Câu chuyện kinh doanh

PO hay Purchase Order là khái niệm được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh. PO mang ý nghĩa khá lớn và đây là yếu tố để đánh giá xem việc kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hay không?

PO là gì? Ứng dụng của PO và so sánh PO với đơn bán hàng

Vậy PO là gì? Ứng dụng của PO trong việc kinh doanh là gì? PO có điểm gì giống và khác với đơn bán hàng? Hãy cùng POS365 tìm hiểu ngay trong nội dung dưới đây.

I. Tìm hiểu PO là gì?

PO là viết tắt của cụm từ Purchase Order trong tiếng Anh, nó có nghĩa là đơn đặt hàng. Đây là tài liệu thương mại được người mua hàng gửi đến nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng. PO được sử dụng để kiểm soát việc mua sản phẩm và dịch vụ từ các nhà cung cấp bên ngoài. Đơn đặt hàng có thể coi là phần cần thiết không thể thiếu của đơn đặt hàng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

PO là gì?

Purchase Order có nghĩa là đơn đặt hàng

II. Ý nghĩa của PO

PO mang ý nghĩa giống như một chứng từ quan trọng của doanh nghiệp. PO là tài liệu được sử dụng với mục đích kiểm tra, đánh giá mọi vấn đề liên quan đến hàng hóa.

Purchase Order cho phép người mua thể hiện mong muốn, nhu cầu của họ đối với sản phẩm thông qua nhà cung cấp. Đôi bên hoàn toàn sử dụng PO để giải quyết trường hợp đơn đặt hàng không được giao.

III. Các thuật ngữ liên quan đến PO

PO là đơn hàng. Nhưng trong một số trường hợp cụ thể PO còn mang ý nghĩa với cách hiểu và cấu trúc khác nhau.

2.1. Ý nghĩa PO trong vận tải

PO trong vận tải cũng có ý nghĩa là đơn đặt hàng, nhưng được xây dựng theo hình thức hợp đồng mua bán. Loại đơn đặt hàng này có những đặc điểm chính sau:

  • Giá trị lớn

  • Thông tin đối tác hạn chế

  • Có quan hệ với đấu giá vận chuyển

  • Liên kết với nhà cung cấp và giao dịch dài hạn

2.2. Ý nghĩa PO trong bưu chính viễn thông

Trong Bưu chính viễn thông PO có nghĩa là Bưu điện. Đây là nơi diễn ra các cuộc giao dịch tiếp nhận và vận chuyển hàng hóa, bưu kiện, thư từ,...

2.3. Ý nghĩa của PO trong thanh toán

PO trong thanh toán là viết tắt của Payoneer, một loại thẻ cho phép bạn rút tiền từ tài khoản Paypal. Đây là công ty cung cấp dịch vụ thẻ ghi nợ, chuyển tiền liên quốc gia, thanh toán trực tuyến và giao dịch thương mại điện tử.

IV. Ứng dụng của PO trong cuộc sống hiện nay

Hiện nay PO được ứng trong hầu hết các lĩnh vực. Sau đây là một số những ứng dụng phổ biến mà PO thực hiện như:

  • Tìm kiếm các loại hàng hóa tiêu dùng thường ngày và cả trên thị trường chứng khoán (cổ phiếu)

  • Tìm kiếm các dịch vụ, sản phẩm, tiện ích 

  • Chắt lọc các sản phẩm gốc có đầy đủ nguồn gốc xuất xứ và sản xuất

  • Tìm kiếm các sản phẩm có xuất xứ từ thiên nhiên

  • Giúp việc mua hàng của khách được tối ưu hóa.

Ứng dụng của PO trong cuộc sống hiện nay

 PO được ứng trong hầu hết các lĩnh vực kinh doanh hiện nay

V. Vì sao PO quan trọng với doanh nghiệp?

Purchase Order đang là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp. Cho dù họ có quy mô lớn, vừa, nhỏ hay chỉ là một tổ chức với bộ phận bán hàng thì các đơn đặt hàng luôn được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau:

  • Đặt kỳ vọng vào chất lượng sản phẩm: Doanh nghiệp sẽ thực hiện các yêu cầu của bên mua dành cho nhà cung cấp đối với mỗi đơn hàng. PO đóng vai trò là bằng chứng nếu như sản phẩm bàn giao không đúng như kỳ vọng.

  • Quản lý đơn hàng thuận tiện: Doanh nghiệp hoàn dễ dàng theo dõi, quản lý đơn hàng hiệu quả.

  • Xác định ngân sách: PO được tạo ra để giúp bên mua tính toán các chi phí liên quan đến mặt hàng, vận chuyển và các chính sách ưu đãi. 

  • Cơ sở pháp lý dễ dàng: Trường hợp mua bán sản phẩm chưa có hợp đồng thương mại, PO đóng vai trò là tài liệu pháp lý. Điều kiện để làm việc này thì bên mua cần có được sự đồng ý của nhà cung cấp.

  • Tài liệu quan trọng khi kiểm toán: Doanh nghiệp sẽ sử dụng PO để làm cơ sở để bạn thực chi tiêu đúng đắn.


tầm quan trọng của PO

Purchase Order đang là một phần không thể thiếu trong doanh nghiệp

VI. Các nội dung cơ bản Purchase Order là gì?

Trong một bản Purchase Order sẽ gồm những nội dung cơ bản như sau:

  • Number and date: số đơn hàng, ngày lập đơn hàng

  • Seller/ buyer name, contact: Thông tin người mua, người bán

  • PIC

  • Product description: Mô tả hàng hóa

  • Quantity: Số lượng hàng hóa bên mua cần

  • Quality/ specifications: Thông số kỹ thuật sản phẩm

  • Unit price: Đơn giá trên 1 đơn vị sản phẩm

  • Total amount: Tổng giá trị hợp đồng

  • Payment terms: Điều kiện thanh toán

  • Delivery terms: Điều kiện giao hàng:

  • Special instruction: Các điều kiện đặc biệt như: discount, FOC….

  • Signature: chữ ký của 2 bên

VII. So sánh Purchase Order và Invoice

Invoice (Hóa đơn bán hàng) chính là tài liệu được gửi bởi nhà cung cấp các mặt hàng hay dịch vụ cho người mua. Hóa đơn nhằm thiết lập nghĩa vụ thanh toán từ phía người mua. Đây được coi là văn bản xác nhận thỏa thuận giữa người mua và người bán hàng hóa.

So sánh Purchase Order và Invoice

So sánh Purchase Order và Invoice

7.1. Điểm giống nhau

Purchase Order và Invoice đều là tài liệu ràng buộc về pháp lý. Cả hai bên mua và bán đều có sự đồng thuận. Các hoạt động họ đưa ra trong hóa đơn và đơn hàng đều là bắt buộc.

Bên cạnh đó, nội dung của hai văn bản này đều có chi tiết đơn hàng, thông tin gửi, đơn giá. Hóa đơn cũng bao gồm những thông tin tương tự. Số PO được đưa vào cả hóa đơn và đơn đặt hàng.

7.2. Điểm khác nhau

  • Đơn đặt hàng được người mua thực hiện trước khi thanh toán hoặc mua sản phẩm dịch vụ. Hóa đơn được tạo nhằm yêu cầu người mua hàng thanh toán cho đơn hàng.

  • Đơn đặt hàng được gửi cho người bán. Ngược lại hóa đơn được gửi cho người mua.

  • Đơn đặt hàng liệt kê chi tiết đơn hàng và ngày giao hàng. Hóa đơn bao gồm giá, điều khoản, điều kiện thanh toán và ngày hạn thanh toán.

  • Đơn đặt hàng hàng được tạo khi người mua đặt hàng. Hóa đơn được tạo khi khách hoàn tất việc đặt hàng

  • Một đơn đặt hàng có nội dung chi tiết hợp đồng mua bán. Hóa đơn có nội dung xác nhận việc bán hàng.

VIII. Tổng kết

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về câu hỏi PO là gì? Bên cạnh đó là những nội dung liên quan đến tính ứng dụng, tác dụng, nội dung và so sánh Purchase Order cùng Invoice. Hy vọng bạn đã có thông tin chi tiết về vấn đề này. Chúc các bạn có một ngày vui vẻ!