Những khó khăn thường gặp trong quản lý cửa hàng nhỏ và cách khắc phục

---

Các khó khăn thường gặp trong quản lý cửa hàng nhỏ bắt đầu xuất hiện do nguồn lực hạn chế, quy trình chưa tối ưu và thiếu công cụ quản lý chuyên nghiệp. Hãy cùng phần mềm quản lý bán hàng POS365 tìm hiểu chi tiết những khó khăn và cách khắc phục để cửa hàng ngày càng phát triển vững mạnh!

1. 4 khó khăn thường gặp trong quản lý cửa hàng nhỏ

Khó khăn thường gặp trong quản lý cửa hàng nhỏ khiến cho chủ cửa hàng ăn không ngon, ngủ không yên và đau đầu tìm ra phương án giải quyết hợp lý. Cũng là một chủ cửa hàng, bạn hãy xem xét xem 4 đầu mục dưới đây có phải là khó khăn mà bạn đang gặp phải:

1.1 Quy trình bán hàng chậm chạp, chưa tối ưu

Dù đã đào tạo nhân viên thu ngân rất cẩn thận nhưng cửa hàng của bạn vẫn thường xuyên gặp phải những khó khăn như:

• Thanh toán chậm và mất thời gian: Khi đông khách, việc tính toán thủ công dễ gây nhầm lẫn và khiến khách hàng phải chờ đợi, ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm.

• Chủ cửa hàng quá tải: Người chủ thường phải đảm nhận nhiều vai trò (bán hàng, quản lý kho, tài chính, nhân sự...) nên dễ bị thiếu thời gian, luôn phải có mặt ở cửa hàng và khó có thời gian phát triển chiến lược kinh doanh.

• Quy trình thủ công: Việc sử dụng sổ sách, Excel hay quy trình thủ công dễ dẫn đến sai sót, tốn thời gian và không thể mở rộng quy mô.

Không thể bỏ lỡ: Cơ hội buôn bán tiềm năng ở nông thôn: 9+ mô hình tiềm năng, lãi tốt

1.2 Quản lý doanh thu không chính xác, tồn kho thất thoát

Đặc thù mô hình kinh doanh cửa hàng nhỏ nên nhân sự của cửa hàng chỉ từ 1-2 người. Cũng chính vì vậy mà bạn thường bối rối khi:

• Quá tải về lượng hàng hóa: Với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn mặt hàng (đặc biệt là cửa hàng tạp hóa), việc kiểm soát chính xác hàng còn hay hết, số lượng tồn kho thực tế là rất khó khăn.

• Thất thoát hàng hóa: Dễ xảy ra mất mát, hư hỏng, hết hạn sử dụng hoặc gian lận nội bộ do thiếu kiểm soát chặt chẽ.

• Cân bằng tồn kho: Khó khăn trong việc dự đoán nhu cầu để tránh tồn kho quá nhiều (tốn vốn, tốn diện tích) hoặc tồn kho quá ít (mất doanh thu, làm mất lòng tin khách hàng).

Quản lý doanh thu không chính xác, tồn kho thất thoát

1.3 Quản lý sai sót tài chính, công nợ

Không chỉ về tồn kho hay quản lý bán hàng mà cách quản lý tài chính khi không có kinh nghiệm cũng khiến cửa hàng gặp khó khăn:

• Quản lý dòng tiền: Bao gồm nhiều nguồn tiền khác nhau như doanh thu, chi phí cố định, vốn nhập hàng, lương nhân viên, v.v. cần được kiểm soát chặt chẽ.

• Không rõ lãi lỗ: Nếu chỉ dựa vào sổ sách hoặc ghi chép thủ công, việc thống kê doanh thu, chi phí và xác định lợi nhuận, lỗ chính xác thường dễ bị nhầm lẫn hoặc không kịp thời.

• Quản lý công nợ: Khó kiểm soát triệt để công nợ với các nhà cung cấp hoặc khách hàng.

1.4 Khó khăn khi tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân viên

Nhiều chủ quán tâm sự họ gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm nhân viên có năng lực và giữ chân họ do chế độ phúc lợi có thể không cạnh tranh hoặc có một số lý do về nhiều yếu tố khác. Ngoài ra, tình trạng cửa hàng nhỏ cũng khiến cho nhân viên không làm đủ hiệu suất hay quy trình làm việc từ đó dẫn đến tình trạng không gắn bó, nhân viên làm việc hời hợt ảnh hưởng đến trải nghiệm mua bán của khách hàng và làm mất khách.

Khó khăn khi tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân viên

2. Giải pháp quản lý cửa hàng nhỏ hiệu quả, tiết kiệm

Để khắc phục khó khăn thường gặp trong quản lý cửa hàng nhỏ, chủ cửa hàng nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để tự động hóa việc ghi nhận doanh thu, theo dõi tồn kho, quản lý nhân viên và khách hàng. Đồng thời, cần xây dựng quy trình rõ ràng, ví dụ như kiểm kho định kỳ, lập sổ theo dõi nhập – xuất – bán, hoặc phân chia trách nhiệm cụ thể cho từng vị trí.

Phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng nhỏ đang được yêu thích 

• Bán hàng nhanh chóng và linh hoạt: Order/thanh toán linh hoạt tại bàn và tại quầy; đơn hàng gửi tới quầy pha chế và bếp ngay khi kết thúc order; Tính năng gộp/tách bàn, gộp/tách hóa đơn linh động.
  Báo cáo tài chính, doanh thu tự động hoá: Dựa trên các thông tin từ nhân viên và quản lý nhập liệu đúng đắn sẽ cho báo cáo chính xác 99.99%.

• Quản lý nhân viên qua tính năng phân quyền, giám sát mà không cần đến tận cửa hàng.

• Số lượng tồn kho, hết hàng được thông báo mỗi ngày: Giúp bạn kiểm soát số lượng hàng hoá và có phương án xả kho, nhập hàng mới.

• Chương trình chăm sóc khách hàng được lên lịch ngay trên thiết bị cầm tay như gửi ưu đãi cho khách hàng quen thuộc, ưu đãi ngày sinh nhật…

• Đồng bộ khuyến mãi, combo giảm giá trên giao diện thanh toán.

• Xuất hoá đơn chuẩn theo mẫu của chi cục Thuế và gửi hoá đơn cho khách hàng nhanh chóng qua Zalo, Email…

Ngoài ra, nên chú trọng đào tạo nhân viên về kỹ năng bán hàng, chăm sóc khách hàng và áp dụng chính sách khuyến mãi linh hoạt để tăng lượng khách quay lại. Khi kết hợp giữa công nghệ quản lý và quy trình vận hành hợp lý, cửa hàng nhỏ có thể giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận ổn định.

Xem thêm: Phần mềm quản lý siêu thị, tạp hoá tối ưu hiệu suất, tiết kiệm chi phí

Những thông tin trên về khó khăn thường gặp trong quản lý cửa hàng nhỏ đã được thông tin và cung cấp giải pháp hiệu quả. Chúc bạn sớm tìm hiểu về phần mềm quản lý bán hàng tối ưu như POS365 để nâng cấp công nghệ và phát triển cửa hàng nhỏ của mình kinh doanh phát đạt và bền vững.