Tất tần tật về giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: thủ tục và quy trình cấp

---

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi nhận các thông tin pháp lý cơ bản của doanh nghiệp như tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, vốn và người đại diện theo pháp luật. Văn bản này được sử dụng trực tiếp trong các thủ tục hành chính và giao dịch thực tế bao gồm đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng, ký kết hợp đồng và làm việc với cơ quan quản lý nhà nước.

1. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là gì?

Khi bắt đầu khởi sự doanh nghiệp, "Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh" là cụm từ được tìm kiếm nhiều nhất. Tuy nhiên, để hiểu đúng và làm đúng quy định pháp luật hiện hành, chủ doanh nghiệp cần nắm rõ sự thay đổi về tên gọi cũng như bản chất pháp lý của loại giấy tờ này.

1.1. Khái niệm chuẩn pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Thực tế, "Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh" là tên gọi cũ (trước năm 2005) hoặc cách gọi dân dã quen thuộc của người dân. Theo quy định hiện hành tại Luật Doanh nghiệp 2020, tên gọi pháp lý chính xác là "Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp".

Căn cứ vào khoản 15 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, định nghĩa này được hiểu như sau:

"Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử ghi lại những thông tin về đăng ký doanh nghiệp mà Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp."

Có thể hiểu đơn giản, đây chính là "giấy khai sinh" của doanh nghiệp. Nó là văn bản pháp lý cao nhất công nhận sự ra đời và tư cách pháp nhân của một công ty. Khi sở hữu giấy này, doanh nghiệp chính thức được pháp luật bảo hộ và có quyền hoạt động kinh doanh (trừ các ngành nghề kinh doanh có điều kiện).

Khái niệm chuẩn pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

1.2. Phân biệt giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy phép kinh doanh

Rất nhiều chủ doanh nghiệp nhầm lẫn hai khái niệm này là một, dẫn đến việc thiếu sót hồ sơ khi hoạt động các ngành nghề đặc thù. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để phân biệt rõ ràng:

2. Thông tin hiển thị trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là cơ sở pháp lý để xác định danh tính và quy mô trách nhiệm của một tổ chức kinh tế. Theo quy định tại Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

Tên doanh nghiệp và Mã số doanh nghiệp

• Tên doanh nghiệp: Bao gồm tên tiếng Việt đầy đủ (đã được chấp thuận, không trùng lặp hay gây nhầm lẫn). Ngoài ra, giấy chứng nhận cũng có thể hiển thị tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt (nếu doanh nghiệp có đăng ký).

• Mã số doanh nghiệp: Đây là dãy số duy nhất được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập. Mã số này đồng thời là Mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội. Nó đi theo doanh nghiệp suốt quá trình hoạt động và không bao giờ cấp lại cho doanh nghiệp khác.

Địa chỉ trụ sở chính

Ghi rõ thông tin địa điểm đặt trụ sở, bao gồm: Số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Kèm theo đó là thông tin liên hệ như số điện thoại, email, fax, website (nếu có).

Vốn điều lệ (hoặc Vốn đầu tư)

• Vốn điều lệ: Ghi nhận đối với công ty (TNHH, Cổ phần, Hợp danh). Đây là tổng giá trị tài sản do các thành viên/cổ đông góp hoặc cam kết góp.

• Vốn đầu tư: Ghi nhận đối với Doanh nghiệp tư nhân (do chủ doanh nghiệp tự đăng ký).

Thông tin về người đại diện theo pháp luật

Đây là phần thông tin quan trọng xác định cá nhân chịu trách nhiệm chính trước pháp luật, bao gồm:

• Họ, tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, quốc tịch, dân tộc.

• Loại giấy tờ pháp lý (CMND/CCCD/Hộ chiếu), số giấy tờ, ngày cấp, nơi cấp.

• Địa chỉ thường trú và địa chỉ liên lạc.

Lưu ý: Đối với công ty hợp danh, giấy sẽ ghi thông tin của các thành viên hợp danh. Đối với Doanh nghiệp tư nhân, giấy sẽ ghi thông tin của chủ doanh nghiệp.

Thông tin thành viên

• Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Danh sách thành viên góp vốn thường được cấp kèm theo hoặc xác nhận qua dữ liệu điện tử.

• Đối với Công ty TNHH một thành viên: Ghi rõ thông tin của chủ sở hữu công ty (là cá nhân hoặc tổ chức).

Thông tin hiển thị trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

3. Điều kiện và cơ quan thẩm quyền cấp giấy chứng nhận

Không phải cứ nộp hồ sơ là doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận. Cơ quan nhà nước sẽ xem xét dựa trên các điều kiện luật định và chỉ cấp giấy khi hồ sơ hoàn toàn hợp lệ.

3.1. Điều kiện được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Căn cứ vào Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi thỏa mãn đủ 4 điều kiện tiên quyết sau đây:

• Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm: Doanh nghiệp được quyền kinh doanh tất cả các ngành nghề, ngoại trừ các ngành bị cấm đầu tư kinh doanh (như kinh doanh ma túy, pháo nổ, mua bán người, động vật hoang dã quý hiếm...). Lưu ý: Đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp được quyền đăng ký thành lập trước, sau đó xin giấy phép con để đủ điều kiện hoạt động sau.

• Tên của doanh nghiệp được đặt đúng quy định: Tên doanh nghiệp phải bao gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp + Tên riêng. Tên riêng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trước đó trên phạm vi toàn quốc. Đồng thời, không vi phạm thuần phong mỹ tục hay sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang.

• Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ: Hồ sơ phải đầy đủ các đầu mục giấy tờ theo loại hình doanh nghiệp (Giấy đề nghị, Điều lệ, Danh sách thành viên/cổ đông, Bản sao giấy tờ pháp lý...). Thông tin kê khai trong hồ sơ phải trung thực, chính xác và nhất quán.

• Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp: Doanh nghiệp phải hoàn thành nghĩa vụ nộp lệ phí theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí tại thời điểm nộp hồ sơ.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký kinh doanh tại nhà 2025

3.2. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp giấy?

Tùy vào mô hình kinh doanh mà bạn lựa chọn (Công ty hay Hộ kinh doanh cá thể), cơ quan có thẩm quyền cấp giấy sẽ khác nhau. Việc xác định đúng cơ quan giúp bạn tránh nộp sai nơi, mất thời gian đi lại.

Đối với Công ty (TNHH, Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân, Hợp danh):

• Cơ quan cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương.

• Phạm vi: Nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Đối với Hộ kinh doanh cá thể:

• Cơ quan cấp: Phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân cấp Quận/Huyện/Thị xã.

• Phạm vi: Nơi hộ kinh doanh đặt địa điểm kinh doanh.

Cơ quan nào có thẩm quyền cấp giấy

4. Quy trình và thủ tục đăng ký giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Hiện nay, việc đăng ký thành lập doanh nghiệp đã được số hóa triệt để. Thay vì phải xếp hàng nộp hồ sơ giấy, doanh nghiệp thực hiện thủ tục chủ yếu thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4.1. Chuẩn bị hồ sơ

Một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải sửa đổi nhiều lần. Các giấy tờ cơ bản bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu quy định cho từng loại hình (Công ty TNHH 1 thành viên, 2 thành viên trở lên, hay Công ty Cổ phần...).

• Điều lệ công ty: Bản dự thảo điều lệ có chữ ký của chủ sở hữu/các thành viên sáng lập.

• Danh sách thành viên/cổ đông: (Áp dụng cho Công ty TNHH 2 thành viên trở lên và Công ty Cổ phần).

• Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân: Bản sao công chứng (không quá 6 tháng) thẻ CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đại diện pháp luật, các thành viên góp vốn và cổ đông sáng lập.

• Giấy ủy quyền: Nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật (kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền).

4.2. Hướng dẫn quy trình đăng ký Online

Quy trình này thực hiện tại website: dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 1: Tạo tài khoản và đăng ký chữ ký số

Người nộp hồ sơ cần đăng ký Tài khoản đăng ký kinh doanh (nếu sử dụng tài khoản thông thường) hoặc sử dụng Chữ ký số công cộng (Token cá nhân) để ký hồ sơ điện tử.

Bước 2: Nhập thông tin và tải văn bản

Chọn loại hình đăng ký: "Thành lập mới doanh nghiệp".

Nhập các thông tin cơ bản: Tên công ty, địa chỉ, vốn điều lệ, ngành nghề, thông tin thành viên... vào các trường dữ liệu trên hệ thống.

Scan bộ hồ sơ giấy đã chuẩn bị ở mục 4.1 (định dạng PDF hoặc JPG) và tải lên hệ thống.

Lưu ý: Bản scan phải rõ nét, ngay ngắn và đầy đủ chữ ký.

Bước 3: Ký số và nộp hồ sơ

Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc Chữ ký số để xác thực hồ sơ.

Sau khi nộp, hệ thống sẽ gửi về một Giấy biên nhận có mã số hồ sơ.

Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả

Doanh nghiệp theo dõi trạng thái hồ sơ qua email hoặc trên cổng thông tin.

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy). Nếu muốn nhận bản cứng (bản giấy màu vàng), doanh nghiệp có thể đăng ký nhận qua đường bưu điện.

• Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi: Cơ quan đăng ký sẽ ra "Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ". Doanh nghiệp cần sửa lại theo hướng dẫn và nộp lại (lặp lại bước 2 & 3).

4.3. Thời gian giải quyết và lệ phí

Theo quy định là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ bị lỗi cần sửa đổi.

Lệ phí:

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: Hiện đang được miễn phí khi thực hiện đăng ký qua mạng điện tử (chính sách khuyến khích của Nhà nước).

• Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Bắt buộc nộp (thường là 100.000 VNĐ) ngay tại thời điểm nộp hồ sơ.

Quy trình và thủ tục đăng ký giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

5. Thủ tục thay đổi, cấp lại và thu hồi giấy chứng nhận

Thủ tục thay đổi, cấp lại và thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh được quy định rõ nhằm đảm bảo thông tin pháp lý của doanh nghiệp luôn chính xác, thống nhất và phù hợp với tình trạng hoạt động thực tế.

5.1. Thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Khi có sự thay đổi về các thông tin cốt lõi hiển thị trên Giấy chứng nhận (như đã nêu ở Phần 2), doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với cơ quan nhà nước.

Các trường hợp phổ biến:

• Thay đổi tên công ty (do tái định vị thương hiệu).

• Chuyển trụ sở chính (sang địa điểm kinh doanh mới).

• Tăng/Giảm vốn điều lệ.

• Thay đổi người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu công ty.

Thời hạn thực hiện: Theo quy định, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi. Nếu quá hạn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính tùy theo mức độ chậm trễ.

Quy trình thực hiện: Tương tự như khi thành lập mới, doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia. Sau khi hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (ghi nhận thông tin mới và hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy cũ).

5.2. Cấp lại giấy chứng nhận khi bị mất hoặc hư hỏng

Trong quá trình lưu trữ, nếu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản giấy) bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác, doanh nghiệp có quyền đề nghị cấp lại.

• Thủ tục đơn giản hóa: Khác với trước đây (có thể cần xác nhận của công an), hiện nay theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp chỉ cần gửi Giấy đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đã cấp giấy.

• Lệ phí: Nộp lệ phí cấp lại theo quy định nhà nước.

• Thời gian: Cơ quan đăng ký sẽ xem xét và cấp lại trong vòng 03 ngày làm việc.

Cấp lại giấy chứng nhận khi bị mất hoặc hư hỏng

5.3. Các trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận

Thu hồi giấy chứng nhận là chế tài nghiêm khắc nhất, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bị "khai tử" về mặt pháp lý. Theo Điều 212 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp sẽ bị thu hồi giấy trong 05 trường hợp sau:

• Hồ sơ giả mạo: Nội dung kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là giả mạo (Ví dụ: Kê khai khống vốn, giả mạo chữ ký, giả mạo giấy tờ tùy thân).

• Chủ thể bị cấm: Doanh nghiệp do những người bị cấm thành lập quản lý (Ví dụ: Cán bộ công chức nhà nước, sĩ quan quân đội, người mất năng lực hành vi dân sự...).

• Ngừng hoạt động không thông báo: Doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh 01 năm mà không thông báo với Cơ quan đăng ký kinh doanh và Cơ quan thuế.

• Không báo cáo: Doanh nghiệp không gửi báo cáo theo quy định khi có yêu cầu của Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 03 tháng.

• Theo quyết định Tòa án: Tòa án ra quyết định thu hồi theo đề nghị của cơ quan chức năng.

6. Hướng dẫn tra cứu giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh

Khác với các công ty/doanh nghiệp có dữ liệu được quản lý tập trung tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, hộ kinh doanh cá thể được cấp phép và quản lý bởi UBND cấp quận/huyện. Do đó, việc tra cứu thông tin giấy chứng nhận của hộ kinh doanh sẽ phức tạp hơn và không phải lúc nào cũng có đầy đủ trên hệ thống quốc gia.

Dưới đây là 3 cách phổ biến nhất để kiểm tra tính pháp lý của một Hộ kinh doanh:

Cách 1: Tra cứu thông qua Mã số thuế

Mỗi hộ kinh doanh khi hoạt động đều phải đóng thuế (thuế môn bài, thuế khoán...). Do đó, tra cứu trên trang của Tổng cục Thuế là cách nhanh nhất để biết hộ kinh doanh đó có tồn tại và đang hoạt động hợp pháp hay không.

Bước 1: Truy cập website của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://tracuunnt.gdt.gov.vn/tcnnt/mstdn.jsp

Bước 2: Nhập thông tin.

Nếu bạn biết Mã số thuế của hộ kinh doanh: Nhập vào ô "Mã số thuế".

Nếu chưa biết: Nhập số CMND/CCCD của chủ hộ kinh doanh vào ô "Số chứng minh thư/Thẻ căn cước".

Bước 3: Nhập mã xác nhận và bấm "Tra cứu".

Kết quả: Hệ thống sẽ trả về tên Hộ kinh doanh, người đại diện pháp luật, địa chỉ, ngày cấp mã số thuế và tình trạng hoạt động (Đang hoạt động, Tạm nghỉ, hay Đã đóng MST).

Cách 2: Tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Hiện nay, dữ liệu về Hộ kinh doanh đang dần được số hóa và tích hợp lên Cổng thông tin quốc gia. Tuy nhiên, dữ liệu này phụ thuộc vào việc cập nhật của từng địa phương nên có thể không đầy đủ.

Bước 1: Truy cập: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Bước 2: Nhập tên Hộ kinh doanh hoặc Mã số đăng ký kinh doanh vào thanh tìm kiếm ở góc phải.

Bước 3: Xem kết quả. Nếu hộ kinh doanh đó đã được số hóa, thông tin cơ bản (Tên, địa chỉ, ngành nghề) sẽ hiện ra tương tự như một doanh nghiệp thông thường.

Cách 3: Tra cứu trực tiếp tại cơ quan cấp phép

Nếu không tìm thấy thông tin online (do hộ kinh doanh hoạt động đã lâu và chưa cập nhật dữ liệu điện tử, hoặc hệ thống bị lỗi), bạn cần đến trực tiếp cơ quan quản lý nhà nước.

Nơi đến: Phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) Quận/Huyện nơi hộ kinh doanh đặt địa chỉ.

Cách thức: Bạn có thể gửi văn bản đề nghị cung cấp thông tin đăng ký kinh doanh của hộ kinh doanh đó (thường phải trả một khoản phí nhỏ cung cấp thông tin). Cách này đảm bảo độ chính xác tuyệt đối 100% về mặt pháp lý.

7. Các câu hỏi thường gặp về giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Dưới đây là giải đáp cho những thắc mắc phổ biến nhất mà các chủ doanh nghiệp thường gặp phải trong quá trình xin cấp và sử dụng giấy chứng nhận.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thời hạn bao lâu?

Khác với các loại giấy phép con (như Giấy phép an toàn thực phẩm có thời hạn 3 năm, Giấy phép lữ hành...), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thường KHÔNG có thời hạn. Doanh nghiệp có thể hoạt động vô thời hạn cho đến khi chủ doanh nghiệp quyết định giải thể hoặc bị cơ quan nhà nước thu hồi giấy phép. Lưu ý: Nếu doanh nghiệp đăng ký hoạt động theo dự án có thời hạn cụ thể, thì hiệu lực của giấy sẽ tuân theo thời hạn của dự án đó.

Mất giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có bị phạt không?

Pháp luật hiện hành không quy định xử phạt đối với hành vi làm mất Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu bị mất, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi làm việc với đối tác, ngân hàng, thuế. Do đó, doanh nghiệp cần làm thủ tục xin cấp lại ngay lập tức.

Một người được đứng tên bao nhiêu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp?

• Đối với Doanh nghiệp tư nhân: Mỗi cá nhân chỉ được thành lập duy nhất 01 Doanh nghiệp tư nhân.

• Đối với Hộ kinh doanh: Mỗi cá nhân được đứng tên duy nhất 01 Hộ kinh doanh trên toàn quốc.

• Đối với Công ty TNHH/Cổ phần: Một cá nhân có thể góp vốn, thành lập và đứng tên đại diện pháp luật cho nhiều công ty khác nhau (trừ trường hợp là cán bộ công chức hoặc các đối tượng bị cấm khác).

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hay chính xác là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) là tấm vé thông hành đầu tiên và quan trọng nhất để bước vào thương trường. Việc hiểu đúng bản chất, quy trình cấp và các quy định pháp lý liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tránh được những rủi ro pháp lý đáng tiếc trong quá trình vận hành.