Với quy trình bán hàng hiện đại, thông minh và chuyên nghiệp, phần mềm quản lý shop thời trang chính là giải pháp tuyệt vời giúp tối ưu năng suất quản lý cho chủ cửa hàng. Hãy cùng POS365 khám phá những tính năng vượt trội so với phương pháp quản lý truyền thống nhé.
1. Giới thiệu về phần mềm quản lý shop thời trang POS365
POS365 là phần mềm quản lý bán hàng được phát triển bởi Công ty Cổ phần Phần mềm 365 (365 Software JSC), một doanh nghiệp công nghệ Việt Nam có trụ sở tại Hà Nội và được thành lập vào ngày 23/7/2015. Phần mềm hướng tới hỗ trợ các cửa hàng bán lẻ, F&B và các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản lý từ xa, tối ưu hóa hoạt động bán hàng, kiểm soát tồn kho và giảm thất thoát.
POS365 được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, dễ sử dụng, tích hợp nhiều tính năng từ bán hàng, quản lý kho, thu chi, đến báo cáo kinh doanh. Ngoài ra, công ty đã nhận đầu tư từ quỹ Teko Ventures, thể hiện tiềm lực phát triển công nghệ và tham vọng mở rộng quy mô ra thị trường quốc tế.
2. 10 tính năng nổi bật của phần mềm quản lý shop thời trang POS365
Quản lý một shop thời trang không chỉ đơn giản là bán hàng mà còn bao gồm kiểm soát tồn kho, theo dõi doanh thu, chăm sóc khách hàng và điều hành nhân sự. Với phần mềm như POS365, chủ shop có thể sử dụng các công cụ toàn diện để xử lý mọi khâu vận hành một cách nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là 10 tính năng nổi bật mà phần mềm quản lý shop thời trang giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
2.1 Quản lý kho, kiểm kê hàng hoá chính xác
Một trong những tính năng nổi bật của POS365 là khả năng quản lý kho và kiểm kê hàng hóa chính xác, cực kỳ quan trọng với các shop thời trang có nhiều sản phẩm, màu sắc và size khác nhau. Hệ thống cho phép quản lý tồn kho chi tiết theo từng mặt hàng, từng biến thể, từng kho và từng chi nhánh nếu cửa hàng mở nhiều điểm bán. Khi thực hiện các thao tác nhập hàng, bán hàng, đổi trả hay điều chuyển kho, dữ liệu sẽ được cập nhật tự động theo thời gian thực, giúp chủ shop luôn nắm rõ số lượng hàng tồn, số lượng đã bán và mức tồn tối thiểu cần bổ sung.
POS365 còn cung cấp cảnh báo tồn kho thông minh, thông báo khi sản phẩm sắp hết hoặc tồn dư quá nhiều, từ đó giúp lập kế hoạch nhập hàng hiệu quả, tránh thất thoát và tối ưu hóa nguồn vốn. Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ kiểm kê nhanh bằng mã vạch hoặc mã QR, cho phép nhân viên thực hiện kiểm kho nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót so với kiểm kê thủ công. Nhờ vậy, việc quản lý kho trở nên minh bạch, khoa học và tiết kiệm thời gian, đặc biệt phù hợp với các shop thời trang có số lượng sản phẩm lớn và đa dạng.
2.2 Quản lý sổ quỹ thu/ chi
Phần mềm cho phép ghi nhận tất cả các khoản thu phát sinh từ bán hàng, dịch vụ hay các nguồn khác, đồng thời quản lý chi phí như nhập hàng, vận hành, tiền lương nhân viên và chi phí marketing. Mọi giao dịch đều được cập nhật tự động theo thời gian thực, phân loại rõ ràng và có thể kèm ghi chú chi tiết, giúp chủ shop dễ dàng đối chiếu và kiểm tra.
POS365 còn cung cấp báo cáo thu/chi trực quan, hiển thị quỹ đầu kỳ, tổng thu, tổng chi và quỹ cuối kỳ theo khoảng thời gian tùy chọn, giúp đánh giá dòng tiền, xác định lợi nhuận và phát hiện kịp thời các khoản chi không hợp lý. Nhờ đó, việc quản lý tài chính trở nên đơn giản, hiệu quả và giảm thiểu rủi ro thất thoát tiền mặt cho shop thời trang.
2.3 Báo cáo thống kê chi tiết
Tính năng báo cáo thống kê chi tiết của POS365 giúp chủ shop thời trang nắm bắt toàn bộ tình hình kinh doanh chỉ trong vài giây. Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu từ bán hàng, kho, thu chi, công nợ đến hiệu suất nhân viên và hiển thị dưới dạng biểu đồ trực quan, dễ theo dõi. Chủ cửa hàng có thể xem doanh thu theo ngày – tuần – tháng, sản phẩm bán chạy, tỷ lệ chuyển đổi, lượng tồn kho, lãi lỗ và các chỉ số quan trọng khác.
Toàn bộ báo cáo được cập nhật real-time, cho phép phát hiện vấn đề ngay lập tức, đưa ra quyết định nhập hàng, điều chỉnh giá hoặc triển khai chương trình khuyến mãi kịp thời. Nhờ đó, POS365 trở thành công cụ hỗ trợ quản trị dữ liệu mạnh mẽ, giúp shop thời trang vận hành hiệu quả và tăng trưởng bền vững.
Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý cho chuỗi cửa hàng tốt nhất hiện nay
2.4 Báo cáo kết quả kinh doanh theo ngày
Tính năng báo cáo kết quả kinh doanh theo ngày của POS365 cho phép chủ shop theo dõi toàn bộ hoạt động bán hàng trong ngày một cách rõ ràng và chính xác. Hệ thống tự động tổng hợp doanh thu, số lượng đơn hàng, lợi nhuận, chi phí liên quan, hàng tồn bán ra và các giao dịch thu – chi phát sinh trong ngày.
Báo cáo được hiển thị dạng bảng và biểu đồ trực quan, giúp đánh giá được tình hình kinh doanh theo từng khung giờ, so sánh với các ngày trước và nhận diện xu hướng biến động doanh thu. Nhờ cập nhật thời gian thực, chủ shop có thể nhanh chóng phát hiện những bất thường, tối ưu kế hoạch nhập hàng và điều chỉnh chiến lược bán hàng kịp thời, giúp nâng cao hiệu quả vận hành mỗi ngày.
2.5 Quản lý nhân viên và khách hàng dễ dàng
Việc quản lý nhân viên có lẽ chưa bao giờ là dễ dàng, nhưng với phần mềm quản lý cửa hàng thời trang của POS365 điều này hoàn toàn khả thi. Quản lý nhân viên, thêm mới nhân viên hay tính % hoa hồng cho từng nhân viên được POS365 hỗ trợ. Chủ kinh doanh chỉ cần nhập thông tin nhân viên hay thêm mới. Rất đơn giản và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, quản lý thông tin khách hàng được tối ưu, giúp chủ cửa hàng lưu trữ tất cả các thông tin về khách hàng như: tên, giới tính, địa chỉ, đơn hàng, lịch sử mua hàng, điểm thưởng,...
2.6 Sử dụng mã vạch bán hàng chính xác
Tính năng sử dụng mã vạch bán hàng chính xác của POS365 giúp quá trình thanh toán tại shop thời trang diễn ra nhanh chóng và hạn chế tối đa sai sót. Nhân viên chỉ cần quét mã vạch trên sản phẩm để hệ thống tự động hiển thị đúng tên hàng, màu sắc, size, giá bán và số lượng tồn kho. Điều này giúp loại bỏ tình trạng nhập sai giá, nhầm sản phẩm hoặc bỏ sót hàng hóa trong đơn.
POS365 còn cho phép tạo và in mã vạch cho từng biến thể sản phẩm, phù hợp với đặc thù mặt hàng thời trang đa dạng mẫu mã. Nhờ quy trình bán hàng bằng mã vạch, shop tăng tốc độ phục vụ, giảm tải công việc cho nhân viên và mang lại trải nghiệm mua sắm chuyên nghiệp hơn cho khách hàng.
2.7 Thanh toán nhanh chóng không bị gián đoạn
Tính năng thanh toán nhanh chóng không bị gián đoạn của POS365 giúp quá trình phục vụ khách hàng tại shop thời trang diễn ra liền mạch và chuyên nghiệp. Hệ thống tối ưu tốc độ xử lý đơn hàng, cho phép quét mã vạch, áp dụng khuyến mãi, tính tiền và in hóa đơn chỉ trong vài giây. Nhờ hoạt động ổn định cả online lẫn offline, POS365 vẫn cho phép bán hàng ngay cả khi mất kết nối Internet, đảm bảo không xảy ra tình trạng đứng máy hay gián đoạn thanh toán.
Đồng thời, phần mềm hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, chuyển khoản, QR, ví điện tử, giúp khách hàng thuận tiện lựa chọn. Nhờ đó, quy trình thanh toán trở nên nhanh – gọn – chính xác, nâng cao trải nghiệm mua sắm và giảm thời gian chờ đợi tại quầy.
2.8 Khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Tính năng khởi tạo hóa đơn điện tử từ máy tính tiền của POS365 giúp shop thời trang xử lý chứng từ nhanh chóng và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Ngay sau khi hoàn tất giao dịch, hệ thống cho phép phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp trên máy tính tiền mà không cần thao tác thủ công qua phần mềm khác. Dữ liệu bán hàng được chuyển tự động sang mẫu hóa đơn, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xuất hóa đơn cho khách.
POS365 còn hỗ trợ ký số, lưu trữ và đồng bộ hóa đơn trên nền tảng đám mây, giúp chủ shop dễ dàng tra cứu, gửi hóa đơn qua SMS hoặc email và đối soát khi cần. Nhờ đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở nên thuận tiện, chuyên nghiệp và phù hợp với yêu cầu triển khai e-invoice hiện hành.
2.9 Tạo khuyến mãi, chiết khấu
Tính năng tạo khuyến mãi, chiết khấu của POS365 giúp shop thời trang triển khai các chương trình ưu đãi một cách linh hoạt và hiệu quả. Hệ thống cho phép thiết lập nhiều hình thức khuyến mãi như giảm giá theo % hoặc số tiền, mua 1 tặng 1, giảm giá theo nhóm hàng, theo giờ vàng hoặc theo từng khách hàng thành viên. Chủ shop có thể cài đặt thời gian bắt đầu – kết thúc, áp dụng cho từng sản phẩm, từng biến thể hoặc từng chi nhánh.
Khi bán hàng, chương trình khuyến mãi sẽ được tự động áp dụng vào hóa đơn, giúp hạn chế sai sót và tăng tốc độ thanh toán. POS365 cũng hỗ trợ tạo mã giảm giá (voucher), giúp shop dễ dàng triển khai các chiến dịch marketing, thu hút khách mới và kích thích khách cũ quay lại mua hàng. Nhờ tính năng này, việc vận hành các chương trình ưu đãi trở nên đơn giản, chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả doanh thu cao hơn.
2.10 Hỗ trợ quản lý từ xa
Tính năng hỗ trợ quản lý từ xa của POS365 giúp chủ shop thời trang theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi mà không cần có mặt tại cửa hàng. Thông qua điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop, chủ shop có thể kiểm tra doanh thu theo thời gian thực, số lượng đơn hàng, hàng tồn, hiệu suất nhân viên, thu – chi và tình trạng từng chi nhánh. Mọi dữ liệu được đồng bộ trên nền tảng đám mây, đảm bảo an toàn và chính xác.
POS365 còn gửi cảnh báo khi có giao dịch bất thường, hàng sắp hết hoặc doanh thu giảm sút, giúp chủ shop đưa ra quyết định kịp thời. Nhờ khả năng quản lý từ xa linh hoạt, việc điều hành cửa hàng trở nên thuận tiện, tiết kiệm thời gian và mang lại sự chủ động tối đa trong vận hành.
Trên đây là những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý shop thời trang POS365. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn chúng tôi cùng đồng hành trong quá trình khởi kinh doanh. Ngoài ra, còn rất nhiều tính năng chi tiết khác nữa, hãy đến với POS365 để có những dịch vụ tốt nhất! Chúc bạn kinh doanh thành công!
