9 giải pháp phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí, trả phí tốt nhất 2025

---

Cách quản lý thủ công truyền thống khiến cho nhiều chủ cửa hàng gặp khó khăn trong khâu vận hành. Chính vì thế nhu cầu tìm kiếm giải pháp phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí hay trả phí luôn luôn là cấp thiết.

1. Vì sao nên dùng phần mềm quản lý nhà hàng ngay từ đầu?

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và áp lực cạnh tranh thì việc tìm kiếm, lựa chọn một phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí hay trả phí là điều bắt buộc đối với những chủ cửa hàng mới bắt đầu hoạt động kinh doanh. 

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho nhà hàng không chỉ giúp tối ưu khâu vận hành, giảm sai sót thủ công mà còn đem lại nhiều lợi ích:

• Xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp order – bếp – thu ngân – phục vụ ngay từ đầu tránh được các sai sót, nhầm lẫn thủ công
• Giảm thất thoát, tính tiền tự động với tính năng lưu lại lịch sử giao dịch, tránh gian lận, mất tiền mặt
• Quản lý kho nguyên vật liệu, biết được món bán chạy, lượng hàng tồn kho tại từng thời điểm
• Doanh thu - lỗ lãi được tính toán tự động, tích hợp sẵn báo cáo ngày/tuần/tháng, phân tích số liệu bán hàng
• Tiết kiệm thời gian order, thanh toán tại bàn và giúp tăng trải nghiệm khách hàng
• Sẵn sàng để phát triển, mở rộng quy mô và mô hình kinh doanh.

Tuy nhiên, không phải phần mềm quản lý bán hàng nào cũng đáp ứng đúng và đủ các nhu cầu sử dụng của nhà hàng. Là chủ cửa hàng bạn cần xem xét, lựa chọn và tìm hiểu kỹ để sở hữu một công cụ đắc lực cho công việc kinh doanh của mình.

2. 9 phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí, có trả phí nhiều người dùng nhất

Excel, POS365, Odoo hay FoodyPOS… là những phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí và có trả phí được nhiều chủ nhà hàng sử dụng.

2.1 Quản lý nhà hàng miễn phí bằng phần mềm Excel

Excel là một công cụ quản lý nhà hàng miễn phí, dễ tiếp cận cho các quán ăn nhỏ dưới 20 món, ít hơn 5 nhân viên. Tuy nhiên, để có thể vận hành nhà hàng bằng phần mềm Excel đòi hỏi người quản lý phải có trình độ sử dụng các hàm trong phần mềm từ khá trở lên và tham gia vào tất cả các khâu vận hành như nhập hàng, xuất hàng, bán hàng, thanh toán để đảm bảo số liệu nhập vào file Excel được chính xác.

Với phần mềm Excel nhà hàng sẽ không có kết nối máy in hoá đơn, không có dữ liệu và mẫu chuẩn để xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định 70 của Tổng cục thuế, cũng vì vậy mà nhà hàng có thể bị phạt đến 10 triệu đồng nếu vẫn chưa trang bị đủ phần mềm và các thiết bị để xuất hoá đơn.

Khi dùng phần mềm miễn phí này tất cả quy trình phụ thuộc quá nhiều vào một người có năng lực nên gây ra hạn chế và làm giảm đi thời gian để người chủ có thể trau chuốt quy trình bán hàng, món ăn hay mang lại ấn tượng tốt cho khách hàng.

Excel là một công cụ quản lý miễn phí, dễ tiếp cận cho các nhà hàng, quán ăn nhỏ

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí bằng Excel: Ưu điểm và hạn chế?

2.2 Quản lý vận hành nhà hàng chuyên nghiệp, tiết kiệm nhất với POS365

Với hơn 200 nghìn khách hàng, nhà hàng và những chuỗi kinh doanh F&B phần mềm quản lý bán hàng Pos 365 là sự lựa chọn hoàn hảo cho các chủ cửa hàng. Với giao diện đơn giản nhưng đảm bảo đầy đủ tính năng phục vụ chuyên biệt cho từng nhà hàng POS365 kết nối từ thiết bị cầm tay như điện thoại, máy tính để phục vụ gọi món, gộp tách bàn và thanh toán đến máy tính thu ngân cho ra các combo khuyến mãi, tích điểm cho khách hàng. 

Không chỉ vậy, sau khi Nghị định 70 được ban hành POS365 là một trong những phần mềm đầu tiên tiên phong tích hợp xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền và có mẫu hoá đơn chuẩn nghị định giúp nhà hàng vận hành minh bạch, hợp pháp.

Nếu bạn là người mới bắt đầu kinh doanh F&B, sử dụng phần mềm quản lý miễn phí giúp vận hành hiệu quả mà không tốn nhiều chi phí. POS365 với phiên bản dùng thử miễn phí hỗ trợ cài đặt và thiết lập các tính năng quản lý nhà hàng là lựa chọn thông minh để bắt đầu hành trình kinh doanh bài bản. Đặc biệt, phần mềm đang có chương trình ưu đãi mua gói 2 năm tặng 18 tháng với chi phí chỉ 3k/ngày rất đáng để các chủ nhà hàng đăng ký dùng thử.

Top đầu phần mềm quản lý bán hàng nhà hàng chuyên nghiệp, tiết kiệm, hiệu quả

Không thể bỏ lỡ: Hướng dẫn tải phần mềm quản lý bán hàng miễn phí POS365 đơn giản, nhanh chóng

2.3 Phần mềm quản lý nhà hàng Odoo

Odoo là phần mềm quản lý nhà hàng mã nguồn mở, đa năng, cho phép tùy biến linh hoạt theo mô hình kinh doanh. Với mô-đun Odoo POS (Point of Sale), nhà hàng có thể quản lý gọi món, đặt bàn, thanh toán, in hóa đơn và theo dõi tồn kho ngay trên giao diện đơn giản, dễ sử dụng. 

Điểm mạnh của Odoo là khả năng mở rộng – dễ dàng tích hợp với các phân hệ khác như kế toán, nhân sự, CRM, marketing… phù hợp với chuỗi nhà hàng hoặc mô hình kinh doanh phức tạp. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, người dùng cần kiến thức kỹ thuật hoặc đơn vị triển khai Odoo chuyên nghiệp. 

Phiên bản Community (miễn phí) phù hợp cho các nhà hàng nhỏ, còn phiên bản Enterprise (trả phí) hỗ trợ đầy đủ tính năng nâng cao.

Phần mềm quản lý odoo yêu cầu người dùng có đội ngũ kỹ thuật mạnh và ngân sách lớn

2.4 Loyverse POS phần mềm có trả phí quản lý nhà hàng

Loyverse POS (trả phí) là phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp nổi bật với khả năng vận hành mượt mà trên thiết bị di động và máy tính bảng. Phiên bản trả phí mở rộng nhiều tính năng nâng cao như quản lý tồn kho nâng cao, phân quyền nhân viên chi tiết, theo dõi lương, ca làm, và phân tích doanh số theo thời gian thực. Loyverse cho phép gọi món tại bàn, chuyển bàn, in hóa đơn cho bếp và khách hàng một cách tự động, giúp tăng tốc độ phục vụ và giảm nhầm lẫn. 

Tính năng CRM tích hợp hỗ trợ ghi nhớ lịch sử mua hàng và tích điểm cho khách hàng thân thiết. Chủ quán có thể theo dõi hoạt động kinh doanh từ xa qua ứng dụng quản lý riêng, giúp kiểm soát doanh thu, tồn kho, hiệu suất nhân viên mọi lúc mọi nơi. Giao diện đơn giản, dễ dùng, hỗ trợ nhiều ngôn ngữ (trong đó có tiếng Việt), đặc biệt phù hợp với nhà hàng nhỏ đến vừa muốn quản lý bài bản, hiện đại nhưng không tốn chi phí triển khai phức tạp.

Phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp vận hành mượt

2.5 Phần mềm bán hàng và quản lý Ocha POS

Ocha POS là phần mềm bán hàng và quản lý nhà hàng được thiết kế chuyên biệt cho các quán ăn, quán cà phê và mô hình F&B vừa và nhỏ. Phần mềm hỗ trợ gọi món nhanh tại bàn, in hóa đơn tự động đến bếp/bar, quản lý sơ đồ bàn ăn trực quan và cho phép tách/gộp hóa đơn linh hoạt. Với giao diện đơn giản, thao tác cảm ứng thuận tiện, Ocha POS giúp tối ưu quy trình phục vụ, giảm sai sót và tăng tốc độ bán hàng. 

Ngoài ra, Ocha POS còn hỗ trợ kết nối với các nền tảng giao hàng như ShopeeFood, giúp đồng bộ đơn hàng online. Phần mềm tính phí theo tháng, nhưng có bản dùng thử miễn phí để trải nghiệm trước. Đây là giải pháp hiệu quả, tiết kiệm chi phí và phù hợp với người mới bắt đầu kinh doanh ẩm thực.

Ocha Pos có hỗ trợ các kênh bán hàng online như ShopeeFood

2.6 Sapo POS phần mềm quản lý nhà hàng chất lượng

Sapo POS là phần mềm quản lý nhà hàng chất lượng, giúp chủ quán tối ưu vận hành từ gọi món, quản lý bàn đến kho và doanh thu. Phần mềm hỗ trợ gọi món trực tiếp tại bàn qua điện thoại hoặc máy POS, in hóa đơn nhanh chóng, xử lý thanh toán linh hoạt bằng tiền mặt, QR hoặc chuyển khoản.

Ngoài ra, phần mềm cho phép kết nối với các nền tảng như GrabFood, ShopeeFood, đồng bộ đơn online và bán hàng đa kênh. Đây là giải pháp hiệu quả cho nhà hàng nhỏ đến vừa muốn quản lý chuyên nghiệp, tiết kiệm chi phí và phát triển lâu dài.

Phần mềm quản lý bán hàng, kho và doanh thu cho nhà hàng

Đọc thêm: Review phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí, hiệu quả nhất hiện nay

2.7 FoodyPOS phần mềm chuyên quản lý nhà hàng bán online

FoodyPOS là phần mềm chuyên quản lý nhà hàng, quán ăn bán online, được phát triển bởi Foody, với ưu điểm nổi bật là giao diện thân thiện, dễ sử dụng và hỗ trợ gọi món nhanh chóng. Phần mềm cho phép gọi món, tách/gộp hóa đơn, in phiếu bếp tự động, đồng thời quản lý bàn ăn trực quan.

FoodyPOS tích hợp sẵn hơn 30 loại báo cáo giúp chủ quán theo dõi doanh thu, lãi lỗ, tồn kho và hiệu suất nhân viên theo thời gian thực. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ phân quyền nhân viên, quản lý kho nguyên liệu theo định lượng, và đặc biệt kết nối trực tiếp với các nền tảng như Shopee Food.

Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất là chi phí chính thức sau giai đoạn miễn phí không được công khai, người dùng cần liên hệ trực tiếp để báo giá, gây khó khăn trong việc ra quyết định ban đầu.

FoodyPOS có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và tiện lợi

2.8 Giải pháp quản lý cho nhà hàng Toast Software

Toast Software là giải pháp quản lý nhà hàng toàn diện, tích hợp các chức năng bán hàng, quản lý nhân sự, tồn kho và tiếp thị trong một nền tảng duy nhất. Phần mềm hỗ trợ gọi món nhanh tại bàn, tách/gộp hóa đơn linh hoạt, thanh toán đa dạng và có thể hoạt động cả khi mất kết nối mạng. 

Bên cạnh đó, Toast tích hợp chương trình khách hàng thân thiết và các công cụ marketing để tăng doanh thu. Chi phí sử dụng phần mềm dao động từ gói miễn phí với tính năng cơ bản đến các gói trả phí từ khoảng 69 đến 165 USD mỗi tháng, kèm theo phí phần cứng và phí thiết lập ban đầu. 

Tuy nhiên, Toast Software chủ yếu phổ biến ở thị trường Mỹ, nên khi triển khai tại Việt Nam có thể gặp hạn chế về hỗ trợ ngôn ngữ và tích hợp địa phương. Đây là giải pháp phù hợp với nhà hàng muốn đồng bộ quản lý toàn diện và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Toast Software chưa phổ biến ở Việt Nam nên nếu khách hàng cần hỗ trợ vẫn gặp một số hạn chế

2.9 Phần mềm trả phí một lần dùng trọn đời Softnet Restaurant

SoftNet Restaurant là giải pháp quản lý F&B phù hợp với quán ăn và nhà hàng nhỏ, được mua một lần với giá khoảng 6 000 000 đ, kèm theo bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật trong 12 tháng. Đây là phần mềm chạy độc lập hoặc qua mạng LAN/Internet, giúp chủ nhà hàng thoải mái theo dõi mọi hoạt động như order, thanh toán; quản lý món ăn và kho nguyên liệu; quản lý nhân sự từ xa qua điện thoại hoặc laptop.

SoftNet Restaurant phù hợp để quản lý nhà hàng, quánăn nhỏ

3. Nên lựa chọn phần mềm quản lý miễn phí hay có phí?

Dưới đây là bảng so sánh các tính năng dùng để quản lý nhà hàng giữa phần mềm miễn phí Excel và các phần mềm trả phí khác để các chủ cửa hàng có cái nhìn khách quan và dễ dàng lựa chọn hơn:

Như bảng so sánh trên, việc lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí hay trả phí phụ thuộc vào quy mô, nhu cầu và khả năng tài chính của quán. Tuy nhiên, các phần mềm miễn phí thường có giới hạn về tính năng, không hỗ trợ in hóa đơn, báo cáo nâng cao hay quản lý từ xa, dễ gây sai sót khi nhập liệu thủ công. Ngược lại, phần mềm trả phí cung cấp nhiều tính năng chuyên sâu như quản lý tồn kho tự động, tích hợp với thiết bị phần cứng, phân quyền nhân viên, báo cáo chi tiết và hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp.

Do đó, nếu bạn mới bắt đầu hoặc kinh phí hạn chế, phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí là lựa chọn hợp lý. Nhưng khi quán phát triển, để quản lý hiệu quả và chuyên nghiệp hơn, đầu tư phần mềm trả phí như POS365 sẽ mang lại lợi ích lâu dài và bền vững hơn.