Hàng tồn kho là gì? Hướng dẫn cách tính hàng tồn kho chính xác nhất

Khái niệm hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là những sản phẩm nằm im trên kệ hay trong kho chứa, mà nó chính là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp. Rất nhiều người chưa hiểu rõ khái niệm hàng tồn kho, họ cho rằng đây chính là những sản phẩm đã hết hạn, khó bán. Tuy nhiên, ý nghĩa của hàng tồn kho lại rộng hơn rất nhiều.

Cụ thể, hàng tồn kho được định nghĩa là tài sản lưu động quan trọng trong doanh nghiệp, được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường. Trên thực tế, hàng tồn kho không chỉ bao gồm sản phẩm chờ bán, mà còn đóng vai trò thiết yếu trong chuỗi cung ứng. Vì vậy, không phải lúc nào lượng hàng hóa nhập vào cũng bằng lượng hàng hóa xuất ra. Để đảm bảo nguồn cung ổn định, các doanh nghiệp cần giữ một lượng hàng hóa dự trữ, các sản phẩm đó được gọi là hàng tồn kho.

Hàng tồn kho đóng vai trò thiết yếu trong sự ổn định của chuỗi cung ứng. Nó giúp doanh nghiệp cung cấp kịp thời sản phẩm đến khách hàng bất kỳ lúc nào hoặc bổ sung nguyên vật liệu cho sản xuất khi cần thiết. Điều này đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn, tạo sự hài lòng cho khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Hàng tồn kho đóng vai trò thiết yếu trong sự ổn định của chuỗi cung ứng

Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho được phân thành nhiều loại dựa trên mục đích sử dụng và trạng thái của hàng hóa:

• Hàng hóa mua về để bán: Bao gồm hàng hóa đã được nhập kho và đang chờ bán, hàng hóa mua đang trên đường vận chuyển, hàng hóa gửi đi bán nhưng chưa hoàn tất giao dịch, hàng hóa được gửi đi gia công/chế biến trước khi thành sản phẩm hoàn chỉnh.
• Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán: Là hàng hóa, được sản xuất hoàn chỉnh đang lưu kho đáp ứng tiêu chuẩn để bán và đưa vào sử dụng. Đây là thành phẩm đã rời kho nhưng chưa ghi nhận doanh thu vì quá trình giao dịch chưa hoàn tất.
• Sản phẩm dở dang: Bao gồm sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chưa hoàn thiện để nhập kho. Ngoài ra, sản phẩm dở dang cũng bao gồm chi phí sản phẩm, kinh doanh dở dang liên quan đến quá trình cung cấp dịch vụ.
• Nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ: Là tất cả các yếu tố đầu vào cần thiết để sản xuất ra thành phẩm. Ví dụ mía là nguyên liệu chính sản xuất ra đường.
• Chi phí dịch vụ dở dang: Bao gồm các khoản phí phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu.

Phân loại hàng tồn kho

Hướng dẫn chi tiết quản trị hàng hóa trong kho

Quản trị hàng tồn kho là một bài toán khó với các doanh nghiệp hiện nay. Dưới đây là một số lời khuyên của chuyên gia về cách quản trị hàng tồn kho, bạn hãy thử áp dụng vào doanh nghiệp của mình nhé!

Nguyên tắc tính hàng tồn kho

Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả và đảm bảo tính chính xác trong kế toán, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau:

• Kiểm kê tồn kho chính xác, định kỳ: Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm kê để nắm rõ số lượng hàng hóa thực tế trong kho tại mọi thời điểm. Việc này giúp hạn chế triệt để tình trạng kiểm kho xong vẫn sai tồn, giảm thiểu sai lệch dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định nhập – xuất hàng kịp thời.
• Phân loại hàng hóa khoa học: Hàng tồn kho nên được phân loại theo nhóm sản phẩm, ngày nhập, hạn sử dụng hoặc đặc tính hàng hóa. Cách làm này giúp dễ dàng quản lý, đồng thời phát hiện sớm tình trạng hàng tồn lâu, tránh lãng phí vốn.
• Lựa chọn phương pháp tính giá tồn kho phù hợp: Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02), doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp như: giá đích danh, bình quân gia quyền, FIFO (nhập trước - xuất trước). Tuy nhiên, phương pháp LIFO đã bị loại bỏ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Đảm bảo tính nhất quán trong kế toán: Doanh nghiệp cần duy trì nhất quán phương pháp kế toán hàng tồn kho trong suốt kỳ kế toán để đảm bảo tính minh bạch, dễ so sánh và phản ánh đúng tình hình tài chính.

Nguyên tắc tính hàng tồn kho

Cách tính giá gốc hàng hóa tồn kho

Tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực kinh doanh, đơn vị của bạn có thể lựa chọn một trong ba cách tính giá gốc hàng hóa tồn kho sau:

Cách hạch toán hàng tồn kho

Dưới đây là cách hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:

Nhập kho hàng hóa, công cụ, nguyên vật liệu:

Hàng chưa về kho nhưng đã nhận hóa đơn:

Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán:

Hàng kỳ phân bổ lãi trả chậm:

Hạch toán chi phí mua hàng:

Hàng hóa xuất bán trực tiếp:

Mua hàng trả chậm, trả góp:

Khi nhập kho hàng gia công/chế biến:

Xuất kho hàng gửi đi bán:

Hàng hóa gia công, chế biến:

- Khi đưa hàng đi gia công/chế biến:

- Khi phát sinh chi phí gia công:

Trên đây là bài chia sẻ hàng tồn kho là gì và cách tính, quản lý hàng tồn kho chính xác nhất. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không phải là một bài toán quá khó, nhưng cần được thực hiện đúng cách, có kế hoạch rõ ràng và kết hợp ứng dụng nền tảng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp để tối ưu toàn bộ quy trình.