HĐĐT phù hợp và phối hợp với cơ quan thuế để quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi.
