Nhân viên order nhầm lẫn khiến pha chế sai món, quán dùng hoá đơn giấy nên đôi khi thiếu/thừa tiền khách phải trả…là những thực trạng hoạt động của các quán cafe truyền thống. Với sự phát triển của công nghệ và khách hàng ngày càng có yêu cầu cao hơn khi sử dụng dịch vụ tại quán việc lựa chọn một phần mềm bán hàng cafe là điều bắt buộc và cấp thiết. Vậy đâu là phần mềm vừa có hiệu suất cao lại có mức giá “dễ thở” đối với các quán cafe mới mở và quy mô nhỏ-vừa?
1. Tiêu chí lựa chọn phần mềm bán hàng cafe?
Để chọn lọc ra 7 cái tên các nhà đầu tư cần hiểu một phần mềm bán hàng cafe cần đạt được và làm được những điều sau:
-
Hỗ trợ nghiệp vụ cafe (order món, chuyển bàn, gộp/tách hóa đơn, topping/tùy chọn, định lượng nguyên vật liệu)
-
Quản lý tồn kho, nguyên liệu & chi phí pha chế
-
Báo cáo thời gian thực, phân ca, quản lý nhân viên
-
Đồng bộ & quản lý từ xa (cloud/app di động)
-
Hỗ trợ offline (khi mất mạng)
-
Chi phí (phí hàng tháng/phí cấp bản quyền) hợp lý
-
Hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật & tương thích phần cứng (máy in, máy POS, máy tính bảng)
Đây là những tính năng cơ bản cần có của một phần mềm quản lý bán hàng quán cafe (gọi tắt là phần mềm bán hàng cafe) tuỳ theo công nghệ mà sẽ có những phần mềm có nhiều/ít tính năng hơn.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm bán hàng cafe?
2. Top 7 phần mềm bán hàng cafe hiệu quả, tiết kiệm
Dưới đây là gợi ý top 7 phần mềm bán hàng cà phê (cafe) được đánh giá tốt về tính năng & chi phí vào năm 2025, kèm nhận xét ưu điểm/hạn chế để bạn dễ so sánh:
2.1 POS365 phần mềm bán hàng cafe toàn diện, tiết kiệm
POS365 được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý quán cà phê toàn diện và tối ưu chi phí, đặc biệt phù hợp cho các quán cà phê quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam. Các tính năng của phần mềm cụ thể như sau:
-
Order tại bàn: Nhân viên có thể sử dụng điện thoại/máy tính bảng (iOS & Android) để order trực tiếp tại bàn. Thông tin được đồng bộ tức thời đến quầy pha chế/thu ngân.
-
Dễ dàng chuyển bàn, ghép order, tách/gộp hóa đơn khi khách có nhu cầu. Màn hình quản lý hiển thị rõ ràng trạng thái bàn.
-
Kiểm soát thất thoát với tính năng hỗ trợ định lượng nguyên vật liệu (cà phê, sữa, đường...) theo công thức pha chế và tự động trừ tồn kho khi món hoàn thành. Có cảnh báo nguyên vật liệu sắp hết.
-
Thanh toán đa dạng: Hỗ trợ thanh toán tiền mặt và các hình thức phổ biến tại Việt Nam như mã QR động, ví điện tử (VNPAY, Viettel Pay...), thẻ ngân hàng.
-
Quản lý chương trình khuyến mãi và chăm sóc khách hàng: Dễ dàng tạo các chương trình khuyến mãi linh hoạt, giảm giá, chiết khấu. Hỗ trợ tích điểm và tạo chương trình khách hàng thân thiết.
-
Bảo mật rất tốt: Phần mềm có thể hoạt động cả online và offline. Dữ liệu vẫn được lưu trữ và đồng bộ khi có kết nối lại, đảm bảo quá trình bán hàng không bị gián đoạn.
-
AI cao cấp cho kết quả báo cáo đa dạng theo thời gian thực (real-time) về doanh thu, lợi nhuận, thu chi, nhập xuất tồn, và hiệu suất làm việc của từng nhân viên, giúp chủ quán dễ dàng quản lý từ xa.
-
Quản lý chuỗi cửa hàng: Hỗ trợ quản lý nhiều chi nhánh (nếu có), theo dõi nhập xuất hàng nội bộ và tổng hợp báo cáo kinh doanh của cả chuỗi trên cùng một tài khoản.
POS365 được xem là giải pháp tiết kiệm cho quán cafe vừa và nhỏ vì:
-
Bạn không cần đầu tư máy POS đắt tiền: Phần mềm hoạt động mượt mà trên điện thoại, máy tính bảng, laptop có sẵn.
-
Không giới hạn số lượng thiết bị truy cập và người dùng trong một cửa hàng (trong hầu hết các gói dịch vụ), tiết kiệm chi phí mua thêm license.
-
POS365 có mức giá cạnh tranh trên thị trường, với các gói trả phí linh hoạt theo năm, 2 năm hoặc trọn đời.
Phần mềm bán hàng cafe toàn diện, tiết kiệm
Bạn cần biết: Phần mềm tính tiền quán cafe tiện lợi và đơn giản - POS365
2.2 Loyverse phần mềm bán hàng quán cafe và nhà hàng
Loyverse là một phần mềm rất phù hợp để quản lý quán cà phê. Loyverse POS được thiết kế để phục vụ nhiều loại hình kinh doanh, trong đó có cả quán cà phê và nhà hàng. Những điểm mạnh khiến Loyverse phù hợp với quán cà phê:
-
Dễ sử dụng và linh hoạt: Ứng dụng thu ngân trực quan, hoạt động trên điện thoại hoặc máy tính bảng (iOS và Android), giúp bạn dễ dàng bắt đầu và tùy chỉnh màn hình bán hàng.
-
Quản lý đơn hàng và bàn: Cho phép quản lý các hóa đơn mở, rất cần thiết cho quán cà phê có khách ngồi lại. Có tính năng gán hóa đơn cho bàn với vé được xác định trước. Hỗ trợ chia tách, sáp nhập, và di chuyển các mục giữa các hóa đơn.
-
Tùy biến thực đơn: Có thể tổ chức các món theo danh mục. Cho phép thêm Topping, Add-on và tạo các tùy chọn. Có thể thiết lập biến thể sản phẩm.
-
Quản lý nhà bếp: Hỗ trợ kết nối với Hệ thống hiển thị nhà bếp (KDS) hoặc máy in bếp để gửi đơn đặt hàng nhanh chóng và chính xác.
-
Quản lý kho hàng: Bao gồm các tính năng quản lý tồn kho, nhập hàng, và quản lý chế biến/định lượng nguyên vật liệu. Các tính năng nâng cao (như đơn đặt hàng, chuyển hàng nội bộ, định lượng) nằm trong Add-ons có phí.
-
Chương trình khách hàng thân thiết: Tích hợp sẵn tính năng tích điểm thưởng cơ bản để giữ chân khách hàng.
Tuy nhiên, có một số điểm cần lưu ý:
-
Tính năng nâng cao có phí: Các tính năng chuyên sâu hơn như Quản lý nhân viên (phân quyền, chấm công), Quản lý kho nâng cao, và Lịch sử bán hàng không giới hạn sẽ cần đăng ký các gói Add-ons có trả phí.
-
Thanh toán điện tử: Là phần mềm được phát triển tại nước ngoài, Loyverse POS có thể chưa hỗ trợ tích hợp trực tiếp với các ví điện tử phổ biến tại Việt Nam như MoMo, VNPay, ZaloPay (bạn vẫn có thể chấp nhận các phương thức này thủ công).
Loyverse rất phù hợp để quản lý quán cà phê
2.3 Speed POS - giải pháp tổng thể tính năng mạnh mẽ
Speed POS là một giải pháp quản lý tổng thể mạnh mẽ và đáng tin cậy cho ngành F&B, đặc biệt phù hợp với các mô hình nhà hàng, quán cà phê có quy mô vừa và lớn, hoặc các chuỗi cần một hệ thống có tính tùy biến cao và kinh nghiệm triển khai lâu năm trên thị trường.
Ưu điểm của phần mềm Speed POS:
-
Cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ chuyên sâu như quản lý bàn, quản lý bếp (KDS), quản lý thực đơn linh hoạt, và hỗ trợ đặt chỗ.
-
Khả năng thích ứng cao: Là giải pháp linh hoạt và tùy biến, có thể thích ứng với quy trình kinh doanh hiện tại của bạn thay vì buộc bạn phải thay đổi.
-
Công nghệ hiện đại: Tích hợp NFC/Đầu đọc RFID, máy quét mã vạch/mã QR. Sử dụng công nghệ điện toán đám mây (Cloud) hoặc cơ sở dữ liệu tốc độ cao (Enterprise/SQL) để bảo vệ và đồng bộ dữ liệu.
Một số hạn chế chưa được cải thiện của phần mềm:
-
Giao diện đơn giản/Hạn chế trực quan: Giao diện được mô tả là khá đơn giản (chủ yếu là khối màu), có thể không trực quan bằng các phần mềm khác có hiển thị hình ảnh món ăn thực tế.
-
Giới hạn thiết bị cung cấp: Hệ thống POS có thể giới hạn thiết bị mà Speed cung cấp, làm giảm tính linh hoạt khi muốn sử dụng các thiết bị có sẵn (điện thoại, máy tính bảng cá nhân).
-
Tính năng có thể không phong phú: So với một số thương hiệu cao cấp, các tính năng có thể không phong phú bằng, đặc biệt là các tính năng nâng cao có thể không cần thiết cho doanh nghiệp nhỏ.
-
Giá có thể cao hơn: Mặc dù được đánh giá là giải pháp có giá cả phải chăng, nhưng một số nguồn cho rằng có những tính năng nâng cao không cần thiết đối với doanh nghiệp nhỏ, dẫn đến chi phí có thể cao hơn so với các thương hiệu giá rẻ.
2.4 Aldelo giải pháp POS hỗ trợ quốc tế
Aldelo là một nhà cung cấp giải pháp POS (Point of Sale) phổ biến, đặc biệt trong ngành dịch vụ nhà hàng và là phần mềm tính tiền quán cafe cao cấp:
-
Aldelo được thiết kế với các tính năng sâu về quản lý bàn, đặt món tại bàn (Tableside Ordering), quản lý công thức/thành phần, quản lý giao hàng (Delivery Management), rất phù hợp cho các chuỗi nhà hàng hoặc cơ sở kinh doanh F&B đa chi nhánh.
-
Aldelo cung cấp nhiều phiên bản trên các nền tảng khác nhau (iPad, Android, Windows) giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và mô hình hoạt động với mức chi phí phù hợp.
-
Một số phiên bản có thể hoạt động ngoại tuyến, đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn ngay cả khi mất kết nối Internet, một yếu tố quan trọng đối với các địa điểm có đường truyền không ổn định.
-
Aldelo cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 qua chat hoặc email, và hỗ trợ qua điện thoại theo lịch trình hợp lý, quan trọng cho các doanh nghiệp hoạt động ở các múi giờ khác nhau.
Tuy nhiên, cũng có một số hạn chế mà người sử dụng cần phải cân nhắc kỹ càng:
-
Aldelo không công bố giá công khai trên website. Người dùng phải liên hệ để nhận báo giá tùy chỉnh, điều này có thể gây khó khăn trong việc so sánh và lập ngân sách, và có thể dẫn đến "chi phí cao hơn" so với các hệ thống POS cạnh tranh.
-
Khả năng tương thích đơn giản, liền mạch với các phần mềm bên thứ ba (như QuickBooks) không cao.
-
Một số người dùng phản ánh về thời gian phản hồi "chậm", phần mềm "thường xuyên bị lỗi" hoặc "cảm thấy chưa hoàn thiện" (đặc biệt trong quá trình triển khai). Giao diện có thể được mô tả là "khối vuông" với màu sắc cơ bản.
-
Một số người dùng cho biết quá trình chuyển đổi và triển khai hệ thống là "khó khăn" và "cồng kềnh", đòi hỏi phải thay đổi hoặc nâng cấp thiết bị ngoại vi không như dự kiến ban đầu.
2.5 Focus POS - phần mềm nhập khẩu với nhiều tính năng
Focus POS là một giải pháp quản lý điểm bán hàng (Point of Sale - POS) chuyên sâu, được biết đến rộng rãi trong ngành dịch vụ nhà hàng, quán cafe bar và bán lẻ. Focus POS có nguồn gốc từ các thị trường quốc tế, cung cấp các tính năng mạnh mẽ để quản lý hoạt động kinh doanh toàn diện:
-
Quản lý bàn, chuyển bàn, tách/gộp hóa đơn nâng cao, và xử lý tiền tip.
-
Truyền đơn hàng đến bếp/bar nhanh chóng và có tính năng quản lý giao hàng (Delivery Management).
-
Theo dõi tồn kho theo thời gian thực, quản lý mua hàng (Purchase Order Management) và nhà cung cấp.
-
Quản lý chi phí nhân công, chấm công và theo dõi hiệu suất nhân viên.
-
Cung cấp các báo cáo toàn diện và bảng điều khiển (Customizable Dashboards) có thể tùy chỉnh để có cái nhìn sâu sắc về hiệu suất kinh doanh.
-
Dễ dàng áp dụng chiết khấu, khuyến mãi dựa trên sản phẩm, thời gian hoặc giá trị hóa đơn.
-
Tích hợp với tiếp thị qua SMS và email để gửi các ưu đãi cá nhân hóa.
Tuy nhiên, so với các hệ thống POS đám mây hiện đại, giao diện của Focus POS được đánh giá là cũ kỹ và ít trực quan hơn. Việc cài đặt, cấu hình và bảo trì yêu cầu phải thông qua Shift 4 hoặc đối tác được ủy quyền, khiến quy trình setup và định giá trở nên phức tạp và đắt đỏ.
Xem thêm: 5+ phần mềm quản lý bán hàng vĩnh viễn giá tốt nhất hiện nay
2.6 DanTriSoft - hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ cơ bản
DanTriSoft là một phần mềm quản lý bán hàng (POS) nổi bật tại Việt Nam, tập trung vào việc cung cấp các nghiệp vụ cơ bản và thiết yếu một cách tinh gọn, dễ sử dụng.
-
Lên đơn, bán hàng, và tính tiền nhanh chóng qua máy tính hoặc App order trên điện thoại/tablet cho nhân viên phục vụ.
-
Hỗ trợ các nghiệp vụ cơ bản như chuyển bàn, gộp bàn, tách bill, đặt bàn trước.
-
In bill bán hàng, in order chế biến xuống bếp/bar.
-
Hỗ trợ chức năng giảm giá linh hoạt theo món hoặc theo tổng hóa đơn (bill).
-
Hỗ trợ thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng, ví điện tử, và thanh toán nhanh bằng mã QR code.
-
Theo dõi nhập - xuất - tồn hàng hóa và nguyên vật liệu.
-
Cho phép khai báo định lượng nguyên vật liệu để phần mềm tự động tính tồn kho.
Một số hạn chế đang được cải thiện của phần mềm bán hàng cafe DantriSoft:
-
Giao diện tổng thể được đánh giá là cũ, chưa thật sự thân thiện và không hiện đại bằng các phần mềm POS đám mây mới.
-
Không có các tính năng phức tạp như quản lý bán hàng đa kênh (online/website), cảnh báo hết hạn sử dụng, hoặc màn hình thu ngân hiển thị cho khách.
-
Tính năng chỉ dừng ở mức cơ bản, có thể không đáp ứng đủ nhu cầu quản lý phức tạp, quy mô lớn hoặc chuỗi cửa hàng đòi hỏi chuyên môn cao.
DanTriSoft hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ cơ bản
2.7 Sapo FnB - tích hợp sâu với hệ sinh thái Sapo
Sapo FnB không chỉ quản lý bán hàng tại quán mà còn đồng bộ đơn hàng từ các kênh trực tuyến như Website order riêng, GrabFood, GoFood. Điều này giúp quản lý tồn kho nguyên liệu tập trung và tránh sai sót khi bán hàng cả online và offline.
-
Cung cấp đầy đủ tính năng cốt lõi: Order nhanh trên điện thoại/máy tính bảng, sơ đồ bàn trực quan, tự động chuyển lệnh in bếp/bar, và các nghiệp vụ như gộp/tách/chuyển bàn linh hoạt, giúp phục vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp.
-
Hỗ trợ khai báo định lượng nguyên vật liệu cho từng món ăn/thức uống, từ đó tự động trừ kho nguyên liệu chính xác, giúp chủ quán kiểm soát tốt tồn kho, lãi lỗ và tránh thất thoát.
-
Hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, và đặc biệt là thanh toán bằng mã QR.
-
Phần mềm hoạt động ổn định, dữ liệu được bảo mật.
So với các phần mềm POS cơ bản Sapo FnB có mức phí sử dụng hàng tháng/năm cao hơn do cung cấp các tính năng nâng cao và tích hợp đa kênh tuy nhiên lại không đủ đáp ứng cho các chuỗi cafe lớn. Nhiều tính năng khiến phần mềm có thể trở nên phức tạp và khó làm quen hơn đối với chủ quán/nhân viên không am hiểu công nghệ, đặc biệt là các mô hình kinh doanh F&B rất nhỏ.
Phần mềm bán hàng quán cafe Sapo
7 phần mềm bán hàng cafe kể trên là giải pháp toàn diện và mạnh mẽ cho các quán cafe, nhà hàng muốn quản lý chặt chẽ quy trình nội bộ F&B (order, bếp, kho nguyên liệu) và mở rộng bán hàng. Đây vừa là nền tảng vừa là công nghệ giúp quán cafe tăng hiệu suất hoạt động, kiểm soát chi tiêu tăng doanh thu và phát triển mở rộng quy mô.
