Trong ngành F&B đầy cạnh tranh, việc quản lý nguyên liệu nhà hàng không còn là công việc nội bộ của bếp mà đã trở thành yếu tố then chốt quyết định đến chi phí, chất lượng món ăn và trải nghiệm khách hàng. Đặc biệt trong năm 2025, khi xu hướng số hóa và tối ưu vận hành lên ngôi, các nhà hàng ngày càng chú trọng đến việc xây dựng quy trình quản lý nguyên liệu đơn giản, dễ thực hiện nhưng mang lại hiệu quả cao. Bài viết dưới đây sẽ cập nhật những phương pháp quản lý nguyên liệu mới nhất, giúp nhà hàng tiết kiệm chi phí, hạn chế thất thoát và nâng cao hiệu suất hoạt động.
1. Tại sao phải quản lý nguyên liệu nhà hàng?
Hoạt động kinh doanh nhà hàng có được vận hành trơn tru, đúng kế hoạch hay không phụ thuộc rất lớn vào việc quản lý nguyên liệu đầu vào. Quản lý nguyên liệu hiệu quả không chỉ đảm bảo nguồn cung ổn định, mà còn góp phần nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí và cải thiện chất lượng dịch vụ.
Dưới đây là 3 vai trò quan trọng của việc quản lý nguyên liệu nhà hàng:
1.1 Đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào
Thiếu hụt nguyên liệu có thể gây gián đoạn quy trình chế biến, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả kinh doanh. Ngược lại, duy trì nguồn nguyên liệu ổn định giúp nhà hàng hoạt động liên tục, đáp ứng nhanh nhu cầu của thực khách, đồng thời nâng cao hiệu suất làm việc của bếp và nhân viên phục vụ.
1.2 Sử dụng nguyên liệu hợp lý, tiết kiệm
Việc quản lý nguyên liệu không chỉ dừng lại ở việc theo dõi số lượng tồn kho mà còn đòi hỏi sự kiểm soát toàn diện về chất lượng, định lượng và chu kỳ sử dụng. Khi được quản lý đúng cách, nguyên liệu sẽ được sử dụng tối ưu, đúng định mức cho từng món ăn, từ đó giảm thiểu tối đa tình trạng thừa - thiếu hoặc chế biến sai định lượng dẫn đến lãng phí.
Tối ưu hóa chi phí nguyên vật liệu cũng chính là cách trực tiếp để giảm giá vốn hàng bán (COGS), từ đó tăng biên lợi nhuận cho nhà hàng. Mặt khác, việc đảm bảo món ăn luôn được chế biến đúng công thức, đúng nguyên liệu cũng góp phần duy trì chất lượng đồng đều – yếu tố then chốt giữ chân khách hàng và tạo dựng uy tín thương hiệu trên thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Sử dụng nguyên liệu hợp lý, tiết kiệm
1.3 Đảm bảo công tác quản lý đạt hiệu quả
Khi nguyên liệu được quản lý khoa học và đầy đủ, việc lên kế hoạch sản xuất, phân bổ nhân sự và sử dụng thiết bị cũng trở nên dễ dàng, chính xác hơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm áp lực cho nhân viên và tăng tính chuyên nghiệp trong quá trình phục vụ khách hàng.
II. Cách quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả
Dưới đây là cách quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng đơn giản, dễ áp dụng bạn có thể tham khảo và thực hành ngay nhé.
2.1. Dự tính được nguyên vật liệu cần mua
Dự tính chính xác nguyên vật liệu cần mua là bước quan trọng giúp nhà hàng vận hành hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn kho quá mức. Để làm được điều này, nhà hàng cần xây dựng một quy trình quản lý nguyên liệu dựa trên dữ liệu thực tế và thói quen tiêu dùng của khách hàng.
Cách làm đơn giản và hiệu quả gồm các bước:
- Thiết lập định mức nguyên liệu cho từng món ăn: Ghi rõ lượng nguyên liệu cần thiết để chế biến mỗi món, từ đó dễ dàng nhân lên theo số lượng suất dự kiến bán ra trong ngày/tuần.
- Theo dõi số lượng bán ra hàng ngày: Dựa trên lịch sử doanh thu và số lượng món bán được, nhà hàng có thể ước tính nhu cầu nguyên liệu cho các ngày tiếp theo, đặc biệt vào dịp lễ hoặc cuối tuần.
- Kiểm tra lượng tồn kho định kỳ: Kết hợp số lượng còn lại trong kho với nhu cầu dự báo để lập kế hoạch nhập hàng hợp lý, tránh mua thừa gây lãng phí.
- Sử dụng phần mềm quản lý nguyên liệu: Các phần mềm hiện nay có thể tự động tính toán số lượng nguyên vật liệu cần nhập dựa trên công thức món ăn và doanh thu thực tế, giúp chủ nhà hàng tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót thủ công.
Dự tính nguyên liệu không chỉ giúp tối ưu chi phí đầu vào, mà còn đảm bảo quá trình chế biến không bị gián đoạn, nâng cao hiệu suất hoạt động và chất lượng phục vụ của nhà hàng. Nhiều nhà hàng thường có thói quen tích trữ nguyên vật liệu, thường nhập kho nhiều để tiết kiệm chi phí và thời gian nhưng có lẽ đây không phải là bước tính toán thông minh.
Dự tính được nguyên vật liệu cần mua
2.2. Xác định mức cung ứng từ nguồn cung cấp
Bên cạnh việc dự đoán nhu cầu nội bộ, nhà hàng cũng cần xác định rõ khả năng cung ứng từ các nhà cung cấp để đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng đúng lúc, đúng số lượng và đúng chất lượng. Đây là yếu tố then chốt để tránh tình trạng thiếu hàng vào giờ cao điểm hoặc nguyên liệu kém tươi gây ảnh hưởng đến món ăn.
Để làm được điều này hiệu quả, nhà hàng cần:
- Làm việc định kỳ với nhà cung cấp: Trao đổi trước về sản lượng có thể cung ứng mỗi ngày/tuần và khả năng đáp ứng trong những dịp cao điểm như lễ, Tết, cuối tuần.
- Thỏa thuận về thời gian giao hàng và tần suất giao: Cần thống nhất lịch giao hàng rõ ràng để chủ động trong quá trình bảo quản, sơ chế và sử dụng nguyên liệu.
- Xác định giới hạn cung ứng tối thiểu – tối đa: Biết được năng lực tối đa mà mỗi nhà cung cấp có thể đáp ứng sẽ giúp nhà hàng chủ động lập kế hoạch thay thế hoặc phân chia đơn hàng khi cần.
- Dự phòng nguồn cung: Nên có ít nhất 1–2 nhà cung cấp thay thế trong trường hợp nhà cung cấp chính gặp sự cố (hết hàng, giao trễ, tăng giá bất thường…).
Việc xác định mức cung ứng không chỉ giúp quá trình nhập hàng ổn định, mà còn góp phần xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững giữa nhà hàng và các đối tác cung ứng.
2.3. Tiến hành nhập và xuất nguyên liệu
Việc nhập - xuất nguyên liệu là khâu then chốt trong quá trình quản lý kho của nhà hàng. Nếu thực hiện đúng quy trình, nhà hàng có thể dễ dàng kiểm soát số lượng tồn kho, hạn chế thất thoát, đảm bảo nguyên liệu luôn sẵn sàng cho chế biến mà vẫn tiết kiệm chi phí.
Để quản lý hiệu quả quy trình nhập - xuất nguyên liệu, nhà hàng nên áp dụng các nguyên tắc sau:
- Kiểm tra kỹ lưỡng khi nhập hàng: Mọi nguyên liệu khi nhập vào cần được kiểm tra đầy đủ về số lượng, chất lượng, hạn sử dụng, nguồn gốc và điều kiện bảo quản. Việc này nên thực hiện bởi nhân viên kho kết hợp với bộ phận bếp để đảm bảo thống nhất.
- Ghi chép và cập nhật ngay vào hệ thống: Sau khi nhập, các thông tin về nguyên liệu cần được ghi nhận đầy đủ vào sổ kho hoặc phần mềm quản lý để đảm bảo tính minh bạch, giúp dễ dàng truy xuất khi cần.
- Xuất nguyên liệu theo định mức và theo món: Việc xuất kho cần tuân thủ đúng định lượng đã thiết lập cho từng món ăn. Điều này giúp đảm bảo món ăn giữ được chất lượng ổn định và hạn chế lãng phí.
- Tuân thủ nguyên tắc FIFO (First In - First Out): Nguyên liệu nhập trước phải được sử dụng trước để hạn chế hư hỏng, đặc biệt với các loại thực phẩm tươi sống, rau củ, gia vị có hạn sử dụng ngắn.
- Phân công rõ người chịu trách nhiệm: Mỗi ca nhập - xuất nên có người phụ trách ghi nhận, đối chiếu và báo cáo, đảm bảo trách nhiệm rõ ràng và tránh thất thoát nội bộ.
Quản lý tốt khâu nhập - xuất nguyên liệu không chỉ hỗ trợ kiểm kê nhanh chóng mà còn giúp nhà hàng duy trì quy trình vận hành trơn tru, chính xác và tiết kiệm tối đa nguồn lực.
Tiến hành nhập và xuất nguyên liệu
2.4. Kiểm soát lượng nguyên liệu tồn kho
Kiểm soát tồn kho nguyên liệu giúp nhà hàng duy trì hoạt động ổn định, tránh tình trạng thiếu hụt đột xuất hoặc tồn kho lâu ngày gây lãng phí. Một hệ thống tồn kho khoa học giúp nhà hàng chủ động lên kế hoạch nhập hàng, sử dụng nguyên liệu hợp lý và kiểm soát tốt chi phí.
Để kiểm soát hiệu quả lượng tồn kho, nhà hàng cần:
- Thống kê tồn kho hàng ngày hoặc định kỳ: Ghi nhận lượng nguyên liệu còn lại trong kho sau mỗi ca làm việc hoặc cuối ngày giúp quản lý nắm rõ tình hình thực tế, phát hiện nhanh các bất thường như hao hụt, hư hỏng hoặc thất thoát.
- Kết hợp số liệu bán hàng và định mức nguyên liệu: So sánh lượng món ăn bán ra với định mức nguyên liệu để đối chiếu lượng tiêu hao thực tế. Đây là cách hiệu quả để phát hiện sai lệch trong sử dụng nguyên liệu hoặc gian lận nội bộ.
- Thiết lập tồn kho tối thiểu - tối đa: Đối với mỗi loại nguyên liệu, nhà hàng nên đặt mức tồn kho tối thiểu (để tránh thiếu hàng) và tối đa (để tránh dư thừa). Khi số lượng gần chạm ngưỡng tối thiểu, hệ thống sẽ cảnh báo để nhân viên kịp thời nhập hàng.
- Ứng dụng phần mềm quản lý kho: Phần mềm hỗ trợ tự động cập nhật tồn kho theo thời gian thực, ghi nhận mọi lần nhập – xuất, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót thủ công.
- Bố trí kho hợp lý, dễ kiểm tra: Phân khu kho theo nhóm nguyên liệu (tươi sống, khô, đông lạnh...) và dán nhãn rõ ràng giúp kiểm kê nhanh chóng, đồng thời đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm.
Kiểm soát tồn kho hiệu quả không chỉ giúp nhà hàng quản lý tốt nguồn lực mà còn là nền tảng để tối ưu vận hành, duy trì chất lượng phục vụ và tăng khả năng sinh lời bền vững.
2.5. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả
Để quản lý nguyên vật liệu nhà hàng cần sử dụng phần mềm hỗ trợ việc kiểm soát kho nguyên liệu. Thay vì sử dụng phương pháp kiểm kho truyền thống, hiện nay có tới 87% quản lý nhà hàng sử dụng công nghệ vào việc quản lý và bán hàng cho nhà hàng.
Sử dụng công cụ hỗ trợ giúp bạn dễ dàng theo dõi, quản lý nguyên liệu (Nhập, xuất, tồn…) một cách chặt chẽ. Chẳng hạn như số lần nhập hàng trong tuần, số lượng nguyên liệu, lượng nguyên liệu đã sử dụng, nguyên liệu sử dụng nhiều, nguyên liệu sử dụng ít….
Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý, trong đó phần mềm quản lý nhà hàng POS365 được biết đến là một trong những giải pháp quản lý nhà hàng tốt nhất Việt Nam. Cùng tìm hiểu những ưu điểm nổi trội của công cụ quản lý nguyên liệu nhà hàng POS365::
Quản lý bếp trung tâm
POS365 cho phép theo dõi toàn bộ quy trình chuyển hàng hóa, nguyên liệu từ bếp trung tâm đến từng chi nhánh, cửa hàng hoặc quầy phục vụ. Nguyên liệu được chế biến theo đúng định lượng đã cài đặt sẵn, giúp đảm bảo tính nhất quán và tránh thất thoát khi phân phối.
Việc đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh giúp giảm thiểu sai sót trong thống kê nguyên liệu, đặc biệt hữu ích với các chuỗi nhà hàng hoặc mô hình nhượng quyền.
Quản lý tổng thể việc chuyển hàng hóa, nguyên liệu từ bếp chính đến các cửa hàng, chi nhánh hoặc vận chuyển từ bếp đến quầy phục vụ. Nhà bếp sẽ thực hiện chế biến những món ăn trong menu thực đơn nhà hàng theo đúng với định lượng trong phần mềm.
Quản lý nguyên liệu thô
Phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng cho phép người dùng quản lý nguyên liệu của nhà hàng một cách nhanh chóng. Dữ liệu tự động trừ khi đơn hàng được bán ra giúp chủ nhà hàng không phải ghi chép phức tạp mỗi khi có người đến mua hàng.
Định lượng món ăn
Phần mềm cho phép định lượng chính xác nguyên liệu cho từng món ăn, đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng và khẩu vị đồng nhất. Điều này không chỉ tránh lãng phí trong chế biến mà còn giúp quản lý chính xác nguyên liệu tồn kho và tính toán chi phí định mức cho từng món.
Thay đổi giá tiền, menu
Ngoài việc biết được nguyên liệu chế biến và hàng tồn kho. Chẳng hạn như phần mềm quản lý nhà hàng từ POS365 cho phép chủ kinh doanh phân tích những món ăn đang được khách hàng yêu thích và có thể điều chỉnh giá bán hàng phù hợp để có thể thu về lợi nhuận cao nhất cho mình.
Quản lý kho nguyên liệu từ xa
Nhờ ứng dụng công nghệ điện toán đám mây, chủ nhà hàng có thể theo dõi và kiểm soát kho nguyên liệu từ bất kỳ đâu chỉ với điện thoại, tablet hoặc máy tính. Tính năng này đặc biệt hữu ích với các quản lý bận rộn, không có mặt trực tiếp tại nhà hàng nhưng vẫn muốn giám sát hoạt động vận hành mọi lúc.
Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả
III. Một số lưu ý khi bảo quản nguyên vật liệu nhà hàng
Bảo quản nguyên vật liệu đúng cách không chỉ giúp kéo dài thời gian sử dụng, đảm bảo an toàn thực phẩm mà còn giảm thiểu thất thoát, tiết kiệm chi phí cho nhà hàng. Dưới đây là một số nguyên tắc và lưu ý quan trọng cần ghi nhớ:
- Phân loại nguyên vật liệu theo tính chất
- Thực phẩm tươi sống (thịt, cá, hải sản): Bảo quản trong ngăn đông ở nhiệt độ từ -18°C đến -25°C, đóng gói riêng từng loại và ghi rõ ngày nhập.
- Rau củ, trái cây: Đặt ở khu vực mát, thông thoáng hoặc ngăn mát tủ lạnh (5°C - 10°C), tránh để quá sát tường hoặc chất chồng lên nhau gây dập nát.
- Gia vị, đồ khô: Đựng trong hộp kín, để nơi khô ráo, thoáng mát và tránh ánh nắng trực tiếp.
- Áp dụng nguyên tắc FIFO (First In - First Out): Sử dụng nguyên liệu theo thứ tự nhập kho: hàng nhập trước phải dùng trước. Điều này giúp tránh tình trạng quên nguyên liệu cũ, dẫn đến hư hỏng, lãng phí và mất an toàn thực phẩm.
- Ghi nhãn và theo dõi hạn sử dụng: Mỗi nguyên liệu sau khi nhập kho cần được dán nhãn gồm: tên nguyên liệu, ngày nhập, hạn sử dụng và người kiểm tra. Điều này giúp dễ dàng quản lý và truy xuất khi cần.
- Kiểm tra nhiệt độ và vệ sinh kho thường xuyên: Tủ lạnh, kho mát, tủ đông cần được kiểm tra định kỳ về nhiệt độ bảo quản. Đồng thời, vệ sinh kho bếp, kệ đựng thực phẩm, khu vực bảo quản tối thiểu 1–2 lần/tuần để ngăn ngừa nấm mốc và vi khuẩn.
- Không để lẫn lộn nguyên liệu sống và chin: Phải tách biệt hoàn toàn nguyên liệu sống và đã chế biến chín, cả trong bảo quản và chế biến. Điều này giúp tránh lây nhiễm chéo - một trong những nguyên nhân gây mất an toàn vệ sinh thực phẩm.
Tham khảo thêm: Cách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả tiết kiệm chi phí
Quản lý nguyên liệu nhà hàng một cách khoa học và hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, hạn chế thất thoát mà còn đảm bảo chất lượng món ăn và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Trong bối cảnh ngành F&B ngày càng cạnh tranh, việc ứng dụng công nghệ như phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng POS365 trở thành xu hướng tất yếu giúp chủ nhà hàng kiểm soát chặt chẽ mọi khâu – từ nhập, xuất, tồn kho đến định lượng món ăn. Áp dụng đúng phương pháp quản lý cùng các công cụ hỗ trợ hiện đại sẽ giúp nhà hàng vận hành trơn tru, tăng lợi nhuận và phát triển bền vững trong năm 2025 và những năm tiếp theo.
