7 sai lầm thường gặp trong quản lý doanh thu và giải pháp khắc phục

---

Các chủ cửa hàng vừa và nhỏ (SMEs) vấp phải sai lầm thường gặp trong quản lý doanh thu vì nhiều nguyên nhân liên quan đến cả kiến thức quản trị, thói quen vận hành và công cụ hỗ trợ. Bài viết dưới đây sẽ vừa chỉ ra chi tiết cụ thể những sai lầm thường gặp và các giải pháp cải thiện, hỗ trợ xử lý để cải thiện tình hình kinh doanh ngày càng tốt hơn.

1. Điểm mặt chỉ tên sai lầm thường gặp trong quản lý doanh thu

Dưới đây là 7 sai lầm thường gặp trong quản lý doanh thu đối với mô hình kinh doanh vừa và nhỏ:

1.1 Không theo dõi doanh thu hằng ngày

Phần lớn chủ cửa hàng nhỏ xuất phát từ kinh nghiệm buôn bán thực tế, ít được đào tạo bài bản về kế toán, quản trị tài chính hoặc phân tích doanh thu. Họ thường chỉ quan tâm đến “hôm nay bán được bao nhiêu” thay vì hiểu rõ doanh thu – chi phí – lợi nhuận vận hành ra sao. Chính vì vậy nên nhiều chủ cửa hàng chỉ tổng kết doanh thu vào cuối tuần hoặc cuối tháng. Việc này khiến họ khó phát hiện sớm thất thoát, nhầm lẫn hoặc các ngày kinh doanh yếu để điều chỉnh kịp thời.

>>>> Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng tự động cập nhật doanh thu theo thời gian thực, có thể xem trên điện thoại mọi lúc, mọi nơi.

1.2 Không tách biệt doanh thu và lợi nhuận

Một sai lầm phổ biến là cho rằng doanh thu cao đồng nghĩa với lợi nhuận cao. Đặc biệt đối với ngành F&B tỷ lệ nhập kho nguyên liệu thường xuyên và số tiền lớn có thể khiến doanh thu và tiền nhập hàng không có sự chênh lệch. Thực tế, nếu không kiểm soát chi phí, lãi gộp, và chi phí vận hành, cửa hàng có thể “bán nhiều mà vẫn lỗ”.

>>>> Giải pháp: Ghi rõ từng khoản chi (nhập hàng, điện nước, nhân viên...) và định kỳ tính toán biên lợi nhuận thực tế.

Nhiều chủ cửa hàng không phân biệt rõ doanh thu và lợi nhuận

1.3 Ghi chép thủ công, thiếu đồng nhất

Nhiều cửa hàng truyền thống hiện nay vẫn sử dụng hình thức ghi chép sổ tay hoặc file Excel rời rạc dễ gây sai sót, trùng dữ liệu hoặc thất lạc khi nhiều người cùng nhập liệu. Đó là chưa kể có những ngày nhiều số liệu vào - ra khiến người quản lý bị rối loạn và thường cho ra số liệu doanh thu không chính xác vào cuối tháng. Khi đó việc rà soát lại thông tin xuất nhập kho vừa tốn thời gian, công sức mà khó có thể tra ra lỗ hổng.

>>>> Giải pháp: Dùng hệ thống quản lý thống nhất (như POS hoặc ERP mini) giúp tổng hợp dữ liệu chính xác, nhanh chóng, giảm phụ thuộc vào ghi chép thủ công.

1.4 Không phân loại doanh thu

Nếu chỉ nhìn tổng doanh thu, chủ cửa hàng sẽ không biết nhóm sản phẩm nào bán chạy, kênh nào hiệu quả (online, cửa hàng, đại lý…). Không ít cửa hàng không kiểm tra chéo giữa doanh thu ghi nhận và tiền thực thu (tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử...), dẫn đến chênh lệch khó kiểm soát.

>>>> Giải pháp: Báo cáo doanh thu nên được chia theo danh mục sản phẩm, kênh bán hoặc thời gian để tối ưu danh mục hàng hóa. Đặt quy trình đối soát hằng ngày, cuối ca hoặc cuối ngày làm việc để phát hiện sai lệch kịp thời.

1.5 Bỏ qua doanh thu bị hủy hoặc hàng đổi trả

Trong quá trình bán hàng, việc hủy đơn, đổi trả sản phẩm hoặc hoàn tiền cho khách là điều bình thường. Tuy nhiên, rất nhiều chủ hộ kinh doanh hay nhân viên bán hàng không ghi nhận hoặc không cập nhật lại dữ liệu này vào hệ thống doanh thu, dẫn đến báo cáo tài chính bị “ảo”, không phản ánh đúng kết quả kinh doanh thực tế.

>>>> Giải pháp: Ghi nhận đầy đủ các giao dịch hoàn – đổi – hủy trong hệ thống để có số liệu chính xác.

Chủ quán thường bỏ qua doanh thu bị hủy hoặc hàng đổi trả

1.6 Không phân quyền người nhập dữ liệu

Trong nhiều hộ kinh doanh nhỏ, chủ cửa hàng thường giao toàn bộ việc ghi nhận doanh thu, nhập hàng và thu – chi cho nhân viên, nhưng không có cơ chế phân quyền hoặc giám sát chặt chẽ. Điều này dễ dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng bởi khi nhiều người cùng nhập số liệu mà không có phân quyền, dữ liệu dễ bị trùng, sai cột, hoặc bị chỉnh sửa mà không ai phát hiện. Không ít trường hợp nhân viên có thể xóa giao dịch, sửa đơn hàng hoặc không ghi lại một số đơn bán để trục lợi. Hậu quả là báo cáo doanh thu cuối ngày hoặc cuối tháng không phản ánh đúng thực tế, gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh.

>>>> Giải pháp: Thiết lập quyền truy cập khác nhau trong phần mềm quản lý để đảm bảo minh bạch và truy vết được mọi thay đổi.

Người quản lý không phân quyền khiến báo cáo bị chỉnh sửa lung tung

1.7 Thiếu báo cáo phân tích doanh thu định kỳ

Từ các yếu tố nhỏ lẻ trên dẫn đến sự thiếu đồng nhất, không tổng hợp hoặc không xem báo cáo định kỳ khiến chủ cửa hàng không nhận ra xu hướng tăng/giảm doanh số, thời điểm cao điểm, hoặc sản phẩm kém hiệu quả.

>>>> Giải pháp: Thiết lập báo cáo tự động hằng tuần/tháng và biểu đồ doanh thu trực quan giúp ra quyết định nhanh chóng

2. Phần mềm POS365 hỗ trợ quản lý thu chi lãi lỗ và tự động báo cáo doanh thu

Để khắc phục những sai lầm thường gặp trong quản lý doanh thu phần mềm POS365 được thiết kế tối ưu cho các cửa hàng bán lẻ, quán cà phê, nhà hàng và mô hình F&B quy mô vừa và nhỏ, giúp chủ kinh doanh quản lý tài chính hiệu quả và ra quyết định nhanh chóng hơn.

• Quản lý thu – chi – lãi – lỗ tự động: Hệ thống tự động ghi nhận mọi giao dịch bán hàng, chi phí vận hành, nhập hàng, giúp chủ cửa hàng nắm rõ dòng tiền thực tế theo từng ngày.

• Báo cáo doanh thu chuyên sâu: POS365 cung cấp báo cáo doanh thu, lợi nhuận, mặt hàng bán chạy, khung giờ vàng,… được trình bày trực quan bằng biểu đồ dễ hiểu.

• Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực: Mọi thông tin từ quầy thu ngân, nhà bếp, kho hàng đều được đồng bộ tự động – giúp hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian quản lý.

• Phân quyền và giám sát linh hoạt: Chủ cửa hàng có thể phân quyền cho từng nhân viên theo vai trò (thu ngân, phục vụ, quản lý ca) và xem lại lịch sử thao tác khi cần.

• Quản lý từ xa trên mọi thiết bị: Dù đang ở quán hay ở nhà, bạn vẫn có thể theo dõi doanh thu, kiểm soát lãi lỗ, và điều hành cửa hàng dễ dàng qua điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop.

• Tích hợp xuất hoá đơn nhanh chóng và mẫu chuẩn hoá đơn điện tử đồng bộ với cơ quan thuế đảm bảo hoạt động kinh doanh không vướng vào rủi ro pháp lý.

Phần mềm quản lý lãi lỗ doanh thu POS365

Với POS365, chủ cửa hàng F&B và hộ kinh doanh nhỏ không chỉ giảm thất thoát – tiết kiệm thời gian, mà còn nâng cao hiệu quả vận hành nhờ hệ thống quản lý thông minh, hiện đại và thân thiện với người dùng.

Trên đây là 7 sai lầm thường gặp trong quản lý doanh thu và giải pháp khắc phục tương ứng bạn hãy tham khảo và áp dụng với mô hình kinh doanh của mình nhé! Chúc bạn sớm cải thiện được tình hình và đừng quên tham khảo phần mềm quản lý bán hàng hoá và doanh thu POS365 chuyên nghiệp cho nhà bán lẻ và mô hình F&B.