Trong kinh doanh quán cafe, nguyên liệu luôn chiếm phần lớn chi phí vận hành và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Quản lý nguyên liệu hiệu quả không chỉ giúp hạn chế thất thoát, lãng phí mà còn đảm bảo chất lượng đồ uống phục vụ khách hàng. Vậy làm thế nào để vừa kiểm soát tốt nguyên liệu, vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn duy trì được hương vị ổn định? Bài viết này sẽ chia sẻ những cách quản lý nguyên liệu quán cafe đơn giản, thực tế và áp dụng hiệu quả cho cả quán nhỏ lẫn quán lớn.
1. Tại sao cần phải quản lý nguyên liệu quán cafe?
Quản lý nguyên liệu quán cafe là quá trình kiểm tra, theo dõi tồn kho nguyên liệu hàng ngày cũng như kiểm soát nguyên liệu phục vụ chế biến đồ uống. Nếu nguyên vật liệu sắp hết thì bạn cần phải lên kế hoạch mua bổ sung để đảm bảo quán hoạt động trơn tru.
1.1 Đảm bảo nguồn đầu vào đầy đủ
Để vận hành quán cafe trơn tru, việc đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào luôn đầy đủ và ổn định là yếu tố tiên quyết. Chủ quán cần xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp uy tín, có hợp đồng rõ ràng và thường xuyên kiểm tra chất lượng hàng hóa. Ngoài ra, nên dự trữ một lượng nguyên liệu an toàn, nhất là trong mùa cao điểm hoặc các dịp lễ, để tránh gián đoạn kinh doanh và giữ chân khách hàng.
1.2 Tránh lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình chế biến
Một trong những nguyên nhân khiến chi phí đội lên là việc sử dụng nguyên liệu không hợp lý trong khâu pha chế. Để hạn chế tình trạng này, quán cần xây dựng định lượng chuẩn cho từng loại đồ uống, hướng dẫn nhân viên pha chế tuân thủ đúng công thức và định mức. Đồng thời, nên thường xuyên kiểm tra, giám sát quá trình chế biến để kịp thời điều chỉnh sai sót, vừa đảm bảo chất lượng đồ uống đồng đều, vừa tối ưu chi phí nguyên vật liệu.
Tại sao cần phải quản lý nguyên liệu quán cafe?
1.3 Tránh tình trạng nguyên vật liệu để lâu bị hư hỏng
Nguyên liệu để lâu không chỉ gây thất thoát chi phí mà còn ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống và uy tín của quán. Để tránh tình trạng này, chủ quán cần áp dụng nguyên tắc FIFO (nhập trước – xuất trước), thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng và sắp xếp kho hợp lý để dễ quản lý. Ngoài ra, việc nhập nguyên liệu theo nhu cầu thực tế, kết hợp dự đoán lượng khách hàng trong từng giai đoạn, sẽ giúp hạn chế tồn kho quá mức và đảm bảo nguyên liệu luôn tươi ngon.
>>> Tìm hiểu ngay: Phần mềm quản lý kho quán cafe hiệu quả, cảnh báo tồn kho hàng hoá thường xuyên
2. Cách quản lý nguyên liệu pha chế để giảm thất thoát
Sau khi đã mở quán cafe theo định hướng của mình, bạn cần phải có kinh nghiệm quản lý nguyên vật liệu pha chế để giảm thất thoát hiệu quả.
2.1 Quản lý lợi nhuận
Là chủ quán cà phê, anh chị hiểu rằng thực đơn không thể thay đổi tùy tiện, ngay cả khi giá một số nguyên liệu tăng đột biến. Điều này khiến chi phí chuẩn bị đồ uống, thực phẩm khó kiểm soát trong ngắn hạn. Vì vậy, việc quản lý nguyên liệu tiêu thụ hàng ngày đóng vai trò quan trọng, bao gồm sử dụng đúng định lượng và tái sử dụng hợp lý những nguyên liệu còn đảm bảo chất lượng.
Hiện nay chủ kinh doanh thường sử dụng phần mềm quản lý quán cafe, có thể theo dõi sản lượng tiêu thụ và tồn kho của từng mặt hàng mỗi ngày, từ đó đưa ra quyết định nhập hàng chính xác và kịp thời. Đặc biệt với các nguyên liệu dễ hư hỏng, hệ thống giúp kiểm soát lượng đặt hàng theo nhu cầu thực tế, hạn chế tồn kho quá mức và ngăn ngừa nguyên liệu bị hỏng trong quá trình bảo quản.
Quản lý lợi nhuận
2.2. Chi phí thực phẩm
Sau khi nắm rõ kho hàng và công thức pha chế, anh/chị có thể dễ dàng kiểm tra chi phí nguyên liệu chế biến. Doanh thu của quán cafe phụ thuộc rất lớn vào chi phí nguyên liệu, vì vậy tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả quản lý.
Tính toán chi phí thực phẩm
Duy trì ngân sách ổn định cho quán cafe, đặc biệt với chi phí đồ ăn và thức uống, luôn là thách thức. Giải pháp tối ưu là áp dụng công thức tính chi phí thực phẩm, vừa tiết kiệm thời gian, vừa hạn chế lãng phí. Khi tính toán, chủ quán cần cân nhắc lượng hàng tồn, biến động giá nguyên liệu và giá vốn bán hàng. Sau đó, chia giá vốn cho doanh thu để xác định tỷ lệ phần trăm chi phí thực phẩm. Mức lý tưởng thường dao động từ 25 – 35%.
Định giá thực đơn
Bên cạnh việc xây dựng thực đơn hợp lý, định giá sản phẩm cũng là yếu tố then chốt. Hiện nay, nhiều chủ quán cafe sử dụng phần mềm quản lý để dự báo chi phí nguyên liệu, theo dõi mức tiêu thụ và điều chỉnh ngân sách kịp thời. Nhờ đó, việc thay đổi giá menu theo nhu cầu khách hàng trở nên linh hoạt và chính xác hơn. Đặc biệt, với phần mềm POS365, việc kiểm soát nguyên liệu và tối ưu chi phí pha chế được thực hiện hiệu quả, góp phần nâng cao lợi nhuận.
Chi phí thực phẩm
2.3 Quản lý nhân sự
Muốn quản lý nhân sự hiệu quả thì bất kỳ quán cafe hay nhà hàng nào cũng phải xây dựng một bản nội quy cụ thể cho từng bộ phận nhân viên như pha chế, thu ngân, bảo vệ, nhân viên phục vụ,... Bên cạnh chất lượng đồ uống ngon, sạch sẽ thì thái độ phục vụ của nhân viên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận và đánh giá của khách hàng.
Khi phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận thì nhân viên sẽ có trách nhiệm thực hiện đúng quy định. Từ đó, chủ quán có thể dễ dàng nhận ra điểm mạnh và yếu của từng người để có những sắp xếp phù hợp. Hàng tháng, chủ quản lý có thể đánh giá nhân viên để khen thưởng và xử phạt công minh nhằm thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc của mỗi cá nhân.
Quản lý nhân sự
2.4 Quản lý nguyên liệu pha chế trên phần mềm POS365
Khi quản lý các công thức pha chế, điều quan trọng là duy trì sự nhất quán trong thực đơn tại tất cả các chi nhánh quán cafe. Đối với chủ chuỗi cửa hàng, việc đảm bảo tính đồng bộ về hương vị và định lượng đôi khi không hề dễ dàng. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý quán cafe hiện đại, mọi công thức có thể được cập nhật đồng bộ chỉ với một thao tác, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí nguyên liệu và đảm bảo chất lượng đồng đều.
Ngoài ra, phần mềm quản lý quán cafe POS365 còn hỗ trợ quản lý hàng tồn kho, theo dõi tốc độ tiêu thụ từng mặt hàng để kịp thời đưa ra quyết định nhập hàng hợp lý. Việc nắm rõ thành phần và nguyên liệu mang lại nhiều lợi ích, từ việc lập danh sách chuẩn bị, ước tính thời gian pha chế cho đến tối ưu hiệu quả phục vụ khách hàng.
Hơn thế nữa, hệ thống quản lý chuyên nghiệp có thể định lượng nguyên liệu theo công thức, kiểm soát tồn kho, tính toán chi phí chế biến dựa trên giá và quy định được thiết lập sẵn. Nhờ đó, quá trình quản lý nguyên liệu trở nên minh bạch, chính xác và góp phần nâng cao lợi nhuận cho quán cafe.
Quản lý nguyên liệu pha chế trên phần mềm POS365
Quản lý nguyên liệu hiệu quả không chỉ giúp quán cafe tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo chất lượng phục vụ ổn định, giữ chân khách hàng lâu dài. Từ việc kiểm soát nguồn đầu vào, hạn chế lãng phí, quản lý tồn kho đến tính toán chi phí và định giá thực đơn hợp lý, tất cả đều góp phần tối ưu hoạt động kinh doanh. Khi áp dụng đúng phương pháp cùng sự hỗ trợ từ phần mềm quản lý chuyên nghiệp, chủ quán sẽ dễ dàng giảm thất thoát, tăng lợi nhuận và xây dựng mô hình kinh doanh bền vững.
