Hàng ký gửi là gì? Phân biệt ký gửi vận chuyển & bán hộ

Hàng ký gửi là gì?

Hàng ký gửi là những tài sản, hàng hóa được chủ sở hữu (bên gửi) ủy thác cho một bên thứ ba (bên nhận) để thực hiện một mục đích cụ thể theo thỏa thuận, thông thường là để vận chuyển đến một địa điểm khác hoặc để trưng bày bán hộ. Nguyên tắc quan trọng nhất của hàng ký gửi là quyền sở hữu hàng hóa vẫn hoàn toàn thuộc về người gửi cho đến khi giao dịch được hoàn tất (giao tận tay người nhận hoặc bán thành công cho khách hàng cuối).

Bên nhận ký gửi đóng vai trò là người trung gian, chịu trách nhiệm bảo quản an toàn cho hàng hóa trong suốt thời gian lưu giữ và sẽ nhận được một khoản phí dịch vụ hoặc hoa hồng chiết khấu tùy theo hợp đồng hợp tác giữa hai bên.

Hàng ký gửi là gì?

Phân loại 2 hình thức ký gửi hàng hóa phổ biến nhất

Trên thị trường hiện nay, khái niệm ký gửi thường được sử dụng lẫn lộn giữa hai lĩnh vực hoàn toàn khác biệt. Để ứng dụng đúng vào công việc kinh doanh, bạn cần phân định rạch ròi hai hình thức sau đây thông qua các đặc điểm cụ thể:

Ký gửi vận chuyển

Ký gửi vận chuyển (hay giao nhận logistics) là hình thức ủy thác giao hàng từ nơi này đến nơi khác. Bạn thường bắt gặp hình thức này khi gửi bưu phẩm qua bưu điện hoặc gửi hành lý cồng kềnh khi đi máy bay, tàu hỏa, xe khách. Đặc điểm cốt lõi bao gồm:

• Mục đích: Di chuyển hàng hóa đến đúng địa chỉ hoặc trạm dừng theo yêu cầu của người gửi.
• Trách nhiệm của bên nhận: Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho kiện hàng, không làm bóp méo, hư hỏng hoặc thất lạc trong suốt quá trình lưu kho và di chuyển.
• Quyền sở hữu: Tài sản vẫn thuộc về người gửi cho đến khi được trao tận tay cho người nhận hợp pháp.
• Chi phí: Người gửi phải trả một khoản phí cước vận chuyển, được tính toán dựa trên khối lượng (cân nặng), kích thước và khoảng cách địa lý.

Ký gửi bán hàng

Ký gửi bán hàng (hay ký gửi thương mại) là một mô hình hợp tác kinh doanh đôi bên cùng có lợi trong ngành bán lẻ. Cụ thể, nhà cung cấp sẽ mang sản phẩm của mình đến đặt tại các cửa hàng, siêu thị mini hoặc đại lý để nhờ bán hộ. Đặc điểm cốt lõi bao gồm:

• Mục đích: Phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng thông qua các điểm bán trung gian mà không cần phải tự mở cửa hàng.
• Trách nhiệm của bên nhận: Cung cấp không gian trưng bày, trực tiếp tư vấn bán hàng và bảo quản sản phẩm không bị hư hỏng trong thời gian nằm trên kệ.
• Quyền sở hữu: Hàng hóa vẫn thuộc sở hữu của nhà cung cấp cho đến khi cửa hàng bán thành công cho khách hàng cuối. Nếu hết hạn hợp đồng mà không bán được, nhà cung cấp có quyền thu hồi lại hàng.
• Phân chia lợi nhuận: Cửa hàng nhận bán hộ hoàn toàn không cần bỏ vốn ra mua đứt sản phẩm ban đầu. Sau khi bán được hàng, cửa hàng sẽ thanh toán lại tiền gốc cho nhà cung cấp và giữ lại khoản chiết khấu/hoa hồng theo thỏa thuận. Nếu bạn đang muốn tận dụng mặt bằng kinh doanh, có thể tham khảo chi tiết cách làm giàu nhanh chóng từ mô hình bán hàng ký gửi để tối đa hóa doanh thu mà không đọng vốn.

Phân loại 2 hình thức ký gửi hàng hóa phổ biến nhất

Những loại hàng hóa nào không nên nhận ký gửi?

Dù bạn nhận ký gửi để vận chuyển hay nhận ký gửi để bán hộ tại cửa hàng, việc kiểm soát danh mục hàng hóa là bước quan trọng để bảo vệ bản thân khỏi những rủi ro pháp lý và đền bù thiệt hại. Dưới đây là những mặt hàng nhạy cảm bạn nên từ chối nhận ký gửi:

• Tài sản có giá trị đặc biệt cao: Tiền mặt, vàng bạc, đá quý, trang sức đắt tiền. Nguy cơ thất thoát rất lớn và khó có thể đền bù nếu xảy ra sự cố mất cắp.
• Hàng hóa dễ nứt vỡ: Đồ thủy tinh mỏng, pha lê, gốm sứ cao cấp không được đóng gói đúng chuẩn. Trong quá trình trưng bày tại kệ hoặc vận chuyển rất dễ xảy ra va đập gây hỏng hóc.
• Thực phẩm tươi sống ngắn ngày: Các mặt hàng không có chất bảo quản, dễ bị ôi thiu trong môi trường nhiệt độ phòng không nên nhận ký gửi trừ khi cửa hàng có hệ thống tủ mát chuyên dụng.
• Giấy tờ quan trọng: Hộ chiếu, sổ đỏ, chứng từ kinh doanh, thẻ ngân hàng. Việc bảo quản các loại giấy tờ này đòi hỏi tính bảo mật tuyệt đối, nếu thất lạc sẽ kéo theo nhiều hệ lụy nghiêm trọng.
• Hóa chất, chất dễ cháy nổ: Tuyệt đối tuân thủ quy định của pháp luật, không nhận lưu trữ các loại hàng hóa nguy hiểm gây mất an toàn cháy nổ cho cửa hàng.

Những loại hàng hóa nào không nên nhận ký gửi?

Ưu và nhược điểm của mô hình nhận bán hàng ký gửi

Đối với các chủ shop bán lẻ, nhận bán hàng ký gửi là một chiến lược kinh doanh thông minh nhưng cũng đi kèm không ít thách thức đòi hỏi năng lực quản lý sắc bén.

Ưu điểm cho chủ cửa hàng

• Tối ưu hóa nguồn vốn: Đây là lợi ích lớn nhất. Bạn có thể làm đầy các quầy kệ, đa dạng hóa danh mục sản phẩm cung cấp cho khách hàng mà không cần phải bỏ ra hàng chục triệu đồng để nhập sẵn hàng hóa.
• Giảm áp lực tồn kho: Nếu sản phẩm qua mùa hoặc không hợp thị hiếu người tiêu dùng, bạn hoàn toàn có thể trả lại cho nhà cung cấp mà không phải lo bài toán xả hàng cắt lỗ như hàng tự nhập.
• Tăng lưu lượng khách hàng: Việc cửa hàng liên tục có sản phẩm mới từ nhiều nguồn ký gửi khác nhau sẽ kích thích sự tò mò, giữ chân khách hàng cũ và thu hút thêm khách hàng mới đến tham quan, mua sắm.

Nhược điểm và rủi ro tiềm ẩn

• Rủi ro chênh lệch số liệu: Nếu ghi chép bằng sổ sách thủ công, việc nhớ nhớ quên quên sản phẩm nào là hàng ký gửi, sản phẩm nào là hàng tự nhập sẽ dẫn đến tranh chấp gay gắt với nhà cung cấp khi đến kỳ đối soát thanh toán.
• Trách nhiệm bảo quản lớn: Dù không bỏ tiền nhập hàng, bạn vẫn phải chịu trách nhiệm đền bù nếu hàng hóa bị mất cắp, ẩm mốc, hoặc bóp méo trong thời gian trưng bày tại cửa hàng.
• Hao hụt biên lợi nhuận: Hoa hồng từ việc bán hàng ký gửi thường thấp hơn biên lợi nhuận của việc tự tìm nguồn nhập sỉ số lượng lớn, do đó bạn cần bán được sản lượng lớn để bù đắp chi phí vận hành mặt bằng.

Ưu và nhược điểm của mô hình nhận bán hàng ký gửi

Giải pháp quản lý hàng ký gửi chống thất thoát cho chủ shop

Rất nhiều cửa hàng bán lẻ truyền thống đã phải chấm dứt hợp đồng hợp tác ký gửi trong tranh cãi chỉ vì quản lý tài chính nhập nhằng. Khi số lượng mã hàng lên tới hàng trăm, việc ghi chép sổ tay hoặc dùng Excel không còn đủ sức để đáp ứng tính chính xác. Để giải quyết triệt để rủi ro này, ứng dụng công nghệ thông minh vào đối soát công nợ và quản lý hàng tồn kho là yêu cầu bắt buộc đối với mọi chủ shop.

Minh bạch đối soát công nợ với nhà cung cấp

Bài toán khó nhất khi nhận bán hàng ký gửi là tính toán chính xác số lượng sản phẩm bán ra để thanh toán lại tiền gốc cho nhà cung cấp đúng hạn. Việc xây dựng một quy trình đối soát minh bạch sẽ mang lại những lợi ích thiết thực:

• Ghi nhận công nợ tự động: Mỗi khi một mặt hàng ký gửi được quét mã vạch bán ra tại quầy thu ngân, hệ thống cần tự động cộng dồn khoản tiền gốc phải trả cho đối tác đó, loại bỏ hoàn toàn việc tính toán thủ công dễ sai sót.
• Xuất báo cáo đối soát nhanh chóng: Vào cuối tháng, chủ shop có thể trích xuất danh sách chi tiết số lượng sản phẩm đã bán của từng nhà cung cấp, giúp quá trình thanh toán trở nên nhanh gọn và chuyên nghiệp.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh: Theo dõi tốc độ tiêu thụ và doanh thu của từng mặt hàng ký gửi để làm cơ sở đàm phán tăng tỷ lệ hoa hồng hoặc ngừng hợp tác với các sản phẩm ế ẩm.

Giải pháp quản lý hàng ký gửi chống thất thoát cho chủ shop

Phân định rạch ròi tồn kho ký gửi và tồn kho tự nhập

Một kệ hàng thường trưng bày xen kẽ cả hàng cửa hàng tự bỏ vốn nhập và hàng đối tác gửi bán. Nếu không có biện pháp phân tách trên hệ thống, chủ shop sẽ dễ mắc sai lầm khi theo dõi hàng tồn kho và mất kiểm soát dòng vốn thực tế. Để quản lý kho ký gửi hiệu quả, bạn cần thực hiện:

• Quản lý theo lô hàng độc lập: Tạo lập mã SKU và mã vạch riêng biệt cho lô hàng nhờ bán. Điều này giúp hệ thống nhận diện và phân tách hoàn toàn số liệu với kho hàng tự nhập của cửa hàng, tránh tính nhầm giá trị tài sản.
• Theo dõi thời gian lưu kho: Thiết lập cảnh báo thời hạn trưng bày sản phẩm. Khi hàng hóa nằm quá lâu trên kệ hoặc sắp hết hạn sử dụng, cửa hàng cần thông báo để đối tác thu hồi hàng, hạn chế tối đa rủi ro phải bỏ tiền túi ra đền bù do hàng hỏng hóc, lỗi mốt.
• Kiểm kho chéo dễ dàng: Quá trình kiểm kê cuối tháng sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn. Bạn dễ dàng xác định được sự hao hụt, mất mát thuộc về nguồn hàng tự nhập hay hàng ký gửi để có phương án xử lý tài chính phù hợp.

Đứng trước những bài toán nghiệp vụ phức tạp này, phần mềm quản lý bán hàng POS365 chính là công cụ đắc lực hỗ trợ chủ shop thiết lập quy trình kiểm soát hàng ký gửi chuyên nghiệp, tự động hóa mọi thao tác từ khi nhập hàng đến lúc thanh toán.

POS365 miễn phí trọn bộ phần mềm quản lý cửa hàng cùng Thuế số 0 đồng

Hiểu đúng hàng ký gửi là gì và phân biệt được sự khác nhau giữa việc ký gửi vận chuyển với ký gửi bán hàng là bước đầu tiên để bạn vận dụng mô hình này vào kinh doanh. Nhận bán hàng ký gửi mang lại cơ hội xoay vòng vốn tuyệt vời, nhưng cũng đòi hỏi một quy trình quản lý minh bạch, chặt chẽ để duy trì uy tín với đối tác. Hãy áp dụng công nghệ phần mềm vào việc theo dõi dòng tiền và tồn kho để tối ưu hóa lợi nhuận kinh doanh, đồng thời biến cửa hàng của bạn trở thành điểm đến đáng tin cậy của mọi nhà cung cấp.