Trong bối cảnh làm việc linh hoạt và xu hướng làm việc từ xa ngày càng phổ biến, quản lý nhân viên từ xa trở thành một thách thức không nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp. Việc đảm bảo hiệu suất công việc, duy trì kỷ luật, đồng thời giữ được sự gắn kết và tinh thần của nhân viên đòi hỏi các nhà quản lý phải áp dụng những phương pháp phù hợp. Bài viết này sẽ chia sẻ 10+ cách quản lý nhân viên làm việc từ xa đơn giản nhưng hiệu quả, giúp tối ưu hóa công việc, nâng cao năng suất và xây dựng môi trường làm việc từ xa chuyên nghiệp.
1. Hiện trạng quản lý làm việc từ xa tại Việt Nam 2025
Trong năm 2025, tại Việt Nam, mô hình làm việc từ xa (remote/hybrid) không chỉ áp dụng cho nhân viên mà nhiều người quản lý cũng chọn làm việc từ xa như một phần trong cách lãnh đạo đội ngũ. Với hạ tầng kỹ thuật số ngày càng được củng cố, cả quản lý và nhân viên có thể tương tác, giao việc và giám sát hiệu suất thông qua các công cụ trực tuyến.
Việc quản lý từ xa giúp lãnh đạo tiết kiệm thời gian đi lại, chủ động hơn trong điều phối công việc từ việc giao task, theo dõi tiến độ, tổ chức họp online đến đánh giá kết quả. Kiểu quản lý này chuyển trọng tâm từ “giờ làm việc cố định” sang “kết quả đầu ra”, giúp đánh giá minh bạch hơn và linh hoạt hơn trong cách phân bổ công việc.
Đồng thời, khi cả quản lý và nhân viên đều làm việc từ xa, doanh nghiệp có cơ hội mở rộng phạm vi tuyển dụng không giới hạn ở một thành phố và dễ dàng phối hợp với nhân sự ở các vùng địa lý khác nhau. Điều này đặc biệt hữu ích trong ngành công nghệ, dịch vụ và marketing, nơi kỹ năng số và tính linh hoạt được đánh giá cao.
Tuy nhiên, quản lý từ xa cũng đặt ra thách thức. Khi không có mặt trực tiếp tại văn phòng, việc giám sát chuyên sâu, duy trì văn hóa doanh nghiệp, gắn kết đội nhóm và đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu rõ mục tiêu trở nên khó khăn hơn. Quản lý cần xây dựng quy trình rõ ràng, giao tiếp thường xuyên và tạo dựng niềm tin để tránh cảm giác “xa cách” hoặc bị “bỏ quên”.
Năm 2025 tại Việt Nam, quản lý từ xa đang trở thành một xu hướng thực tiễn giúp người lãnh đạo linh hoạt trong điều hành và doanh nghiệp tăng tính thích ứng. Tuy nhiên cũng đòi hỏi kỹ năng quản lý mới, hệ thống công cụ phù hợp và nỗ lực xây dựng văn hóa, kết nối đội ngũ.
2. 10 cách quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả
Trong bối cảnh làm việc linh hoạt và xu hướng remote/hybrid ngày càng phổ biến tại Việt Nam, việc quản lý nhân viên từ xa trở thành một thách thức quan trọng với các nhà lãnh đạo. Làm sao để đảm bảo hiệu suất công việc, duy trì kỷ luật và giữ được sự gắn kết của đội ngũ mà không cần có mặt trực tiếp? Bài viết này sẽ chia sẻ 10 cách quản lý nhân viên làm việc từ xa hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất, nâng cao tinh thần làm việc và xây dựng môi trường làm việc từ xa chuyên nghiệp, linh hoạt.
2.1 Thiết lập mục tiêu rõ ràng
Thiết lập mục tiêu rõ ràng là bước nền tảng để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả. Khi nhân viên không có mặt trực tiếp tại văn phòng, việc xác định rõ ràng những gì cần hoàn thành, kết quả mong đợi và thời hạn cụ thể giúp họ tự tin và chủ động trong công việc. Mục tiêu rõ ràng giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn, tránh tình trạng nhân viên làm việc nhiều nhưng hiệu quả thấp, đồng thời tạo cơ sở để đánh giá năng lực công bằng.
Để đạt hiệu quả cao, nhà quản lý nên chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, cụ thể và đo lường được, đồng thời sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ. Việc này giúp nhân viên dễ dàng sắp xếp công việc, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và nắm bắt được milestone quan trọng.
Ngoài ra, việc truyền đạt mục tiêu cần minh bạch và liên tục cập nhật. Khi có thay đổi về kế hoạch hoặc ưu tiên, quản lý cần thông báo kịp thời để nhân viên điều chỉnh hướng làm việc, tránh mất thời gian và giảm hiệu quả. Đồng thời, việc thiết lập mục tiêu rõ ràng cũng giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả và đưa ra phản hồi kịp thời, từ đó nâng cao hiệu suất tổng thể của đội ngũ làm việc từ xa.
Thiết lập mục tiêu rõ ràng
2.2 Sử dụng công cụ quản lý dự án trực tuyến
Khi nhân viên làm việc từ xa, việc theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ và đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng trở nên khó khăn nếu chỉ dựa vào email hay chat thông thường. Sử dụng các công cụ quản lý dự án trực tuyến như Trello, Asana, ClickUp hay Monday.com giúp nhà quản lý giao việc, theo dõi tiến độ, cập nhật trạng thái công việc và báo cáo kết quả một cách minh bạch.
Những công cụ này cho phép nhân viên biết rõ nhiệm vụ của mình, thời hạn và mức độ ưu tiên, đồng thời giúp nhà quản lý theo dõi tiến trình tổng thể của dự án mà không cần giám sát trực tiếp từng cá nhân. Chức năng nhắc nhở, thông báo tự động hay lịch trình công việc giúp nhân viên không bỏ sót nhiệm vụ và giảm thiểu sự trì hoãn.
Ngoài ra, các công cụ quản lý dự án trực tuyến còn hỗ trợ giao tiếp, trao đổi nhanh và lưu trữ tài liệu tập trung, tạo ra môi trường làm việc minh bạch, hiệu quả và dễ dàng đồng bộ thông tin giữa các thành viên trong đội. Khi áp dụng đúng cách, đây là công cụ đắc lực giúp quản lý từ xa tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất và đảm bảo kết quả công việc đạt chất lượng cao.
2.3 Giao tiếp thường xuyên và linh hoạt
Giao tiếp là yếu tố then chốt giúp quản lý nhân viên từ xa hiệu quả. Khi không có mặt trực tiếp tại văn phòng, việc trao đổi thông tin, hướng dẫn công việc hay giải quyết vấn đề có thể bị chậm trễ nếu không được tổ chức bài bản. Thiết lập các kênh giao tiếp thường xuyên và linh hoạt bao gồm họp trực tuyến định kỳ, chat nhóm, email, hoặc các nền tảng cộng tác giúp duy trì kết nối giữa quản lý và nhân viên.
Việc giao tiếp linh hoạt không chỉ giới hạn trong các cuộc họp lớn mà còn khuyến khích trao đổi nhanh chóng, ngắn gọn khi có vấn đề phát sinh. Điều này giúp nhân viên nhận được hướng dẫn kịp thời, tránh hiểu nhầm và duy trì tiến độ công việc.
Ngoài ra, giao tiếp thường xuyên còn giúp quản lý nắm bắt tinh thần, nhu cầu và khó khăn của nhân viên, từ đó hỗ trợ kịp thời và tăng cường sự gắn kết của đội nhóm. Một chiến lược giao tiếp hiệu quả sẽ tạo ra môi trường làm việc minh bạch, thân thiện và đảm bảo tất cả thành viên đều hướng về cùng mục tiêu chung.
Giao tiếp thường xuyên và linh hoạt
2.4 Đánh giá hiệu suất theo kết quả
Khi quản lý nhân viên từ xa, việc tập trung vào kết quả công việc thay vì giờ giấc làm việc là cách hiệu quả nhất để đảm bảo hiệu suất. Việc đánh giá dựa trên kết quả đầu ra giúp nhân viên hiểu rõ tiêu chuẩn thành công và giảm áp lực giám sát vi mô từ quản lý.
Để thực hiện hiệu quả, nhà quản lý có thể sử dụng các chỉ số KPI, OKR hoặc milestone dự án, đảm bảo rằng mỗi nhân viên có mục tiêu rõ ràng và kết quả đo lường được. Phương pháp này không chỉ giúp theo dõi tiến độ một cách minh bạch mà còn thúc đẩy nhân viên chủ động hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao trách nhiệm cá nhân.
Ngoài ra, việc đánh giá hiệu suất theo kết quả còn giúp quản lý dễ dàng phát hiện sớm những vấn đề trong tiến độ hoặc chất lượng công việc, từ đó đưa ra phản hồi kịp thời và hỗ trợ nhân viên cải thiện. Đây là cách giúp duy trì năng suất đội ngũ từ xa, đồng thời xây dựng môi trường làm việc công bằng, minh bạch và tập trung vào giá trị thực sự mà nhân viên đóng góp.
2.5 Khuyến khích tự chủ và trao quyền
Một trong những yếu tố quan trọng để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả là khuyến khích họ tự chủ trong công việc và trao quyền quyết định phù hợp. Khi nhân viên cảm thấy được tin tưởng, họ sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp, ưu tiên và hoàn thành nhiệm vụ, thay vì chờ hướng dẫn liên tục từ quản lý.
Để thực hiện, nhà quản lý cần xác định rõ phạm vi quyền hạn, vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên, đồng thời cung cấp các công cụ, hướng dẫn và nguồn lực cần thiết để họ tự tin thực hiện công việc. Cách này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn giúp nhân viên phát triển kỹ năng quản lý thời gian, tự ra quyết định và giải quyết vấn đề độc lập.
Trao quyền đúng cách còn giúp quản lý tập trung vào chiến lược và kết quả tổng thể, thay vì phải giám sát chi tiết từng nhiệm vụ nhỏ. Đồng thời, môi trường làm việc tự chủ tạo ra sự gắn kết, nâng cao động lực và tinh thần trách nhiệm của nhân viên, từ đó giúp đội ngũ từ xa hoạt động hiệu quả và bền vững.
Khuyến khích tự chủ và trao quyền
2.6 Xây dựng văn hóa làm việc từ xa
Quản lý hiệu quả nhân viên từ xa không chỉ là giám sát công việc mà còn là xây dựng một văn hóa làm việc phù hợp với môi trường remote. Văn hóa này giúp nhân viên cảm thấy gắn kết, được công nhận và duy trì tinh thần làm việc tích cực dù không có mặt trực tiếp tại văn phòng.
Để xây dựng văn hóa làm việc từ xa, nhà quản lý nên khuyến khích giao tiếp cởi mở, minh bạch và thường xuyên, tổ chức các buổi họp nhóm, chia sẻ kinh nghiệm và khen thưởng những đóng góp nổi bật. Việc này giúp duy trì sự gắn kết đội nhóm, tăng tinh thần hợp tác và tạo môi trường làm việc thân thiện, ngay cả khi nhân viên ở nhiều địa điểm khác nhau.
Ngoài ra, văn hóa làm việc từ xa còn bao gồm việc thiết lập các nguyên tắc, quy định và giá trị chung, để tất cả nhân viên hiểu rõ cách thức làm việc, trách nhiệm và kỳ vọng. Khi văn hóa được xây dựng bài bản, nhân viên sẽ chủ động tuân thủ, nâng cao tinh thần trách nhiệm và góp phần tăng hiệu suất toàn đội.
2.7 Cập nhật công nghệ và đào tạo thường xuyên
Quản lý nhân viên từ xa hiệu quả đòi hỏi công nghệ và kỹ năng số luôn được cập nhật đầy đủ. Khi nhân viên và quản lý không cùng có mặt tại văn phòng, việc sử dụng các công cụ giao việc, họp trực tuyến, lưu trữ tài liệu và quản lý dự án trở thành yếu tố then chốt giúp duy trì hiệu suất và phối hợp nhóm.
Ngoài việc trang bị công cụ, doanh nghiệp cũng cần đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm, nền tảng làm việc từ xa và các kỹ năng số liên quan. Việc đào tạo thường xuyên giúp nhân viên nhanh chóng thích ứng với công nghệ mới, giảm thời gian gián đoạn công việc và nâng cao khả năng tự quản lý.
Bên cạnh đó, quản lý cần cập nhật các giải pháp công nghệ mới nhằm tối ưu hóa quy trình, cải thiện giao tiếp và tăng hiệu quả làm việc từ xa. Khi công nghệ và đào tạo được kết hợp hợp lý, nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn, chủ động hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và nâng cao khả năng cạnh tranh trong môi trường remote.
Cập nhật công nghệ và đào tạo thường xuyên
2.8 Theo dõi tiến độ nhưng không vi phạm quyền riêng tư
Quản lý nhân sự từ xa hiệu quả cần theo dõi tiến độ công việc một cách minh bạch, nhưng đồng thời tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên. Khi làm việc tại nhà, nhân viên cần không gian cá nhân, do đó giám sát quá mức hoặc sử dụng các phần mềm theo dõi chi tiết hành vi có thể tạo áp lực và giảm động lực làm việc.
Để cân bằng, nhà quản lý nên dựa vào kết quả công việc, báo cáo tiến độ định kỳ và milestone dự án thay vì theo dõi từng hành động nhỏ. Việc thiết lập các tiêu chí rõ ràng về tiến độ và kỳ vọng giúp nhân viên biết họ cần đạt gì mà vẫn giữ được quyền tự chủ.
Ngoài ra, việc giao tiếp cởi mở và minh bạch về cách theo dõi công việc sẽ tạo lòng tin giữa quản lý và nhân viên, giúp họ hiểu mục đích là nâng cao hiệu quả công việc chứ không phải kiểm soát. Khi áp dụng đúng, cách quản lý này vừa bảo vệ quyền riêng tư, vừa đảm bảo hiệu suất và trách nhiệm công việc.
2.9 Thường xuyên phản hồi và hỗ trợ
Trong môi trường làm việc từ xa, việc phản hồi kịp thời và hỗ trợ nhân viên là yếu tố then chốt giúp duy trì hiệu suất và sự gắn kết. Khi không có mặt trực tiếp, nhân viên có thể gặp khó khăn hoặc nhầm lẫn trong quá trình thực hiện công việc. Quản lý cần thường xuyên trao đổi, hướng dẫn và đưa ra phản hồi để giúp họ điều chỉnh và cải thiện kết quả.
Phản hồi nên được cá nhân hóa, cụ thể và xây dựng, đồng thời kết hợp cả đánh giá thành tích và gợi ý cải thiện. Ngoài ra, việc hỗ trợ cũng có thể bao gồm cung cấp tài nguyên, công cụ, hướng dẫn kỹ thuật hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án.
Một chiến lược phản hồi và hỗ trợ liên tục không chỉ giúp nhân viên nắm bắt đúng hướng, nâng cao năng suất, mà còn tạo ra mối quan hệ tin tưởng giữa quản lý và nhân viên, tăng sự hài lòng và gắn bó của đội ngũ làm việc từ xa.
Thường xuyên phản hồi và hỗ trợ
2.10 Định kỳ đánh giá và cải tiến quy trình
Để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả, việc đánh giá và cải tiến quy trình làm việc định kỳ là cần thiết. Môi trường làm việc từ xa luôn thay đổi, từ công cụ sử dụng, cách giao tiếp, đến nhu cầu và thói quen của nhân viên, do đó, các quy trình quản lý cần được xem xét thường xuyên để đảm bảo phù hợp và hiệu quả.
Nhà quản lý nên tổ chức đánh giá hàng tuần hoặc hàng tháng về tiến độ công việc, hiệu quả phối hợp nhóm, mức độ tuân thủ quy trình và phản hồi từ nhân viên. Từ đó, điều chỉnh cách giao việc, cải thiện công cụ, tối ưu hóa lịch họp hoặc thay đổi phương thức báo cáo để phù hợp hơn với thực tế làm việc.
Việc cải tiến liên tục không chỉ giúp nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, mà còn tăng sự hài lòng của nhân viên khi họ thấy quy trình rõ ràng, minh bạch và hỗ trợ tốt cho công việc. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ dàng thích ứng với những thay đổi về công nghệ, thị trường hay nhu cầu nhân lực, duy trì tính linh hoạt và sức cạnh tranh trong dài hạn.
3. Công cụ quản lý nhân viên từ xa dành cho nhà hàng, quán ăn, bán lẻ
POS365 là phần mềm quản lý bán hàng trên nền tảng điện toán đám mây, giúp các nhà hàng, quán ăn, cửa hàng bán lẻ giám sát hoạt động quán và nhân viên từ xa một cách dễ dàng. Với POS365, chủ quán không cần có mặt trực tiếp mà vẫn nắm rõ tiến độ công việc, ca làm việc và doanh số từng nhân viên.
Phần mềm cho phép theo dõi hiệu suất nhân viên, phân quyền và ghi nhận từng giao dịch, từ đó đánh giá chính xác năng lực và khen thưởng phù hợp. Tất cả dữ liệu về đơn hàng, tồn kho, doanh thu được cập nhật real-time, giúp quản lý tiết kiệm thời gian và nhân lực, tránh phải di chuyển nhiều hay giám sát chi tiết tại quán.
Nhờ nền tảng đám mây và khả năng hoạt động đa thiết bị (POS, smartphone, máy tính bảng), POS365 mang đến cho chủ quán sự linh hoạt tuyệt đối trong quản lý từ xa, đảm bảo nhân viên vận hành trơn tru, hiệu quả, đồng thời giúp chủ quán tập trung vào chiến lược kinh doanh và mở rộng mô hình dễ dàng.
Công cụ quản lý nhân viên từ xa dành cho nhà hàng, quán ăn, bán lẻ
>> Tham khảo ngay: Phần mềm quản lý bán hàng quản lý nhân viên từ xa hiệu quả POS365
Quản lý nhân viên làm việc từ xa không còn là thách thức nếu áp dụng các phương pháp đúng đắn. Đặc biệt, với các công cụ quản lý từ xa như POS365, nhà quản lý còn có thể giám sát hoạt động, quản lý nhân viên và tiết kiệm thời gian, nhân lực một cách hiệu quả. Hãy áp dụng ngay các phương pháp này để xây dựng đội ngũ làm việc từ xa linh hoạt, năng suất và chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với mọi thay đổi và phát triển bền vững trong tương lai.
