Trong quá trình chuyển đổi số, nhiều cửa hàng và doanh nghiệp xem phần mềm bán hàng như “chìa khóa” giúp quản lý hiệu quả, giảm thất thoát và tăng doanh thu. Tuy nhiên, không ít người lại rơi vào cảnh tốn tiền nhưng không dùng được, thậm chí còn làm rối thêm quy trình vận hành. Nguyên nhân chủ yếu đến từ những sai lầm rất phổ biến ngay từ khâu lựa chọn phần mềm. Dưới đây là 7 sai lầm khi mua phần mềm bán hàng mà người kinh doanh cần đặc biệt tránh nếu không muốn “tiền mất tật mang”.
1. Vai trò của phần mềm quản lý bán hàng trong thời đại số
Hoạt động kinh doanh ngày càng chịu áp lực lớn từ cạnh tranh, chi phí vận hành và yêu cầu minh bạch dữ liệu. Nếu trước đây, việc bán hàng có thể quản lý bằng sổ sách hoặc Excel, thì hiện nay cách làm này đã bộc lộ nhiều hạn chế. Phần mềm quản lý bán hàng vì thế trở thành công cụ không thể thiếu, đóng vai trò trung tâm trong vận hành và phát triển doanh nghiệp.
1.1 Số hóa và chuẩn hóa quy trình bán hàng
Số hóa và chuẩn hóa quy trình bán hàng là bước nền tảng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Thay vì vận hành rời rạc bằng sổ sách, Excel hoặc thao tác thủ công, toàn bộ hoạt động bán hàng được đưa lên hệ thống phần mềm thống nhất, từ khâu tạo đơn, thanh toán, xuất hóa đơn đến ghi nhận doanh thu.
Thông qua phần mềm quản lý bán hàng, các quy trình được thiết lập theo một chuẩn chung, giúp giảm phụ thuộc vào con người, hạn chế sai sót trong nhập liệu và đảm bảo tính nhất quán trong vận hành. Mọi giao dịch đều được ghi nhận theo thời gian thực, cho phép nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh một cách minh bạch và chính xác hơn.
Không chỉ giúp tăng tốc độ xử lý đơn hàng, việc số hóa còn tạo nền tảng dữ liệu tập trung, hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô, đào tạo nhân sự mới và tích hợp với các hệ thống khác như kế toán, hóa đơn điện tử hay bán hàng đa kênh. Đây chính là tiền đề để doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh số.
1.2 Kiểm soát doanh thu, chi phí và dòng tiền hiệu quả
Trong hoạt động kinh doanh, doanh thu cao không đồng nghĩa với lợi nhuận tốt nếu doanh nghiệp không kiểm soát được chi phí và dòng tiền. Phần mềm quản lý bán hàng giúp ghi nhận chính xác mọi giao dịch phát sinh, từ doanh thu theo từng đơn hàng, ca bán, nhân viên đến các khoản chi phí liên quan, tạo nên bức tranh tài chính minh bạch theo thời gian thực.
Thông qua hệ thống báo cáo tự động, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi dòng tiền vào - ra, phát hiện sớm các bất thường như thất thoát, chênh lệch số liệu hoặc chi phí vượt kiểm soát. Việc nắm bắt dữ liệu kịp thời giúp nhà quản lý đưa ra quyết định điều chỉnh giá bán, tối ưu chi phí và phân bổ nguồn lực hợp lý hơn.
Quan trọng hơn, khi doanh thu, chi phí và dòng tiền được quản lý tập trung trên một nền tảng, doanh nghiệp không còn phụ thuộc vào cảm tính hay báo cáo thủ công chậm trễ. Đây là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả tài chính và đảm bảo sự ổn định trong vận hành, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh biến động của thời đại số.
1.3 Quản lý tồn kho chính xác, hạn chế thất thoát
Tồn kho là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và dòng tiền của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý bán hàng cho phép cập nhật số lượng hàng hóa tự động sau mỗi giao dịch, giúp dữ liệu tồn kho luôn chính xác và đồng bộ theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tối đa tình trạng lệch kho do nhập liệu thủ công hoặc bán hàng ngoài hệ thống.
Bên cạnh việc theo dõi số lượng, phần mềm còn hỗ trợ phân tích vòng quay hàng hóa, cảnh báo sản phẩm sắp hết hoặc tồn kho lâu ngày, từ đó giúp chủ kinh doanh chủ động kế hoạch nhập hàng và xả kho hợp lý. Việc kiểm soát chặt chẽ tồn kho không chỉ giảm thất thoát mà còn tối ưu vốn lưu động, nâng cao hiệu quả vận hành trong môi trường kinh doanh số.
Vai trò của phần mềm quản lý bán hàng trong thời đại số
1.4 Hỗ trợ quản lý nhân sự và nâng cao hiệu suất làm việc
Trong hoạt động kinh doanh, nhân sự là yếu tố khó kiểm soát nhất nếu thiếu công cụ hỗ trợ phù hợp. Phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống quản lý nhân sự gắn liền với quy trình bán hàng, từ phân quyền thao tác, theo dõi ca làm việc đến ghi nhận hiệu quả thực tế của từng nhân viên.
Bên cạnh đó, hệ thống báo cáo tự động cho phép đánh giá hiệu suất làm việc dựa trên dữ liệu cụ thể như số đơn hàng, doanh thu, thời gian làm việc và kết quả theo từng ca bán. Việc đánh giá minh bạch này giúp doanh nghiệp xây dựng chính sách thưởng – phạt rõ ràng, tạo động lực cho nhân viên nâng cao năng suất.
Đối với đào tạo nhân sự, phần mềm quản lý bán hàng đóng vai trò như một “quy trình chuẩn số hóa”. Nhân viên mới có thể nhanh chóng làm quen với thao tác bán hàng, giảm phụ thuộc vào hướng dẫn thủ công và hạn chế sai sót trong giai đoạn đầu. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đào tạo và duy trì chất lượng dịch vụ ổn định ngay cả khi thay đổi nhân sự.
1.5 Kết nối bán hàng đa kênh, đáp ứng xu hướng tiêu dùng số
Trong thời đại số, hành vi mua sắm của người tiêu dùng ngày càng đa dạng và phân mảnh. Khách hàng có thể xem sản phẩm trên mạng xã hội, đặt hàng qua sàn thương mại điện tử và nhận hàng hoặc đổi trả trực tiếp tại cửa hàng. Điều này đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải quản lý bán hàng theo mô hình đa kênh, đồng bộ và liền mạch.
Phần mềm quản lý bán hàng đóng vai trò là trung tâm kết nối các kênh bán hàng khác nhau như cửa hàng offline, website, sàn thương mại điện tử và mạng xã hội. Mọi đơn hàng, thông tin khách hàng và tồn kho được tập trung trên một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng chồng chéo dữ liệu, bán vượt tồn hoặc xử lý đơn hàng chậm trễ.
Việc kết nối đa kênh không chỉ giúp tối ưu vận hành mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nhân viên có thể nhanh chóng tra cứu lịch sử mua hàng, tình trạng đơn và tồn kho trên tất cả các kênh, từ đó phục vụ khách hàng nhất quán hơn. Đồng thời, dữ liệu bán hàng được tổng hợp đầy đủ giúp doanh nghiệp phân tích hành vi tiêu dùng số, xây dựng chiến lược kinh doanh và tiếp thị phù hợp với xu hướng thị trường hiện đại.
1.6 Hỗ trợ tuân thủ quy định về hóa đơn, kế toán, thuế
Cùng với quá trình số hóa hoạt động kinh doanh, yêu cầu tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử, kế toán và thuế ngày càng chặt chẽ. Phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ và chính xác mọi giao dịch phát sinh, tạo nền tảng dữ liệu minh bạch phục vụ cho công tác kế toán và kê khai thuế.
Thông qua việc kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử, phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh chóng, đúng thời điểm và đúng quy định, đồng thời lưu trữ dữ liệu an toàn theo thời gian quy định của pháp luật. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro sai sót, mất mát chứng từ hoặc vi phạm nghĩa vụ lưu trữ hóa đơn.
Bên cạnh đó, các báo cáo doanh thu, chi phí, công nợ được tổng hợp tự động từ dữ liệu bán hàng, giúp kế toán đối chiếu số liệu dễ dàng, giảm áp lực xử lý thủ công và hạn chế chênh lệch khi quyết toán thuế. Việc quản lý tập trung và nhất quán dữ liệu còn giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc giải trình khi cơ quan chức năng kiểm tra, thanh tra.
2. Bật mí 7 sai lầm khi mua phần mềm bán hàng
Phần mềm bán hàng được xem là “trợ thủ đắc lực” giúp cửa hàng và doanh nghiệp tối ưu vận hành trong thời đại số. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít người kinh doanh lại rơi vào tình trạng mua phần mềm nhưng không dùng được, dùng không hiệu quả hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Dưới đây là 7 sai lầm khi mua phần mềm bán hàng mà người kinh doanh cần đặc biệt lưu ý.
2.1 Mua phần cứng trước khi chọn phần mềm
Một trong những sai lầm phổ biến nhất khi triển khai phần mềm bán hàng là đầu tư phần cứng trước khi xác định phần mềm phù hợp. Nhiều chủ cửa hàng vội vàng mua máy POS, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch hoặc két tiền theo tư vấn của bên bán thiết bị, trong khi chưa có kế hoạch rõ ràng về hệ thống phần mềm sẽ sử dụng.
Hệ quả là phần cứng có thể không tương thích với phần mềm quản lý bán hàng, gây ra lỗi kết nối, thiếu tính năng hoặc phải cài đặt thủ công phức tạp. Trong nhiều trường hợp, người kinh doanh buộc phải đổi phần mềm kém phù hợp hoặc mua lại thiết bị mới, dẫn đến phát sinh chi phí không cần thiết và làm chậm quá trình vận hành.
Bên cạnh đó, việc mua phần cứng trước còn khiến doanh nghiệp bị giới hạn lựa chọn phần mềm, phải “chiều theo” thiết bị sẵn có thay vì chọn giải pháp tối ưu cho mô hình kinh doanh. Điều này đặc biệt rủi ro với các cửa hàng mới mở hoặc hộ kinh doanh nhỏ, khi ngân sách đầu tư ban đầu còn hạn chế.
Lời khuyên: Người kinh doanh nên xác định rõ nhu cầu và lựa chọn phần mềm bán hàng trước, sau đó tham khảo danh sách phần cứng tương thích do nhà cung cấp phần mềm khuyến nghị. Cách làm này giúp tiết kiệm chi phí, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và dễ dàng mở rộng trong tương lai.
2.2 Không xác định rõ nhu cầu sử dụng
Một sai lầm rất thường gặp khi mua phần mềm bán hàng là không xác định rõ nhu cầu sử dụng thực tế. Nhiều chủ cửa hàng lựa chọn phần mềm dựa trên quảng cáo, lời giới thiệu hoặc xu hướng thị trường mà chưa phân tích kỹ mô hình kinh doanh của mình, dẫn đến việc phần mềm mua về không phù hợp hoặc không phát huy hiệu quả.
Việc mơ hồ về nhu cầu khiến doanh nghiệp dễ rơi vào hai tình huống phổ biến: hoặc phần mềm thiếu các tính năng cần thiết cho vận hành hằng ngày, hoặc ngược lại, quá nhiều tính năng phức tạp nhưng không sử dụng đến, gây lãng phí chi phí và làm rối quy trình bán hàng. Trong cả hai trường hợp, hiệu quả đầu tư đều không đạt như kỳ vọng.
Bên cạnh đó, khi không xác định rõ nhu cầu ngay từ đầu, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc mở rộng sau này, như quản lý thêm chi nhánh, bán hàng đa kênh hoặc kết nối kế toán - hóa đơn. Việc phải đổi phần mềm giữa chừng không chỉ tốn kém mà còn làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Lời khuyên: Trước khi chọn phần mềm, người kinh doanh cần xác định rõ mô hình bán hàng, quy mô hiện tại, số lượng sản phẩm, nhân sự và kế hoạch phát triển trong tương lai. Việc hiểu rõ nhu cầu sẽ giúp lựa chọn đúng phần mềm, sử dụng hiệu quả và tránh lãng phí ngân sách.
Không xác định rõ nhu cầu sử dụng
2.3 Sa vào bẫy “giá rẻ” và phần mềm miễn phí
Tâm lý muốn tiết kiệm chi phí ban đầu khiến nhiều chủ cửa hàng dễ bị hấp dẫn bởi các phần mềm bán hàng “giá rẻ” hoặc thậm chí miễn phí. Tuy nhiên, mức giá thấp thường chỉ phản ánh chi phí ban đầu, trong khi những rủi ro và chi phí phát sinh về sau lại ít khi được nhắc đến.
Trên thực tế, nhiều phần bán hàng mềm miễn phí hoặc giá rẻ bị giới hạn nghiêm trọng về tính năng, số lượng sản phẩm, người dùng hoặc báo cáo. Khi nhu cầu tăng lên, người kinh doanh buộc phải trả thêm phí nâng cấp, phí sử dụng tính năng quan trọng hoặc chấp nhận vận hành thiếu hiệu quả. Một số trường hợp còn gặp tình trạng hỗ trợ kỹ thuật chậm, không có cam kết bảo mật và sao lưu dữ liệu, tiềm ẩn nguy cơ mất dữ liệu bán hàng.
Nguy hiểm hơn, việc lựa chọn phần mềm chỉ dựa trên yếu tố giá khiến doanh nghiệp bỏ qua các tiêu chí quan trọng như độ ổn định, khả năng mở rộng và uy tín của nhà cung cấp. Khi phần mềm không còn đáp ứng được nhu cầu, việc chuyển đổi sang hệ thống khác vừa tốn chi phí vừa làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Lời khuyên: Thay vì chỉ nhìn vào mức giá, người kinh doanh nên đánh giá tổng chi phí sử dụng dài hạn, bao gồm phí nâng cấp, hỗ trợ kỹ thuật, bảo mật dữ liệu và khả năng mở rộng. Đầu tư một phần mềm phù hợp ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm chi phí và tránh rủi ro “tiền mất tật mang” về sau.
2.4 Chọn phần mềm quá phức tạp
Nhiều chủ cửa hàng cho rằng phần mềm càng nhiều tính năng thì càng “xịn”, nhưng thực tế việc chọn phần mềm quá phức tạp lại là nguyên nhân khiến quá trình bán hàng trở nên chậm chạp và kém hiệu quả. Những hệ thống có giao diện rối, quy trình nhiều bước thường khiến nhân viên khó làm quen, thao tác sai và mất nhiều thời gian xử lý mỗi đơn hàng.
Khi phần mềm vượt quá khả năng vận hành thực tế, phần lớn tính năng nâng cao sẽ không được sử dụng đến, trong khi các thao tác cơ bản như tạo đơn, thanh toán, tra cứu hàng hóa lại trở nên rườm rà. Điều này không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng, đặc biệt trong giờ cao điểm.
Ngoài ra, phần mềm quá phức tạp thường đi kèm chi phí triển khai, đào tạo và bảo trì cao. Với các cửa hàng nhỏ hoặc hộ kinh doanh, đây là gánh nặng không cần thiết và dễ dẫn đến việc bỏ dở phần mềm sau một thời gian ngắn sử dụng.
Lời khuyên: Người kinh doanh nên ưu tiên phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, tập trung vào các tính năng cốt lõi phục vụ bán hàng hằng ngày. Phần mềm phù hợp không phải là phần mềm nhiều tính năng nhất, mà là phần mềm phù hợp nhất với quy mô và năng lực vận hành của doanh nghiệp.
Chọn phần mềm quá phức tạp
2.5 Không dùng thử trước khi mua
Không ít chủ cửa hàng chọn phần mềm bán hàng dựa trên lời giới thiệu “đầy đủ tính năng” hoặc demo nhanh từ nhân viên tư vấn, nhưng khi đưa vào sử dụng thực tế lại phát sinh hàng loạt vấn đề. Giao diện rối, thao tác bán hàng chậm, quy trình không khớp với cách vận hành của cửa hàng khiến nhân viên lúng túng, đặc biệt vào giờ cao điểm. Đây là sai lầm khi mua phần mềm bán hàng rất thường gặp, nhất là với các cửa hàng mới chuyển sang sử dụng phần mềm.
Việc không dùng thử trước khi mua còn khiến chủ cửa hàng khó đánh giá độ ổn định của hệ thống, khả năng xử lý đơn hàng, quản lý tồn kho hay xuất báo cáo doanh thu. Nhiều phần mềm khi dùng thử thì mượt, nhưng khi chạy dữ liệu thật hoặc nhiều thiết bị cùng lúc lại chậm, treo máy hoặc lỗi phát sinh, ảnh hưởng trực tiếp đến việc bán hàng và trải nghiệm khách hàng.
Lời khuyên: Trước khi quyết định mua, hãy yêu cầu dùng thử phần mềm bán hàng trong ít nhất vài ngày với dữ liệu và quy trình thực tế của cửa hàng. Nên cho cả nhân viên thu ngân, quản lý cùng trải nghiệm để đánh giá khách quan, từ đó tránh được những sai lầm khi mua phần mềm bán hàng và lựa chọn giải pháp phù hợp lâu dài.
2.6 Bỏ qua yếu tố hỗ trợ kỹ thuật
Khi chọn phần mềm bán hàng, nhiều chủ cửa hàng chỉ quan tâm đến tính năng và giá, mà quên mất yếu tố hỗ trợ kỹ thuật. Chỉ đến khi phần mềm phát sinh lỗi, không vào được hệ thống, in hóa đơn bị sai hoặc dữ liệu không đồng bộ, vai trò của bộ phận hỗ trợ mới trở nên “cấp thiết”.
Thực tế, không ít trường hợp gọi hỗ trợ thì chờ lâu, nhắn tin không phản hồi, hoặc chỉ được hướng dẫn chung chung. Với cửa hàng đang bán hàng mỗi ngày, đặc biệt vào giờ cao điểm, việc phần mềm gặp trục trặc mà không được xử lý kịp thời có thể khiến hoạt động kinh doanh bị gián đoạn, mất khách và gây tâm lý ức chế cho cả chủ lẫn nhân viên.
Ngoài ra, khi không có đội ngũ hỗ trợ đồng hành, việc cập nhật tính năng mới, thay đổi quy trình bán hàng hay đáp ứng các quy định mới về hóa đơn, thuế cũng trở nên khó khăn. Phần mềm khi đó chỉ dừng lại ở mức “dùng được”, chứ không thực sự hỗ trợ phát triển kinh doanh lâu dài.
Lời khuyên: Khi chọn phần mềm bán hàng, hãy tìm hiểu kỹ về chính sách hỗ trợ kỹ thuật, thời gian phản hồi, kênh hỗ trợ và kinh nghiệm thực tế của nhà cung cấp. Một phần mềm có đội ngũ hỗ trợ tốt sẽ giúp bạn yên tâm vận hành và xử lý sự cố nhanh chóng khi cần.
Bỏ qua yếu tố hỗ trợ kỹ thuật
2.7 Không tính đến khả năng mở rộng
Khi mới bắt đầu kinh doanh, nhiều chủ cửa hàng chỉ chọn phần mềm “đủ dùng cho hiện tại” mà không nghĩ đến việc mở rộng sau này. Ban đầu phần mềm vẫn đáp ứng được, nhưng khi lượng đơn tăng, thêm nhân viên hoặc mở thêm kênh bán mới, hệ thống bắt đầu bộc lộ hạn chế.
Thực tế thường gặp là phần mềm không hỗ trợ thêm chi nhánh, giới hạn số người dùng, không đồng bộ được bán hàng online - offline hoặc báo cáo không đáp ứng nhu cầu quản lý ở quy mô lớn hơn. Lúc này, chủ cửa hàng đứng trước lựa chọn khó khăn: chấp nhận dùng tạm một hệ thống không còn phù hợp, hoặc đổi sang phần mềm mới.
Việc thay đổi phần mềm giữa chừng không chỉ tốn chi phí mà còn mất thời gian chuyển dữ liệu, đào tạo lại nhân viên và có nguy cơ gián đoạn hoạt động kinh doanh. Đây là lý do nhiều người cảm thấy “tiếc tiền” dù đã đầu tư phần mềm từ trước.
Lời khuyên: Ngay từ đầu, hãy ưu tiên phần mềm có khả năng nâng cấp và mở rộng linh hoạt, phù hợp cho cả quy mô nhỏ và khi phát triển lớn hơn. Chọn đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và tránh rắc rối về sau.
3. Checklist 5 bước chọn phần mềm bán hàng phù hợp ngay từ đầu
Sau khi nhận diện những sai lầm khi mua phần mềm bán hàng, câu hỏi được nhiều người kinh doanh quan tâm là: làm thế nào để lựa chọn đúng ngay từ đầu, tránh lãng phí chi phí và gián đoạn vận hành? Thực tế, việc chọn phần mềm bán hàng không quá phức tạp nếu có cách tiếp cận phù hợp. Dưới đây là checklist 5 bước đơn giản, dễ áp dụng, giúp chủ cửa hàng và doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu sử dụng và định hướng phát triển lâu dài.
3.1 Bước 1: Xác định rõ nhu cầu sử dụng thực tế
Trước khi tìm hiểu phần mềm nào tốt hay giá bao nhiêu, người kinh doanh cần nhìn lại hoạt động bán hàng của chính mình. Mỗi mô hình kinh doanh có nhu cầu quản lý khác nhau, vì vậy việc xác định sai nhu cầu ngay từ đầu rất dễ dẫn đến chọn nhầm phần mềm, dùng không hiệu quả hoặc phải đổi giữa chừng.
Để làm rõ nhu cầu sử dụng, chủ cửa hàng nên tự trả lời một số câu hỏi cơ bản: đang bán tại cửa hàng hay kết hợp bán online, số lượng sản phẩm và đơn hàng mỗi ngày là bao nhiêu, có bao nhiêu nhân viên và ca làm việc, có cần quản lý tồn kho chi tiết hay chỉ theo dõi ở mức cơ bản. Đồng thời, cũng cần cân nhắc các yêu cầu liên quan đến hóa đơn điện tử, kế toán và báo cáo tài chính.
Quan trọng hơn, nhu cầu không chỉ dừng ở hiện tại mà còn cần tính đến kế hoạch phát triển trong 1 - 2 năm tới, như mở thêm chi nhánh, bán hàng đa kênh hoặc mở rộng quy mô. Việc xác định rõ nhu cầu sử dụng thực tế sẽ giúp khoanh vùng chính xác các phần mềm phù hợp, tránh lãng phí chi phí và tạo nền tảng vận hành ổn định ngay từ đầu.
3.2 Bước 2: Chọn phần mềm trước, mua phần cứng sau
Một sai lầm phổ biến của nhiều chủ cửa hàng là đầu tư máy POS, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch ngay từ đầu, trong khi chưa xác định rõ sẽ sử dụng phần mềm bán hàng nào. Cách làm này tiềm ẩn rủi ro phần cứng không tương thích, gây lỗi kết nối hoặc buộc phải chọn phần mềm không thực sự phù hợp chỉ để “chạy được” trên thiết bị đã mua.
Thực tế, mỗi phần mềm bán hàng có yêu cầu khác nhau về hệ điều hành, cấu hình thiết bị và khả năng kết nối với phần cứng. Nếu chọn sai thứ tự, người kinh doanh có thể phải đổi thiết bị, phát sinh chi phí không cần thiết hoặc chấp nhận một hệ thống vận hành kém hiệu quả trong thời gian dài.
Vì vậy, nên ưu tiên lựa chọn phần mềm bán hàng trước, sau đó tham khảo danh sách phần cứng tương thích do nhà cung cấp khuyến nghị. Cách tiếp cận này giúp tối ưu chi phí đầu tư ban đầu, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và dễ dàng nâng cấp khi quy mô kinh doanh mở rộng.
Checklist 5 bước chọn phần mềm bán hàng phù hợp ngay từ đầu
3.3 Bước 3: Dùng thử và đánh giá khả năng sử dụng thực tế
Không nên quyết định mua phần mềm bán hàng chỉ dựa trên giới thiệu hoặc danh sách tính năng. Mỗi cửa hàng có quy trình bán hàng khác nhau, vì vậy việc dùng thử và trải nghiệm thực tế là bước rất quan trọng để tránh chọn nhầm phần mềm không phù hợp.
Trong quá trình dùng thử, chủ cửa hàng cần chú ý đến những yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến vận hành hằng ngày như giao diện có dễ hiểu không, thao tác tạo đơn và thanh toán có nhanh không, nhân viên có dễ làm quen hay không. Đặc biệt, nên thử phần mềm trong tình huống thực tế như giờ cao điểm để đánh giá độ ổn định và tốc độ xử lý.
Ngoài ra, cần kiểm tra các nghiệp vụ cơ bản như quản lý tồn kho, chỉnh sửa đơn hàng, xuất hóa đơn, xem báo cáo doanh thu. Một phần mềm được đánh giá là phù hợp khi giúp việc bán hàng diễn ra trơn tru, giảm thao tác rườm rà và không gây áp lực cho người sử dụng trong quá trình làm việc.
3.4 Bước 4: Tính tổng chi phí và khả năng mở rộng
Khi chọn phần mềm bán hàng, nhiều chủ cửa hàng chỉ nhìn vào giá gói ban đầu mà bỏ qua các chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng. Thực tế, tổng chi phí không chỉ gồm phí mua phần mềm, mà còn có thể bao gồm phí gia hạn hằng năm, phí nâng cấp tính năng, phí thêm người dùng, thêm chi nhánh hoặc kết nối thiết bị ngoại vi.
Bên cạnh chi phí, khả năng mở rộng của phần mềm cũng là yếu tố cần tính đến ngay từ đầu. Cửa hàng có thể chỉ bán tại một điểm trong thời gian đầu, nhưng khi quy mô tăng lên, nhu cầu quản lý nhiều chi nhánh, bán online đa kênh, kết nối hóa đơn điện tử hay tích hợp kế toán sẽ trở nên cần thiết. Nếu phần mềm không hỗ trợ mở rộng hoặc chi phí nâng cấp quá cao, việc thay đổi hệ thống sau này sẽ rất tốn kém và gián đoạn vận hành.
Hãy ưu tiên phần mềm có cấu trúc gói linh hoạt, cho phép nâng cấp dần theo quy mô kinh doanh. Trước khi quyết định mua, nên hỏi rõ nhà cung cấp về toàn bộ chi phí trong 1 - 3 năm sử dụng và các tính năng có thể mở rộng trong tương lai để tránh rơi vào tình trạng “dùng chưa lâu đã phải đổi phần mềm”.
>> Xem thêm: 12+ ứng dụng quản lý bán hàng trên mọi thiết bị tốt nhất hiện nay
3.5 Bước 5: Đánh giá nhà cung cấp và dịch vụ hỗ trợ sau bán
Phần mềm bán hàng không phải là sản phẩm mua một lần rồi thôi, mà là công cụ gắn bó lâu dài với hoạt động kinh doanh. Vì vậy, uy tín của nhà cung cấp và chất lượng hỗ trợ kỹ thuật sau bán có vai trò không kém gì tính năng phần mềm. Một phần mềm tốt nhưng hỗ trợ chậm, khó liên hệ sẽ dễ gây gián đoạn bán hàng, đặc biệt vào giờ cao điểm.
Khi đánh giá nhà cung cấp, chủ cửa hàng nên quan tâm đến kinh nghiệm triển khai thực tế, số lượng khách hàng đang sử dụng và phản hồi từ người dùng thật. Đồng thời, cần tìm hiểu rõ các kênh hỗ trợ như hotline, chat, remote hỗ trợ hay tài liệu hướng dẫn. Thời gian phản hồi nhanh, hỗ trợ trong giờ bán hàng và khả năng xử lý sự cố từ xa là những yếu tố rất quan trọng.
Ưu tiên nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ tại Việt Nam, cam kết rõ ràng về thời gian xử lý sự cố và sẵn sàng đồng hành trong quá trình vận hành. Trước khi ký hợp đồng, nên hỏi kỹ về chính sách bảo trì, cập nhật phần mềm và hỗ trợ sau bán để tránh tình trạng “mua xong là tự xoay sở”
Việc nhận diện và tránh sai lầm khi mua phần mềm bán hàng giúp chủ cửa hàng tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành. Nhiều sai lầm khi mua phần mềm bán hàng xuất phát từ việc chọn theo giá rẻ, thiếu dùng thử hoặc bỏ qua dịch vụ hỗ trợ sau bán. Khi áp dụng đúng quy trình lựa chọn và đánh giá thực tế, phần mềm bán hàng sẽ trở thành công cụ quản lý hiệu quả, thay vì gánh nặng chi phí. Chủ động tránh sai lầm khi mua phần mềm bán hàng chính là nền tảng để kinh doanh ổn định và phát triển lâu dài.
