Quán cafe nhỏ nên quản lý bằng sổ sách, Excel hay phần mềm?

---

Việc nên sử dụng cách nào để quản lý quán cafe nhỏ luôn là vấn đề đau đầu suy nghĩ của các nhà quản lý mới startup kinh doanh mô hình này. Dưới đây sẽ phân tích chi tiết về ưu điểm, hạn chế của các phương pháp quản lý phổ biến cũng như đưa ra lời khuyên nên hay không sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp cho quán cafe nhỏ.

1. Tình trạng thiếu sự quản lý chuyên nghiệp tại các chủ quán cafe quy mô nhỏ

Quán cafe nhỏ là mô hình kinh doanh cafe có quy mô đơn giản – ít nhân sự – chi phí đầu tư vừa phải, chưa có hệ thống quản lý chuyên nghiệp. Quán cafe nhỏ có quy mô mặt bằng hạn chế, thường từ 15–50m², ít nhân sự (1–3 người), trong đó chủ quán trực tiếp tham gia vận hành. Menu đơn giản với khoảng 10 món, chủ yếu phục vụ khách tại chỗ hoặc mang đi, doanh thu ở mức vừa phải và tập trung vào một vài khung giờ cao điểm trong ngày.

Nhiều chủ quán cafe nhỏ chưa có quy trình và hệ thống quản lý chuyên nghiệp, nên dễ phát sinh sai sót, thất thoát:

• Doanh thu không được ghi nhận đầy đủ, khó đối soát tiền mặt và chuyển khoản, dẫn đến tình trạng bán nhiều nhưng không rõ lãi lỗ.

• Việc order và thanh toán thủ công dễ nhầm lẫn, bỏ sót món, gây thất thoát tiền mà chủ quán khó kiểm tra.

• Quản lý kho nguyên liệu mang tính cảm tính, thường xuyên thiếu hoặc dư hàng, làm chi phí tăng cao.

• Nhân viên làm việc thiếu kỷ luật do không có quy trình phân ca, bàn giao rõ ràng, khiến chủ quán phải có mặt liên tục.

Ngoài ra, quán không có dữ liệu thống kê để phân tích món bán chạy, giờ cao điểm hay hiệu quả nhân sự, nên kinh doanh chủ yếu dựa vào cảm tính, khó tối ưu lợi nhuận và gần như không có nền tảng để mở rộng. Chính vì vậy, việc các nhà quản lý có một phương pháp/quy trình/công cụ hiệu quả để quản lý sẽ là nền tảng để duy trì và phát triển.

Thực trạng quản lý quán cafe nhỏ hiện nay

2. So sánh ưu điểm/hạn chế của 3 cách quản lý quán cafe nhỏ phổ biến

Cùng tham khảo 3 phương pháp quản lý phổ biến nhất hiện nay là quản lý bằng sổ sách, dùng phần mềm Excel hay phần mềm quản lý chuyên nghiệp ERP:

2.1 Phương pháp quản lý bằng sổ sách: Đã lỗi thời và kém hiệu quả

Phương pháp quản lý quán cafe nhỏ bằng sổ sách vẫn được nhiều người lựa chọn ở giai đoạn đầu nhờ thói quen và một số điểm nổi bật sau:

• Chi phí gần như bằng 0: Không tốn tiền phần mềm hay thiết bị, phù hợp với quán vốn ít, mới mở.

• Dễ bắt đầu, không cần kỹ năng công nghệ: Chỉ cần sổ và bút, ai cũng có thể ghi chép doanh thu, chi phí hằng ngày.

• Linh hoạt, ghi gì cũng được: Chủ quán có thể tự do ghi chú, điều chỉnh cách ghi theo thói quen cá nhân.

• Phù hợp khi chủ quán trực tiếp bán hàng: Khi mọi hoạt động đều do một người đảm nhiệm, sổ sách giúp theo dõi nhanh, đơn giản.

• Ít phụ thuộc vào thiết bị, mạng Internet: Không lo mất điện, lỗi hệ thống hay trục trặc kỹ thuật.

Phương pháp quản lý quán cafe nhỏ bằng sổ sách tuy đơn giản, dễ áp dụng nhưng tồn tại rất nhiều hạn chế khi quán bắt đầu bán ổn định hoặc có nhân viên:

• Dễ sai sót và nhầm lẫn: Ghi chép thủ công phụ thuộc vào con người, chỉ cần quên ghi, ghi thiếu hoặc cộng nhầm là doanh thu đã không chính xác.

• Khó kiểm soát thất thoát: Không có dữ liệu đối soát, chủ quán khó phát hiện thiếu tiền, gian lận hay sai lệch trong bán hàng.

• Theo dõi tồn kho không hiệu quả: Nguyên liệu được quản lý bằng cảm tính, dễ thiếu hàng giờ cao điểm hoặc dư hàng gây lãng phí.

• Tốn thời gian tổng hợp: Cuối ngày, cuối tháng phải cộng sổ, thống kê thủ công, mất thời gian và dễ sai.

• Tính minh bạch phụ thuộc hoàn toàn vào người ghi chép: Nếu nhân viên ghi không trung thực hoặc chủ quán vắng mặt, việc quản lý gần như mất kiểm soát.

• Không có dữ liệu phân tích kinh doanh: Không biết món nào bán chạy, giờ cao điểm, hiệu quả từng nhân viên để tối ưu vận hành.

2.2 Phần mềm Excel: Tiết kiệm nếu biết cách ứng dụng

Excel không phải phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp, nhưng vẫn là giải pháp trung gian giữa sổ sách và phần mềm khi:

• Quán cafe quy mô nhỏ

• Lượng khách chưa quá đông

• Chủ quán muốn tiết kiệm chi phí ban đầu

Excel giúp theo dõi doanh thu, chi phí, tồn kho cơ bản nhưng chỉ khi người quản lý thành thạo Excel: Biết dùng công thức, hàm tính, tạo bảng biểu, tránh lỗi cộng nhầm, có khả năng tự sửa khi file lỗi. Khi quán phát sinh nhiều giao dịch trong ngày, Excel sẽ bộc lộ nhiều hạn chế:

• Dễ sai công thức, lệch số liệu: Chỉ cần sửa nhầm một ô hoặc lỗi công thức là toàn bộ báo cáo doanh thu, lãi lỗ bị sai mà khó phát hiện.

• Không kiểm soát được thất thoát: Excel không ghi nhận theo thời gian thực, không chốt ca tự động nên khó đối soát tiền, dễ xảy ra thiếu hụt mà không rõ nguyên nhân.

• Quản lý kho kém hiệu quả: Không tự động trừ nguyên liệu theo từng món bán, việc kiểm kho chủ yếu dựa vào nhập tay và cảm tính.

• Khó quản lý nhân viên và ca làm: Không theo dõi được ai bán lúc nào, bán bao nhiêu, khó đánh giá hiệu suất từng nhân viên.

• Không phù hợp khi quán đông khách: Khi lượng đơn tăng nhanh, Excel không đáp ứng được tốc độ bán hàng, dễ gây chậm trễ và nhầm lẫn.

• Khó mở rộng và kết nối: Không hỗ trợ bán hàng tại quầy, in hóa đơn, kết nối máy POS hay xem báo cáo từ xa như phần mềm chuyên nghiệp.

Excel là phương pháp tiết kiệm nếu đủ điều kiện ứng dụng

2.3 Phần mềm quản lý bán hàng ERP: Đơn giản, hiện đại, hiệu quả

Không phải ngẫu nhiên mà phần mềm quản lý bán hàng trở thành xu thế của thời đại và gắn liền với các quy định trong các văn bản mới được ban hành về thuế. Phần mềm quản lý bán hàng, hiểu một cách đơn giản, là công cụ giúp chủ quán ghi nhận – kiểm soát – tổng hợp toàn bộ hoạt động bán hàng trên một hệ thống duy nhất thay cho việc ghi chép bằng sổ hoặc Excel thủ công.

Trong quán cafe, phần mềm quản lý bán hàng giúp:

• Ghi order và tính tiền nhanh, chính xác

• Tự động cộng doanh thu, phân biệt tiền mặt – chuyển khoản

• Theo dõi tồn kho nguyên liệu theo từng lần bán

• Quản lý ca làm, nhân viên

• Xem báo cáo lãi lỗ, món bán chạy theo ngày, tuần, tháng

Nói ngắn gọn, phần mềm quản lý bán hàng giống như “trợ lý” cho chủ quán cafe, giúp quản lý chặt chẽ mà không cần lúc nào cũng có mặt tại quán, giảm thất thoát và kinh doanh hiệu quả hơn ngay cả với quán cafe nhỏ.

Những điểm ưu việt khi quán cafe nhỏ sử dụng phần mềm quản lý bán hàng:

• Kiểm soát doanh thu chính xác: Mọi order đều được ghi nhận tự động, phân tách rõ tiền mặt – chuyển khoản, giúp chủ quán nắm được doanh thu theo từng ca, từng ngày mà không lo sai sót hay thất thoát.

• Hạn chế gian lận và nhầm lẫn: Quy trình bán hàng được chuẩn hóa từ lúc order đến thanh toán, giảm tình trạng ghi thiếu món, tính sai tiền hay thu tiền không đủ.

• Quản lý kho nguyên liệu hiệu quả: Phần mềm tự động trừ kho theo từng món bán, giúp quán biết khi nào sắp hết hàng, tránh thiếu nguyên liệu giờ cao điểm hoặc mua dư gây lãng phí.

• Quản lý nhân viên và ca làm rõ ràng: Chủ quán dễ dàng phân ca, chốt ca, đối soát tiền, đánh giá hiệu suất từng nhân viên mà không cần có mặt thường xuyên.

• Cải thiện tốc độ phục vụ và trải nghiệm khách hàng: Order nhanh, hạn chế sai sót giúp khách không phải chờ lâu, tăng khả năng quay lại.

• Có dữ liệu để tối ưu kinh doanh: Từ báo cáo món bán chạy, giờ cao điểm đến chi phí – lợi nhuận, quán cafe nhỏ có cơ sở ra quyết định đúng, vận hành bài bản và sẵn sàng mở rộng khi cần.

Tuy nhiên, không thể phủ nhận phần còn một số hạn chế:

• Sử dụng phần mềm bắt buộc phải trả phí: Tuỳ theo loại phần mềm, các yêu cầu sử dụng mà quán cafe nhỏ sẽ có mức giá phải trả cho các thiết bị, gói sử dụng theo tháng hoặc theo năm.

• Chất lượng và sự phù hợp phụ thuộc vào nhà cung cấp và sự hỗ trợ/hướng dẫn từ nhân viên. Một số nhà cung cấp không hỗ trợ 24/7 và bạn sẽ phải chờ đợi để được xử lý vấn đề quán đang gặp phải.

Xem thêm: 5+ phần mềm quản lý quán cafe miễn phí trên điện thoại

2.4 Phần mềm quản lý quán cafe nhỏ: Khi nào nên và không nên sử dụng?

Từ 1/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các cơ sở bán hàng phục vụ trực tiếp người tiêu dùng (trong đó bao gồm quán cafe nhỏ) phải sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền liên kết gửi dữ liệu với cơ quan thuế nếu doanh thu đủ điều kiện quy định.

Chính vì vậy mà phần mềm quản lý bán hàng là công cụ bắt buộc, không chỉ là lựa chọn. Phần mềm bán hàng hiện đại tích hợp đầy đủ nghiệp vụ từ tiếp nhận order, tính tiền, đến xuất hóa đơn điện tử theo chuẩn và gửi thông tin cho cơ quan thuế - điều mà Excel hay sổ sách thủ công không thể đáp ứng được.

Là một nhà quản lý, ở thời gian đầu bạn có thể tạm thời dùng sổ sách để quản lý hoặc Excel mà chưa cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bởi:

• Lượng khách ít, tủn mủn và chưa tập trung vào các khung giờ cao điểm

• Quán vận hành bởi duy nhất một người

• Menu quán có dưới 10 món hoàn toàn dễ nhớ và khó gây ra sự nhầm lẫn

Tuy nhiên, theo thời gian bạn bắt buộc phải nâng cấp quy trình quản lý bằng cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng ERP để:

• Doanh thu bắt đầu đều đặn mỗi ngày (đặc biệt với các quyết định được ban hành gần đây quán có doanh thu từ 500 triệu/năm đã phải khai thuế đầy đủ), quán nhận đơn hàng của nhiều khách hàng hơn, tránh nhầm đơn, sai sót đơn

• Quản lý xuất nhập kho các nguyên liệu pha chế, biết món nào bán chạy, món nào không được “chào đón” để xử lý hàng tồn và kịp nhập các nguyên liệu cho món best seller

• Menu tăng món, đầy đủ các nhóm hàng từ cafe đến sinh tố, nước ép, trà sữa với các yêu cầu như tăng/giảm ngọt; ít đá/nhiều đá thì việc order trên máy dùng phần mềm sẽ tiện lợi, hiện đại, chính xác hơn

• Quán bắt đầu thuê nhân viên vừa giao việc vừa quản lý, tính lương cho nhân viên mà chủ quán không cần có mặt thường xuyên nhờ tính năng quản lý dữ liệu trên thiết bị di động

• Phải tuân thủ quy định thuế mới: Cần xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, lưu dữ liệu bán hàng minh bạch – điều mà sổ sách, Excel không đáp ứng được.

Tóm lại, câu trả lời cho “Quán cafe nhỏ nên quản lý bằng sổ sách, Excel hay phần mềm?” là quán cafe nhỏ không cần phần mềm ngay từ ngày đầu, nhưng chắc chắn sẽ cần khi quán bắt đầu “bán được”. Và một phần mềm đầy đủ tính năng cho quán cafe nhỏ mà lại đáp ứng tiêu chí hiệu quả, tiết kiệm là POS365 - mời các bạn tham khảo.

Khi nào nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

3. Gợi ý phần mềm quản lý phù hợp cho quán cafe nhỏ: Hiệu quả lại tiết kiệm

Nếu đang phân vân chuyển đổi sang quản lý quán cafe bằng phần mềm mà chưa biết đâu là đơn vị có thể tin tưởng thì POS365 là phần mềm quản lý bán hàng dành cho quán cafe, trà sữa, take-away và các mô hình F&B, giúp chủ quán điều hành mọi hoạt động bán hàng từ order, thanh toán đến báo cáo kinh doanh chỉ với một hệ thống duy nhất.

POS365 rất phù hợp với quán cafe nhỏ và kiểm soát thất thoát tốt hơn Excel/sổ sách khi được trang bị đầy đủ các tính năng:

• Quản lý order – tính tiền nhanh, chính xác: Nhân viên có thể order trên điện thoại, máy tính bảng hoặc máy POS. Hệ thống đồng bộ trực tiếp giữa nhân viên order – pha chế – thu ngân, giảm sai sót so với ghi tay.

• Thanh toán đa phương thức: POS365 hỗ trợ thanh toán: Tiền mặt; Mã QR, ví điện tử; Thẻ ngân hàng.

• Quản lý kho nguyên vật liệu, hạn chế thất thoát: Hệ thống tự động trừ kho nguyên liệu khi bán hàng như cà phê, sữa, đường…; Cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết, giúp tránh thiếu hàng trong giờ cao điểm.

• Báo cáo kinh doanh chuyên sâu: Thông tin về doanh thu theo ngày, tuần, tháng, năm luôn được tổng hợp thành dạng số liệu/biểu đồ và hiển thị trên điện thoại hoặc máy tính ngay cả khi quản lý không có mặt tại quán.

• Quản lý nhân viên & phân quyền rõ ràng giúp hạn chế tình trạng đi muộn về sớm, giảm nguy cơ gian lận hay thao tác sai.

• Chi phí linh hoạt, tiết kiệm: POS365 có nhiều gói giá phù hợp với quán cafe nhỏ như gói mua 1 năm tặng 3 tháng; mua 3 năm tặng 18 tháng tính ra chỉ từ 3k/ngày rất phù hợp khi quán mới mở doanh thu chưa đều.

Quán cafe nhỏ nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng POS365

Việc lựa chọn quản lý quán cafe nhỏ bằng sổ sách, Excel hay phần mềm phụ thuộc vào quy mô, tần suất bán và mục tiêu kinh doanh của mỗi quán. Sổ sách phù hợp khi chủ quán trực tiếp bán và chỉ mang tính tạm thời. Excel là bước chuyển tiếp đòi hỏi người quản lý có kỹ năng và kỷ luật cao. Trong khi đó, phần mềm quản lý bán hàng là giải pháp tối ưu khi quán vận hành ổn định, có nhân viên, cần kiểm soát doanh thu – tồn kho – ca làm chặt chẽ và đáp ứng các quy định thuế mới về hóa đơn điện tử. Đầu tư phần mềm sớm không chỉ giúp quán cafe nhỏ vận hành bài bản, giảm thất thoát mà còn tạo nền tảng vững chắc để phát triển bền vững trong tương lai.