In mã vạch tờ khai hải quan để làm gì?
Bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng đóng vai trò như một chiếc vé thông hành cuối cùng tại khu vực giám sát của hải quan (cảng biển, sân bay, cửa khẩu). Việc sử dụng mã vạch mang lại lợi ích thiết thực cho cả hai bên:
- Đối với doanh nghiệp: Mã vạch là bằng chứng xác nhận hàng hóa đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, được phép thông quan và đủ điều kiện đưa ra khỏi khu vực giám sát. Nó giúp đối chiếu chính xác lô hàng thực tế với dữ liệu khai báo trên hệ thống.
- Đối với cơ quan hải quan: Thay vì phải nhập tay số tờ khai 12 số dài ngoằng để kiểm tra, cán bộ hải quan chỉ cần thao tác quét mã vạch bằng máy chuyên dụng là toàn bộ dữ liệu sẽ tự động hiển thị trên phần mềm giám sát. Việc này rút ngắn tối đa thời gian xử lý hồ sơ, giảm thiểu tình trạng ùn ứ hàng hóa tại cảng và tránh các sai sót do nhập liệu thủ công.
In mã vạch tờ khai hải quan để làm gì?
Hướng dẫn cách in mã vạch trên hệ thống Tổng cục Hải quan (Online)
Tra cứu và in bảng kê mã vạch trực tuyến qua website của Tổng cục Hải quan là phương pháp phổ biến và nhanh chóng nhất. Bạn không cần cài đặt ứng dụng phức tạp, chỉ cần có máy tính kết nối mạng internet và thực hiện theo 3 bước sau:
Bước 1: Truy cập trang web tra cứu chính thức
Đầu tiên, bạn mở trình duyệt web và truy cập trực tiếp vào hệ thống tra cứu thông tin tờ khai của Tổng cục Hải quan. Giao diện trang chủ sẽ hiển thị một biểu mẫu để bạn điền thông tin doanh nghiệp và tờ khai cần tra cứu.
Bước 1: Truy cập trang web tra cứu chính thức
Bước 2: Điền thông tin tờ khai chính xác
Đây là bước cực kỳ quan trọng, nếu bạn điền sai một số thì hệ thống sẽ báo không tìm thấy kết quả. Bạn cần cung cấp chính xác các trường thông tin sau:
- Mã số thuế: Điền mã số thuế của doanh nghiệp xuất nhập khẩu đứng tên trên tờ khai.
- Số tờ khai hải quan: Bao gồm đúng 12 chữ số. Lưu ý cực kỳ quan trọng: Số tờ khai kết thúc bằng một chữ số đuôi (ví dụ: số 0). Khi bạn thực hiện khai bổ sung hoặc hải quan yêu cầu sửa tờ khai, chữ số đuôi này sẽ nhảy lên (thành 1, 2...). Bạn bắt buộc phải lấy số tờ khai 12 số ở lần sửa đổi mới nhất để in mã vạch, nếu nhập số cũ hệ thống sẽ báo lỗi.
- Mã cơ quan hải quan: Là mã của Chi cục Hải quan nơi tiếp nhận tờ khai của bạn. Nếu không nhớ mã này, bạn có thể xem lại trên góc trên cùng của tờ khai in sẵn.
- Ngày khai báo: Điền chính xác ngày đăng ký tờ khai hiển thị trên hệ thống.
Bước 2: Điền thông tin tờ khai chính xác
Bước 3: Đọc kết quả và tiến hành in
Sau khi nhấn nút lấy thông tin, hệ thống sẽ xử lý và trả về danh sách các container hoặc hàng hóa thuộc tờ khai đó. Sẽ có 4 trạng thái trả về phổ biến mà bạn cần lưu ý:
- Trạng thái 1: Tờ khai chưa thông quan (có thể do chưa nộp thuế hoặc đang chờ kiểm tra). Lúc này mã vạch có thể chưa được sinh ra đầy đủ hoặc hệ thống báo lỗi chưa đủ điều kiện.
- Trạng thái 2: Tờ khai đã được chấp nhận giải phóng hàng (mang về bảo quản nhưng chờ nộp chứng từ bổ sung). Bạn vẫn có thể in mã vạch để làm thủ tục đưa hàng về kho.
- Trạng thái 3: Tờ khai đã thông quan nhưng chưa lấy hàng. Đây là trạng thái hoàn hảo nhất, danh sách mã vạch hiển thị đầy đủ, bạn chỉ cần bấm tổ hợp phím Ctrl + P trên bàn phím để in bảng kê ra giấy và kẹp vào bộ chứng từ đi lấy hàng.
- Trạng thái 4: Tờ khai đã thông quan và hàng đã lấy ra khỏi cảng. Lúc này mã vạch không còn giá trị giám sát hải quan tại cảng nữa. Thay vào đó, khi tiến hành nhập hàng về kho, người quản lý cần nắm rõ SKU khác gì mã vạch để thiết lập hệ thống phân loại và quản lý mã hàng nội bộ một cách hiệu quả.
Bước 3: Đọc kết quả và tiến hành in
Cách in mã vạch hải quan trực tiếp qua phần mềm (ECUS/VNACCS)
Ngoài việc tra cứu trên web, nếu doanh nghiệp của bạn hoặc đại lý khai thuê đang sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử (điển hình như ECUS), bạn hoàn toàn có thể lấy và in mã vạch trực tiếp trên phần mềm này. Cách làm này có ưu điểm là đồng bộ dữ liệu nhanh, ít bị ảnh hưởng bởi đường truyền mạng.
Bước 1: Mở tờ khai cần xử lý: Mở phần mềm ECUS và đăng nhập bằng tài khoản của doanh nghiệp. Tìm đến menu Quản lý tờ khai, sau đó mở đúng tờ khai mà bạn vừa khai báo thành công và đã được cấp số.
Bước 2: Lấy phản hồi từ hệ thống và in bảng kê mã vạch: Tại giao diện chi tiết của tờ khai, bạn chuyển sang tab kết quả xử lý tờ khai. Tại đây, tìm và bấm vào nút chức năng lấy danh sách container. Phần mềm sẽ gửi yêu cầu lên hệ thống để lấy dữ liệu về.
Nếu tờ khai đã thông quan, phần mềm sẽ hiển thị danh sách các mã vạch tương ứng. Bạn chỉ cần nhấn vào nút in tờ khai hoặc in mã vạch ngay trên giao diện phần mềm để xuất bản in ra máy in kết nối với máy tính.
Cách in mã vạch hải quan trực tiếp qua phần mềm (ECUS/VNACCS)
Cách khắc phục lỗi in mã vạch hải quan không hiển thị
Một tình huống rắc rối mà rất nhiều người làm thủ tục chứng từ gặp phải là: Làm đúng mọi bước trên trang web Tổng cục Hải quan, màn hình máy tính vẫn hiển thị mã vạch đen trắng bình thường, nhưng khi in ra giấy thì phần hình vạch lại biến thành các con số hoặc ký tự lỗi. Cầm tờ giấy này ra cảng, máy quét của hải quan chắc chắn sẽ không đọc được, bắt buộc bạn phải mất thời gian chạy đi in lại.
Nguyên nhân gây lỗi hiển thị
Nguyên nhân gốc rễ của lỗi font chữ này không nằm ở hệ thống hải quan hay máy in của bạn bị hỏng, mà là do hệ điều hành máy tính của bạn chưa được cài đặt một font chữ chuyên dụng dùng để mã hóa ký tự thành hình ảnh mã vạch. Font chữ này có tên là FREE3OF9.TTF.
Hướng dẫn cài đặt Font chữ mã vạch FREE3OF9
Cách khắc phục cực kỳ đơn giản, bạn chỉ cần bỏ ra 2 phút thực hiện các thao tác sau:
- Tải font chữ: Lên Google tìm kiếm từ khóa tải font chữ FREE3OF9.TTF và tải file font về máy tính.
- Cài đặt font: Có hai cách cài đặt. Cách nhanh nhất là click chuột phải vào file vừa tải về, chọn Install. Cách thứ hai là copy file font đó, vào ổ đĩa C:\Windows\Fonts và dán (Paste) file vào thư mục này.
- Khởi động lại và in: Sau khi cài font thành công, bạn bắt buộc phải tắt hoàn toàn trình duyệt web hoặc phần mềm ECUS đang mở. Sau đó mở lại trang web Tổng cục Hải quan, tra cứu lại tờ khai và bấm in. Lần này, mã vạch sẽ hiển thị các vạch đen trắng sắc nét chuẩn xác trên mặt giấy.
Cách khắc phục lỗi in mã vạch hải quan không hiển thị
Việc in mã vạch hải quan đúng chuẩn là yêu cầu bắt buộc trong quy trình thông quan hàng hóa, giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hạn chế tối đa sai sót phát sinh. Khi thực hiện đúng quy định và thao tác chuẩn xác, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xử lý và tối ưu quy trình xuất nhập khẩu. Đồng thời, kết hợp sử dụng nền tảng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp sau khi nhập hàng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho và nâng cao hiệu quả vận hành thực tế một cách toàn diện.
