Quy trình vận hành quầy bar là yếu tố then chốt giúp quán hoạt động chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng đồ uống, phục vụ nhanh và kiểm soát chi phí hiệu quả. Một quy trình chuẩn giúp bartender thao tác tinh gọn, tạo trải nghiệm đồng nhất cho khách hàng và giúp chủ quán dễ dàng quản lý, mở rộng mô hình kinh doanh.
1. Setup quầy bar đúng chuẩn để quy trình được tinh gọn
Setup quầy bar đúng chuẩn là yếu tố quyết định để quy trình vận hành quầy bar trơn tru, bartender thao tác nhanh, giảm thất thoát và tăng năng suất. Bạn nên tham khảo cách setup quầy bar chuyên nghiệp được các mô hình hiện đại (Karaoke Bar, Lounge, Club, Nhà hàng…) áp dụng:
-
Nguyên tắc “Tam giác vàng”: Bartender chỉ cần đứng 1 vị trí vẫn có thể với tay tới 3 khu chính: pha chế; nguyên liệu & rượu nền; ly tách & trang trí đồ uống. Việc sắp xếp đồ dùng nguyên vật liệu theo nguyên tắc này giúp nhân viên thao tác pha chế bằng 1 tay, tay còn lại lấy ly hoặc phục vụ khách.
-
Đặt dụng cụ theo “tần suất chạm tay” – món nào bán chạy đặt gần trung tâm thao tác.
-
Tạo flow một chiều: lấy ly → cho đá → rót rượu → pha → trang trí → phục vụ → rửa → úp ly.
-
Đồng bộ máy POS với menu để tự động in order & tính nguyên liệu tiêu hao.
-
Gắn nhãn, đánh số chai giúp quản lý kho chính xác, hạn chế thất thoát.
-
Bố trí ánh sáng và chiều cao quầy hợp lý: 110–120 cm (đứng pha), mặt bàn thao tác sâu 60–70 cm.
Setup quầy bar đúng chuẩn
2. Quy trình vận hành quầy bar tinh gọn, tối ưu, hiệu quả
Một quy trình vận hành quầy bar rõ ràng giúp đảm bảo mọi khâu – từ chuẩn bị, pha chế đến phục vụ và đóng ca – diễn ra nhịp nhàng, nhất quán. Khi có quy chuẩn, bartender thao tác nhanh hơn, chất lượng đồ uống ổn định, hạn chế thất thoát nguyên liệu và giúp chủ quán dễ dàng kiểm soát doanh thu. Ngược lại, bar không có quy trình sẽ dễ gặp tình trạng chậm phục vụ, đồ uống không đồng nhất, rối ca làm và khó kiểm soát hàng hóa.
2.1 Nhận bàn giao, chuẩn bị trước khi vào ca
Mục tiêu của bước đầu tiên trong ngày này là để đảm bảo mọi thứ sẵn sàng để phục vụ liên tục, không gián đoạn khi quán vào giờ cao điểm. Nhân viên pha chế sẽ đảm bảo cần hoàn thành các đầu việc sau:
-
Vệ sinh quầy bar, dụng cụ, ly tách, khu vực pha chế.
-
Kiểm tra chất lượng, chạy thử và vệ sinh máy móc (xay sinh tố, làm đá, POS, đèn, nước, tủ lạnh).
-
Kiểm tra số lượng, chất lượng nguyên vật liệu: trà, sữa, rượu nền, syrup, trái cây, đá, garnish.
-
Kiểm tra vật tư tiêu hao: ống hút, giấy ăn, que khuấy, coaster, khăn lau.
-
Chuẩn bị ly, trang trí, rượu nền và dụng cụ tại vị trí thao tác trung tâm.
-
Bổ sung đá, kiểm tra nhiệt độ tủ lạnh bảo quản rượu và nước ngọt.
-
Ghi chép thông tin mở ca: hàng tồn đầu ca, tình trạng thiết bị, đề xuất bổ sung.
Nhận bàn giao trước khi vào ca làm việc
2.2 Bố trí lại vị trí đồ dùng, nguyên vật liệu
Sau khi nhận bàn giao và ghi nhận thực trạng đồ dùng, nguyên vật liệu nhân viên pha chế bắt đầu sắp xếp lại, bổ sung những nguyên vật liệu còn thiếu và bắt đầu sơ chế những nguyên vật liệu cần dùng đến khi vào ca:
-
Kiểm kê và bổ sung số lượng nguyên vật liệu: rượu, syrup, trái cây, đá, nước giải khát, garnish…
-
Chuẩn bị đủ ly tách theo menu đồ uống.
-
Cắt tỉa trang trí (chanh lát, bạc hà, trái cây tươi).
-
Sắp xếp dụng cụ pha chế theo quy chuẩn (speed rail, shaker, jigger, stirrer…).
-
Chuẩn bị trà, nấu và sắp xếp các loại topping.
Bố trí lại vị trí đồ dùng, nguyên vật liệu
Bạn cần biết: Thiết lập bảng định mức nguyên vật liệu trong nhà hàng
2.3 Vào ca: Nhận order và pha chế
Sau khi đã chuẩn bị xong cũng là lúc mà nhà hàng, quán ăn, quán bar nhận khách. Lúc này người pha chế chỉ có nhiệm vụ nhận order, pha chế theo đúng công thức, định lượng, kỹ thuật và trình bày chuẩn và thỉnh thoảng hỗ trợ khách (nếu cần). Một số mô hình quán nhỏ pha chế có thể kiêm luôn nhân viên phục vụ và cần bê đồ ra đúng bàn cho khách.
Pha chế theo đúng công thức, đảm bảo chất lượng đồ uống
2.4 Theo dõi và chăm sóc khách trong suốt thời gian phục vụ
Trong quá trình vận hành quầy bar, nhân viên pha chế không chỉ có nhiệm vụ pha đồ uống, mà còn cần theo dõi và chăm sóc khách hàng xuyên suốt thời gian phục vụ. Bartender nên quan sát thái độ và nhu cầu của khách để kịp thời refill đồ uống, gợi ý món phù hợp khẩu vị hoặc điều chỉnh hương vị theo phản hồi. Sự chủ động, tinh tế trong phục vụ giúp khách cảm thấy được quan tâm, nâng cao trải nghiệm tại quán và gia tăng khả năng khách quay lại. Đây cũng là yếu tố quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp của một quầy bar vận hành hiệu quả.
Chăm sóc, hỗ trợ khách trong thời gian khách thưởng thức đồ uống
2.5 Đóng ca, kiểm kê nguyên vật liệu, dụng cụ và báo cáo
Trước khi chính thức đóng quầy pha chế, bartender thông báo tạm ngừng nhận order mới, hoàn thành toàn bộ đồ uống còn lại và giao đủ cho khách. Sau đó bạn bắt đầu kiểm kê hàng hóa và nguyên liệu: Ghi nhận lượng nguyên liệu còn lại trong ca: rượu, syrup, trái cây, đá, nước ngọt, garnish…; Đối chiếu với số lượng đầu ca để xác định mức tiêu hao thực tế, báo cáo cho quản lý hoặc cập nhật lên hệ thống POS.
Nếu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như POS365 bạn chỉ việc in báo cáo doanh thu từ phần mềm bán hàng, đối chiếu tiền mặt, hóa đơn và số lượng order. Nhớ rằng luôn báo cáo rõ ràng các khoản phát sinh (hủy món, giảm giá, hàng lỗi, hàng đổi trả) để tránh gặp phải lỗ hổng tài chính và phải đền bù.
Dừng nhận order để chuẩn bị kết ca
2.6 Dọn dẹp vệ sinh để kết thúc ca làm việc
Sau khi đã kiểm kê và báo cáo xong nhân viên quầy bar bắt đầu dọn dẹp toàn bộ khu pha chế: lau quầy, tráng ly, vệ sinh máy móc (shaker, blender, máy xay, máy làm đá, sink rửa ly…). Tất cả dụng cụ phải được làm sạch và để đúng vị trí.
Nếu cần, bạn có thể ghi chú các vấn đề tồn đọng, hàng cần nhập bổ sung hoặc thiết bị hư hỏng. Khóa kho, tủ rượu, ngắt điện thiết bị, kiểm tra an toàn khu vực. Cuối cùng, bạn bàn giao đầy đủ cho ca sau hoặc cho quản lý theo quy định của quán và kết thúc ca làm việc của mình.
Xem thêm: Top 10+ phần mềm quản lý quán bar chuyên nghiệp, hiệu quả 2025
3. Một số lưu ý giúp cho quy trình vận hành quầy bar được trơn tru
Việc bố trí không gian quầy bar hợp lý là nền tảng giúp cho quy trình vận hàng quầy bar được nhịp nhàng và đảm bảo chất lượng đồ uống và tốc độ phục vụ của quán. Ngoài yếu tố đó ra người quản lý cũng cần chú ý một số vấn đề như:
-
Duy trì giao tiếp tốt trong đội ngũ: Bartender, phục vụ và thu ngân cần phối hợp nhịp nhàng. Việc trao đổi thông tin rõ ràng giúp hạn chế nhầm order, trùng món hoặc thiếu nguyên liệu khi pha chế.
-
Giữ quầy bar luôn sạch sẽ và chuyên nghiệp: Luôn lau khô mặt quầy, tráng ly ngay sau khi dùng, dọn rác kịp thời. Một quầy bar sạch không chỉ giúp thao tác nhanh mà còn tạo thiện cảm và niềm tin cho khách hàng.
-
Đào tạo và kiểm tra định kỳ: Thường xuyên đào tạo kỹ năng pha chế, phục vụ, kỹ năng giao tiếp và quy trình vận hành cho nhân viên. Đồng thời, đánh giá định kỳ để phát hiện điểm cần cải thiện, đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng nhất.
-
Ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng: Sử dụng hệ thống POS (như phần mềm quản lý bán hàng POS365) giúp đồng bộ order, kiểm soát định lượng nguyên liệu, theo dõi doanh thu theo ca và tránh thất thoát. Dữ liệu được cập nhật tự động giúp chủ quán dễ dàng giám sát từ xa.
Đào tạo nhân viên định kỳ để nâng cao chất lượng phục vụ
Tóm lại, để một quy trình vận hành quầy bar được trơn tru đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa con người – không gian – công cụ – quy trình. Khi mọi yếu tố được chuẩn hóa và kiểm soát tốt, hiệu suất làm việc tăng lên, trải nghiệm khách hàng tốt hơn và doanh thu cũng được tối ưu.
