Câu chuyện kinh doanh

Kinh doanh văn phòng phẩm có nhiều tiềm năng vì nó có thể phục vụ cho hầu hết nhóm tuổi khách hàng từ trẻ em đến người già. Tuy nhiên, để bắt đầu, bạn cần có một kế hoạch kinh doanh. Nó bao gồm cách thức, phương pháp và chi phí đầu tư cần thiết mà bạn cần có. 

Bí quyết kinh doanh văn phòng phẩm ít vốn, hiệu quả 2021

Trong bài viết này, POS365 chia sẻ “bí quyết” để kinh doanh VPP thành công!

I. Kinh doanh văn phòng phẩm có lời không?

Văn phòng phẩm là những sản phẩm làm từ giấy hoặc các mặt hàng không làm từ giấy như bút mực, bút chì hay những đồ dùng bổ sung cho việc viết. Trong nhiều năm qua, các mặt hàng ngày càng mở rộng như bìa đựng hồ sơ, giá đựng bút, các mặt hàng trang trí, đồ dùng máy tính, cặp sách, balo, thiệp, bưu thiếp....

- Thị trường văn phòng phẩm đang phát triển: Số lượng trường học giáo dục đang tăng lên hàng năm, dẫn đến nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm cũng tăng theo. Ngoài ra, thị trường này không chỉ thu hút trẻ em mà còn cả người lớn. Vì vậy, tiềm năng phát triển mô hình kinh doanh này sẽ ngày càng tăng và không có dấu hiệu lụi tàn.

- Phạm vi sản phẩm đa dạng: Mang tính tách biệt cao vì nó rất đa dạng sản phẩm. Nó được tách biệt thành vật tư sử dụng trong in ấn, thiết bị đánh dấu, sản phẩm văn phòng làm từ giấy, đồ dùng sự kiện, dụng cụ viết,.... 

- Tỷ suất lợi nhuận kinh doanh văn phòng phẩm ở mức vừa phải nhưng nhu cầu cao đã giúp nó cân bằng. Đặc biệt, số lượng hàng hóa bán ra đa phần là số lượng lớn và có khả năng được mua lặp lại nhiều lần. 

Hiện nay, nhiều chủ kinh doanh tiết kiệm chi phí bằng cách bán hàng online. Nó giúp bạn tiết kiệm được một khoản chi phí lớn khi không phải thuê mặt bằng, thuê ít nhân viên sắp xếp hơn và giảm chi phí điện nước. 

kinh doanh văn phòng phẩm

Xu hướng mở văn phòng phẩm ngày càng tăng 

Ngoài ra, sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp giúp bạn kiểm kê hàng hóa, biết được số lượng tồn kho, giảm thất thoát tối đa. POS365 là phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất dành cho mô hình văn phòng phẩm. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa việc kinh doanh VPP, đừng bỏ qua lựa chọn này!

II. Rủi ro khi kinh doanh văn phòng phẩm

Có nhiều rủi ro khi bạn mở một cửa hàng văn phòng phẩm, nó có thể đến từ:

  • Trộm cắp vặt: để ngăn cản tình trạng này, bạn có thể lắp các thiết bị giám sát an ninh để chống trộm và kết hợp với hệ thống quản lý bán hàng để giám sát mọi hoạt động của nhân viên. 

  • Trộm cắp kỹ thuật số: Trong thời đại thương mại điện tử ngày càng tăng cao, có nhiều thủ đoạn tinh vi có thể khiến rò rỉ thông tin về thẻ tín dụng. Tội phạm có thể xâm nhập vào hệ thống điểm bán hàng. Để giảm thiểu rủi ro này, hãy lựa chọn phần mềm đảm bảo an toàn, bảo mật khi sử dụng. 

>> POS365 là phần mềm bán hàng có tính bảo mật cao từ việc đăng nhập, phân quyền và lưu trữ dữ liệu an toàn trên nền tảng điện toán đám mây.

  • Hàng tồn kho quá nhiều: Thiên tai, thời tiết và yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến các sản phẩm trong kho hàng. Ngoài ra, mở cửa hàng văn phòng phẩm thường là tổ hợp của nhiều loại hàng hóa. Nếu không biết cách quản lý hàng hóa trong kho, điều này có thể dẫn đến thất thoát, hàng hóa bị ế, hư hỏng. 

kinh doanh văn phòng phẩm

Rủi ro trộm cắp, thất thoát hàng hóa

III. Cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm nhỏ có những gì?

Đây là những sản phẩm cần phải có trong một cửa hàng VPP nhỏ, đó là: 

  • Đồ dùng văn phòng và các vật dụng liên quan: Bút xanh-đen-đỏ, bút đánh dấu, bút màu

  • Giấy đánh dấu

  • Bút chì, gọt bút chì

  • Bút chì màu, bút dạ

  • Tẩy chì, bút xóa, băng xóa

  • Giấy thường (A4, A5, …) cho máy in

  • Sổ ghi chép, sách đóng gáy

  • Sổ lưu niệm

  • Sạch

  • Keo dán, băng dính 2 mặt, băng dính 1 mặt, keo sữa dán, keo 502

  • Thước kẻ

  • Kim bấm, máy bấm

  • Dây chun

  • Kẹp giấy

  • Đục lỗ

  • Hồ sơ

  • Túi đựng file

  • Ngăn chia sách

  • Máy tính

  • Tem bưu chính

  • Mực máy in

  • Phong bì

  • Pin

  • Thẻ nhớ USB

  • Móc treo tường

  • Lịch

  • Công cụ xóa bảng trắng

Đây là những đồ dùng không thể thiếu khi bạn hình thành một cửa hàng nhỏ. Nếu bạn mở một mô hình lớn hơn, hãy chú ý thêm nhiều các sản phẩm khi bán hàng và theo dõi nhu cầu khách hàng cần gì. Từ đó, hình thành danh sách sản phẩm của riêng mình. 

Mở cửa hàng văn phòng phẩm cần có những gì

Những sản phẩm không thể thiếu khi mở cửa hàng văn phòng phẩm

IV. Chiến lược kinh doanh văn phòng phẩm hiệu quả

Hãy xem bí quyết mà các chủ cửa hàng văn phòng phẩm đã làm và thành công. Một kế hoạch rõ ràng giúp bạn tăng khả năng điều hành thành công mô hình kinh doanh của mình. 

Một số vấn đề cần quan tâm: 

4.1. Chi phí kinh doanh văn phòng phẩm

Chi phí này còn phụ thuộc vào hình thức kinh doanh của bạn là trực tuyến hay mở cửa hàng trực tiếp. Chi phí này đến từ: 

  • Máy tính có cấu hình và tốc độ xử lý mạnh mẽ để thiết kế (~ 15 triệu đồng)

  • Phần mềm quản lý bán hàng (ví dụ phần mềm POS365 chi phí: 1.650.000 đồng/năm)

  • Máy in hóa đơn, Máy bán hàng, Máy in tem (~2 triệu-8 triệu đồng)

  • Kệ trưng bày sản phẩm văn phòng phẩm (khoảng 10 triệu đồng)

  • Thuê nhân viên: 1 quản lý, 2 nhân viên (dự tính khoảng 30 triệu đồng)

  • Hàng hóa (~70 triệu - 100 triệu đồng)

  • Thuê mặt bằng (~8 triệu -12 triệu đồng) 

  • Điện nước, biển quảng cáo ngoài trời POSM

  • Chi phí tiếp thị (~10 triệu/tháng) 

Có nhiều chi phí ban đầu mà bạn cần phải chi tiêu, ví dụ như phần mềm, biển quảng cáo hay kệ trưng bày là những chi phí 1 lần. Còn những chi phí khác có thể dao động và thay đổi theo tháng khi kinh doanh văn phòng phẩm. 

Mở cửa hàng văn phòng phẩm cần có những gì

Số vốn khi mở cửa hàng văn phòng phẩm liên quan nhiều chi phí

4.2. Thị trường mục tiêu

Đa phần, khách hàng chính của cửa hàng văn phòng phẩm thường là sinh viên, giáo viên, học sinh hay trợ lý văn phòng, kế toán,.... 

Mặc dù hàng hóa, sản phẩm này đa dạng và tất cả mọi người đều có thể sử dụng chúng. Tuy nhiên, khi xác định được thị trường mục tiêu, nó cho phép bạn nhập những loại sản phẩm phù hợp hơn với người dùng. 

Ví dụ, cửa hàng của bạn đang ở gần với trường học. Bạn nên nhập nhiều sách vở các cấp, giấy bút, các dụng cụ cho học sinh.

kinh doanh văn phòng phẩm

Nhắm đúng với đối tượng mục tiêu

4.3. Dịch vụ

Sự thành công của cửa hàng văn phòng phẩm phụ thuộc nhiều vào sản phẩm, dịch vụ. Đó có thể là:

  • Các mặt hàng văn phòng phẩm: bao gồm nhiều sản phẩm, mẫu mã đa dạng từ bút mực, bút dạ, bút lông, bút chì, bút màu, giấy bìa, sổ bìa cứng, giấy note, băng dính, keo dán, dập ghim, file đựng, kéo, máy tính,...

  • Sách giáo khoa, sản phẩm giấy: Các loại phong bì, sổ ghi chép, sổ tay, giấy in, sách giáo khoa, sách kinh doanh, từ điển,...

  • Dịch vụ in ấn, photocopy: Bạn cũng có thể cung cấp dịch vụ photocopy tại cửa hàng văn phòng phẩm để tăng lựa chọn cho khách hàng.

  • Các mặt hàng khác: Bạn cũng có thể nhập các hàng hóa linh tinh khác như giấy lụa, sản phẩm sự kiện, ổ USB, thẻ SD, mực máy in, tem thư,.....

4.4. Bí quyết tiếp thị kinh doanh văn phòng phẩm

Chiến thuật Marketing chiếm phần lớn trong tỷ lệ thành công của kế hoạch kinh doanh VPP. Dưới đây là những bí quyết giúp bạn thực hiện tiếp thị văn phòng phẩm một cách hiệu quả:

Xu hướng Marketing

  • Sự phát triển của thương mại điện tử khiến nhu cầu về các sản phẩm từ giấy truyền thống cũng giảm dần. Tuy nhiên, dịch Covid-19 khiến cho mọi người phải ở nhà, nhu cầu sử dụng các sản phẩm văn phòng, đồ chơi giải trí học tập cũng tăng lên

  • Học sinh & Giáo viên: Hiện nay, nhiều học sinh hay giáo viên cũng đang mua sách điện tử thay vì sách in. Nhưng họ vẫn cần nhiều đồ dùng khác như giấy tờ, bút viết,... để dùng hàng ngày. Và còn nhiều người vẫn thích đọc sách ở dạng cứng. Nhóm người này cũng có nhu cầu mua các loại thẻ SD, USB, sử dụng dịch vụ photocopy,...

  • Công ty & Doanh nghiệp: Nhóm khách hàng này thường là những công ty, doanh nghiệp xung quanh khu vực bán hàng của bạn. Các công ty, doanh nghiệp lớn hầu hết đều có máy in, máy photocopy riêng nên ít có nhu cầu sử dụng các sản phẩm in ấn. Tuy nhiên, họ vẫn có nhu cầu mua bút viết, giấy tờ và kẹp file tài liệu,...

Tiếp thị bán hàng

Bạn có thể thu hút khách hàng thông qua những cách như:

  • Giới thiệu cửa hàng với những trường học, văn phòng, cư dân xung quanh đó bằng cách gửi qua Email. 

  • Quảng cáo ngoài trời hoặc chiến dịch quảng cáo online và nhắm vào khu vực địa phương. 

  • Thực hiện chiến dịch khuyến mãi, tích điểm khách hàng

  • Tạo các kênh mạng xã hội, kênh truyền thông online và quảng bá doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, hãy thêm minigame Facebook để tăng sự tương tác, tiếp cận trên các nền tảng Social. 

  • Tiếp thị online: Mở cửa hàng trực tuyến thông qua các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki và tiếp cận rộng hơn với thị trường khách hàng tiềm năng. 

  • Khuyến khích khách hàng giới thiệu (tiếp thị truyền miệng) 

Mẹo chuyên nghiệp: Đăng ký doanh nghiệp trên google Map giúp khách hàng ở gần có thể tìm thấy bạn nhanh hơn!

kinh doanh văn phòng phẩm

Bán các mặt hàng văn phòng phẩm trên các nền tảng mạng xã hội

4.4. Kinh doanh văn phòng phẩm kết hợp nhà sách

Mô hình kinh doanh kết hợp giữa việc bán sách và đồ dùng văn phòng phẩm là một ý tưởng hay. Tại Hà Nội, các bạn có thể thấy nhiều nhà sách nổi tiếng như Nhà Sách Cá Chép, nhà sách Tiến Thọ,... cũng áp dụng mô hình này. 

Một vài lưu ý khi mở văn phòng phẩm nhà sách: 

  • Không gian rộng lớn để chứa sách và khu vực chia đồ dùng văn phòng

  • Số lượng sách nhiều, đa dạng thể loại: sách văn học, sách kinh tế, tiểu thuyết, sách học tập các cấp

  • Decor đẹp

  • Có thể kết hợp với cafe sách hoặc không gian tĩnh làm việc

Việc cung cấp nhiều dịch vụ giúp bạn tăng doanh thu hiệu quả hơn. Song song với đó, bạn cũng chú ý về việc thuê nhân viên và quản lý hiệu quả, tránh lãng phí nhân lực. 

V. Nhân viên văn phòng phẩm

Đối với những người mới bắt đầu lập kế hoạch kinh doanh văn phòng phẩm có thể gặp khó khăn khi không biết phân chia công việc cho nhân viên.

Dưới đây là gợi ý giúp bạn có thể biết được những vị trí và vai trò của họ trong cửa hàng VPP: 

Giám đốc điều hành (chủ sở hữu)

  • Thực hiện tuyển dụng, lựa chọn, đào tạo, định hướng, truyền đạt giá trị, kế hoạch, cung cấp cơ hội, môi trường phát triển cho nhân viên

  • Chịu trách nhiệm định giá, ký kết các giao dịch kinh doanh

  • Định hướng cho doanh nghiệp

  • Đánh giá thành công của cửa hàng

  • Quản lý các bộ phận cấp dưới

Quản lý cửa hàng

  • Quản lý những hoạt động hàng ngày của cửa hàng văn phòng phẩm

  • Đảm bảo cơ sở vật chất của cửa hàng luôn sẵn sàng để chào đón khách

  • Kiểm tra hàng tồn kho, chủ động nhập hàng, đánh giá sản phẩm mới

  • Làm việc với nhà cung cấp

  • Đảm bảo cho hàng hóa, sản phẩm được sắp xếp bày bán hợp lý

  • Giám sát toàn bộ nhân viên bán hàng và các lực lượng lao động  khác

  • Xử lý nhiệm vụ khác của Giám đốc điều hành

Thuê nhân viên quản lý cửa hàng văn phòng phẩm

Thuê nhân viên quản lý cửa hàng văn phòng phẩm

Quản lý hàng hóa

  • Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

  • Đảm bảo chất lượng sản phẩm

  • Chịu trách nhiệm mua hàng

  • Lập kế hoạch bán hàng, theo dõi hàng tồn kho, định giá đơn đặt hàng với nhà cung cấp

Nhân viên tiếp thị

  • Nghiên cứu thị trường, điều phối thông tin và thực hiện các chiến dịch nhằm thu hút khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ. 

  • Lập thông tin nhân khẩu học và phân tích dữ liệu giao dịch do khách hàng mua tạo ra.

  • Tương tác, giao tiếp với khách hàng

  • Đánh giá kế hoạch mở rộng bán hàng

  • Giúp tăng doanh thu, tăng trưởng cho công ty

  • Quản lý trang web và các nền tảng mạng xã hội

  • Cập nhật công nghệ mới cho cửa hàng

Kế toán/Thu ngân

  • Chuẩn bị các báo cáo tài chính, ngân sách

  • Nghiên cứu thị trường và những đề xuất liên quan để dự báo xu hướng, điều kiện kinh doanh văn phòng phẩm

  • Dự báo tài chính, phân tích rủi ro

  • Quản lý tiền mặt, kế toán sổ cái tổng hợp

  • Quản lý biên chế

  • Xử lý các giao dịch của cửa hàng

Nhân viên phục vụ cửa hàng

  • Chịu trách nhiệm bán hàng, cung cấp trải nghiệm dịch vụ khách hàng với mức độ cá nhân hóa cao nhất

  • Tận dụng cơ hội, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của công ty đến với khách hàng

  • Theo sát thông tin mới về sản phẩm, chiến dịch khuyến mãi… để đảm bảo thông tin chính xác và mới nhất đến với khách hàng khi họ có thắc mắc. 

Nhân viên dọn dẹp/bảo vệ

  • Dọn dẹp, phân loại, sắp xếp sản phẩm bày kệ mọi lúc

  • Đảm bảo đồ dùng vệ sinh và hàng trên kệ không hết hàng

  • Đảm nhận các nhiệm vụ khác theo phân công của quản lý

VI. Phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm tốt nhất

Mô hình kinh doanh văn phòng phẩm với nhiều mặt hàng luôn là nỗi lo với các chủ kinh doanh. Sử dụng phần mềm bán hàng chuyên nghiệp, phù hợp giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất làm việc.

POS365 là phần mềm quản lý bán hàng văn phòng phẩm tốt nhất hiện nay vì: 

  • Quản lý kho dễ dàng, trực quan

  • Báo cáo theo thời gian thực

  • Sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại, máy tính bảng, máy tính PC, laptop

  • Dữ liệu được bảo mật, lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây

  • Quản lý nhân viên, phân quyền nhân viên theo từng bộ phận, nhiệm vụ

  • Quản lý nhà cung cấp

  • Quản lý khách hàng 

  • Tương thích với máy in, máy quét mã vạch, két tiền,...

  • Sử dụng khi mất mạng

  • Thực hiện các chương trình khuyến mãi: tạo voucher, tích điểm khách hàng, mua 2 tặng 1,...

Cùng nhiều những tính năng khác bên trong một phần mềm. Đặc biệt, chi phí của POS365 được đánh giá là rẻ so với thị trường hiện nay. Với chi phí chỉ 1.650.000 đồng/năm và không mất chi phí khởi tạo, các chủ kinh doanh đã có thể sở hữu và áp dụng cho chính cửa hàng của mình. Thật tuyệt vời đúng không nào?

kinh doanh văn phòng phẩm

Phần mềm quản lý cửa hàng văn phòng phẩm - POS365

Tổng kết: 

Dự án bán hàng văn phòng phẩm có nhiều tiềm năng thu về lợi nhuận lớn. Tuy nhiên, sự cạnh tranh trong ngành cũng không ít. Chính vì vậy, cá nhân hóa trải nghiệm và quản lý hàng hóa chắc chắn sẽ đóng vai trò quan trọng, quyết định thành công. 

Với những thông tin hữu ích mà POS365 vừa mang lại. Chúc các bạn sẽ thành công khi kinh doanh văn phòng phẩm!