Câu chuyện kinh doanh

Thay vì sử dụng phương pháp truyền thống như ghi chép bằng tay, bảng tính Excel,... thì việc áp dụng phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng giúp chủ kinh doanh kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu suất kinh doanh một cách rõ rệt. 

Cách quản lý nguyên liệu nhà hàng đơn giản, hiệu quả [Update 2022]

Trong nội dung bài viết này POS365 đem đến những cách quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng đơn giản và hiệu quả. Cùng tìm hiểu nhé! 

I. Tại sao phải quản lý nguyên liệu nhà hàng? 

Hoạt động kinh doanh có được vận hành trơn tru theo đúng kế hoạch hay không một phần nhờ vào nguồn nguyên liệu đầu vào. Quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả cả về chất và lượng sẽ giúp nâng cao năng suất, chất lượng của quy trình vận hành nhà hàng. 

Sau đây là 3 vai trò quan trọng của việc quản lý nguyên liệu nhà hàng bạn nên biết:

Đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào 

Việc thiếu hụt nguồn nguyên liệu thường xuyên sẽ gây gián đoạn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến bộ phận và quy trình khác. Ngược lại, đảm bảo nguồn nguyên liệu ổn định góp phần gia tăng năng suất lao động, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. 

Đảm bảo nguyên liệu đầu vào 

Sử dụng nguyên liệu hợp lý, tiết kiệm

Cách quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả là cách để tối ưu chi phí, hạn chế những rủi ro, nâng cao chất lượng và uy tín cho nhà hàng trong quá trình kinh doanh. 

Sử dụng nguyên liệu hợp lý, tiết kiệm 

Đảm bảo công tác quản lý đạt hiệu quả 

Khi việc quản lý đầu vào tốt, vận hành trơn tru thì sẽ có kế hoạch sử dụng nguồn lao động, máy móc thiết bị hiệu quả và nhanh chóng hơn. 

Như vậy, có thể nói quản lý nguyên liệu nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chủ nhà hàng nên chú trọng đầu tư về tài chính, nhân sự và công nghệ sao cho việc quản lý nguyên liệu đạt hiệu quả cao nhất.  

II. Cách quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả

Dưới đây là cách quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng đơn giản, dễ áp dụng bạn có thể tham khảo và thực hành ngay nhé. 

2.1. Dự tính được nguyên vật liệu cần mua

Việc ước tính nguyên vật liệu cần dùng giúp tránh lãng phí quá nhiều hoặc thất thoát. Hãy dự tính dựa trên nhu cầu thực tế và mức tiêu dùng từ những thời điểm trước để có dự đoán chính xác. 

Dự tính nguyên liệu cần mua 

Nhiều nhà hàng thường có thói quen tích trữ nguyên vật liệu, thường nhập kho nhiều để tiết kiệm chi phí và thời gian nhưng có lẽ đây không phải là bước tính toán thông minh. Việc lưu trữ kho nguyên vật liệu quá nhiều sẽ dẫn đến tình trạng khó kiểm soát kho, quá thời hạn sử dụng và gây thất thoát, lãng phí. 

2.2. Xác định mức cung ứng từ nguồn cung cấp

Để đảm bảo việc cung ứng từ nhà cung cấp diễn ra suôn sẻ, bạn nên có nhiều nhà cung cấp thay vì có một hoặc hai nhà cung cấp. Tránh trường hợp nhà cung cấp không cung cấp kịp thời và đầy đủ thì vẫn có phương án dự phòng là những nhà cung cấp khác. Điều này giúp việc vận hành không bị gián đoạn, không gây ảnh hưởng đến những bộ phận khác. 

Xác định mức cung ứng từ nguồn cung

2.3. Tiến hành nhập và xuất nguyên liệu

Nhập nguyên liệu vừa đủ là cách giúp nhà hàng kiểm soát nguyên vật liệu một cách dễ dàng và tiết kiệm chi phí. Đồng thời giúp cho quy trình kiểm soát chất lượng được tối ưu và hiệu quả hơn. Đây là một trong những cách quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả.

Tiến hàng nhập và xuất nguyên liệu

Lưu ý: Không nên nhập hàng quá nhiều và để quá lâu. Thực phẩm tươi để trong tủ bảo quản và sử dụng trong ngày để đảm bảo độ tươi ngon và an toàn vệ sinh thực phẩm. 

2.4. Kiểm soát lượng nguyên liệu tồn kho

Lãng phí là nguyên nhân gây “đội chi phí” thậm chí gây thất thoát cho nhà hàng. Do đó, nếu hạn chế hoặc cắt giảm tình trạng gây lãng phí giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và gia tăng lợi nhuận. 

Việc đầu tiên bạn cần làm là hãy rà soát tất cả các nguyên liệu và liệt kê những món ăn thường để thừa. Đồng thời, hãy tự tìm câu trả lời cho những câu hỏi sau: 

  • Những món ăn nào khách thường để thừa? Trong trường hợp nào? 

  • Nguyên liệu nào thường bỏ đi? Vì sao? 

  • Nguyên liệu tồn kho là những nguyên liệu nào? 

  • Ai là người gây lãng phí? (Khách hàng hay nhân viên) 

Kiểm soát nguồn nguyên liệu tồn kho

Việc chống lãng phí cần có sự hỗ trợ của tất cả các nhân viên. Cuối mỗi ngày, hãy yêu cầu nhân viên tổng hợp những nguyên liệu còn thừa, những món ăn bị bỏ đi và lượng còn thừa hay bỏ đi là bao nhiêu. Và lập danh sách cụ thể, từ đó tìm ra nguyên nhân và phương án khắc phục. 

2.5. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho hiệu quả

Để quản lý nguyên vật liệu nhà hàng cần sử dụng phần mềm hỗ trợ việc kiểm soát kho nguyên liệu. Thay vì sử dụng phương pháp kiểm kho truyền thống, hiện nay có tới 87% quản lý nhà hàng sử dụng công nghệ vào việc quản lý và bán hàng cho nhà hàng.

Sử dụng công cụ hỗ trợ giúp bạn dễ dàng theo dõi, quản lý nguyên liệu (Nhập, xuất, tồn…) một cách chặt chẽ. Chẳng hạn như số lần nhập hàng trong tuần, số lượng nguyên liệu, lượng nguyên liệu đã sử dụng, nguyên liệu sử dụng nhiều, nguyên liệu sử dụng ít….

Phần mềm quản lý tồn kho hỗ trợ kiểm soát kho nguyên liệu

Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý, trong đó phần mềm POS365 được biết đến là một trong những giải pháp quản lý nhà hàng tốt nhất Việt Nam. Cùng tìm hiểu những ưu điểm nổi trội của phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng POS365 nhé: 

Quản lý bếp trung tâm 

Quản lý tổng thể việc chuyển hàng hóa, nguyên liệu từ bếp chính đến các cửa hàng, chi nhánh hoặc vận chuyển từ bếp đến quầy phục vụ. Nhà bếp sẽ thực hiện chế biến những món ăn trong menu thực đơn nhà hàng theo đúng với định lượng trong phần mềm.

Điều này giúp cho hàng hóa được thống kê một cách chính xác giữa các chi nhánh mà không bị sai sót, giảm thiểu tình trạng sai lệch giữa các nhà hàng.

Quản lý bếp trung tâm

Quản lý nguyên liệu thô 

Phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng cho phép bạn quản lý nguyên liệu của nhà hàng một cách nhanh chóng. Dữ liệu tự động trừ khi đơn hàng được bán ra. Điều này giúp bạn không phải ghi chép phức tạp mỗi khi có người đến mua hàng.

Định lượng món ăn 

Điều là hoàn toàn cần thiết đối với mỗi mô hình kinh doanh nhà hàng. Đặc biệt nó liên quan mật thiết đến việc xử lý hàng tồn kho của bạn. 

Trong môi trường nhà hàng, nếu như không định lượng cho món ăn. Điều này có thể khiến cho những món ăn được chế biến theo nguyên liệu không đúng, gây ra tình trạng thất thoát khi nấu nướng, chế biến. Lâu dần, bạn sẽ mất đi một khoản chi phí đáng kể.

Định lượng món ăn

Với tính năng định lượng cho món ăn từ phần mềm quản lý nguyên liệu nhà hàng POS365, các bạn hoàn toàn có thể thực hiện được việc tính toán chế biến cho mỗi món ăn của mình. Giúp bạn kiểm soát được nguyên liệu sau mỗi lần chế biến, việc kiểm kê hàng tồn kho diễn ra một cách chính xác.

Thay đổi giá tiền, menu 

Ngoài việc biết được nguyên liệu chế biến và hàng tồn kho. Chẳng hạn như phần mềm quản lý nhà hàng từ POS365 cho phép bạn phân tích những món ăn đang được khách hàng yêu thích và có thể điều chỉnh giá bán hàng phù hợp để có thể thu về lợi nhuận cao nhất cho mình.

Quản lý kho nguyên liệu từ xa 

Đặc biệt, với công nghệ điện toán đám mây từ POS365 giúp bạn hoàn toàn có thể quản lý nguyên liệu kho của mình từ xa. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên liệu nhà hàng, bán hàng của bạn có thể thực hiện trên những thiết bị di động, máy tính, tablet từ bất cứ đâu. Rút ngắn thời gian kiểm soát khi không phải tới trực tiếp cửa hàng, vô cùng tiện lợi.

Quản lý kho nguyên liệu từ xa 

III. Một số lưu ý khi bảo quản nguyên vật liệu nhà hàng

Ngoài việc quản lý nguyên vật liệu nhà hàng thì việc bảo quản nguyên vật liệu nhà hàng là vấn đề quan trọng. Đảm bảo nguyên liệu luôn được tươi, an toàn, đảm bảo vệ sinh trước khi chế biến. Dưới đây là một vài kinh nghiệm bảo quản nguyên liệu, bạn có thể tham khảo: 

  • Phân loại nguyên vật liệu: Nguyên liệu khô và nguyên liệu tươi cần được bảo quản riêng biệt. 

  • Sử dụng kho lạnh để bảo quản những thực phẩm tươi sống và nên sử dụng trong ngày 

  • Nguyên liệu khô nên để chỗ cao ráo, khô thoáng

  • Các loại rau củ cần rửa sạch, bọc kín và bảo quản trong tủ lạnh

  • Thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng của nguyên liệu. Tuyệt đối không sử dụng nguyên liệu đã hết hạn để chế biến cho khách hàng

  • Vệ sinh khu bảo quản và khu bếp sạch sẽ 

Bảo quản nguyên liệu nhà hàng

Tham khảo thêm: Cách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả tiết kiệm chi phí

Như vậy, POS365 đã đem đến những thông tin hữu ích về chủ đề quản lý nguyên liệu nhà hàng. Hy vọng rằng, sẽ giúp ích cho bạn và bạn có thể áp dụng ngay vào trong thực tiễn. Chúc bạn kinh doanh thành công!