Câu chuyện kinh doanh

Việc quản lý đơn hàng luôn là công việc quan trọng, ảnh hưởng lớn tới hiệu quả kinh doanh. Quản lý đơn hàng không chỉ ảnh hưởng trực tiếp tới trải nghiệm của khách hàng, tới doanh số kinh doanh mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh.

Quản lý đơn hàng - Phương pháp tối ưu mang lại hiệu quả kinh doanh tuyệt vời

Quản lý và xử lý đơn hàng chuyên nghiệp sẽ giúp cho việc kinh doanh trở nên đơn giản, tiết kiệm chi phí, đồng thời cũng tạo dựng được thương hiệu, sự chuyên nghiệp trong cách vận hành kinh doanh. 

Nắm  bắt được tầm quan trọng của việc quản lý đơn hàng, POS365 đã thiết kế ra phần mềm quản lý đơn hàng chuyên nghiệp dành cho những doanh nghiệp kinh doanh đa ngành, giúp cho việc kinh doanh trở nên thuận tiện hơn. Bên cạnh đó là những kiến thức, kinh nghiệm trong việc quản lý đơn hàng. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây nhé!

I. Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là việc xác nhận đơn hàng, theo dõi, đánh giá và hoàn thanh đơn hàng mà khách hàng đã đặt trên tất cả các kênh, các nền tảng kinh doanh khác nhau. Đây là công việc không hề dễ dàng khi nó ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu cũng như trải nghiệm của khách hàng. 

Để quản lý đơn hàng tốt, người quản lý cần phải nắm bắt và cân đối rất nhiều yếu tố, đảm bảo quy trình kinh doanh không bị ảnh hưởng. Vì đơn hàng để đến được tay khách hàng nó sẽ phải trải qua rất nhiều giai đoạn khác nhau. Vì vậy việc quản lý tất cả các khâu trong quá trình diễn ra đơn hàng cũng là điều vô cùng phức tạp. 

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng - Giảm pháp tối ưu trong kinh doanh

Hệ thống quản lý đơn hàng là yếu tố quan trọng trong việc tổng hợp cũng như giám sát kết quả kinh doanh. Một quy trình quản lý đơn hàng chuẩn sẽ giúp bạn kiểm tra thông tin hàng trong kho chính xác, tiếp cận kịp thời thông tin đơn hàng, các thông tin cụ thể như tên khách hàng, tên sản phẩm, số tiền cần thanh toán, thời gian giao hàng cũng như các yếu tố bổ sung… Hệ thống quản lý đơn hàng cũng giúp đồng bộ hóa đơn hàng tại tất cả các khâu, giúp khách hài lòng nhất khi nhận được hàng.

Khi quản lý đơn hàng hiệu quả thì bạn cũng tránh được những rủi ro thất thoát hàng hóa, làm mất thời gian của khách hàng cũng như của quán, gửi sai hàng… đồng thời nắm bắt thông tin tình trạng đơn hàng một cách kịp thời nhằm giải quyết và khắc phục những sai sót, sự cố phát sinh một cách kịp thời. 

II. Cách quản lý đơn hàng hiệu quả

1. Quản lý hàng tồn kho chính xác

Một trong những chức năng của quản lý đơn hàng là quản lý hàng hóa trong kho một cách chính xác. Hàng tồn kho được xem là yếu tố hàng đầu trong quá trình hoàn tất đơn hàng. Số lượng hàng tồn kho phản ánh chính xác chất lượng cũng như tình hình kinh doanh của cửa hàng. Một sai lệch nhỏ về hàng tồn kho cũng ảnh hưởng khá nhiều tới tiến trình kinh doanh cũng như quá trình hoạt động của quán.

Vấn đề hàng tồn kho và quản lý đơn hàng trong kho đã là vấn đề rất quen thuộc đối với nhà kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người hiện nay vẫn đang tiết kiệm chi phí bằng việc sử dụng các phần mềm quản lý đơn hàng bằng excel, hay quản lý đơn hàng thủ công. 

Cách quản lý đơn hàng hiệu quả

Quản lý đơn hàng hiệu quả giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh vượt trội

Điều này ảnh hưởng rất nhiều tới sự chính xác, hiệu quả công việc. Với sự phát triển của công nghệ thông tin thì những phần mềm quản lý đơn hàng chuyên dụng được ra đời với mục tiêu tối ưu hóa quá trình quản lý đơn hàng được hiệu quả nhất. 

Những phần mềm quản lý đơn hàng như POS365 có tích hợp sẵn tính năng quản lý đơn hàng trong kho một cách chuyên nghiệp. Giúp bạn thường xuyên quản lý, giám sát hàng trong kho nhanh chóng chính xác mà không cần phải thông qua sổ sách hay nhân việc báo cáo riêng. Đồng thời có thể đồng bộ hàng hóa trong kho với hàng hóa trên tất cả các kênh bán hàng, tránh xảy ra tình trạng hết hàng mà không biết.

2. Phân loại hàng hóa thuận tiện

Tính năng sắp xếp, phân loại hàng hóa theo danh mục cũng là cách giúp chủ cửa quản lý đơn hàng một cách dễ dàng hơn. Bạn có thể tìm kiếm thông tin của đơn hàng thông qua mã hàng hóa, check mã QR, hay tìm thông qua danh mục hàng hóa. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả bán hàng nhanh chóng, phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng. 

Phân loại hàng hóa thuận tiện

Phần mềm quản lý đơn hàng giúp phân loại hàng hóa thuận tiện

Với trải nghiệm của khách hàng ngày càng được nâng cao, họ sẽ khó có thể chấp nhận được sự chậm trễ trong việc xử lý đơn hàng với bất cứ lý do nào. Vì vậy, phân loại hàng hóa là các tối ưu nhất giúp bạn nhanh chóng xử lý đơn hàng, đảm bảo quy trình bán hàng xảy ra đúng theo mong muốn của khách hàng.

3. Giám sát và quản lý vận chuyển

Sau khi đơn hàng đã được xác nhận và hoàn tất để giao cho khách. Quy trình vận chuyển đơn hàng sẽ là khâu quan trọng tiếp theo trong quy trình quản lý đơn hàng. Ở khâu này, người bán bắt đầu đóng hàng và giao hàng cho khách, có thể là tự giao hàng hoặc thông qua bên vận chuyển thứ ba.

Lúc này, người bán cần phải xác nhận rõ các thông tin cần thiết như tên người nhận, địa chỉ, số điện thoại người nhận, số tiền ship COD (nếu có)... Bên cạnh đó, người bán cũng phải theo dõi đơn hàng và tình trạng đơn hàng trong suốt quá trình giao hàng cho khách.

Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển cũng là yếu tố vô cùng quan trọng. Bạn có thể quản lý đơn hàng vnpost, quản lý đơn hàng bưu điện… với các cách thức vô cùng đơn giản. Hiện nay các đơn vị vận chuyển cũng đa dạng cho bạn lựa chọn. Vì vậy hãy cân nhắc thật kỹ để lựa chọn đơn vị vận chuyển sao cho uy tín và đảm bảo chất lượng nhất.

4. Giải quyết sự cố đơn hàng

Hàng đã giao cho khách chưa phải là kết thúc quy trình đơn hàng. Có rất nhiều những sự cố hay trường hợp có thể xảy ra trong quá trình giao hàng cho khách hay sau khi giao hàng cho khách. Khách có thể không nhận hàng, khách đòi trả lại hàng. 

Có thể nguyên nhân từ phía khách hàng nhưng cũng có thể từ chính đơn hàng của mình như: hàng lỗi, hàng không giống hình… Khi gặp những vấn đề này, bạn phải nắm bắt được tình hình nhanh nhất có thể, xử lý khéo để không mất lòng khách cũng như hạn chế ảnh hưởng tới doanh thu và uy tín của cửa hàng. 

Giải quyết sự cố đơn hàng

Giải quyết khéo léo các sự cố mà đơn hàng gặp phải

Trong trường hợp này, bạn nên cần làm theo các thỏa thuận ngay từ đầu với khách, trong các trường hợp lỗi từ phía bán hàng thì việc nhận lại và hoàn tiền hay đổi hàng cho khách là việc nên làm, điều này sẽ nâng cao sự uy tín cũng như chất lượng dịch vụ của cửa hàng. Trong trường hợp khách hàng cố tình không nhận hàng thì bạn cũng nên lưu lại thông tin của khách hàng, tránh lỗi này xảy ra cho những lần bán sau. 

5. Lựa chọn hệ thống quản lý chất lượng

Với sự đa dạng của thị trường hiện nay thì có rất nhiều phần mềm quản lý đơn hàng mà người bán có thể lựa chọn. Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm quản lý đơn hàng phù hợp sẽ giúp cho hiệu quả kinh doanh của bạn được nâng cao. Vì vậy đừng chọn bừa phần mềm nào chỉ vì giá rẻ nhé, hãy cân nhắc về tính năng, chất lượng và những tối ưu mà nó mang lại cho việc bán hàng của bạn. 

Phần mềm quản lý đơn hàng không đơn giản chỉ là giải pháp giúp bạn tối ưu, tiết kiệm tối đa các nguồn chi phí về thời gian, nhân lực… mà nó còn giúp cho việc kinh doanh trở nên suôn sẻ và giảm thiểu tổn thất một cách hiệu quả đấy. 

III. Lợi ích của việc việc quản lý đơn hàng bằng phần mềm

Công nghệ thông minh được sinh ra để giúp con người tối ưu và nâng cao hiệu quả bán hàng. Vì vậy, việc sử dụng phần mềm thông minh trong quản lý bán hàng là giải pháp kinh doanh hiệu quả. Hãy cùng POS365 khám phá những lợi ích mà phần mềm quản lý đơn hàng mang lại cho việc kinh doanh nhé!

1. Tiết kiệm thời gian cũng như chi phí

Việc sử dụng phần mềm thông minh giúp quản lý đơn hàng nhanh chóng, tiết kiệm tối đa thời gian xử lý đơn hàng. Cụ thể, bạn có thể rút ngắn được thời gian check đơn, lên đơn hàng, kiểm tra hàng trong kho, kiểm tra hàng hóa trên các kênh bán hàng, làm báo cao nhanh chóng, chính xác…

Lợi ích của việc việc quản lý đơn hàng bằng phần mềm

Quản lý đơn hàng bằng phần mềm mang lại nhiều lợi ích cho chủ kinh doanh

Chỉ cần những cái chạm nhẹ là bạn đã có thể hoàn thành xong đơn hàng với đầy đủ những thông tin cần thiết. Tiện lợi, nhanh chóng là lợi ích mà ta có thể dễ dàng thấy được thông qua phần mềm quản lý đơn hàng. Bên cạnh việc tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí cũng là lợi ích lớn mà phần mềm mang đến cho chủ kinh doanh. Việc quản lý dễ dàng với phần mềm quản lý đơn hàng sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa các chi phí như chi phí thuê nhân viên, chi phí quản lý…

2. Quản lý đồng bộ nhanh chóng

Các thông tin về đơn hàng luôn luôn được cập nhật và đồng bộ nhanh chóng trên hệ thống. Trường hợp bạn có nhiều cửa hàng, có nhiều kênh bán hàng hay nhiều khâu trong quy trình bán hàng thì phần mềm thông minh sẽ hỗ trợ rất nhiều cho bạn. 

Các thông tin từ việc tạo đơn hàng đến khâu trả hàng cho khách cũng được đồng bộ và cập nhật thông tin nhanh nhất cho bạn, giúp bạn kịp thời điều chỉnh và giải quyết những vấn đề phát sinh.

Quản lý đồng bộ nhanh chóng

Phần mềm thông minh giúp đồng bộ hóa thông tin đơn hàng nhanh chóng

Phần mềm quản lý đơn hàng cũng đồng bộ tất cả các sản phẩm, dịch vụ đang kinh doanh tại cửa hàng, hàng tồn kho hay hàng đang giao dịch. Việc đồng bộ này giúp bạn dễ dàng kiểm soát, nắm được tổng quát về đơn hàng mà không bị vướng mắc hay bỏ sót vấn đề nào.

Phần mềm quản lý đơn hàng cũng liên kết đồng bộ với các đơn vị vận chuyển giúp bạn có thể theo dõi đơn hàng mọi lúc mọi nơi. Điều này cũng giúp chủ kinh doanh có thể tiết kiệm được thời gian cũng như công sức trong việc tìm kiếm và thuê ship. Các đơn vị vận chuyển uy tín sẽ có mức giá phải chăng cũng như các làm việc chuyên nghiệp. Vì vậy bạn có thể yên tâm về hàng của mình trước khi tới tay khách hàng.

Bằng việc sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng thông minh, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm cho mình những đơn vị vận chuyển uy tín và phù hợp nhất.

3. Lưu trữ thông tin và báo cáo chính xác

Với khối lượng thông được lưu trữ trên hệ thống là khổng lồ, vì vậy bạn bạn có thể lưu trữ lượng lớn các thông tin về kinh doanh một cách thoải mái mà không sự hết tài nguyên. 

Thông tin được lưu trữ sẽ được xử lý và sắp xếp đúng với mục của nó, từ đó bạn có thể dễ dàng tìm kiếm và tra cứu thông tin một cách dễ dàng. Những thông tin khi được nhập vào hệ thống cũng được xử lý để báo cáo. Những số liệu được báo cáo chi tiết, chính xác và nhanh nhất cho chủ kinh doanh. 

Lưu trữ thông tin và báo cáo chính xác

Kho bộ nhớ lớn giúp lưu trữ thông tin và báo cáo một cách chính xác

Bạn không cần phải sử dụng đến các công cụ như giấy, bút, hay tính để làm báo cáo nữa. Giờ đây những số liệu được đưa vào sẽ được tính toán với những phần mềm được lập trình sẵn, thông minh và nhanh chóng cho bạn những bản báo cáo mà bạn muốn.

IV. Kết luận

Phần mềm quản lý đơn hàng POS365 không chỉ mang lại cho bạn giải pháp quản lý đơn hàng tốt nhất, mà còn giúp bạn nâng cao hiệu quả kinh doanh tối ưu. Với những thông tin trên về quản lý đơn hàng, mong rằng bạn sẽ có cho mình giải pháp tốt nhất trong việc giám sát và quản lý kinh doanh. Chúc bạn thành công!