Kinh nghiệm kinh doanh

Bạn đã chốt xong mặt bằng, có sẵn trong đầu những ý tưởng cho quán cafe của riêng mình nhưng việc lựa chọn một đơn vị thiết kế thi công quán cafe đủ uy tín, trình độ khiến bạn lo lắng vì thiếu kinh nghiệm ở mảng này? Cùng đọc bài viết dưới đây để hiểu hơn về quy trình cũng như những điều bạn cần lưu ý khi liên hệ với các đơn vị thiết kế và thi công cho quán cafe của mình nhé!

1. Tại sao cần lựa chọn kỹ càng đơn vị thiết kế thi công quán cafe?

Việc lựa chọn đơn vị thiết kế thi công quán cafe tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại ảnh hưởng trực tiếp đến diện mạo, chất lượng không gian và hiệu quả kinh doanh của quán. Một lựa chọn đúng đắn sẽ giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí, thời gian và sở hữu quán cafe mang phong cách riêng, thu hút khách hàng lâu dài. Nhưng ngược lại, bạn sẽ phải hứng chịu nhiều rủi ro nếu đặt niềm tin sai chỗ:

  • Rủi ro về chất lượng thi công: Đơn vị sử dụng vật liệu kém chất lượng hơn cam kết, thi công cẩu thả, không đúng kỹ thuật, dẫn đến công trình nhanh xuống cấp, hư hỏng, tốn chi phí bảo trì.

  • Thiết kế không phù hợp với vận hành: Đơn vị không chuyên về F&B có thể tạo ra không gian đẹp nhưng thiếu công năng, gây khó khăn cho nhân viên khi phục vụ và làm giảm trải nghiệm khách hàng.

  • Phát sinh chi phí không rõ ràng: Đơn vị cố tình báo giá thấp ban đầu để ký hợp đồng, sau đó liên tục đưa ra các chi phí phát sinh không hợp lý trong quá trình thi công.

  • Chậm tiến độ hoặc bị động: Đơn vị quản lý dự án kém, thiếu nhân sự hoặc vật tư, dẫn đến chậm trễ so với kế hoạch ban đầu, gây thiệt hại về chi phí thuê mặt bằng và lỡ cơ hội kinh doanh.

  • Thiếu tính độc đáo, khác biệt: Đơn vị sử dụng các mẫu thiết kế rập khuôn, thiếu sự sáng tạo, khiến quán không có điểm nhấn, khó cạnh tranh và khó thu hút khách hàng trên mạng xã hội.

  • Rủi ro phụ thuộc: Khi giao toàn bộ dự án cho một đơn vị, nếu đơn vị đó gặp vấn đề về tài chính hoặc nhân sự, toàn bộ dự án của bạn sẽ bị đình trệ và bạn có thể bị động trong việc xử lý.

Cần lựa chọn đơn vị thiết kế, thi công quán cafe uy tín

Cần lựa chọn đơn vị thiết kế, thi công quán cafe uy tín

2. Những kinh nghiệm cần biết để thi công quán cafe thuận lợi

Việc lựa chọn đơn vị thiết kế thi công quán cafe uy tín đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng không gian, tiến độ và chi phí đầu tư. Một quyết định đúng đắn sẽ giúp chủ quán tiết kiệm thời gian, tối ưu ngân sách và sở hữu một quán cafe mang đậm dấu ấn thương hiệu. Dưới đây là những kinh nghiệm cần lưu ý:

2.1 Xác định rõ phong cách và nhu cầu thiết kế

Trước khi tìm đơn vị thiết kế, chủ đầu tư cần xác định rõ phong cách chủ đạo của quán như: hiện đại, vintage, Hàn Quốc, sân vườn hay tối giản… Ưu tiên các đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong thiết kế và thi công quán cafe, nhà hàng (F&B). Đơn vị chuyên môn sẽ am hiểu về luồng vận hành (flowline), bố trí quầy bar, khu vực bếp, và tối ưu hóa không gian phục vụ, điều mà các đơn vị thiết kế nhà ở có thể thiếu.

Việc hiểu rõ định hướng giúp bạn chọn được đơn vị có thế mạnh phù hợp, tránh tình trạng thiết kế sai hướng hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần gây tốn kém.

Bạn cần xác định rõ phong cách và nhu cầu thiết kế

Bạn cần xác định rõ phong cách và nhu cầu thiết kế

2.2 Tìm hiểu kỹ hồ sơ năng lực và dự án đã thực hiện của đơn vị thiết kế thi công

Hãy yêu cầu đơn vị thiết kế thi công quán cafe cung cấp portfolio (hồ sơ năng lực) hoặc các dự án đã từng thi công. Xem xét các dự án cafe họ đã thực hiện, cách họ xử lý không gian, phối hợp màu sắc, ánh sáng và công năng. Đánh giá không chỉ về độ đẹp mà còn về sự đa dạng phong cách, quy mô, và tính thực tế của công trình sau khi hoàn thành.

Bạn có thể kiểm tra xem ảnh thiết kế 3D có khớp với ảnh thi công thực tế của họ không. Sự đồng bộ cao chứng tỏ đơn vị có đội ngũ thiết kế và thi công làm việc ăn ý, chuyên nghiệp. Hãy đến tham quan công trình thực tế để đánh giá tay nghề, độ hoàn thiện và phong cách làm việc của họ. Nếu có thể, bạn hãy trao đổi với các chủ đầu tư đã làm việc cùng đội ngũ thi công để có cái nhìn chân thật nhất về trình độ và thái độ của bên thiết kế thi công.

So sánh thiết kế 3D và hình ảnh bàn giao thực tế

So sánh thiết kế 3D và hình ảnh bàn giao thực tế

2.3 Ưu tiên đơn vị có dịch vụ trọn gói

Chọn công ty có thể thiết kế – thi công – hoàn thiện nội thất – setup quán sẽ giúp đảm bảo tính đồng bộ giữa bản vẽ và thực tế, đồng thời giảm rủi ro phát sinh chi phí. Khi thuê cùng một đơn vị thiết kế – thi công, toàn bộ quá trình từ ý tưởng, bản vẽ 3D đến thi công thực tế sẽ được thực hiện bởi một đội ngũ thống nhất. Điều này giúp hạn chế tối đa tình trạng “thiết kế một đằng, làm một nẻo”, đảm bảo quán khi hoàn thiện giữ nguyên phong cách và bố cục như bản vẽ ban đầu.

Dịch vụ trọn gói giúp chủ đầu tư giảm được nhiều chi phí trung gian, vì đơn vị sẽ tối ưu nhân lực, vật liệu và tiến độ cho toàn bộ dự án. Khi cùng một đơn vị chịu trách nhiệm, họ sẽ cam kết tiến độ rõ ràng, dễ dàng điều phối giữa các giai đoạn. Nếu xảy ra lỗi kỹ thuật hay chậm trễ, đơn vị thi công trọn gói sẽ phải chịu trách nhiệm tổng thể, giúp bạn tránh tình trạng “đổ lỗi qua lại” giữa các bên.

Khi sử dụng dịch vụ trọn gói, bạn sẽ được hưởng chính sách bảo hành tổng thể cho toàn bộ công trình, từ nội thất, điện nước đến hoàn thiện trang trí. Điều này giúp việc bảo trì, sửa chữa sau này trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn so với việc phải liên hệ nhiều bên riêng lẻ.

Xem thêm: Top 15 mẫu thiết kế quán cafe nhỏ đẹp giá rẻ đón đầu xu thế

2.4 So sánh, đánh giá chi phí của đơn vị đưa ra so với thị trường

Không nên chọn đơn vị thiết kế thi công quán cafe chỉ vì giá rẻ, vì chất lượng vật liệu và tay nghề có thể không đảm bảo. Một công trình chất lượng cần đầu tư vào vật liệu, tay nghề và quy trình thi công chuyên nghiệp. Nếu đơn vị chào giá quá rẻ, họ buộc phải cắt giảm chi phí ở đâu đó – có thể là vật liệu rẻ, nhân công kém tay nghề, hoặc bỏ qua các chi tiết kỹ thuật. Kết quả là quán cafe có thể xuống cấp nhanh, bong tróc sơn, thấm nước, hư hệ thống điện – nước chỉ sau vài tháng vận hành.

Giá thiết kế rẻ thường đồng nghĩa với việc thiếu sự đầu tư vào ý tưởng và phong cách riêng. Điều này khiến không gian trở nên na ná các quán khác, không có dấu ấn riêng và khó tạo thương hiệu bền vững.

Một chiêu phổ biến của các đơn vị giá rẻ là báo giá thấp ban đầu để thu hút, sau đó phát sinh thêm nhiều hạng mục không nằm trong hợp đồng: chi phí vật liệu, chỉnh sửa bản vẽ, phát sinh công trình phụ... Cuối cùng, tổng chi phí có thể cao hơn cả những đơn vị uy tín ban đầu mà bạn bỏ qua. Hãy yêu cầu báo giá chi tiết, bao gồm: chi phí thiết kế, vật liệu, thi công, nhân công và thời gian hoàn thiện. Hợp đồng cần thể hiện rõ thời gian bàn giao, trách nhiệm bảo hành, điều khoản phạt chậm tiến độ để tránh tranh chấp.

Không nên lựa chọn đơn vị thiết kế thi công giá rẻ

Không nên lựa chọn đơn vị thiết kế thi công giá rẻ

2.5 Kiểm tra đội ngũ thiết kế & thi công

Một đơn vị thiết kế thi công quán cafe uy tín thường có đội ngũ kiến trúc sư, kỹ sư và thợ thi công lành nghề, cùng khả năng tư vấn sáng tạo, hiểu biết về xu hướng F&B hiện nay. Bạn nên trao đổi trực tiếp với người phụ trách để đánh giá thái độ, phong cách làm việc và khả năng nắm bắt ý tưởng.

Về đội ngũ thiết kế, bạn cần kiểm tra:

  • Kinh nghiệm trong ngành F&B: Họ có từng thiết kế quán cafe, nhà hàng hoặc mô hình tương tự chưa? Thiết kế F&B đòi hỏi hiểu rõ hành vi khách hàng, quy trình pha chế và bố cục vận hành.

  • Trình độ chuyên môn: Kiến trúc sư, designer có bằng cấp hoặc chứng chỉ liên quan không? Họ có cập nhật xu hướng thiết kế hiện đại như minimal, eco, vintage, Hàn Quốc, công nghiệp… không?

  • Khả năng sáng tạo & cá nhân hóa: Một đội ngũ chuyên nghiệp không sao chép mẫu sẵn có mà sẽ phát triển ý tưởng dựa trên câu chuyện thương hiệu, vị trí mặt bằng và nhóm khách hàng mục tiêu.

  • Kỹ năng tư vấn: Họ cần lắng nghe, phân tích và đưa ra giải pháp tối ưu, không chỉ chạy theo “đẹp mắt” mà bỏ quên công năng thực tế.

Về đội ngũ thi công:

  • Kinh nghiệm và tay nghề thợ: Hãy hỏi xem họ có đội ngũ thi công riêng hay thuê ngoài, đã từng thi công bao nhiêu công trình cafe, và có thể cho xem hình ảnh thực tế không.

  • Sự phối hợp với bộ phận thiết kế: Đội ngũ thi công cần hiểu rõ bản vẽ, vật liệu và ý đồ thiết kế. Nếu hai bên không đồng bộ, kết quả thực tế dễ bị sai lệch hoặc kém thẩm mỹ.

  • Kỹ năng xử lý kỹ thuật: Hãy quan tâm đến hệ thống điện – nước, thông gió, ánh sáng, chống thấm, âm thanh, vì đây là các hạng mục ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và tuổi thọ công trình.

  • Tác phong làm việc: Đơn vị uy tín có quy trình thi công rõ ràng, giám sát thường xuyên, tiến độ minh bạch, và sẵn sàng cho bạn xem nhật ký công trình hoặc báo cáo tiến độ định kỳ.

Không thể bỏ lỡ: Kinh nghiệm mở quán cafe tại nhà từ A-Z chi tiết nhất

2.6 Xem xét đánh giá và phản hồi từ khách hàng cũ

Tìm kiếm nhận xét trên mạng xã hội, Google hoặc các diễn đàn về công ty đó. Phản hồi từ khách hàng cũ giúp bạn có cái nhìn thực tế về uy tín, chất lượng công trình và thái độ làm việc của đơn vị thiết kế – thi công. Nhiều đơn vị có thể thiết kế đẹp, nhưng thái độ làm việc thiếu chuyên nghiệp: trễ tiến độ, không minh bạch chi phí, hoặc bỏ mặc khách hàng sau khi bàn giao.

Phản hồi từ khách hàng cũ sẽ tiết lộ những yếu tố mà bạn khó thấy qua hợp đồng hay lời quảng cáo, chẳng hạn như:

  • Cách họ giải quyết sự cố phát sinh trong quá trình thi công.

  • Tác phong, thái độ của đội ngũ nhân viên, kỹ sư, giám sát công trình.

  • Mức độ trách nhiệm và uy tín trong việc bảo hành – hậu mãi sau khi bàn giao.

Đọc phản hồi từ các khách hàng cũ

Đọc phản hồi từ các khách hàng cũ

2.7 Lưu ý các điều mục của hợp đồng trước khi ký

Ký hợp đồng là bước quan trọng nhất trong quá trình hợp tác giữa chủ đầu tư và đơn vị thiết kế – thi công quán cafe. Đây là cơ sở pháp lý bảo đảm quyền lợi của cả hai bên, giúp tránh rủi ro về tiến độ, chi phí, chất lượng hay trách nhiệm bảo hành. Vì vậy, trước khi đặt bút ký, bạn cần xem xét kỹ lưỡng từng điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo minh bạch, rõ ràng và an toàn cho dự án của mình:

  • Đảm bảo các thông tin cơ bản trong hợp đồng được ghi rõ ràng và chính xác.

  • Cần mô tả, làm rõ phạm vi công việc & hạng mục thực hiện của bên thi công và bên thiết kế càng chi tiết càng tốt.

  • Hợp đồng cần thể hiện rõ: Tổng giá trị hợp đồng. Đơn giá từng hạng mục, vật liệu sử dụng. Điều khoản về chi phí phát sinh, nếu có. Các khoản chưa bao gồm như thuế VAT, phí vận chuyển hoặc chi phí nhân công ngoài giờ.

  • Tiến độ thi công ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch khai trương và dòng tiền đầu tư: Thời gian bắt đầu và kết thúc dự án, tiến độ theo từng giai đoạn.

  • Quy định rõ ràng phương thức và thời điểm thanh toán, thường chia thành 3 - 4 đợt theo giai đoạn thi công.

  • Quy định về vật liệu & cam kết về chất lượng thi công, cách xử lý nếu chất lượng không đạt yêu cầu hoặc khác so với bản vẽ.

  • Điều khoản về chấm dứt hợp đồng và xử lý vi phạm: Quy định điều kiện chấm dứt hợp đồng; Trách nhiệm và mức phạt vi phạm của mỗi bên; Cách thức giải quyết tranh chấp.

Sau khi đọc 7 kinh nghiệm trước khi hợp tác với đơn vị thiết kế thi công quán cafe uy tín và chất lượng chắc chắn bạn sẽ đưa ra lựa chọn đúng đắn. Nếu có nhu cầu về phần mềm quản lý bán hàng, tính tiền quán cafe mời bạn tham khảo POS365 - phần mềm chuyên biệt tối ưu và tiết kiệm cho quán cafe.