Áp dụng các kinh nghiệm kinh doanh chuỗi cafe là yếu tố quyết định thành công khi mở rộng thương hiệu trong lĩnh vực đồ uống. Mô hình chuỗi cafe giúp doanh nghiệp nhanh chóng gia tăng độ phủ, khẳng định vị thế và tối ưu lợi nhuận nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro về quản lý, chất lượng và tài chính. Hiểu rõ cách lựa chọn vị trí, xác định đúng thị trường mục tiêu, đồng bộ trải nghiệm khách hàng và áp dụng công nghệ quản lý bán hàng vào vận hành sẽ giúp nhà đầu tư điều hành hệ thống hiệu quả, ổn định và phát triển bền vững.
1. Xu hướng và thách thức khi kinh doanh chuỗi cafe tại Việt Nam
Xu hướng kinh doanh chuỗi cafe đang phát triển mạnh mẽ không chỉ ở Việt Nam mà còn trên toàn thế giới. Theo báo cáo của Mordor Intelligence, ngành cà phê toàn cầu dự kiến đạt giá trị 166,4 tỷ USD vào năm 2029 với tốc độ tăng trưởng hàng năm (CAGR) khoảng 4,72%. Con số này cho thấy nhu cầu tiêu thụ cà phê và sự mở rộng của các thương hiệu chuỗi vẫn duy trì đà tăng trưởng ổn định trong nhiều năm tới.
Tại Việt Nam, thị trường cà phê cũng ghi nhận sự bứt phá rõ rệt. Theo Gourmetpro, quy mô ngành cà phê Việt Nam đạt khoảng 1,03 tỷ USD vào năm 2024 và tiếp tục mở rộng nhờ sự gia tăng của tầng lớp trung lưu cùng lối sống đô thị hiện đại. Nhiều thương hiệu lớn như Highlands Coffee, The Coffee House, Phúc Long hay Katinat không ngừng mở rộng hệ thống tạo nên bức tranh sôi động cho ngành F&B trong nước.
Dù vậy, cùng với tiềm năng tăng trưởng, các chuỗi cà phê vẫn phải đối mặt với nhiều thách thức cạnh tranh khốc liệt. Thứ nhất, chi phí đầu tư và vận hành cao đòi hỏi doanh nghiệp phải có nền tảng tài chính vững và khả năng quản lý dòng tiền hiệu quả. Thứ hai, việc đồng bộ chất lượng sản phẩm và dịch vụ giữa các chi nhánh là bài toán khó bởi chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến hình ảnh toàn chuỗi. Bên cạnh đó, cạnh tranh về vị trí mặt bằng ngày càng gay gắt, khiến các thương hiệu mới gặp khó trong việc mở rộng hệ thống.
Ngoài ra, hành vi tiêu dùng của khách hàng Việt Nam đang thay đổi nhanh chóng. Người tiêu dùng không chỉ quan tâm đến chất lượng đồ uống mà còn chú trọng trải nghiệm không gian, phong cách phục vụ và bản sắc thương hiệu. Điều này đòi hỏi các chuỗi cafe phải liên tục đổi mới từ thiết kế, menu, dịch vụ cho đến chiến lược marketing nếu muốn duy trì sức hút và giữ chân khách hàng lâu dài.
Xu hướng và thách thức khi kinh doanh chuỗi cafe tại Việt Nam
2. Kinh nghiệm kinh doanh chuỗi cafe hiệu quả
Sau giai đoạn nghiên cứu thị trường và nắm bắt xu hướng, điều quan trọng nhất để chuỗi cafe vận hành bền vững chính là kinh nghiệm thực chiến trong quá trình xây dựng và quản lý hệ thống. Việc mở thêm chi nhánh không chỉ là nhân bản mô hình quán đầu tiên mà còn là bài toán chiến lược đòi hỏi doanh nghiệp phải đảm bảo đồng bộ về chất lượng, nhận diện thương hiệu và trải nghiệm khách hàng.
2.1 Lựa chọn vị trí và xác định đúng thị trường mục tiêu
Trước hết, chủ đầu tư cần hiểu rõ khách hàng lý tưởng: họ là dân văn phòng, sinh viên, gia đình hay khách du lịch, họ sẵn sàng chi trả bao nhiêu và tìm kiếm trải nghiệm gì khi đến quán.
Ví dụ, chuỗi hướng tới giới trẻ nên chọn khu vực gần trường đại học hoặc các tuyến phố sầm uất, thiết kế hiện đại, menu sáng tạo. Ngược lại, chuỗi nhắm tới dân công sở nên ưu tiên tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại, không gian yên tĩnh và phục vụ nhanh. Việc hiểu rõ nhu cầu khách hàng sẽ giúp xây dựng định vị thương hiệu rõ ràng và đồng nhất giữa các chi nhánh.
Sau khi xác định đối tượng, bước tiếp theo trong kinh nghiệm kinh doanh chuỗi cafe là nghiên cứu khu vực tiềm năng. Chủ đầu tư nên khảo sát mật độ dân cư, lưu lượng người qua lại, chi phí thuê mặt bằng và đối thủ cạnh tranh trực tiếp. Đồng thời, cần tính đến khả năng mở rộng lâu dài, chọn vị trí dễ nhân rộng và tránh Hãy vận hành thử 1 - 2 chi nhánh mẫu để kiểm chứng giả định thị trường. Giai đoạn này giúp đánh giá mức tiêu thụ, phản hồi khách hàng và khả năng hoàn vốn trước khi triển khai hàng loạt.
>>> Xem thêm: Phần mềm tính tiền quán cafe tiện lợi và đơn giản - POS365
2.2 Tạo trải nghiệm khách hàng khác biệt
Trong bối cảnh thị trường cà phê cạnh tranh gay gắt, trải nghiệm khách hàng trở thành yếu tố quyết định để thương hiệu nổi bật. Khách hàng không chỉ đến vì đồ uống ngon mà còn muốn tận hưởng không gian, dịch vụ và cảm giác riêng biệt mà quán mang lại.
Đầu tiên, hãy chú trọng thiết kế không gian và phong cách quán. Mỗi chi nhánh nên có nhận diện đồng nhất nhưng vẫn tạo được điểm nhấn riêng. Ví dụ, The Coffee House gây ấn tượng bằng không gian ấm cúng, ánh sáng tự nhiên và đồ decor thân thiện giúp khách cảm thấy gần gũi, muốn ngồi lâu và quay lại. Chuỗi khác như Highlands Coffee lại tập trung vào phong cách hiện đại, tối giản phù hợp với khách hàng văn phòng cần không gian làm việc nhanh gọn.
Tiếp theo, trải nghiệm còn bao gồm dịch vụ phục vụ và tương tác với khách hàng. Nhân viên cần được đào tạo chuẩn hóa kỹ năng, từ cách chào hỏi, giới thiệu menu đến phục vụ đồ uống. Một quán cafe có thể tạo sự khác biệt nhờ các chi tiết nhỏ nhưng đáng nhớ: ví dụ ghi tên khách trên cốc, phục vụ đồ uống đúng thứ tự ưu tiên khách hàng, hay kèm lời cảm ơn cá nhân hóa.
Ngoài ra, menu và sản phẩm đặc trưng cũng là phần quan trọng tạo trải nghiệm khác biệt. Chủ quán nên nghiên cứu nhu cầu khách hàng và thử nghiệm các món signature hoặc combo độc quyền chỉ có tại chuỗi mình. Ví dụ, Phúc Long nổi bật với trà sữa và các loại trà đặc trưng Việt Nam giúp khách hàng nhận biết thương hiệu ngay từ lần đầu tiên thưởng thức.
Cuối cùng, việc tích hợp công nghệ cũng góp phần nâng cao trải nghiệm. Quản lý order online, thanh toán nhanh, chương trình khách hàng thân thiết hay tích điểm điện tử đều tạo thuận tiện và cảm giác chuyên nghiệp cho khách.
Tạo trải nghiệm khách hàng khác biệt
2.3 Đồng bộ chất lượng sản phẩm giữa tất cả các chi nhánh
Trong kinh nghiệm kinh doanh chuỗi cafe, để đảm bảo tính đồng bộ, bước đầu tiên là xây dựng quy trình pha chế chuẩn (SOP). Mọi công thức từ cà phê, trà, đồ uống pha sẵn đến các món ăn nhẹ đều cần được ghi chép chi tiết: định lượng nguyên liệu, thời gian pha chế, nhiệt độ nước, cách trang trí… Ví dụ, Highlands Coffee duy trì chất lượng đồng đều nhờ SOP rõ ràng, đảm bảo một ly cappuccino ở Hà Nội hay TP.HCM đều có vị như nhau.
Tiếp theo, đào tạo nhân sự chuẩn hóa là yếu tố then chốt. Mỗi barista và nhân viên phục vụ cần được huấn luyện kỹ năng pha chế, phục vụ và kiểm tra chất lượng theo cùng một tiêu chuẩn. Chuỗi cafe có thể tổ chức các buổi đào tạo định kỳ, kiểm tra định lượng và blind test giữa các chi nhánh để đảm bảo mọi nhân viên đều làm đúng quy trình.
Bên cạnh đó, quản lý nguyên liệu tập trung giúp hạn chế sự khác biệt giữa các cửa hàng. Sử dụng cùng một nhà cung cấp, cùng một loại hạt cà phê, sữa, topping và các vật tư khác sẽ tạo ra sản phẩm đồng nhất. Nếu chi nhánh ở xa, có thể áp dụng kho trung tâm và điều phối hàng hóa theo nhu cầu từng cửa hàng để đảm bảo độ tươi ngon và đúng chuẩn.
Cuối cùng, kiểm tra định kỳ và phản hồi khách hàng cũng là cách hiệu quả để duy trì chất lượng. Chủ chuỗi nên thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ hoặc bí mật đánh giá chất lượng giữa các chi nhánh. Đồng thời, thu thập phản hồi từ khách hàng về hương vị, trình bày và phục vụ sẽ giúp phát hiện kịp thời các điểm chưa đạt chuẩn và điều chỉnh nhanh chóng.
>>> Xem thêm: Top 10 thương hiệu nhượng quyền cafe lợi nhuận cao
2.4 Xây dựng chiến lược marketing đa kênh cho chuỗi cafe
Đầu tiên, doanh nghiệp nên tận dụng các kênh online như Facebook, Instagram, TikTok, Google Maps và Zalo để xây dựng nhận diện thương hiệu. Nội dung đăng tải cần kết hợp hình ảnh đẹp, video trải nghiệm và thông tin ưu đãi, tạo sự thu hút và khuyến khích tương tác. Ví dụ, Phúc Long thường chia sẻ video ngắn về quy trình pha chế, các món đặc trưng và chương trình ưu đãi để khách hàng cảm thấy gần gũi, đồng thời tăng lượt đặt hàng online.
Bên cạnh đó, marketing offline vẫn đóng vai trò quan trọng. Biển hiệu, tờ rơi, poster hay chương trình khuyến mãi tại quán giúp khách hàng mới dễ dàng nhận biết và ghé thăm chi nhánh. Một cách hiệu quả là kết hợp chiến dịch offline với online: ví dụ, phát tờ rơi kèm mã QR để khách nhận ưu đãi trên app hoặc fanpage, vừa tăng lượng khách tại quán, vừa thu thập dữ liệu khách hàng.
Ngoài ra, việc tổ chức chương trình khách hàng thân thiết giúp tăng tỷ lệ quay lại. Chuỗi cafe có thể áp dụng tích điểm, thẻ VIP hoặc ưu đãi cá nhân hóa dựa trên lịch sử mua hàng. Ví dụ, Highlands Coffee triển khai thẻ thành viên tích điểm, gửi thông báo sinh nhật và ưu đãi định kỳ, giúp khách trung thành quay lại nhiều lần.
Xây dựng chiến lược marketing đa kênh cho chuỗi cafe
2.5 Minh bạch trong quản lý tài chính và dòng tiền
Chủ đầu tư cần thiết lập hệ thống kế toán rõ ràng là một trong những yếu tố sống còn của kinh nghiệm kinh doanh chuỗi cafe. Mọi chi phí từ thuê mặt bằng, lương nhân viên, nguyên liệu, marketing đến bảo trì thiết bị đều phải được ghi chép chi tiết theo từng chi nhánh. Việc này giúp dễ dàng theo dõi luồng tiền, xác định chi nhánh nào hoạt động hiệu quả, chi nhánh nào tốn nhiều chi phí, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời.
Tiếp theo, nên áp dụng công cụ quản lý bán hàng và báo cáo theo thời gian thực. Phần mềm POS hay ERP cho phép thu thập dữ liệu doanh thu, chi phí, tồn kho và lợi nhuận từng chi nhánh ngay lập tức. Ví dụ, khi chi nhánh B ở trung tâm thành phố có doanh thu cao nhưng chi phí nguyên liệu vượt ngưỡng, nhà quản lý có thể kiểm tra báo cáo, so sánh với chi nhánh khác và điều chỉnh định lượng, giá bán hoặc lịch đặt hàng phù hợp.
Bên cạnh đó, việc tách bạch ngân sách vận hành và dòng tiền từng chi nhánh cũng giúp minh bạch hơn. Mỗi chi nhánh nên có ngân sách riêng cho nguyên liệu, marketing và nhân sự, tránh tình trạng lẫn lộn chi phí và khó đánh giá hiệu quả kinh doanh. Chủ chuỗi có thể thiết lập báo cáo tổng hợp từ tất cả chi nhánh hàng tuần hoặc hàng tháng để theo dõi tổng thể và phát hiện bất thường kịp thời.
Cuối cùng, việc định kỳ đánh giá hiệu quả tài chính là cách để chủ đầu tư kiểm soát rủi ro. Phân tích tỷ lệ doanh thu trên chi phí, biên lợi nhuận từng sản phẩm, dòng tiền thu chi và lợi nhuận biên chi nhánh sẽ giúp xác định chiến lược tối ưu hóa chi phí, giữ lợi nhuận ổn định và đưa ra quyết định mở rộng chuỗi một cách chính xác.
2.6 Kiểm soát chặt chẽ hoạt động trong mô hình nhượng quyền
Kinh doanh theo mô hình nhượng quyền đòi hỏi đảm bảo sự đồng nhất về chất lượng và hình ảnh thương hiệu giữa tất cả các chi nhánh. Để làm được điều này, chủ thương hiệu cần xây dựng bộ tiêu chuẩn vận hành (SOP) chi tiết bao gồm thiết kế quán, menu, quy trình phục vụ, cách pha chế và đào tạo nhân viên.
Bên cạnh đó, việc giám sát định kỳ và đánh giá hiệu quả hoạt động của các chi nhánh là bước không thể thiếu. Báo cáo doanh thu, kiểm tra chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cũng như đánh giá sự tuân thủ SOP giúp phát hiện kịp thời những sai sót hoặc vi phạm từ đó có biện pháp điều chỉnh nhanh chóng.
Kiểm soát chặt chẽ hoạt động trong mô hình nhượng quyền
2.7 Tối ưu vận hành bằng phần mềm quản lý quán cafe POS365
Trong kinh nghiệm vận hành chuỗi cà phê, công nghệ là “trợ thủ” giúp chủ đầu tư kiểm soát toàn bộ hoạt động một cách khoa học và minh bạch. Trong đó, phần mềm quản lý quán cafe POS365 đang được nhiều thương hiệu lựa chọn nhờ khả năng đáp ứng linh hoạt mô hình chuỗi với nhiều chi nhánh.
POS365 cho phép quản lý đồng bộ dữ liệu bán hàng, tồn kho và doanh thu theo thời gian thực giúp chủ quán dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh dù ở bất kỳ đâu. Hệ thống còn tích hợp báo cáo chi tiết từng chi nhánh, hỗ trợ so sánh hiệu suất và tối ưu chiến lược vận hành. Với tính năng phân quyền nhân sự rõ ràng, chủ quán có thể kiểm soát quy trình làm việc của từng bộ phận, hạn chế gian lận và sai sót trong khâu phục vụ.
Đặc biệt, POS365 còn hỗ trợ đồng bộ hóa đơn điện tử, quản lý công nợ và theo dõi chi phí nguyên vật liệu, giúp nhà đầu tư duy trì tài chính minh bạch và kiểm soát tốt chi phí vận hành. Nhờ vậy, thay vì phải xử lý thủ công hàng loạt báo cáo từ từng cửa hàng, người quản lý chỉ cần vài thao tác trên hệ thống là có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác và dựa trên dữ liệu thực tế.
Kinh nghiệm kinh doanh chuỗi cafe hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa lựa chọn vị trí và thị trường mục tiêu chính xác, tạo trải nghiệm khách hàng khác biệt, duy trì chất lượng đồng bộ, áp dụng chiến lược marketing đa kênh, quản lý tài chính minh bạch, kiểm soát chặt chẽ nhượng quyền và tối ưu vận hành bằng công nghệ. Khi từng yếu tố được thực hiện bài bản, chủ chuỗi sẽ xây dựng được thương hiệu vững mạnh, hoạt động ổn định và tạo nền tảng bền vững cho sự phát triển dài hạn.
