Tại sao quản lý vật tư thủ công là "lỗ hổng" ăn mòn lợi nhuận?
Có một sự khác biệt rất lớn giữa việc quản lý một kho hàng bán lẻ (nơi bạn nhập 10 chai nước, bán 1 chai thì kho còn 9 chai) so với việc quản lý một kho vật tư, nguyên vật liệu. Quản lý vật tư phức tạp hơn gấp nhiều lần bởi nó liên quan trực tiếp đến định mức tiêu hao, sự hao hụt tự nhiên và quy trình chế biến thành phẩm.
Khi bạn tiếp tục sử dụng sổ sách hay Excel để theo dõi nguyên vật liệu, bạn đang tự tạo ra cơ hội cho những thất thoát không thể đo đếm được. Vấn đề cốt lõi đầu tiên là bạn không thể trừ lùi kho một cách tự động.
Ví dụ, khi quán bán ra một tô phở, làm sao bạn biết chính xác kho đã trừ bao nhiêu gram bánh phở, bao nhiêu lạng thịt bò và định lượng nước dùng còn lại? Sự mập mờ này khiến chủ quán không bao giờ biết được nguyên liệu bị hao hụt là do nhân viên làm hỏng, pha chế sai công thức hay do sự gian lận, bớt xén có chủ đích.
Bên cạnh đó, việc quản lý thủ công khiến việc kiểm soát hạn sử dụng (Date) trở thành một cơn ác mộng. Nguyên vật liệu như thực phẩm, hóa chất hay thuốc men nếu không được theo dõi và luân chuyển theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước - Xuất trước) sẽ rất dễ bị quá hạn, buộc phải tiêu hủy, gây lãng phí nguồn vốn khổng lồ.
ảnh 1: Tại sao quản lý vật tư thủ công là "lỗ hổng" ăn mòn lợi nhuận?
Tiêu chí "vàng" khi chọn phần mềm quản lý kho vật tư
Không phải cứ gắn mác “phần mềm bán hàng” là có thể quản lý tốt kho nguyên vật liệu. Rất nhiều chủ quán cafe, trà sữa hay nhà hàng đã tốn chi phí đầu tư nhưng vẫn thất thoát vì chọn nhầm phần mềm chỉ phù hợp cho bán lẻ hàng đóng gói sẵn. Để tránh “mất tiền oan”, doanh nghiệp cần bám sát 3 tiêu chí cốt lõi dưới đây trước khi quyết định triển khai.
Có khả năng thiết lập định mức nguyên vật liệu (BOM)
Thiết lập định mức nguyên liệu là tiêu chí quan trọng nhất và gần như bắt buộc phải có với mọi mô hình F&B, sản xuất hoặc chế biến. BOM (Bill of Materials) giúp phần mềm tự động bóc tách một món bán ra thành các nguyên liệu cấu thành tương ứng.
Ví dụ, khi bán 1 ly trà sữa trân châu, hệ thống sẽ tự động trừ đúng định lượng gồm: 10g cốt trà, 30ml sữa, 50g trân châu và 1 chiếc ly nhựa trong kho. Nhờ đó, tồn kho luôn được cập nhật theo thời gian thực mà không cần nhập liệu thủ công sau mỗi ca bán hàng.
Nếu phần mềm không có tính năng BOM, doanh nghiệp gần như không thể kiểm soát chính xác hao hụt nguyên liệu, dẫn đến chênh lệch tồn kho và thất thoát âm thầm mỗi ngày.
Tính năng quản lý theo lô và cảnh báo hạn sử dụng
Nguyên vật liệu trong ngành F&B thường được nhập theo nhiều đợt với hạn sử dụng khác nhau. Vì vậy, phần mềm cần hỗ trợ quản lý theo từng lô hàng riêng biệt để dễ dàng truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chất lượng.
Quan trọng hơn, hệ thống nên có cơ chế cảnh báo tự động khi nguyên liệu sắp cận date. Điều này giúp chủ quán chủ động lên kế hoạch xả hàng, ưu tiên sử dụng trước hoặc điều chỉnh menu phù hợp nhằm giảm thiểu tỷ lệ hàng hỏng phải tiêu hủy.
Nếu thiếu tính năng này, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng tồn kho “ảo an toàn” nhưng thực tế nhiều nguyên liệu đã quá hạn, gây lãng phí lớn và ảnh hưởng chất lượng phục vụ.
ảnh 2: Tiêu chí "vàng" khi chọn phần mềm quản lý kho vật tư
Khả năng theo dõi luân chuyển vật tư giữa các chi nhánh
Với mô hình chuỗi cửa hàng hoặc có bếp trung tâm, việc điều chuyển nguyên vật liệu giữa các kho diễn ra liên tục. Một phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả phải hỗ trợ đầy đủ quy trình xuất - chuyển - nhận nội bộ.
Mọi thao tác điều chuyển cần được ghi nhận chi tiết: xuất từ kho nào, ai giao, ai nhận, thời gian vận chuyển và số lượng thực nhận. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng đối soát khi phát sinh chênh lệch, đồng thời hạn chế tình trạng thất thoát hoặc “đổ lỗi” giữa các bộ phận.
Đặc biệt, khả năng theo dõi tồn kho đa chi nhánh theo thời gian thực còn giúp nhà quản lý cân đối hàng hóa linh hoạt, tránh nơi thừa - nơi thiếu gây gián đoạn vận hành.
Top 10 phần mềm quản lý kho vật tư, nguyên vật liệu chống thất thoát tốt nhất
Dưới đây là danh sách 10 phần mềm quản lý kho vật tư, nguyên vật liệu được nhiều doanh nghiệp, cửa hàng và mô hình F&B đánh giá cao nhờ khả năng kiểm soát tồn kho realtime, quản lý định mức nguyên liệu và hạn chế thất thoát hiệu quả. Mỗi giải pháp sẽ phù hợp với quy mô và nhu cầu vận hành khác nhau, từ cửa hàng nhỏ đến chuỗi đa chi nhánh.
POS365 - Chuyên gia kiểm soát hao hụt định mức cho F&B, Bán lẻ
Khác biệt hoàn toàn với các giải pháp kiểm kho thông thường, sức mạnh thực sự của POS365 nằm ở khả năng kiểm soát hao hụt và thiết lập định mức nguyên vật liệu (BOM) cực kỳ chi tiết, được thiết kế "đo ni đóng giày" cho ngành F&B và sản xuất nhỏ. Thay vì chỉ ghi nhận lượng hàng nhập xuất, POS365 cho phép chủ nhà hàng, quán cafe xây dựng sẵn công thức định lượng cho từng món ăn, thức uống.
Ngay khi nhân viên thao tác order 1 ly cafe sữa đá, hệ thống POS365 sẽ ngay lập tức tự động trừ lùi chính xác 20 gram hạt cafe, 30 ml sữa đặc và 1 ly giấy trong kho. Điều này đồng nghĩa với việc bạn có thể nắm bắt chính xác lượng tồn kho lý thuyết của từng lạng thịt, từng gram trà ở bất cứ thời điểm nào mà không cần phải có mặt tại quán.
Báo cáo hao hụt của POS365 sẽ đối chiếu lượng nguyên liệu xuất ra từ hệ thống với lượng kiểm kê thực tế, giúp bạn nhanh chóng "bắt mạch" được lỗ hổng gian lận từ nhân viên pha chế hay bếp. Hơn thế nữa, tính năng cảnh báo tồn kho tối thiểu sẽ gửi thông báo tự động khi lượng sữa hoặc cafe sắp cạn, giúp bạn chủ động liên hệ nhà cung cấp trước khi quán rơi vào cảnh "cháy hàng".
Ưu điểm: Quản lý định mức BOM tự động trừ lùi cực kỳ thông minh; Cảnh báo hao hụt chi tiết từng gram nguyên liệu; Dễ dàng luân chuyển vật tư giữa kho tổng và kho chi nhánh.
Nhược điểm: Hệ thống tính năng quản lý vật tư chuyên sâu nên cần nhân sự dành thời gian ban đầu để nhập liệu định mức công thức chế biến thật chuẩn xác.
ảnh 3: POS365 - Chuyên gia kiểm soát hao hụt định mức cho F&B, Bán lẻ
KiotViet - Giải pháp quản lý lô và hạn sử dụng vật tư nhanh gọn
KiotViet là một cái tên phổ biến với thế mạnh cốt lõi nằm ở sự thân thiện, dễ sử dụng cho các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ. Khi áp dụng vào quản lý vật tư, KiotViet cung cấp giải pháp theo dõi mã hàng, quản lý lô (batch) và cảnh báo hạn sử dụng khá trực quan. Phần mềm này cho phép bạn tạo ra các mã nguyên liệu riêng biệt, thiết lập định mức tối thiểu và tối đa để giữ cho kho hàng luôn ở trạng thái cân bằng.
Đối với các cửa hàng tạp hóa, nhà thuốc hay tiệm bánh, tính năng quản lý hạn sử dụng của KiotViet phát huy tác dụng rất tốt. Bạn có thể dễ dàng lọc ra những nguyên liệu nào sắp hết hạn để ưu tiên sử dụng trước. Tính năng phân quyền nhân viên cũng được tích hợp giúp chủ cửa hàng hạn chế việc tự ý chỉnh sửa số lượng tồn kho nguyên vật liệu.
Ưu điểm: Giao diện đơn giản, trực quan, ai cũng có thể thao tác sau vài phút làm quen; Tính năng cảnh báo cận date hoạt động trơn tru; Chi phí sử dụng hợp lý.
Nhược điểm: Tính năng thiết lập định mức (BOM) và trừ lùi kho chưa thực sự đáp ứng được những mô hình chế biến phức tạp nhiều công đoạn; Báo cáo phân tích hao hụt còn ở mức cơ bản.
MISA AMIS / CukCuk - Quản lý kho vật tư quy mô doanh nghiệp
Được phát triển từ nền tảng kế toán mạnh mẽ của MISA, phần mềm MISA CukCuk (dành cho F&B) hay MISA AMIS (dành cho doanh nghiệp) mang lại một hệ thống quản trị kho vật tư cực kỳ bài bản và chuyên sâu. Sức mạnh của phần mềm này là sự liên kết chặt chẽ giữa số liệu kho thực tế và số liệu kế toán tài chính, giúp chủ doanh nghiệp quản trị được giá vốn hàng bán một cách chính xác nhất.
Phần mềm hỗ trợ tính giá trị xuất kho nguyên vật liệu theo nhiều phương pháp (Bình quân gia quyền, FIFO...), giúp tối ưu hóa báo cáo lợi nhuận. Việc thiết lập định mức nguyên vật liệu trên hệ thống MISA được xây dựng chi tiết, hỗ trợ cả việc quản lý nguyên liệu thay thế khi chế biến. Đây là công cụ đắc lực để kiểm soát sự chênh lệch giữa lượng vật tư tiêu hao thực tế và định mức tiêu chuẩn.
Ưu điểm: Hệ thống báo cáo quản trị và kế toán vật tư cực kỳ chuyên nghiệp; Quản lý giá vốn nguyên liệu đầu vào rất chính xác; Phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn.
Nhược điểm: Giao diện mang nặng tính kế toán nên khá khô khan và phức tạp, đòi hỏi người dùng phải có tư duy quản trị tài chính để khai thác hết công năng; Chi phí triển khai tương đối cao.
ảnh 4: MISA AMIS / CukCuk - Quản lý kho vật tư quy mô doanh nghiệp
Sapo - Kiểm soát vật tư luân chuyển giữa các chuỗi cửa hàng
Sapo là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp bán lẻ đa kênh hoặc chuỗi nhà hàng có nhu cầu kiểm soát luồng di chuyển của vật tư nội bộ. Thế mạnh lớn nhất của phần mềm này là tính năng điều phối, quản lý luân chuyển nguyên vật liệu giữa kho tổng trung tâm và hàng chục kho chi nhánh một cách minh bạch, đồng bộ hoàn toàn trên thời gian thực.
Mỗi khi có phiếu xuất điều chuyển nguyên liệu (như cafe, đường, ly nhựa) từ kho tổng xuống quán, chi nhánh nhận phải xác nhận số lượng thực tế thì hệ thống mới cập nhật. Điều này triệt tiêu hoàn toàn sự mập mờ, thất thoát trong khâu vận chuyển. Sapo cũng tích hợp tốt với các thiết bị quét mã vạch, giúp thủ kho tiến hành kiểm kê vật tư nhanh chóng bằng điện thoại mà không cần sổ sách.
Ưu điểm: Hệ sinh thái quản lý đa kho, điều chuyển vật tư xuất sắc; Đồng bộ dữ liệu real-time chống sai lệch; Tính năng kiểm kho bằng điện thoại tiện dụng.
Nhược điểm: Với các cửa hàng chỉ có 1 điểm kinh doanh nhỏ, hệ thống đa kho của Sapo có thể thừa thãi; Tính năng xây dựng công thức định mức chế biến (BOM) chưa chuyên sâu bằng các phần mềm chuyên F&B.
Odoo - Phần mềm ERP quản lý vật tư sản xuất chuyên nghiệp
Nếu mô hình của bạn thiên về sản xuất hoặc chế biến có quy mô lớn, Odoo là hệ thống ERP quản lý kho vật tư toàn diện hàng đầu. Khác với các phần mềm bán lẻ, phân hệ Kho (Inventory) và Sản xuất (Manufacturing) của Odoo cho phép bạn quản lý cấu trúc nguyên vật liệu (BOM) đa tầng cực kỳ phức tạp, từ cấp độ nguyên liệu thô đến bán thành phẩm rồi mới tới thành phẩm cuối cùng.
Odoo tự động hóa quy trình lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP). Nghĩa là khi có một đơn hàng lớn, phần mềm sẽ tự tính toán kho đang có bao nhiêu vật tư, thiếu bao nhiêu và tự động kích hoạt lệnh tạo đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp. Việc quét mã vạch để xuất nhập vật tư và định tuyến kho hàng cũng được vận hành tự động bằng các luật (Rules) thông minh.
Ưu điểm: Xử lý BOM đa tầng xuất sắc; Tự động hóa kế hoạch dự báo nhu cầu vật tư (MRP); Khả năng tùy chỉnh vô hạn nhờ bản chất mã nguồn mở.
Nhược điểm: Quá phức tạp và cồng kềnh cho các quán ăn, cửa hàng nhỏ; Cần ngân sách lớn và đội ngũ chuyên gia để tư vấn, tùy chỉnh và bảo trì hệ thống.
ảnh 5: Odoo - Phần mềm ERP quản lý vật tư sản xuất chuyên nghiệp
Suno - Phần mềm tháo gỡ khó khăn kiểm đếm nguyên vật liệu
Suno được biết đến như một luồng gió mới với giao diện cực kỳ tinh gọn, nhắm tới việc tháo gỡ sự rắc rối cho những người không rành về công nghệ. Đối với việc quản lý vật tư, Suno cung cấp một quy trình kiểm đếm, đối soát thẻ kho rất trực quan. Bạn có thể dễ dàng thêm mới, phân loại các danh mục nguyên vật liệu theo từng nhóm (đồ khô, đồ tươi sống, gia vị...) để tiện cho việc kiểm kê định kỳ.
Phần mềm hỗ trợ quản lý định lượng thành phẩm cơ bản, giúp chủ cửa hàng nhỏ có thể theo dõi lượng hao hụt mỗi ngày. Điểm sáng của Suno là tính năng hoạt động offline khá ổn định, dữ liệu nhập xuất vật tư sẽ tự động đồng bộ lên đám mây ngay khi có mạng Internet, đảm bảo việc kiểm kho không bị gián đoạn do rớt mạng.
Ưu điểm: Giao diện siêu đơn giản, thân thiện với người không rành công nghệ; Hoạt động ổn định khi rớt mạng; Quản lý thẻ kho rõ ràng.
Nhược điểm: Các tính năng cảnh báo tự động, định mức hao hụt chuyên sâu chưa đủ mạnh để đáp ứng mô hình sản xuất phức tạp hay chuỗi lớn nhiều chi nhánh.
Nhanh.vn - Tối ưu điều chuyển vật tư đa điểm
Mặc dù nổi tiếng với khả năng tối ưu vận đơn bán hàng online, Nhanh.vn vẫn sở hữu một hệ thống quản lý kho vật tư đáng gờm, đặc biệt thích hợp cho các doanh nghiệp phân phối hoặc chuỗi cửa hàng quy mô lớn. Phần mềm quản lý chặt chẽ chu trình của nguyên vật liệu: từ khâu dự báo nhập hàng, làm phiếu nhập, lưu kho, cho đến khi xuất điều chuyển hoặc xuất hao hụt.
Nhanh.vn cung cấp các công cụ mạnh mẽ để kiểm soát vật tư đi đường, theo dõi vị trí lưu trữ trong kho và quản lý chặt chẽ công nợ với nhà cung cấp vật tư. Báo cáo tồn kho của Nhanh.vn rất đa dạng, cho phép truy xuất lượng vật tư tồn đọng, chậm luân chuyển để chủ doanh nghiệp kịp thời lên kế hoạch tiêu thụ.
Ưu điểm: Quản lý điều chuyển vật tư đa kho, theo dõi hàng đi đường cực kỳ sát sao; Tích hợp tốt với hệ thống kế toán công nợ nhà cung cấp; Hệ thống báo cáo chi tiết.
Nhược điểm: Giao diện chứa nhiều tính năng, số liệu nên có thể gây choáng ngợp; Tập trung mạnh vào luân chuyển bán lẻ hơn là định mức chế biến sâu (BOM) cho F&B.
ảnh 6: Nhanh.vn - Tối ưu điều chuyển vật tư đa điểm
BS Silver - Giải pháp quản lý kho vật tư cơ bản, tiết kiệm
BS Silver là một phần mềm quản lý kho chuyên biệt, tách rời khỏi các module bán hàng, tập trung thuần túy vào công tác thủ kho. Nó hỗ trợ quản lý danh mục vật tư, thẻ kho, theo dõi lượng hàng xuất nhập và kiểm kê theo kỳ. Đây là giải pháp phù hợp với các xưởng sản xuất nhỏ, phòng khám hay các cơ sở chỉ cần một công cụ ghi nhận nhập xuất thay thế cho file Excel truyền thống.
Phần mềm cho phép phân quyền nhân sự rõ ràng: ai được quyền tạo phiếu nhập, ai được quyền duyệt phiếu xuất vật tư. Hệ thống báo cáo của BS Silver cung cấp đầy đủ sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo đúng chuẩn mực sổ sách quản trị cơ bản.
Ưu điểm: Chi phí triển khai rất thấp (thậm chí có bản miễn phí cơ bản); Tập trung thuần túy vào nghiệp vụ thủ kho; Dễ cài đặt và sử dụng.
Nhược điểm: Giao diện cũ kỹ, lỗi thời; Thiếu tính năng liên kết đồng bộ với hệ thống bán hàng; Không tự động hóa được việc trừ lùi định mức nguyên vật liệu.
BoxStorm - Nền tảng quản lý luồng vật tư hiện đại
BoxStorm là giải pháp quản lý kho trên nền tảng điện toán đám mây với thiết kế cực kỳ hiện đại, nhắm tới việc tối ưu hóa tốc độ xuất nhập vật tư thông qua ứng dụng di động. Điểm mạnh của phần mềm này là tính năng theo dõi vị trí vật tư (Bin tracking) và quy trình quét mã QR/Barcode ngay trên camera điện thoại.
Thủ kho chỉ cần cầm điện thoại đi dọc các kệ hàng, quét mã vật tư để lập phiếu xuất hoặc tiến hành kiểm kê cuốn chiếu một cách siêu tốc. BoxStorm cũng cung cấp các tính năng thiết lập cảnh báo tồn kho tối thiểu, tính toán đơn giá vật tư trung bình và tương thích tốt với nhiều nền tảng kế toán quốc tế.
Ưu điểm: Tính cơ động rất cao với app di động quét mã QR cực nhanh; Theo dõi vị trí lưu trữ vật tư khoa học; Giao diện chuẩn quốc tế, mượt mà.
Nhược điểm: Chi phí đăng ký sử dụng khá cao so với mặt bằng chung; Không hỗ trợ giao diện tiếng Việt và chưa tương thích sâu với các nghiệp vụ kế toán đặc thù tại Việt Nam.
ảnh 7: BoxStorm - Nền tảng quản lý luồng vật tư hiện đại
Zoho Inventory - Quản lý kho vật tư và chuỗi cung ứng thông minh
Nằm trong hệ sinh thái của người khổng lồ Zoho, Zoho Inventory mang đến giải pháp quản trị kho vật tư mang tầm vóc chuỗi cung ứng quốc tế. Phần mềm này có khả năng tự động hóa việc theo dõi nguyên vật liệu theo số Serial, quản lý Lô hàng, cảnh báo ngày hết hạn với độ chính xác tuyệt đối.
Một tính năng nổi bật của Zoho Inventory là khả năng tự động tạo Yêu cầu mua hàng (Purchase Order) gửi trực tiếp qua email cho nhà cung cấp ngay khi phần mềm phát hiện một mã vật tư đã tụt xuống dưới định mức an toàn. Ngoài ra, việc đóng gói thành phẩm từ nhiều loại nguyên liệu thô (Kitting & Bundling) cũng được hệ thống xử lý mượt mà, giúp theo dõi chính xác lượng hao hụt vật tư đầu vào.
Ưu điểm: Quản lý Lô/Date và Serial chuyên nghiệp; Tự động hóa quy trình đặt hàng nhà cung cấp (Reorder point); Hệ sinh thái Zoho liên kết mạnh mẽ.
Nhược điểm: Các gói tính năng nâng cao yêu cầu mức phí khá đắt đỏ; Quá trình thiết lập ban đầu (Onboarding) tốn nhiều thời gian và cần hiểu biết về luồng chuỗi cung ứng chuẩn.
Kinh nghiệm kiểm kê vật tư định kỳ không làm gián đoạn kinh doanh
Kiểm kê vật tư là công việc bắt buộc để kiểm soát thất thoát và đảm bảo số liệu tồn kho chính xác. Tuy nhiên, nếu thực hiện thiếu kế hoạch, quá trình kiểm kê rất dễ làm gián đoạn bán hàng, chậm phục vụ khách hoặc ảnh hưởng hoạt động vận hành. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế giúp doanh nghiệp kiểm kê hiệu quả mà vẫn duy trì hoạt động ổn định.
Chia nhỏ khu vực và kiểm kê theo từng nhóm hàng
Thay vì đóng toàn bộ kho để kiểm kê một lần, doanh nghiệp nên chia theo từng khu vực hoặc nhóm nguyên vật liệu để thực hiện luân phiên. Ví dụ, quán cafe có thể kiểm kê riêng nhóm topping vào đầu tuần, nhóm nguyên liệu pha chế vào giữa tuần và bao bì vào cuối tuần. Cách làm này giúp giảm áp lực cho nhân viên, đồng thời hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng trong giờ cao điểm.
Ưu tiên kiểm kê ngoài giờ cao điểm
Thời điểm kiểm kê lý tưởng thường là cuối ca, đầu giờ sáng hoặc các khung giờ ít khách. Với nhà hàng, quán ăn hay cửa hàng bán lẻ, việc kiểm kê giữa giờ đông khách dễ khiến nhân viên rối thao tác và phát sinh sai lệch số liệu. Lên lịch cố định theo tuần hoặc theo tháng cũng giúp nhân viên chủ động phối hợp thay vì bị động xử lý đột xuất.
Khóa tạm thời nhập - xuất trong lúc kiểm kê
Một trong những nguyên nhân khiến số liệu lệch nhiều nhất là vẫn phát sinh nhập hàng hoặc bán hàng trong quá trình kiểm đếm. Do đó, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình “khóa tạm” xuất - nhập ở khu vực đang kiểm kê để đảm bảo dữ liệu không bị thay đổi liên tục. Nếu sử dụng phần mềm quản lý kho, hệ thống có thể hỗ trợ ghi nhận thời điểm chốt tồn để đối chiếu chính xác hơn.
ảnh 8: Kinh nghiệm kiểm kê vật tư định kỳ không làm gián đoạn kinh doanh
Áp dụng nguyên tắc kiểm kê chéo
Không nên để một người vừa đếm vừa ghi số liệu vì rất dễ xảy ra sai sót hoặc gian lận. Quy trình hiệu quả thường gồm ít nhất 2 người: một người kiểm đếm và một người ghi nhận hoặc đối chiếu trên hệ thống. Ngoài ra, nên thực hiện kiểm kê chéo giữa các ca hoặc các bộ phận để tăng tính minh bạch và hạn chế tình trạng “quen tay bỏ sót”.
Sử dụng mã vạch hoặc phần mềm quản lý kho
Kiểm kê thủ công bằng giấy hoặc Excel thường mất rất nhiều thời gian và dễ sai lệch. Việc ứng dụng mã vạch, QR code hoặc phần mềm quản lý kho giúp nhân viên kiểm đếm nhanh hơn, đồng thời dữ liệu được cập nhật realtime lên hệ thống. Nhà quản lý cũng dễ dàng phát hiện chênh lệch tồn kho, truy vết lịch sử nhập xuất và đánh giá tỷ lệ hao hụt theo từng giai đoạn.
Thất thoát nguyên vật liệu không phải là "lẽ tất yếu" của kinh doanh, mà là hệ quả của việc quản lý yếu kém. Việc áp dụng đúng một phần mềm quản lý kho vật tư có khả năng thiết lập định mức (BOM), tự động trừ lùi và cảnh báo cận Date chính là tấm lá chắn vững chắc nhất để bảo vệ lợi nhuận của bạn khỏi sự rò rỉ. Đừng chần chừ tham khảo phần mềm quản lý kho chi tiết để lên phương án số hóa kho hàng ngay hôm nay.
Bạn đã sẵn sàng chặn đứng hoàn toàn tình trạng hao hụt nguyên liệu trong quán cafe, nhà hàng của mình? Trải nghiệm phần mềm quản lý nhà hàng POS365 ngay hôm nay để tự động hóa định mức nguyên vật liệu và quản trị lợi nhuận chính xác đến từng gram!
