15 Lỗi máy in nhiệt thường gặp & Cách sửa nhanh 2026

Nhóm 1: Các lỗi máy in nhiệt liên quan đến giấy in

Trong quá trình vận hành tại các cửa hàng F&B, siêu thị mini hay tạp hóa (bất kể dùng máy tính tiền cố định hay máy in nhiệt Bluetooth cầm tay), giấy in là nguyên nhân trực tiếp gây ra hơn 50% các sự cố của máy in hóa đơn. Giấy in nhiệt có đặc thù mỏng, dễ thấm ẩm và nhạy cảm với nhiệt độ, do đó thao tác lắp giấy sai cách hoặc bảo quản không tốt sẽ lập tức khiến máy "đình công". Dưới đây là các lỗi thường gặp nhất và cách khắc phục chi tiết từng bước.

Máy in nhiệt không ra chữ (in ra giấy trắng)

Đây là tình huống khiến nhiều nhân viên thu ngân mới hoang mang nhất: Nhấn lệnh in, máy vẫn phát ra tiếng "tạch tạch" khởi động, giấy vẫn chạy ra khỏi khe cắt nhưng hoàn toàn trắng trơn, không có bất kỳ dòng mực nào.

Nguyên nhân:

Lắp ngược cuộn giấy: Giấy in nhiệt không dùng mực mà sử dụng công nghệ in cảm nhiệt. Cuộn giấy chỉ có duy nhất một mặt được phủ lớp hóa chất phản ứng với nhiệt độ. Nếu bạn lắp lật ngược cuộn giấy, đầu in nhiệt sẽ tiếp xúc với mặt giấy thường, dẫn đến không thể tạo ra chữ.
Mua nhầm loại giấy: Dùng nhầm giấy in thường (giấy ford) thay vì giấy in cảm nhiệt.

Để khắc phục, bạn chỉ cần thực hiện 3 bước đảo lại chiều giấy như sau:

Bước 1: Tắt công tắc nguồn máy in, nhấn nút mở nắp khay giấy (thường nằm ở bên hông hoặc phía trên máy).
Bước 2: Lấy cuộn giấy ra ngoài. Để xác định đúng mặt cảm nhiệt, bạn hãy dùng móng tay cà mạnh lên một mặt giấy. Nếu bề mặt xuất hiện vệt màu đen xám, đó chính là mặt cần được in.
Bước 3: Đặt lại cuộn giấy vào khay sao cho mặt giấy có vệt đen hướng về phía đầu in (thường là hướng ngửa lên trên tùy dòng máy). Kéo dư ra một đoạn ngắn, đóng chặt nắp máy lại cho khớp ngàm và bật nguồn in thử.

Máy in nhiệt không ra chữ (in ra giấy trắng)

Máy in nhiệt không ra chữ (in ra giấy trắng)

Lỗi kẹt giấy bên trong máy in

Đang in hóa đơn dài thì máy đột ngột dừng lại, kêu bíp bíp và giấy bị nhồi nhét, kẹt cứng bên trong khe cắt. Lỗi này nếu xử lý không khéo có thể làm rách giấy thành những vụn nhỏ, lọt sâu vào bo mạch hoặc làm kẹt cứng lưỡi dao.

Nguyên nhân: Do môi trường bảo quản độ ẩm cao khiến giấy bị ẩm, mềm và nhăn nheo. Ngoài ra, việc lắp cuộn giấy bị xô lệch khỏi trục xoay hoặc lưỡi dao cắt tự động bị kẹt do lò xo rỉ sét cũng làm giấy không thể đẩy ra ngoài.

Cách xử lý: Tuyệt đối không được dùng tay kéo mạnh tờ giấy đang kẹt từ bên ngoài vì sẽ làm gãy bánh răng trục lăn. Hãy làm theo các bước an toàn sau:

Bước 1: Tắt ngay công tắc nguồn máy in để ngừng motor cuộn giấy.
Bước 2: Mở nắp khay giấy. Nhẹ nhàng lấy cuộn giấy lớn ra ngoài trước để tạo khoảng trống.
Bước 3: Xử lý vụn giấy kẹt: Dùng tay kéo từ từ phần giấy bị kẹt theo chiều thuận (chiều giấy đẩy ra). Nếu có các vụn giấy rách, hãy dùng nhíp nhỏ gắp sạch, tránh để sót lại bám vào đầu in hoặc cảm biến.
Bước 4 (Nếu không mở được nắp do kẹt dao cắt): Ở một số dòng máy in, khi dao cắt bị kẹt, nắp máy sẽ bị khóa cứng. Bạn cần tìm một nắp đậy nhỏ xíu bằng nhựa ngay phía trước rãnh dao cắt, cạy nắp này ra. Bên trong sẽ có một bánh răng màu trắng. Hãy dùng ngón tay xoay bánh răng này cho đến khi lưỡi dao cắt thụt hẳn vào trong, lúc này nắp máy in sẽ tự động bật ra.
Bước 5: Cắt bỏ đoạn giấy đã bị nhàu, lắp lại cuộn giấy ngay ngắn vào trục và đóng nắp.

Máy in hóa đơn bị dài (thừa giấy trắng)

Hóa đơn sau khi in xong và bị cắt ra lại kèm theo một khoảng giấy trắng dài thòng lọng ở phần đuôi, đôi khi kéo dài từ 10 - 20cm, gây lãng phí giấy in và làm mất thẩm mỹ bill tính tiền.

Nguyên nhân: Sự cố này 100% bắt nguồn từ việc thiết lập sai khổ giấy trong driver máy in trên hệ điều hành Windows. Ví dụ, cửa hàng đang dùng máy in khổ nhỏ K57 nhưng thiết lập mặc định trong máy tính lại là khổ lớn K80 hoặc khổ Letter/A4, khiến máy in hiểu nhầm và cố đẩy giấy ra cho đủ chiều dài đã cài đặt.

Cách xử lý: Bạn cần thay đổi lại thông số kích thước giấy trong máy tính bằng các thao tác sau:

Bước 1: Trên máy tính kết nối với máy in, mở Control Panel -> Chọn Devices and Printers (hoặc Printers & Scanners trên Windows 10/11).
Bước 2: Tìm đến biểu tượng máy in hóa đơn của bạn, click chuột phải và chọn Printing Preferences.
Bước 3: Một hộp thoại cài đặt xuất hiện. Bạn chuyển sang tab Layout, click vào nút Advanced....
Bước 4: Tại mục Paper Size, click vào mũi tên thả xuống và chọn đúng khổ giấy mà cửa hàng đang sử dụng.
- Nếu dùng máy in hóa đơn nhỏ (như các dòng máy in nhiệt mini khổ K57): Chọn 58 x 297 mm (hoặc các tùy chọn bắt đầu bằng số 58).
- Nếu dùng máy in hóa đơn lớn: Chọn 80 x 297 mm (hoặc các tùy chọn bắt đầu bằng số 80).
Bước 5: Nhấn OK để lưu lại cài đặt. Thử in lại một hóa đơn từ phần mềm bán hàng để kiểm tra xem đoạn giấy thừa đã biến mất chưa.

Máy in hóa đơn bị dài (thừa giấy trắng)

Máy in hóa đơn bị dài (thừa giấy trắng)

Nhóm 2: Lỗi kết nối và nguồn điện

Đây là nhóm lỗi gây đau đầu nhất bởi máy in sẽ rơi vào trạng thái "chết lâm sàng" hoặc không thể nhận tín hiệu in từ phần mềm quản lý bán hàng dù giấy mực vẫn đầy đủ. Việc xác định đúng nguyên nhân từ nguồn điện, dây cáp hay cấu hình IP sẽ giúp bạn khắc phục sự cố chỉ trong tích tắc.

Máy in bill không bật được nguồn

Bạn đã bật công tắc nguồn phía sau máy (hoặc bên hông) sang chế độ "ON" nhưng không thấy đèn LED sáng, máy in hoàn toàn im lìm và không có tiếng khởi động motor.

Nguyên nhân:

Phích cắm điện bị lỏng lẻo ở ổ cắm tường hoặc đầu rắc cắm vào phía sau máy in chưa được ấn chặt.
Dây nguồn bị đứt ngầm do chuột cắn hoặc bị kẹt dưới chân bàn.
Cục nguồn (Adapter) của máy in bị chập cháy do điện áp không ổn định.
Công tắc nguồn vật lý của máy bị kẹt hoặc hỏng hóc sau thời gian dài sử dụng.

Cách xử lý:Thực hiện kiểm tra loại trừ theo các bước sau:

Bước 1: Rút dây nguồn ra khỏi ổ điện tường và rút đầu rắc cắm ra khỏi máy in. Sau đó, cắm lại thật chặt ở cả hai đầu. Bật công tắc kiểm tra lại.
Bước 2: Thử cắm phích cắm sang một ổ điện khác để loại trừ khả năng ổ cắm tường bị hỏng.
Bước 3: Quan sát đèn tín hiệu màu xanh trên cục Adapter (nếu máy dùng Adapter rời). Nếu đèn trên Adapter không sáng dù đã cắm điện, 99% Adapter đã bị cháy. Hãy mang cục Adapter ra cửa hàng điện tử hoặc nơi bán máy để mua cục mới có cùng thông số (Vôn/Ampe).

Lỗi máy in nhiệt không nhận lệnh in

Máy vẫn lên nguồn, đèn tín hiệu xanh báo bình thường nhưng khi bạn bấm "In bill" trên phần mềm thì máy in không có phản hồi gì, hoặc báo lỗi "Printer Offline" trên màn hình máy tính.

Nguyên nhân:

Cáp truyền dữ liệu (USB hoặc LAN) kết nối giữa máy tính và máy in bị lỏng hoặc đứt ngầm.
Dịch vụ quản lý máy in (Print Spooler) trên Windows bị treo do dồn ứ quá nhiều lệnh in bị lỗi trước đó.
(Đối với máy in mạng LAN/Wifi): Máy in bị sai địa chỉ IP do modem mạng mới khởi động lại và cấp phát dải IP mới khác với IP đã cài đặt trong phần mềm bán hàng.

Cách xử lý:

Xử lý cáp kết nối: Rút cáp USB ra và cắm thử sang cổng USB khác trên thùng máy tính (nên cắm ở mặt sau thùng máy để có tín hiệu ổn định nhất).
Xử lý kẹt lệnh in (Print Spooler): Mở Control Panel -> Devices and Printers. Click đúp chuột vào biểu tượng máy in hóa đơn để mở hộp thoại Print Queue. Nếu bạn thấy có rất nhiều lệnh in đang nằm kẹt ở trạng thái "Error" hoặc "Printing", hãy click vào tab Printer ở góc trên bên trái -> Chọn Cancel All Documents. Chờ cửa sổ trống hoàn toàn rồi in lại.
Xử lý lỗi IP (Máy in LAN): Tắt máy in đi. Bấm và giữ chặt nút FEED trên máy in, đồng thời bật công tắc nguồn lên. Giữ nút FEED thêm 3 giây rồi nhả ra. Máy sẽ in ra một tờ giấy có chứa thông số mạng (Dòng IP Address). Hãy kiểm tra xem địa chỉ IP này có trùng khớp với địa chỉ máy in được cấu hình trong phần mềm quản lý hay chưa. Nếu khác, bạn cần cài đặt lại địa chỉ IP cho khớp.

Lỗi máy in nhiệt không nhận lệnh in

Lỗi máy in nhiệt không nhận lệnh in

Cắm nhầm cổng kết nối sau máy in

Lỗi này thoạt nghe có vẻ khó tin nhưng lại cực kỳ phổ biến, đặc biệt hay gặp khi chủ quán dọn dẹp quầy thu ngân, rút toàn bộ dây cáp ra và cắm lại không đúng vị trí.

Nguyên nhân: Phía sau máy in hóa đơn thường có các cổng: Nguồn, USB, cổng mạng LAN (RJ45) và cổng kích ngăn kéo đựng tiền (RJ11). Rắc cắm cáp LAN và rắc cắm ngăn kéo RJ11 có hình dáng, chốt gài vuông vức khá giống nhau. Rất nhiều nhân viên đã cắm nhầm dây mạng internet vào cổng RJ11, khiến máy in không thể kết nối mạng.

Cách xử lý: Cần phân biệt rõ hai cổng này dựa vào kích thước và đèn tín hiệu:

Cổng mạng LAN (RJ45): Có kích thước to hơn, vừa khít với đầu dây mạng máy tính thông thường. Đặc biệt, ngay tại cổng LAN thường có 2 bóng đèn LED nhỏ màu xanh/vàng. Khi cắm đúng cáp mạng có tín hiệu internet, 2 đèn này sẽ nhấp nháy sáng.
Cổng ngăn kéo đựng tiền (RJ11): Có kích thước nhỏ hơn (tương đương đầu cắm điện thoại bàn cũ), hoàn toàn không có đèn LED báo hiệu ở khe cắm.
Chỉ cần rút ra và cắm đổi lại cho đúng lỗ là máy sẽ hoạt động bình thường.

Máy in hóa đơn chậm bất thường

Thay vì in vèo vèo cắt xoẹt trong 1 giây như trước, máy in bỗng dưng xử lý rất rề rà. Từ lúc thu ngân bấm thanh toán trên phần mềm cho đến khi máy bắt đầu in tờ bill đầu tiên phải mất từ 10-15 giây. Điều này gây ùn tắc nghiêm trọng tại quầy thu ngân giờ cao điểm.

Nguyên nhân:

Sử dụng chung một thiết bị chia cổng (USB Hub) kém chất lượng cho quá nhiều thiết bị (chuột, bàn phím, máy quét mã vạch, máy in...), dẫn đến băng thông truyền dữ liệu bị nghẽn.
Xung đột driver máy in với các bản cập nhật mới của hệ điều hành Windows.
Template (mẫu) hóa đơn được thiết kế với chèn thêm quá nhiều hình ảnh, logo dung lượng lớn nhưng máy in lại là đời cũ, bộ nhớ đệm (buffer) thấp không xử lý kịp.

Cách xử lý:

Bước 1: Tháo đầu USB của máy in khỏi các thiết bị Hub chia cổng và cắm trực tiếp vào cổng USB trên bo mạch chủ (mặt sau thùng máy tính bàn).
Bước 2: Vào cấu hình mẫu in của phần mềm quản lý, thử xóa bớt các hình ảnh logo không cần thiết hoặc giảm dung lượng ảnh logo xuống mức tối thiểu (định dạng Bitmap đen trắng).
Bước 3: Xóa hoàn toàn máy in trong máy tính. Lên trang chủ của hãng sản xuất, tải về bộ cài đặt Driver bản mới nhất (phiên bản cập nhật năm 2026) và tiến hành cài đặt lại.

Máy in hóa đơn chậm bất thường

Máy in hóa đơn chậm bất thường

Nhóm 3: Lỗi liên quan đến chất lượng bản in

Bản in mờ nhòe, mất nét không chỉ làm mất thẩm mỹ hóa đơn, gây mất thiện cảm với khách hàng mà còn khiến các máy quét mã vạch không thể đọc được thông tin mã vạch trên bill. Hầu hết các lỗi trong nhóm này đều liên quan trực tiếp đến bộ phận quan trọng nhất: Đầu in nhiệt.

Bản in bị mờ, nhòe mực hoặc nhạt màu

Chữ in ra bị nhạt nhòa, đứt gãy hoặc có những khoảng màu xám nhạt đan xen chứ không đen đậm sắc nét như ban đầu, khiến hóa đơn nhìn rất kém chuyên nghiệp.

Nguyên nhân:

Đầu in nhiệt bị bẩn: Trong quá trình cắt giấy và in ấn, các hạt bụi giấy li ti sẽ bay ra và bám dính thành một lớp cặn đen trên thanh đầu in nhiệt. Lớp cặn này đóng vai trò như một lớp cách nhiệt, ngăn cản sức nóng truyền từ đầu in sang mặt giấy cảm nhiệt.
Chất lượng giấy in kém: Cửa hàng mua phải lô giấy in nhiệt giá rẻ, lớp hóa chất phủ cảm nhiệt quá mỏng, bị ẩm do bảo quản nơi ướt hoặc cuộn giấy đã để quá lâu hết hạn sử dụng.
Cài đặt mật độ in thấp: Mật độ in (Print Density) trong cài đặt máy in đang bị chỉnh ở mức thấp để tiết kiệm năng lượng.

Cách xử lý: Để khắc phục chữ mờ, bạn hãy thực hiện lần lượt các bước sau:

Bước 1 (Vệ sinh đầu in): Tắt máy, rút dây điện để đảm bảo an toàn. Mở nắp khay chứa giấy. Nhìn vào phía trên, bạn sẽ thấy một thanh ngang có một dải màu đen bóng nằm dọc theo trục – đó chính là thanh đầu in. Hãy dùng một chiếc tăm bông sạch, nhúng vào cồn y tế (tuyệt đối không dùng nước) và lau nhẹ nhàng vuốt dọc theo dải màu đen này vài lần để tẩy sạch cặn giấy.
Bước 2: Chờ khoảng 1-2 phút cho cồn bay hơi khô hoàn toàn, sau đó lắp giấy vào và in thử.
Bước 3 (Thử giấy mới): Nếu lau đầu in xong chữ vẫn mờ, hãy tháo cuộn giấy hiện tại ra và thay bằng một cuộn giấy mới hoàn toàn từ thùng khác. Nếu chữ lại nét đen, nguyên nhân chắc chắn do lô giấy in cũ kém chất lượng hoặc bị ẩm, bạn cần bảo quản giấy trong túi nilon kín.
Bước 4 (Tăng mật độ in): Vào Printing Preferences trên máy tính, tìm tab Print Quality hoặc Density, kéo thanh trượt mật độ in lên mức tối đa (Darkest) để nét chữ đậm hơn.

Máy in nhiệt bị kẻ sọc, vệt trắng dọc đứt gãy

Trên tờ hóa đơn xuất hiện một hoặc nhiều đường sọc màu trắng chạy dọc thẳng đứng từ trên xuống dưới. Tại vị trí đường sọc này, mọi chữ cái và con số đều bị đứt gãy hoàn toàn (ví dụ số 8 nhìn giống số 3, số 0 nhìn giống chữ C), gây nhầm lẫn nghiêm trọng cho khách kiểm tra hóa đơn.

Nguyên nhân: Đây là bệnh hao mòn vật lý tự nhiên của máy in nhiệt sau thời gian dài sử dụng (thường từ 2 năm trở lên). Thanh đầu in nhiệt được cấu thành từ hàng ngàn bóng nhiệt li ti xếp hàng ngang. Khi có một hoặc vài bóng nhiệt bị cháy (chết điểm) do quá nhiệt, hoặc bề mặt đầu in bị trầy xước do bị dị vật cọ xát, phần giấy đi ngang qua điểm đó sẽ không nhận được nhiệt và tạo thành một vệt trắng chạy dọc xuống.

Cách xử lý: Đây là một lỗi phần cứng nghiêm trọng không thể sửa bằng phần mềm:

Bước 1: Thử dùng cồn và tăm bông vệ sinh đầu in như hướng dẫn ở trên để loại trừ khả năng có bụi bẩn hay cặn keo dính vào đầu in làm che khuất điểm nhiệt.
Bước 2: Nếu vệ sinh xong vẫn bị sọc trắng tại đúng vị trí đó, đầu in nhiệt của bạn chắc chắn đã bị xước/cháy. Giải pháp duy nhất lúc này là thay thế nguyên cụm đầu in nhiệt mới. Tuy nhiên, giá của một đầu in nhiệt khá đắt (chiếm khoảng 40% - 50% giá trị máy). Nếu máy in của bạn đã sử dụng nhiều năm và bề ngoài đã cũ kỹ, giải pháp tối ưu và kinh tế nhất là mua luôn một chiếc máy in mới để đảm bảo hoạt động trơn tru.

Máy in nhiệt bị kẻ sọc, vệt trắng dọc đứt gãy

Máy in nhiệt bị kẻ sọc, vệt trắng dọc đứt gãy

In ra ký tự lạ, chữ loằng ngoằng không rõ nghĩa

Thay vì in ra danh sách món ăn hay tên hàng hóa tiếng Việt, máy lại in ra một tờ giấy dài dằng dặc đầy các ký tự đặc biệt như ô vuông, dấu chấm hỏi, chữ tượng hình, hay các đoạn code loằng ngoằng không thể đọc được.

Nguyên nhân:

Cáp kết nối (USB hoặc LAN) bị lỏng lẻo, hoen gỉ tiếp xúc gây nhiễu, làm sai lệch tín hiệu dữ liệu truyền từ máy tính sang máy in.
Máy tính cài sai phiên bản driver của nhà sản xuất (ví dụ tải driver của model X nhưng cài cho model Y).
Xung đột phông chữ hệ thống hoặc cáp truyền dữ liệu cắm chung ổ USB Hub kém chất lượng làm rơi rớt gói tin.

Cách xử lý:

Bước 1: Không để máy tiếp tục in (vì sẽ gây lãng phí một đoạn giấy rất dài). Tắt ngay công tắc nguồn máy in. Xóa sạch các lệnh in đang chờ trong Print Queue trên máy tính.
Bước 2: Thay thử một sợi cáp USB truyền dữ liệu mới để loại trừ triệt để lỗi đường truyền vật lý. Cắm trực tiếp cáp USB vào mặt sau case máy tính thay vì cắm qua bộ chia cổng.
Bước 3: Xóa hoàn toàn máy in hiện tại trong Devices and Printers. Truy cập trang web chính thức của nhà sản xuất máy in, tải đúng mã Driver mới nhất và cài đặt lại từ đầu.

Máy in bill không in được hết hóa đơn (bị cắt ngang)

Bill in ra chỉ chứa được một nửa danh sách hàng hóa, hoặc mới in được vài món đầu tiên thì máy đột ngột dừng lại tự động cắt giấy, làm mất phần tổng tiền ở cuối.

Nguyên nhân:

Lỗi tràn bộ nhớ đệm (Buffer Overflow): Máy in nhận một hóa đơn quá dài hoặc chứa ảnh dung lượng lớn, khiến bộ nhớ xử lý cục bộ bị quá tải và ngưng in giữa chừng.
Lỗi lề (Margins) khi in trên trình duyệt: Khổ giấy thiết lập trên trình duyệt web nhỏ hơn chiều dài thực tế của nội dung bill, khiến trình duyệt tự động ngắt trang.

Cách xử lý:

Xả bộ nhớ máy in: Tắt công tắc nguồn máy in, chờ khoảng 10 giây để điện xả hết khỏi bo mạch, sau đó bật lại. Thao tác này sẽ dọn sạch bộ nhớ đệm bị treo.
Chỉnh lề trình duyệt (Nếu bạn dùng web bán hàng trên Chrome, Cốc Cốc, Edge): Bấm lệnh in để hiện cửa sổ Preview. Nhấn Ctrl + P. Chọn More settings (Cài đặt thêm). Tìm mục Margins (Lề) và chuyển sang chế độ None (Không) hoặc Minimum (Tối thiểu). Bỏ tick chọn ô Headers and footers (Đầu trang và chân trang) để nội dung in không bị trình duyệt cắt xén.

Máy in bill không in được hết hóa đơn (bị cắt ngang)

Máy in bill không in được hết hóa đơn (bị cắt ngang)

Nhóm 4: Các lỗi cơ học và phần cứng khác

Cuối cùng là những sự cố liên quan đến các linh kiện cơ học bên trong máy in. Những cảnh báo bằng âm thanh hay các lỗi hỏng hóc phần cứng này sẽ trực tiếp làm gián đoạn luồng làm việc của thu ngân và cần được xử lý dứt điểm để bảo vệ thiết bị.

Máy báo đèn đỏ Error hoặc kêu bíp bíp liên tục

Đang in thì máy in dừng hẳn, liên tục phát ra những tràng âm thanh "bíp bíp bíp" chói tai, đồng thời đèn báo Error nháy đỏ liên hồi cảnh báo sự cố nguy cấp.

Nguyên nhân:

Hết giấy: Máy đã sử dụng hết cuộn giấy in và cảm biến phát hiện khoang chứa rỗng.
Nắp máy đóng không khít: Nắp che khay giấy bị kênh, ngàm khóa hai bên chưa vào đúng khớp an toàn.
Quá tải nhiệt: Máy in phải hoạt động liên tục trong thời gian dài (ví dụ: in hàng trăm bill liên tục không nghỉ) khiến bo mạch quá nhiệt, máy kích hoạt chế độ tự bảo vệ để ngắt dòng.

Cách xử lý:

Bước 1: Mở nắp khay chứa giấy ra kiểm tra. Nếu hết giấy, hãy nạp ngay cuộn giấy in nhiệt mới vào.
Bước 2: Khi đóng nắp máy lại, hãy nhớ dùng hai bàn tay ấn mạnh vào cả hai góc mép của nắp máy để đảm bảo 2 chốt ngàm khóa đều kêu tiếng "cách". Nếu chỉ ấn ở giữa, nắp dễ bị kênh và máy vẫn sẽ báo lỗi.
Bước 3: Nếu máy vẫn còn giấy, nắp đóng kín mà vẫn báo đèn đỏ, hãy lập tức tắt công tắc nguồn. Rút điện và để máy nghỉ ngơi ở nơi thoáng mát khoảng 15-20 phút cho giảm nhiệt độ trước khi sử dụng lại.

Lỗi máy in không tự động cắt giấy

Thông thường sau khi in xong hóa đơn, máy in sẽ tự động cắt xoẹt mép giấy (thường là cắt chừa lại một chút xíu để giấy không rơi tung tóe). Nhưng nay thu ngân phải dùng tay xé giấy thủ công, khiến mép hóa đơn bị nham nhở, rách góc.

Nguyên nhân:

Nguyên nhân phần mềm: Chức năng Auto Cut (Cắt tự động) trong driver máy in đang bị vô hiệu hóa.
Nguyên nhân phần cứng: Lưỡi dao cắt cơ học bên trong miệng máy đã bị cùn mẻ, gỉ sét do kẹt ẩm, hoặc motor đẩy dao cắt đã bị hỏng hóc sau thời gian dài vận hành.

Cách xử lý:

Bước 1 (Kiểm tra phần mềm): Mở Devices and Printers, chọn máy in và mở Printing Preferences. Chuyển sang tab Device Settings (hoặc Document Settings tùy driver). Tìm đến mục Cash Drawer/Cutter và đảm bảo tùy chọn đang thiết lập là Report (Cut) hoặc Partial Cut. Lưu lại cài đặt.
Bước 2 (Kiểm tra phần cứng): Nếu thiết lập phần mềm đã đúng mà máy vẫn trơ trơ không cắt, lưỡi dao cắt của bạn chắc chắn đã hỏng. Bạn cần liên hệ với nhà cung cấp để kỹ thuật viên tháo máy ra thay thế tổ hợp dao cắt tự động mới.

Lỗi máy in không tự động cắt giấy

Lỗi máy in không tự động cắt giấy

Máy in bill không kích hoạt mở ngăn kéo đựng tiền

Bình thường, cứ mỗi lần bấm "Thanh toán" hoặc in hóa đơn, máy in nhiệt sẽ phát ra một xung điện nhỏ qua cổng RJ11 để kích hoạt chốt khóa của ngăn kéo đựng tiền (két thu ngân) bung ra tự động. Lỗi này làm thu ngân phải vất vả dùng chìa khóa vặn két thủ công mỗi lần trả tiền lẻ cho khách.

Nguyên nhân:
- Sợi cáp kết nối (đầu RJ11 - giống đầu dây điện thoại bàn) cắm từ phía sau ngăn kéo đựng tiền đến máy in bị lỏng lẻo, đứt ngầm do gặm nhấm.
- Lệnh điều khiển Open Cash Drawer (Mở két tiền) trong phần mềm hoặc máy in đã vô tình bị tắt.
Cách xử lý:
1. Bước 1: Kiểm tra lại sợi cáp đen nhỏ xíu đang gắn sau lưng máy in (Cổng RJ11). Rút ra, dùng khăn giấy khô lau chùi nhẹ đầu tiếp xúc và cắm thật chặt lại vào cổng RJ11 cho đến khi nghe tiếng tách chốt khóa.
2. Bước 2: Vào lại mục cấu hình driver của máy in (Devices and Printers -> Printing Preferences). Tìm đến tab Device Settings. Tại mục Cash Drawer, hãy chọn chế độ kích hoạt két là Open Before Printing (Mở két trước khi in) hoặc Open After Printing (Mở két sau khi in). Đừng để chế độ Do Not Open (Không mở két).

Hết giấy in giữa chừng nhưng máy không báo (In rỗng)

Cuộn giấy trong khay đã hết nhẵn trơ lõi nhựa, nhưng máy in không hề kêu tiếng bíp bíp cảnh báo hết giấy. Thậm chí khi bấm in, máy vẫn tiếp tục chạy trục rulo và đầu in vẫn phả nhiệt (in không có giấy), làm hỏng bề mặt đầu in và khiến thu ngân mất luôn liên bill đó.

Nguyên nhân: Mắt thần (hay còn gọi là cảm biến quang học nhận diện giấy) bên trong lòng khay chứa giấy đã bị một cục bụi giấy vo viên che khuất hoàn toàn. Hoặc mắt thần này đã bị hỏng linh kiện.
Cách xử lý: Tắt máy, mở nắp khay giấy và tháo lõi cuộn giấy cũ ra. Dùng đèn pin điện thoại soi vào bên trong hốc máy, bạn sẽ thấy một lỗ nhỏ xíu bằng đầu đũa chứa một bóng đèn LED/cảm biến nhỏ – đó chính là mắt thần. Hãy dùng ống bóp thổi bụi (hoặc cọ trang điểm thật mềm) quét sạch hoàn toàn bụi bẩn bám xung quanh mắt thần này. Lắp giấy mới vào và thử lại.

Hết giấy in giữa chừng nhưng máy không báo (In rỗng)

Hết giấy in giữa chừng nhưng máy không báo (In rỗng)

Bên cạnh việc nắm vững cách sử dụng máy in nhiệt cơ bản, hy vọng qua bài viết hướng dẫn cực kỳ chi tiết trên đây, bạn đã nắm được cặn kẽ các nguyên nhân cốt lõi và có thể tự tin tự mình khắc phục nhanh 15 lỗi máy in nhiệt thường gặp nhất ngay tại quầy thu ngân. Đừng để một trục trặc nhỏ của thiết bị làm ảnh hưởng đến trải nghiệm thanh toán hài lòng của khách hàng. Nếu cần tư vấn thêm về các dòng máy in hóa đơn tốt hoặc phần mềm quản lý tương thích, đừng ngần ngại liên hệ ngay với POS365 nhé!