Quy định và cách thu phí khi khách mang đồ ăn uống từ ngoài vào

Tại sao quán bida cần kiểm soát nghiêm ngặt đồ ăn uống khách mang từ ngoài vào?

Kinh doanh bida là mô hình kết hợp giữa dịch vụ giải trí tính giờ và phục vụ ăn uống đi kèm. Việc để khách hàng tự ý mang đồ ăn thức uống từ ngoài vào không chỉ làm giảm nguồn thu mà còn để lại nhiều hệ lụy cho quá trình vận hành của câu lạc bộ.

Nguy cơ hư hỏng cơ sở vật chất đắt tiền (ố nỉ, ẩm mốc bàn bida)

Bàn bida, đặc biệt là phần vải nỉ phủ mặt bàn và băng cao su, là những linh kiện cực kỳ đắt đỏ và nhạy cảm với chất lỏng. Khi khách hàng mang theo trà sữa, nước ngọt, bia từ ngoài vào và đặt trên thành băng hoặc vô tình làm đổ ra bàn, chất lỏng sẽ thấm sâu vào sợi nỉ gây ra các vết ố màu, ẩm mốc và xơ cứng mặt vải.

Việc xử lý các vết ố này vô cùng khó khăn, nhiều trường hợp chủ quán phải thay nỉ bàn bida thi đấu với chi phí lên đến hàng triệu, thậm chí chục triệu đồng cho mỗi bàn. Bên cạnh đó, đồ ăn chứa dầu mỡ khi bám vào tay người chơi sẽ truyền trực tiếp lên bóng bida và cơ bida, làm giảm độ ma sát và ảnh hưởng nghiêm trọng đến đường bóng của những lượt chơi tiếp theo.

Đánh mất nguồn doanh thu F&B biên lợi nhuận cao

Trong cơ cấu tài chính của một quán bida tiêu chuẩn, doanh thu từ tiền giờ chơi thường chỉ vừa đủ để trang trải các chi phí cố định như tiền thuê mặt bằng, điện nước và lương nhân viên. Nguồn lợi nhuận thực tế giúp quán tăng trưởng nhanh lại nằm ở khâu quản lý kho F&B quán bida hiệu quả, từ đồ ăn, thức uống cho đến thuốc lá bán tại quầy. Nếu quán bida thả lỏng quy định, cho phép khách hàng thoải mái mang theo bia rượu hay đồ ăn vặt từ ngoài vào, nguồn thu này sẽ bị triệt tiêu hoàn toàn. Quán vẫn phải tốn chi phí thu dọn vỏ lon, bao bì đồ ăn của khách nhưng không thu được bất kỳ khoản lợi nhuận nào từ dịch vụ đi kèm.

Rủi ro về vệ sinh an toàn thực phẩm và trải nghiệm của khách hàng khác

Không gian quán bida thường là phòng máy lạnh khép kín để đảm bảo điều kiện chơi ổn định nhất. Những loại thức ăn có mùi nồng như sầu riêng, hải sản, đồ nướng hay bún đậu mắm tôm khi khách mang vào sẽ nhanh chóng ám mùi vào điều hòa, sofa và tạo cảm giác khó chịu cho những người chơi ở bàn kế bên. Ngoài ra, việc sử dụng các loại đồ ăn không rõ nguồn gốc từ bên ngoài còn tiềm ẩn nguy cơ ngộ độc thực phẩm. Nếu xảy ra sự cố sức khỏe ngay tại quán, chủ quán sẽ gặp rắc rối lớn về mặt pháp lý và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu đã gây dựng.

Tại sao quán bida cần kiểm soát nghiêm ngặt đồ ăn uống khách mang từ ngoài vào?

3 Cách thu phí mang đồ ăn uống từ ngoài vào quán bida phổ biến nhất hiện nay

Để bảo vệ lợi nhuận và giữ chân khách hàng, các chủ câu lạc bộ thường cài đặt tính giá phụ thu dịch vụ đi kèm linh hoạt tùy theo loại đồ ăn uống khách mang vào.

Cách 1: Thu phí dịch vụ (Corkage fee) theo đơn vị chai/lon/món thực tế

Phương án phụ thu dựa trên số lượng chai, lon nước hoặc đĩa thức ăn thực tế mang vào giúp chủ quán dễ dàng kiểm soát chi phí dịch vụ phát sinh. Cách tính này thường được ưu tiên áp dụng cho các loại đồ uống có cồn đóng chai hoặc rượu mạnh, rượu vang mang ngoài vào.

• Mức phí áp dụng phổ biến: Dao động từ 10.000đ - 15.000đ cho mỗi lon nước ngọt, bia và từ 100.000đ - 200.000đ cho mỗi chai rượu ngoại, rượu vang.
• Ưu điểm vận hành: Đảm bảo tính minh bạch tuyệt đối, khách hàng dễ dàng đối chiếu số lượng đã sử dụng trên hóa đơn tạm tính mà không cảm thấy bị áp đặt.
• Chi phí bù đắp: Hỗ trợ chi trả cho công việc cung cấp đá lạnh, ly tách chuyên dụng tại bàn chơi, nhân viên hỗ trợ mở rượu và dọn dẹp vỏ chai sau khi khách về.

Thu phí dịch vụ (Corkage fee) theo đơn vị chai/lon/món thực tế

Cách 2: Phụ thu cố định theo bàn (Flat fee)

Hình thức áp dụng một mức phí phụ thu trọn gói cho toàn bộ bàn chơi bida khi khách mang theo đồ ăn vặt, trái cây hoặc thức ăn nhanh. Phương án này giúp tối ưu hóa thời gian tính toán cho thu ngân và tạo sự thoải mái cho nhóm khách đi đông người.

• Mức phí áp dụng phổ biến: Thường nằm trong khoảng từ 50.000đ - 100.000đ cho mỗi bàn chơi bida, tùy thuộc vào quy mô nhóm khách.
• Ưu điểm vận hành: Giúp nhân viên thu ngân thao tác tính hóa đơn nhanh gọn, loại bỏ việc phải kiểm đếm chi tiết từng túi đồ ăn của khách tại bàn chơi.
• Chi phí bù đắp: Bù đắp hao phí nước lau bàn, công sức dọn dẹp các mẩu thức ăn rơi vãi trên thảm và chi phí khử mùi phòng điều hòa kín của câu lạc bộ.

Phụ thu cố định theo bàn (Flat fee)

Cách 3: Thu phí theo đầu người (Per-head charge) đối với tiệc liên hoan, sinh nhật

Giải pháp thu phí dựa trên tổng số thành viên tham gia bàn chơi được áp dụng khi khách hàng có nhu cầu tổ chức các sự kiện đặc biệt như tiệc sinh nhật, họp nhóm và tự chuẩn bị bánh kem cùng đồ ăn tiệc từ bên ngoài.

• Mức phí áp dụng phổ biến: Dao động từ 15.000đ - 20.000đ tính trên mỗi khách hàng tham gia.
• Ưu điểm vận hành: Tạo sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức, giúp phân bổ chi phí dịch vụ công bằng giữa các thành viên và kích thích khách gọi thêm đồ uống tại quầy.
• Chi phí bù đắp: Chi trả cho dịch vụ chuẩn bị đầy đủ chén, dĩa, muỗng sử dụng một lần, khăn giấy phục vụ riêng và hỗ trợ bảo quản bánh kem trong tủ mát của quầy bar trước giờ chơi.

Thu phí theo đầu người (Per-head charge) đối với tiệc liên hoan, sinh nhật

Bí quyết xây dựng nội quy và giao tiếp khéo léo để khách vui vẻ chấp nhận

Áp dụng các khoản thu phụ phí luôn là vấn đề nhạy cảm dễ gây ra tranh cãi và những đánh giá tiêu cực trên mạng xã hội. Để giải quyết triệt để vấn đề này, chủ câu lạc bộ bida cần xây dựng quy trình tiếp đón chuẩn hóa và khéo léo truyền đạt quy định tới khách hàng.

Niêm yết công khai nội quy tại cửa ra vào và trên Menu

Sự minh bạch thông tin ngay từ ban đầu là nguyên tắc cốt lõi giúp quán bida tránh được các tranh cãi không đáng có. Khi quy định được thể hiện rõ ràng bằng văn bản ở các khu vực trung tâm, khách hàng sẽ tự hiểu đây là chính sách vận hành chung của câu lạc bộ chứ không phải do nhân viên tự ý đặt ra để bắt chẹt khách.

• Vị trí đặt bảng thông báo: Đặt bảng nội quy tại quầy lễ tân đón khách, ngay cửa ra vào chính và in rõ ràng ở trang đầu tiên của cuốn Menu hoặc trên giao diện Menu điện tử quét mã QR đặt tại từng bàn chơi bida.
• Nội dung hiển thị rõ ràng, chi tiết: Tránh ghi chung chung là "Quán có thu phụ thu". Hãy ghi chi tiết mức phụ phí dịch vụ đối với từng nhóm sản phẩm cụ thể (ví dụ: phí mang bia ngoài, phí mang đồ ăn nhanh) để khách hàng dễ dàng cân nhắc trước khi sử dụng.
• Thiết kế bảng biểu chuyên nghiệp: Sử dụng bảng thiết kế có tone màu đồng bộ với nhận diện thương hiệu của quán bida, chữ in rõ ràng, dễ đọc. Tránh dùng giấy viết tay cẩu thả dán nhếch nhác tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp.

Niêm yết công khai nội quy tại cửa ra vào và trên Menu

Quy trình đào tạo nhân viên đón khách và thông báo phí trước khi sử dụng dịch vụ

Nhân viên phục vụ là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng khi họ mang đồ ăn ngoài vào câu lạc bộ. Kỹ năng giao tiếp và thời điểm thông báo của nhân viên quyết định 90% việc khách hàng có vui vẻ chấp nhận trả khoản phí phụ thu này hay không.

• Thời điểm thông báo vàng: Nhân viên phải thông báo ngay khi đón khách vào bàn chơi bida và chuẩn bị xếp bóng. Tuyệt đối không đợi đến lúc khách chơi xong, đã ăn uống hết đồ ăn mang ngoài mới âm thầm cộng phí vào hóa đơn lúc thanh toán.
• Kịch bản giao tiếp mẫu chuyên nghiệp: Đào tạo nhân viên sử dụng các từ ngữ lịch sự, nhẹ nhàng giải thích: "Dạ thưa anh/chị, quán em có quy định hạn chế mang đồ ăn thức uống từ ngoài vào để bảo vệ chất lượng vải nỉ bàn bida. Nếu anh/chị sử dụng đồ mang ngoài, quán em xin phép phụ thu phí dịch vụ dọn dẹp là ...đ ạ. Em gửi anh/chị xem qua quy định của quán nhé."
• Quy trình xử lý khi khách không đồng ý: Hướng dẫn nhân viên cách xử lý khéo léo khi khách hàng tỏ thái độ khó chịu. Nhân viên có thể đề xuất hỗ trợ khách cất đồ ăn vào tủ mát của quầy bar để mang về sau giờ chơi, thay vì đôi co trực tiếp làm ảnh hưởng đến không khí của buổi chơi bida.

Quy trình đào tạo nhân viên đón khách và thông báo phí trước khi sử dụng dịch vụ

Áp dụng chính sách linh hoạt dựa trên hóa đơn F&B tại quán

Thay vì cứng nhắc áp dụng biểu phí phụ thu trong mọi trường hợp, quán bida có thể đưa ra các chính sách linh hoạt để kích thích khách hàng sử dụng dịch vụ tại quán. Điều này giúp tăng tính gắn kết của khách hàng thân thiết và tối ưu hóa doanh thu tổng.

• Miễn phí phụ thu khi hóa đơn F&B đạt mốc chi tiêu: Chủ động miễn phụ thu đồ uống ngoài hoặc bánh kem sinh nhật nếu nhóm khách hàng gọi thêm các combo đồ ăn, nước ngọt của quán đạt mốc chi tiêu quy định (ví dụ hóa đơn gọi món trên 300.000đ).
• Quy đổi phí thành điểm tích lũy thành viên: Cho phép khấu trừ một phần phí phụ thu thành điểm tích lũy hoặc mã giảm giá giờ chơi bida cho những lần quay lại tiếp theo, giúp giữ chân khách hàng đường dài.
• Đặc quyền dành riêng cho khách hàng Vip: Áp dụng chính sách ưu tiên miễn giảm phí phụ thu mang đồ ăn ngoài cho các hội viên thường xuyên đặt bàn trước hoặc các khách hàng đăng ký thẻ thành viên định kỳ của câu lạc bộ.

Áp dụng chính sách linh hoạt dựa trên hóa đơn F&B tại quán

Cách quản lý và tính phụ thu đồ ngoài trên phần mềm POS365 chống thất thoát

Một trong những nỗi lo lớn nhất của chủ quán bida là việc nhân viên thu ngân tự ý thu phí mang đồ ngoài của khách bằng tiền mặt nhưng không ghi nhận vào hệ thống hóa đơn để đút túi riêng. Để chấm dứt tình trạng này và chuẩn hóa quy trình vận hành, việc áp dụng công cụ công nghệ chuyên biệt là điều bắt buộc. Khi tìm hiểu về kinh nghiệm quản lý quán bida, các chủ câu lạc bộ hàng đầu hiện nay đều tin dùng giải pháp quản lý tự động để số hóa mọi hoạt động của quán.

Sử dụng phần mềm quản lý quán bida chuyên sâu của POS365 sẽ giúp chủ kinh doanh giải quyết triệt để các bài toán nghiệp vụ phức tạp này nhờ các tính năng ưu việt:

• Tự động hóa danh mục phụ thu trên menu: Cài đặt sẵn các dịch vụ phụ thu (phí dọn bàn, phí mang rượu...) với đơn giá cố định để thu ngân click chọn nhanh trên màn hình bán hàng, loại bỏ việc tự tính và nhập tay tùy ý.
• Phân quyền tài khoản nhân viên chặt chẽ: Giới hạn tài khoản thu ngân chỉ được mở bàn và in hóa đơn tạm tính. Mọi thao tác sửa đổi, giảm giá hoặc xóa phụ phí trên bill bắt buộc phải có tài khoản quản lý xác nhận.
• Lưu vết lịch sử chỉnh sửa hóa đơn: Hệ thống tự động ghi nhận chi tiết hành vi hủy món hoặc sửa giá dịch vụ (rõ ràng thời gian, tài khoản thực hiện) giúp đối soát doanh thu cuối ngày nhanh chóng.
• Giám sát doanh thu phụ thu từ xa qua di động: Theo dõi báo cáo doanh thu phụ thu đồ ngoài thời gian thực ngay trên điện thoại, ngăn chặn tối đa tình trạng nhân viên nhận tiền mặt của khách nhưng không nhập máy.

💰 Phụ thu đồ ngoài không còn là khoản doanh thu khó kiểm soát tại quán bida. POS365 giúp chủ quán dễ dàng ghi nhận phụ thu ngay trong quá trình thanh toán, tự động lưu lại lịch sử giao dịch và tổng hợp báo cáo chi tiết theo từng nhân viên. Mọi khoản thu đều được quản lý minh bạch, giúp việc kiểm tra doanh thu, đối soát cuối ca trở nên nhanh chóng và hạn chế tối đa sai sót.

🎁 Đặc biệt, chủ quán bida còn được nhận MIỄN PHÍ phần mềm quản lý bán hàng kết hợp giải pháp Thuế số 0 đồng từ POS365. Hệ thống hỗ trợ đồng bộ dữ liệu bán hàng, khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhanh chóng, giúp vận hành hiệu quả và an tâm hơn trong quá trình kinh doanh.

👉 Nhấn vào biểu tượng Zalo hoặc gọi Hotline để được chuyên viên POS365 tư vấn 1:1, hỗ trợ thiết lập hệ thống phù hợp và trải nghiệm dùng thử miễn phí ngay hôm nay!

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 miễn phí 3 năm sử dụng cho khách hàng mới

Thiết lập quy định mang đồ ăn uống từ ngoài vào quán bida là giải pháp thực tế để bảo vệ những bộ bàn bida giá trị cao và duy trì doanh thu F&B ổn định cho câu lạc bộ. Một chính sách minh bạch, kết hợp với kỹ năng giao tiếp tinh tế của nhân viên và sự hỗ trợ từ công cụ quản lý chuyên dụng sẽ giúp quán bida của bạn vận hành trơn tru, chuyên nghiệp và hạn chế tối đa thất thoát.