[BẢNG XẾP HẠNG] TOP 9 Phần mềm Quản lý Quán Cà Phê TỐT NHẤT được Chủ quán Tin dùng

---

Phần mềm quản lý quán cà phê đang trở thành giải pháp không thể thiếu đối với các chủ quán hiện nay. Với sự phát triển nhanh chóng của ngành cà phê, việc kiểm soát đơn hàng, tồn kho, doanh thu và nhân viên bằng phương pháp thủ công không chỉ mất thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều sai sót. Dưới đây là bảng xếp hạng 9 phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất hiện nay, được nhiều chủ quán tin dùng, giúp anh chị lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho quán của mình.

1. Phần mềm quản lý quán cà phê là gì?

Phần mềm quản lý quán cà phê là công cụ hỗ trợ các chủ quán vận hành mọi hoạt động trong quán cafe từ order, thanh toán, quản lý menu, tồn kho đến báo cáo doanh thu và nhân sự một cách tự động. So với việc quản lý quán cafe thủ công bằng sổ sách hay Excel, phần mềm giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả kinh doanh.

Tại Việt Nam, ngành cafe đang phát triển mạnh mẽ với hơn 500.000 quán trải dài từ các quán nhỏ lẻ đến chuỗi lớn. Giá trị thị trường được ước tính khoảng 510 triệu USD vào năm 2024 và dự kiến tăng lên 765 triệu USD vào năm 2029. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, việc quản lý thủ công gần như không còn đáp ứng được nhu cầu vận hành nhanh chóng và chính xác.

Xu hướng áp dụng phần mềm quản lý hoặc hệ thống POS trong ngành F&B, bao gồm quán cafe, đang tăng mạnh. Hiện nay, hơn 60% quán cafe nhỏ và food vendor đã triển khai các hệ thống POS để xử lý order và thanh toán. Trong số các quán đã sử dụng, >70% chọn giải pháp cloud-based, giúp quản lý từ xa, dễ cập nhật và đồng bộ dữ liệu.

Những quán cafe áp dụng phần mềm quản lý báo cáo hiệu quả rõ rệt: khoảng 68% quán nhỏ đến vừa cho biết phần mềm giúp họ kiểm soát tồn kho, doanh thu và nhân sự tốt hơn, trong khi 73% quán nhận thấy giá trị mỗi đơn hàng tăng khoảng 18% sau khi nâng cấp hệ thống. Điều này chứng minh rằng phần mềm quản lý không chỉ giúp vận hành mượt mà mà còn tăng khả năng sinh lời và mở rộng kinh doanh.

Phần mềm quản lý quán cà phê là gì?

2. 5 tiêu chí xếp hạng các phần mềm quản lý quán cà phê hiện nay

Để lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê phù hợp, chủ quán cần dựa trên những tiêu chí cụ thể, giúp đánh giá hiệu quả vận hành, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí. Dưới đây là 5 tiêu chí quan trọng nhất mà hầu hết các quán cafe hiện nay nên cân nhắc khi chọn phần mềm.

2.1 Giao diện & trải nghiệm người dùng

Giao diện trực quan, dễ sử dụng là yếu tố then chốt giúp phần mềm quản lý quán cà phê vận hành hiệu quả. Một phần mềm có trải nghiệm người dùng tốt cho phép nhân viên thao tác nhanh chóng, giảm sai sót khi order, thanh toán hay điều chỉnh đơn hàng. Đồng thời, giao diện thân thiện còn giúp chủ quán dễ dàng quản lý mọi hoạt động từ bán hàng, theo dõi tồn kho đến báo cáo doanh thu mà không cần nhiều thời gian đào tạo.

2.2 Tính năng quản lý bán hàng

Tính năng quản lý bán hàng là yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả vận hành của phần mềm quản lý quán cafe. Một phần mềm tốt không chỉ giúp ghi nhận order nhanh chóng mà còn hỗ trợ thu ngân, quản lý menu, combo, chương trình khuyến mãi và các hình thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, thẻ ngân hàng hay ví điện tử.

Đối với các quán cafe tại Việt Nam, đặc biệt là những quán đông khách ở các thành phố lớn như Hà Nội hay TP. HCM, tốc độ xử lý order và thanh toán trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và doanh thu. Phần mềm quản lý bán hàng hiện đại còn cho phép chia bàn, ghép bàn, điều chỉnh đơn hàng linh hoạt, hỗ trợ phục vụ tại chỗ, mang đi hoặc giao hàng tận nơi, giúp quán vận hành mượt mà trong mọi tình huống.

 5 tiêu chí xếp hạng các phần mềm quản lý quán cà phê hiện nay

2.3 Quản lý tồn kho & nguyên liệu

Quản lý tồn kho và nguyên liệu là một trong những yếu tố quan trọng giúp quản lý quán cafe vận hành trơn tru và giảm lãng phí. Phần mềm quản lý hiện đại cho phép theo dõi chi tiết lượng nguyên liệu nhập - xuất, số lượng còn trong kho, tự động cập nhật khi bán hàng và cảnh báo khi nguyên liệu sắp hết. Chủ quán có thể chủ động đặt hàng, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu vào giờ cao điểm hoặc tồn kho quá nhiều dẫn đến hư hỏng, lãng phí chi phí.

2.4 Báo cáo & phân tích doanh thu

Báo cáo và phân tích doanh thu là một trong những tiêu chí then chốt giúp chủ quán cafe ra quyết định kinh doanh chính xác. Phần mềm quản lý hiện đại cung cấp báo cáo trực quan theo ngày, tuần, tháng, cho phép theo dõi doanh thu tổng, doanh thu theo ca làm việc, từng mặt hàng, combo hoặc chương trình khuyến mãi. Nhờ đó, chủ quán nhanh chóng nhận biết sản phẩm bán chạy, thời điểm đông khách và những khung giờ cần điều chỉnh nhân sự hay khuyến mãi.

2.5 Chi phí & hỗ trợ kỹ thuật

Chi phí và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật là tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê, đặc biệt với các quán nhỏ và vừa. Một phần mềm tốt cần có mức giá phù hợp với quy mô quán, không quá cao nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tính năng cần thiết. Đồng thời, phần mềm phải đi kèm dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, bao gồm hướng dẫn cài đặt, xử lý sự cố, tư vấn sử dụng và đào tạo nhân viên, giúp quán vận hành mượt mà ngay từ những ngày đầu triển khai.

3. Top 9 phần mềm quản lý quán cafe được ưa chuộng nhất hiện nay

Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý với tính năng, giá cả và độ phù hợp khác nhau. Dưới đây là 9 phần mềm quản lý quán cafe được nhiều chủ quán tin dùng, giúp anh chị dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp cho quán của mình.

3.1 POS365 - phần mềm quản lý quán cà phê toàn diện, triển khai nhanh

POS365 là một giải pháp phần mềm quản lý quán cà phê dựa trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud computing), được nghiên cứu và phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm 365. Ra mắt thị trường với mục tiêu "số hóa" quy trình quản lý cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, POS365 nhanh chóng tạo dựng được chỗ đứng nhờ tốc độ xử lý dữ liệu vượt trội và sự ổn định cao. Đây là một trong những đơn vị tiên phong tại Việt Nam ứng dụng mạnh mẽ công nghệ Cloud, giúp dữ liệu kinh doanh được lưu trữ an toàn và truy cập tức thì từ bất kỳ đâu, giải quyết bài toán "quản lý từ xa" mà nhiều chủ quán cafe hiện đại đang tìm kiếm.

Đúng như định vị "toàn diện", POS365 được thiết kế để phục vụ đa dạng các mô hình F&B, nhưng đặc biệt tối ưu cho các quán cafe, trà sữa, nhà hàng và quán karaoke. Phần mềm này cực kỳ phù hợp với những chủ quán muốn triển khai nhanh, không muốn mất quá nhiều thời gian cài đặt phức tạp hay đầu tư hệ thống máy chủ (server) cồng kềnh tại quán. Từ những quán cafe cóc, cafe take-away cần tốc độ order nhanh, cho đến các nhà hàng sân vườn rộng lớn cần quản lý sơ đồ bàn phức tạp, POS365 đều có thể tùy biến để đáp ứng.

Điểm mạnh nổi bật:

• Order & thanh toán nhanh, chuẩn xác: Giúp nhân viên ghi nhận order ngay trên điện thoại, máy tính bảng hoặc POS, đồng bộ ngay với quầy pha chế và thu ngân, phục vụ nhanh trong giờ cao điểm.
• Kiểm soát kho & nguyên liệu hiệu quả: Định lượng nguyên liệu và tự động trừ kho khi món được bán, giúp chủ quán biết chính xác lượng nguyên liệu còn lại và nhận cảnh báo khi sắp hết.
• Quản lý từ xa: Theo dõi doanh thu, tồn kho và tình hình kinh doanh mọi lúc trên điện thoại hoặc máy tính bảng, rất hữu ích khi không ở tại quán.
• Thanh toán đa hình thức: Hỗ trợ thanh toán qua thẻ, QR, ví điện tử… giúp khách thanh toán linh hoạt và nhanh hơn.
• Không giới hạn thiết bị và người dùng: Hoạt động trên nền tảng đám mây, dùng được trên nhiều thiết bị và không giới hạn số tài khoản nhân viên.
• Hỗ trợ khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Chủ quán có thể lập, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ngay khi thanh toán giao dịch, đồng thời dữ liệu tự động được đồng bộ lên hệ thống thuế một cách chính xác và nhanh chóng.

Điểm yếu cần lưu ý:

• Thiếu tính năng bán hàng trực tuyến tích hợp sẵn: Hiện chưa hỗ trợ đầy đủ chức năng kết nối trực tiếp với các nền tảng bán hàng online ngay trong phần mềm.
• Tính năng nâng cao cho quy mô lớn: Với các quán hoặc chuỗi nhiều chi nhánh lớn, cần các tích hợp mở rộng hoặc kết hợp thêm công cụ khác để phân tích sâu doanh số theo chiến dịch marketing hoặc CRM nâng cao.

POS365 được hơn 100.000 quán cafe, trà sữa và F&B tại Việt Nam sử dụng nhờ triển khai nhanh, chi phí linh hoạt và dễ sử dụng. Thực tế cho thấy, 99% chủ quán đánh giá phần mềm giúp giảm sai sót khi order, kiểm soát doanh thu rõ ràng và theo dõi hoạt động kinh doanh ngay cả khi không có mặt tại quán, đặc biệt hữu ích cho mô hình cafe nhỏ và vừa.

POS365 - phần mềm quản lý quán cà phê toàn diện, triển khai nhanh

3.2 iPOS - Giải pháp quản lý đơn giản, dễ sử dụng cho quán cafe

iPOS là phần mềm quản lý chuyên cho ngành F&B, được nhiều quán cà phê tại Việt Nam lựa chọn nhờ khả năng vận hành ổn định và giao diện thân thiện. Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ cốt lõi như order, thu ngân, quản lý menu, tồn kho, nhân viên và báo cáo doanh thu, giúp chủ quán kiểm soát hoạt động kinh doanh một cách tập trung và rõ ràng.

iPOS phù hợp với quán cà phê quy mô nhỏ đến vừa, quán có từ 1 - 3 chi nhánh hoặc các chuỗi cà phê nhỏ đang trong giai đoạn chuẩn hóa quy trình. Đặc biệt phù hợp với chủ quán ưu tiên phần mềm dễ dùng, không mất nhiều thời gian đào tạo nhân viên.

Điểm mạnh nổi bật:

• Giao diện trực quan, thao tác nhanh, nhân viên mới dễ làm quen.
• Hỗ trợ đa dạng hình thức order, phù hợp môi trường bán hàng giờ cao điểm.
• Phân quyền nhân sự rõ ràng, kiểm soát hoạt động theo từng vị trí.
• Báo cáo chi tiết theo ca bán, mặt hàng và thời gian.
• Vận hành ổn định, hạn chế treo máy hoặc mất dữ liệu.

Điểm yếu cần lưu ý:

• Tính năng phân tích khách hàng và marketing chuyên sâu cần mua thêm module.
• Chưa tối ưu cho chuỗi cà phê lớn yêu cầu tùy biến hệ thống phức tạp.

iPOS hiện được sử dụng rộng rãi bởi hơn 50.000 thương hiệu F&B, trong đó có nhiều chuỗi cafe lớn như The Coffee House, Cộng cà phê, Lofita… nhờ giao diện dễ sử dụng, tốc độ xử lý nhanh và khả năng đáp ứng các nghiệp vụ chuyên biệt của quán cafe. Chủ quán đánh giá iPOS giúp giảm thất thoát nguyên liệu, tăng tính chính xác khi order và cung cấp các báo cáo giúp ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn, phù hợp với cả quán đơn lẻ và mô hình chuỗi.

iPOS - Giải pháp quản lý đơn giản, dễ sử dụng cho quán cafe

3.3 MISA CukCuk - Phần mềm thuần Việt, phổ biến tại Việt Nam

MISA CukCuk là giải pháp phần mềm quản lý kinh doanh dành cho nhà hàng, quán café, quán ăn và các mô hình F&B khác được phát triển bởi Công ty Cổ phần MISA - một trong những công ty phần mềm hàng đầu tại Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm phát triển các giải pháp quản lý doanh nghiệp. Ra mắt từ năm 2017, CukCuk được thiết kế dựa trên công nghệ điện toán đám mây (Cloud), phù hợp từ các quán nhỏ đến chuỗi nhà hàng lớn.

Phần mềm order MISA CukCuk phù hợp với các nhà hàng, quán ăn, quán cà phê, trà sữa quy mô nhỏ đến vừa cần một giải pháp quản lý bán hàng dễ sử dụng, triển khai nhanh và đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ F&B. Phần mềm cũng đáp ứng tốt nhu cầu của chuỗi F&B có nhiều chi nhánh, giúp quản lý dữ liệu tập trung và theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa. 

Điểm mạnh nổi bật:

• Phần mềm thuần Việt, am hiểu nghiệp vụ F&B và thói quen kinh doanh tại Việt Nam
• Giao diện dễ dùng, nhân viên mới có thể làm quen nhanh
• Quản lý bán hàng - order - thanh toán - kho - nhân viên khá đầy đủ
• Báo cáo doanh thu, ca bán, mặt hàng theo thời gian thực
• Quản lý nhiều chi nhánh tập trung trên nền tảng cloud

Điểm yếu cần lưu ý:

• Chi phí bản quyền tương đối cao so với các phần mềm miễn phí hoặc giá rẻ
• Một số tính năng nâng cao (báo cáo sâu, tích hợp mở rộng) cần trả thêm phí
• Khả năng tùy biến giao diện chưa linh hoạt với mô hình đặc thù
• Phù hợp F&B hơn, không tối ưu cho bán lẻ đa ngành.

MISA CukCuk được thiết kế bám sát đặc thù kinh doanh tại Việt Nam, hỗ trợ đầy đủ giao diện tiếng Việt, tuân thủ các quy định về thuế, hóa đơn điện tử, phù hợp với cả hộ kinh doanh cá thể lẫn doanh nghiệp F&B. Nhờ đó, chủ quán dễ triển khai, vận hành và hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng.

Được phát triển bởi MISA - doanh nghiệp công nghệ hàng đầu Việt Nam, CukCuk kế thừa kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực phần mềm quản lý. Giải pháp mang tinh thần “Make in Vietnam”, đáp ứng từ nghiệp vụ cơ bản đến nâng cao của ngành F&B, đồng thời có lợi thế lớn về hỗ trợ kỹ thuật trong nước, phản hồi nhanh và hiểu rõ nhu cầu người dùng Việt.

MISA CukCuk - Phần mềm thuần Việt, phổ biến tại Việt Nam

3.4 KiotViet - phần mềm quản lý quán cà phê tiện dụng, giá hợp lý

KiotViet là phần mềm quản lý bán hàng được phát triển bởi Công ty Công nghệ KiotViet (Việt Nam). Ban đầu tập trung vào lĩnh vực bán lẻ, KiotViet dần mở rộng sang mô hình quán cà phê, quán ăn và F&B quy mô nhỏ - vừa, với định hướng cốt lõi là dễ dùng, chi phí hợp lý và phù hợp thói quen kinh doanh tại Việt Nam.

KiotViet phù hợp với quán cà phê, trà sữa, quán nước và mô hình F&B đơn giản, đặc biệt là các cửa hàng mới khởi nghiệp hoặc quy mô nhỏ đến vừa. Phần mềm cũng là lựa chọn phổ biến với chủ quán không rành công nghệ, cần triển khai nhanh, vận hành gọn nhẹ và không yêu cầu nghiệp vụ nhà hàng phức tạp như bếp - bar - định lượng nguyên liệu chi tiết.

Điểm mạnh nổi bật:

• Giao diện đơn giản, dễ thao tác, nhân viên làm quen nhanh, giảm thời gian đào tạo
• Đáp ứng tốt các nghiệp vụ cơ bản: bán hàng, order, quản lý ca, theo dõi doanh thu
• Quản lý tồn kho đơn giản, phù hợp mô hình quán cà phê - quán nước
• Hoạt động ổn định trên nhiều thiết bị: máy tính, POS, điện thoại
• Chi phí sử dụng hợp lý, phù hợp hộ kinh doanh và quán nhỏ

Điểm yếu cần lưu ý:

• Chưa tối ưu cho quy trình bếp - bar phức tạp
• Báo cáo phân tích chưa chuyên sâu, hạn chế với nhu cầu quản trị nâng cao
• Chưa phù hợp chuỗi F&B quy mô lớn, cần tùy biến và kiểm soát vận hành nhiều tầng.

KiotViet được xem là một trong những phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất tại Việt Nam, với hơn 300.000 khách hàng là hộ kinh doanh, cửa hàng nhỏ và doanh nghiệp vừa và nhỏ trên khắp cả nước, trải rộng từ bán lẻ, tạp hóa đến cà phê, ăn uống và các mô hình dịch vụ khác. Con số này phản ánh rõ độ phủ thị trường và mức độ tin cậy cao của KiotViet trong thực tế vận hành.

KiotViet - phần mềm quản lý quán cà phê tiện dụng, giá hợp lý

3.5 Sapo FnB - Hệ thống quản lý bán hàng linh hoạt

Phần mềm Sapo do Công ty Cổ phần Công nghệ Sapo (Sapo Technology JSC) phát triển - doanh nghiệp có hơn 14 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản lý bán hàng và POS tại Việt Nam. Sapo FnB là một mảnh ghép quan trọng trong hệ sinh thái Sapo, nền tảng quản lý bán hàng đa kênh được đông đảo hộ kinh doanh và doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn, nhờ khả năng đáp ứng linh hoạt nhiều mô hình kinh doanh khác nhau.

Sapo FnB phù hợp với các chủ kinh doanh trong lĩnh vực ăn uống và dịch vụ như nhà hàng, quán ăn, quán cà phê, trà sữa. Phần mềm tính tiền quán cafe Sapo đặc biệt thích hợp với các cửa hàng nhỏ đến quy mô vừa, đang vận hành bán tại chỗ kết hợp mang về và giao hàng, hoặc có tỷ trọng đơn online lớn từ website và các nền tảng giao đồ ăn. 

Điểm mạnh nổi bật:

• Tối ưu hóa từ lúc khách gọi món (tại bàn/QR code) - chuyển lệnh xuống bếp/bar - thu ngân tính tiền - in hóa đơn.
• Tự động trừ kho nguyên liệu ngay khi bán món (ví dụ: bán 1 ly nâu đá sẽ tự trừ lượng cafe và sữa tương ứng), giúp kiểm soát thất thoát chặt chẽ.
• Kết nối đa kênh (Omnichannel) và quản lý tập trung trên một giao diện, tránh sót đơn.
• Tính ổn định cao, hoạt động mượt mà ngay cả khi mất kết nối Internet.

Điểm yếu cần lưu ý:

• Để sử dụng trọn vẹn các tính năng cao cấp hoặc mở rộng thêm chi nhánh, chi phí vận hành có thể cao hơn so với các phần mềm miễn phí hoặc đơn giản khác.
• Cần thời gian thiết lập ban đầu để nhập liệu chính xác công thức món ăn thì hệ thống mới chạy chuẩn.
• Vào các khung giờ cao điểm hoặc ngày lễ, đôi khi việc kết nối với tổng đài hỗ trợ có thể bị chậm trễ do lượng người dùng lớn.

Phần mềm quản lý Sapo FnB hiện được hơn 190.000 khách hàng tại Việt Nam tin dùng, cho thấy mức độ phổ biến cao trong nhóm phần mềm quản lý F&B. Nhiều chủ quán và đơn vị vận hành thực tế ghi nhận phần mềm giúp order nhanh, giảm sai sót và theo dõi doanh thu hiệu quả. Bên cạnh đó, việc Sapo hợp tác chiến lược với Gojek năm 2024 để tích hợp quản lý đơn GoFood cho thấy sản phẩm liên tục được mở rộng và hoàn thiện theo xu hướng bán hàng đa kênh.

Sapo FnB - Hệ thống quản lý bán hàng linh hoạt

3.6 Loyverse POS - Phần mềm POS quốc tế dễ dùng

Loyverse được phát triển bởi một công ty công nghệ có trụ sở chính tại Châu Âu (đội ngũ phát triển ban đầu từ năm 2014). Khác với các phần mềm nội địa chỉ tập trung vào một thị trường, Loyverse được định vị là một giải pháp toàn cầu ngay từ khi ra mắt. Hiện nay, phần mềm này đã có mặt tại hơn 170 quốc gia và hỗ trợ hơn 25 ngôn ngữ, bao gồm cả tiếng Việt.

Phần mềm rất được ưa chuộng bởi các chủ quán cà phê, tiệm trà sữa, xe đẩy bán hàng (food truck), cửa hàng bán lẻ thời trang hay tiệm tạp hóa mini. Đặc biệt, đây là "cứu cánh" cho các Startup khởi nghiệp có ngân sách hạn hẹp, muốn có một hệ thống quản lý chuyên nghiệp ngay từ đầu mà chưa muốn đầu tư hàng chục triệu đồng cho phần cứng cồng kềnh.

Điểm mạnh nổi bật:

• Miễn phí trọn đời tính năng cốt lõi, quản lý bán hàng, in hóa đơn và báo cáo doanh thu cơ bản không giới hạn thời gian.
• Hệ sinh thái ứng dụng đồng bộ, cung cấp miễn phí CDS (màn hình hiển thị cho khách) và KDS (màn hình bếp/bar), giúp giảm phụ thuộc máy in.
• Đa nền tảng, dễ triển khai, hoạt động ổn định trên iOS và Android.
• Hỗ trợ bán hàng Offline, vẫn ghi nhận giao dịch khi mất mạng.

Điểm yếu cần lưu ý:

• Tính năng nâng cao tính phí: Quản lý nhân viên, kho chuyên sâu hoặc báo cáo nâng cao cần mua add-on.
• Tài khoản miễn phí không được ưu tiên hỗ trợ như gói trả phí.
• Báo cáo miễn phí còn cơ bản, muốn phân tích tài chính sâu hoặc xuất dữ liệu nâng cao cần nâng cấp.

Loyverse POS được người dùng tin tưởng nhờ uy tín toàn cầu và triết lý “dùng được ngay, không rủi ro chi phí”. Phần mềm cho phép chủ quán bắt đầu kinh doanh ngay lập tức mà không cần cam kết dài hạn, đặc biệt phù hợp với mô hình nhỏ và mới khởi nghiệp. Trên Google Play và App Store, Loyverse luôn nằm trong nhóm ứng dụng POS có lượt tải và đánh giá cao, với hơn 1 triệu lượt tải trên Android. 

Loyverse POS - Phần mềm POS quốc tế dễ dùng

3.7 DanTriSoft - Phần mềm miễn phí/chi phí thấp cho quán nhỏ

DanTriSoft là một thương hiệu phần mềm thuần Việt, được thành lập với triết lý kinh doanh khá đặc biệt: "Phụng sự xã hội". Khác với đa số các đơn vị cung cấp phần mềm hiện nay chạy theo mô hình cho thuê bao (trả phí hàng tháng), DanTriSoft nổi lên từ khoảng năm 2015 nhờ việc tặng miễn phí vĩnh viễn bản quyền phần mềm tính tiền cho các chủ kinh doanh nhỏ. 

Đây là sự lựa chọn tối ưu cho các mô hình kinh doanh nhỏ và siêu nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, quán cafe gia đình, quán ăn bình dân, tiệm tạp hóa hoặc các shop thời trang quy mô nhỏ. Phù hợp với người dùng có ngân sách hạn hẹp, không rành công nghệ, thích "ăn chắc mặc bền" (mua một lần dùng mãi mãi hoặc dùng miễn phí) và ưu tiên sự ổn định tuyệt đối hơn là các tính năng màu mè.

Điểm mạnh nổi bật:

• Miễn phí vĩnh viễn đúng nghĩa, đầy đủ tính năng cơ bản (bán hàng, in bill, quản lý kho, thu chi) mà không giới hạn thời gian hay số lượng đơn hàng.
• Hoạt động Offline ổn định, cài đặt trực tiếp trên máy tính Windows nên chạy cực nhanh và ổn định.
• Nếu nâng cấp lên bản cao cấp hơn, DanTriSoft thường áp dụng chính sách "mua đứt" một lần, rẻ hơn nhiều so với việc trả phí thuê bao hàng tháng trong nhiều năm.

Điểm yếu cần lưu ý:

• Không thể xem báo cáo doanh thu trên điện thoại khi đi vắng (trừ khi nâng cấp lên các gói Cloud trả phí sau này).
• Cần có máy tính hệ điều hành Windows và phải cài đặt phần mềm (setup) thay vì chỉ cần mở trình duyệt web lên là dùng.
• Giao diện hơi "cũ", so với các phần mềm hiện đại, giao diện của DanTriSoft trông kém bắt mắt và hiện đại hơn.

DanTriSoft đã được hàng hơn 125.000 chủ quán, cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam tin dùng kể từ khi ra mắt vào năm 2015, cho thấy mức độ phổ biến của giải pháp trong phân khúc phần mềm quản lý đơn giản, chi phí thấp. Phần mềm còn được cài đặt dưới dạng bản miễn phí vĩnh viễn hơn 120.000 lần, giúp nhiều chủ kinh doanh nhỏ tiếp cận quản lý bán hàng chuyên nghiệp mà không gánh nặng chi phí ban đầu.

DanTriSoft - Phần mềm miễn phí/chi phí thấp cho quán nhỏ

3.8 PosApp - Giải pháp quản lý quán cafe linh hoạt

PosApp là sản phẩm công nghệ được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ PosApp, có trụ sở chính tại TP. Hồ Chí Minh. Tiền thân là một dự án khởi nghiệp từ năm 2013, PosApp đã phát triển mạnh mẽ để trở thành một hệ sinh thái quản lý bán hàng toàn diện. 

Điểm đặc biệt của PosApp so với các đối thủ là chiến lược cung cấp giải pháp "All-in-one" (Tất cả trong một), tức là họ cung cấp đồng bộ cả phần mềm quản lý và các thiết bị phần cứng chuyên dụng (như máy POS cầm tay, máy thu ngân để bàn, máy in...), giúp chủ quán không phải đau đầu tìm kiếm thiết bị tương thích.

PosApp phục vụ rất tốt cho ba nhóm ngành hàng chính: F&B (Nhà hàng, Cafe, Trà sữa), Bán lẻ (Siêu thị mini, Tạp hóa) và Dịch vụ (Spa, Karaoke, Bida). Đặc biệt, PosApp cực kỳ phù hợp với các mô hình kinh doanh cần sự linh động cao như xe đẩy bán hàng, ki-ốt (Kiosk) hoặc các quán cafe sân vườn rộng nhờ các dòng máy POS cầm tay nhỏ gọn.

Điểm mạnh nổi bật:

• Chạy mượt mà trên mọi thiết bị từ điện thoại, máy tính bảng, máy tính bàn đến các dòng máy POS chuyên dụng.
• Nhận đơn hàng từ các ứng dụng giao đồ ăn trực tiếp về máy POS, giúp quản lý tập trung và không cần dùng nhiều điện thoại lẻ tẻ.
• Hỗ trợ bán hàng Offline ổn định, mọi dữ liệu doanh thu sẽ tự động đồng bộ lên hệ thống quản lý (Cloud) ngay khi có kết nối Internet trở lại.

Điểm yếu cần lưu ý:

• Giao diện khá nhiều chức năng nên menu cài đặt ban đầu có thể hơi rối mắt với người dùng phổ thông, cần thời gian làm quen để lọc bỏ các tính năng không cần thiết.
• Chi phí phần cứng, làm tăng chi phí đầu tư ban đầu so với việc chỉ dùng điện thoại cá nhân.

PosApp hiện đang được hơn 23.000 quán cà phê, trà sữa và cơ sở F&B trên toàn quốc sử dụng, cho thấy mức độ phổ biến ổn định của phần mềm trong phân khúc giải pháp quản lý bán hàng cho quán nhỏ và vừa. Quy mô người dùng trải rộng ở nhiều mô hình kinh doanh khác nhau, từ quán cà phê take-away đến cửa hàng phục vụ tại chỗ, phản ánh khả năng đáp ứng linh hoạt các nhu cầu vận hành thực tế.

PosApp - Giải pháp quản lý quán cafe linh hoạt

3.9 Haravan POS - phần mềm quản lý quán cà phê hiện đại

Haravan là một trong những công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, được thành lập từ năm 2014. Khởi điểm là một nền tảng chuyên về thương mại điện tử và bán lẻ (tương tự Shopify nhưng dành cho người Việt), phần mềm bán hàng đa kênh Haravan đã mở rộng sang lĩnh vực F&B với giải pháp Haravan FnB. Haravan không chỉ giúp người dùng tính tiền, in bill mà còn tập trung mạnh mẽ vào việc giúp chủ quán xây dựng thương hiệu, tạo website đặt món chuyên nghiệp và giữ chân khách hàng qua các công cụ Marketing tự động.

Haravan là lựa chọn hàng đầu cho các chuỗi cafe, trà sữa, nhà hàng muốn phát triển quy mô lớn và chú trọng vào hình ảnh thương hiệu (Branding). Đây là giải pháp lý tưởng cho các mô hình kinh doanh tập trung vào bán mang đi (Take-away) và giao hàng (Delivery), hoặc các chủ quán muốn sở hữu một kênh bán hàng riêng để không bị phụ thuộc hoàn toàn vào các app giao đồ ăn cắt phí cao.

Điểm mạnh nổi bật:

• Cung cấp công cụ tạo Web Order cực đẹp, chuẩn SEO, giúp khách đặt món online dễ dàng mà không cần tải App, chủ quán không mất phí hoa hồng cho bên thứ 3.
• Tích hợp sâu với Zalo OA và Facebook Messenger, cho phép khách tích điểm, đổi quà, nhận ưu đãi ngay trên Zalo mà không cần làm thẻ cứng.
• Đồng bộ đơn hàng từ Web, App, tại quán, và các sàn thương mại điện tử/app giao đồ ăn về một màn hình quản trị duy nhất.

Điểm yếu cần lưu ý:

• So với các phần mềm quản lý quán nhỏ lẻ, chi phí vận hành Haravan thường cao hơn, phù hợp với các quán có doanh thu ổn định.
• Với các nhà hàng 5 sao cần quy trình order tại bàn cực kỳ phức tạp (nhiều lớp bếp, chia món cầu kỳ), Haravan có thể không chuyên sâu bằng các giải pháp "cây đa cây đề" như POS365.

Haravan POS được xây dựng cho mô hình bán lẻ đa ngành, nổi bật với khả năng kết nối linh hoạt giữa bán hàng offline và online, giúp chủ quán quản lý xuyên suốt từ điểm bán, tồn kho đến chăm sóc khách hàng trên một hệ thống duy nhất. Hiện nền tảng này đã được hơn 60.000 người dùng tại Việt Nam triển khai, bao gồm nhiều cửa hàng kết hợp bán tại quán và trên các kênh trực tuyến, cho thấy mức độ phổ biến và khả năng ứng dụng rộng rãi trong thực tế kinh doanh.

Haravan POS - phần mềm quản lý quán cafe hiện đại

4. Bảng so sánh nhanh các phần mềm quản lý quán cà phê

5. Gợi ý cách lựa chọn phần mềm quản lý quán cà phê theo quy mô

Việc lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe không nên làm theo cảm tính hay chạy theo “phần mềm nổi tiếng”, mà cần dựa trên quy mô và mô hình vận hành thực tế của quán. Chọn đúng phần mềm ngay từ đầu không chỉ giúp giảm sai sót khi order, kiểm soát doanh thu hiệu quả, mà còn tạo nền tảng để quán vận hành ổn định và phát triển bền vững về sau.

5.1 Quán nhỏ / mới mở (1 - 2 nhân viên, ngân sách thấp)

Với quán cafe nhỏ hoặc mới kinh doanh, điều quan trọng nhất là dễ sử dụng và tiết kiệm chi phí. Chủ quán thường trực tiếp đứng bán hoặc chỉ có 1 - 2 nhân viên, vì vậy phần mềm cần giao diện đơn giản để làm quen nhanh, hạn chế nhầm lẫn khi order và tính tiền.

Ở giai đoạn này, quán chỉ cần các nghiệp vụ cơ bản như tạo order, in hóa đơn và xem báo cáo doanh thu đơn giản theo ngày. Những tính năng nâng cao như quản lý nguyên liệu chi tiết, báo cáo tài chính phức tạp hay bán hàng đa kênh chưa thực sự cần thiết.

Các phần mềm phù hợp có thể kể đến DanTriSoft (miễn phí hoặc chi phí thấp, đủ dùng cho quán nhỏ), Loyverse POS (miễn phí tính năng cốt lõi, order và báo cáo cơ bản) và PosApp gói cơ bản - cho phép sử dụng ngay và dễ nâng cấp khi quán phát triển. Những lựa chọn này giúp quán vận hành gọn nhẹ, kiểm soát doanh thu rõ ràng mà không tạo áp lực chi phí ban đầu.

Gợi ý cách lựa chọn phần mềm quản lý theo quy mô

5.2 Quán vừa / có nhiều nhân viên (khoảng 10 - 20 người)

Khi quán café phát triển lên quy mô vừa, số lượng nhân viên tăng lên theo ca kíp, việc quản lý thủ công sẽ dễ phát sinh sai sót. Lúc này, phần mềm không chỉ để bán hàng mà còn đóng vai trò kiểm soát vận hành và nhân sự.

Quán cần các báo cáo chi tiết theo ca, theo nhân viên để nắm rõ doanh thu từng thời điểm, hạn chế thất thoát và đánh giá hiệu quả làm việc. Bên cạnh đó, quản lý tồn kho và tự động trừ nguyên liệu theo đơn bán giúp chủ quán kiểm soát chi phí tốt hơn.

Việc phân quyền nhân viên theo vai trò (thu ngân, phục vụ, quản lý) là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo minh bạch. Đồng thời, khả năng theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa giúp chủ quán nắm tình hình ngay cả khi không có mặt tại quán.

Ở nhóm này, các giải pháp như POS365 (triển khai nhanh, báo cáo rõ ràng), PosApp (phù hợp quán có phục vụ tại bàn) và Haravan POS (quản lý tốt cả bán offline lẫn online) là những lựa chọn phù hợp, giúp quán vận hành ổn định và sẵn sàng mở rộng trong tương lai.

5.3 Quán lớn / chuỗi nhiều chi nhánh

Với quán cafe quy mô lớn hoặc mô hình chuỗi, bài toán quản lý không còn nằm ở từng điểm bán riêng lẻ mà là điều hành tập trung toàn hệ thống. Phần mềm cần cho phép chủ quán và bộ phận quản lý theo dõi hoạt động của nhiều chi nhánh trên cùng một nền tảng, đảm bảo dữ liệu luôn thống nhất và minh bạch.

Ở quy mô này, việc kiểm soát tồn kho tập trung và điều chuyển hàng giữa các chi nhánh là yếu tố then chốt giúp tối ưu chi phí nguyên liệu và tránh thiếu - dư hàng cục bộ. Đồng thời, phần mềm cần tích hợp đa kênh bán online như website order, app giao hàng để đồng bộ đơn, doanh thu và tồn kho theo thời gian thực.

Ngoài ra, hệ thống báo cáo và phân tích chuyên sâu (theo chi nhánh, khu vực, sản phẩm, thời gian) sẽ hỗ trợ ban quản lý đánh giá hiệu quả từng điểm bán và đưa ra quyết định chiến lược chính xác hơn. Những giải pháp như Sapo FnB, Haravan POS hay PosApp gói mở rộng được nhiều chuỗi lựa chọn nhờ khả năng quản lý tập trung, báo cáo mạnh và dễ mở rộng khi hệ thống tiếp tục phát triển.

>> Xem thêm: 5 cách quản lý quán cafe hiệu quả: Bí quyết từ A - Z cho người mới

Trên đây là bảng xếp hạng 9 phần mềm quản lý quán cà phê tốt nhất được chủ quán tại Việt Nam tin dùng, từ các giải pháp miễn phí, đơn giản cho quán nhỏ đến những nền tảng toàn diện, mạnh mẽ cho chuỗi nhiều chi nhánh. Tùy vào quy mô, mô hình kinh doanh và nhu cầu quản lý, anh chị có thể chọn phần mềm phù hợp nhất để tối ưu hóa vận hành, kiểm soát doanh thu, quản lý nhân sự và nâng cao trải nghiệm khách hàng, giúp quán phát triển bền vững.