Kinh doanh nhà thuốc: Thủ tục, điều kiện và quy trình mở mới chuẩn GPP 2026

---

Kinh doanh nhà thuốc năm 2026 không còn là câu chuyện “thuê mặt bằng - nhập thuốc - mở bán”. Các yêu cầu về chuẩn GPP, nhân sự, liên thông dữ liệu Dược Quốc gia và quản lý vận hành đang được siết chặt, khiến nhiều nhà thuốc chậm cấp phép hoặc không đạt chuẩn ngay từ đầu. Bài viết sẽ giúp anh chị nắm rõ thủ tục, điều kiện và quy trình mở nhà thuốc chuẩn GPP 2026, để mở đúng luật, tối ưu vốn và sẵn sàng vận hành bền vững.

1. Vì sao mở nhà thuốc không thể “làm đại” năm 2026?

Năm 2026 đánh dấu giai đoạn quản lý chặt hơn đối với hoạt động kinh doanh nhà thuốc tại Việt Nam. Thực tế cho thấy, dù đã được cấp phép, tỷ lệ vi phạm trong quá trình vận hành vẫn ở mức cao. Chỉ riêng 6 tháng đầu năm 2025 tại TP.HCM, ngành y tế đã kiểm tra 74 cơ sở bán lẻ thuốc thì có tới 59 cơ sở vi phạm, với tổng mức xử phạt khoảng 1,5 tỷ đồng. Các lỗi phổ biến không nằm ở kỹ thuật chuyên môn, mà đến từ những sai sót tưởng chừng “nhỏ”: bán thuốc không hóa đơn, bán thuốc kê đơn không có đơn, vắng mặt dược sĩ phụ trách hoặc kinh doanh vượt phạm vi được cấp phép.

Đáng chú ý, đạt GPP không đồng nghĩa với an toàn pháp lý lâu dài. Tại Hà Nội, trong các đợt thanh tra giai đoạn 2024 - 2025, nhiều nhà thuốc đã bị xử phạt hàng trăm triệu đồng vì không duy trì đúng tiêu chuẩn GPP, như thiếu báo cáo định kỳ, sai quy trình bảo quản hoặc hồ sơ không đồng bộ với thực tế vận hành. Điều này cho thấy GPP không chỉ là “giấy thông hành” khi mở cửa, mà là tiêu chuẩn phải được duy trì xuyên suốt trong quá trình kinh doanh.

Song song đó, mức xử phạt ngày càng tăng và xử lý nghiêm hơn. Theo quy định hiện hành, nhiều hành vi vi phạm trong kinh doanh dược có thể bị phạt từ 30 - 40 triệu đồng, thậm chí lên tới 100 triệu đồng, kèm theo hình thức đình chỉ hoạt động hoặc tước chứng chỉ hành nghề nếu tái phạm. Với các nhà thuốc mới mở, chỉ một lần sai sót trong giai đoạn đầu cũng có thể khiến kế hoạch khai trương bị kéo dài hoặc gián đoạn dòng tiền nghiêm trọng.

Một rủi ro khác đến từ nguồn hàng và truy xuất dữ liệu. Thực tế thanh tra tại nhiều địa phương cho thấy vẫn còn tình trạng bán thuốc không rõ nguồn gốc, thuốc chưa đăng ký lưu hành hoặc không kiểm soát chặt hạn dùng - lô thuốc. Trong bối cảnh Bộ Y tế đẩy mạnh liên thông Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia, những sai phạm này không còn khó phát hiện như trước, mà có thể bị “soi” trực tiếp qua dữ liệu bán hàng.

Tất cả những yếu tố trên cho thấy, mở nhà thuốc năm 2026 không thể làm theo kinh nghiệm hay đối phó hồ sơ. Việc chuẩn hóa ngay từ đầu từ pháp lý, GPP, nhân sự cho đến công nghệ quản lý không chỉ giúp nhà thuốc được cấp phép nhanh, mà còn là điều kiện sống còn để vận hành ổn định, tránh rủi ro phạt tiền, đình chỉ và mất uy tín trong dài hạn.

Vì sao mở nhà thuốc không thể “làm đại” năm 2026?

2. Phân biệt mô hình kinh doanh: nhà thuốc & quầy thuốc

Việc lựa chọn nhà thuốc hay quầy thuốc ngay từ đầu sẽ quyết định điều kiện nhân sự, phạm vi kinh doanh, khả năng mở rộng và mức độ tuân thủ pháp lý. Đây là bước không được chọn sai nếu muốn vận hành lâu dài.

2.1 Nhà thuốc là gì?

Nhà thuốc là cơ sở bán lẻ thuốc hợp pháp, được Sở Y tế cấp phép, trong đó người chịu trách nhiệm chuyên môn bắt buộc là Dược sĩ Đại học có Chứng chỉ hành nghề dược, và cơ sở phải đạt - duy trì tiêu chuẩn Thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc (GPP).

Theo quy định, nhà thuốc được phép kinh doanh đầy đủ các nhóm thuốc, bao gồm thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, cùng các sản phẩm liên quan như thực phẩm chức năng, mỹ phẩm y tế, vật tư y tế, đồng thời phải thực hiện liên thông dữ liệu bán thuốc với Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia.

Với phạm vi kinh doanh rộng và yêu cầu quản lý chặt chẽ, nhà thuốc là mô hình phù hợp cho dược sĩ đại học muốn mở riêng hoặc nhà đầu tư định hướng phát triển chuỗi, vận hành bài bản và lâu dài theo đúng quy định pháp luật.

2.2 Quầy thuốc là gì?

Quầy thuốc là cơ sở bán lẻ thuốc quy mô nhỏ, được cơ quan y tế cấp phép, trong đó người chịu trách nhiệm chuyên môn là Dược sĩ Cao đẳng hoặc Trung cấp có Chứng chỉ hành nghề dược, và phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản của Thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc (GPP).

Theo quy định, quầy thuốc chỉ được phép kinh doanh thuốc không kê đơn, không được bán thuốc kê đơn và các nhóm thuốc kiểm soát đặc biệt. Phạm vi kinh doanh bị giới hạn khiến quầy thuốc phù hợp với mô hình bán lẻ nhỏ, vốn đầu tư thấp, khó mở rộng và không phù hợp để phát triển chuỗi.

Trong trường hợp muốn nâng cấp lên nhà thuốc, quầy thuốc phải thực hiện lại thủ tục xin cấp phép như mở mới, đáp ứng đầy đủ điều kiện về nhân sự, cơ sở vật chất và tiêu chuẩn GPP theo quy định dành cho nhà thuốc.

Phân biệt mô hình kinh doanh: nhà thuốc & quầy thuốc

2.3 Bảng so sánh nhanh Nhà thuốc và Quầy thuốc

Việc phân biệt Nhà thuốc và Quầy thuốc không chỉ là khác nhau về tên gọi, mà là khác hoàn toàn về điều kiện pháp lý, phạm vi kinh doanh và khả năng phát triển lâu dài. Nếu chọn sai mô hình ngay từ đầu, người kinh doanh có thể bị giới hạn quyền bán thuốc, khó mở rộng hoặc buộc phải làm lại toàn bộ thủ tục xin phép. 

Vì vậy, trước khi chuẩn bị hồ sơ mở mới, cần hiểu rõ đặc điểm của từng mô hình để lựa chọn đúng hướng, phù hợp với năng lực chuyên môn và mục tiêu đầu tư.

3. Điều kiện pháp lý & nhân sự để được cấp phép

Để được cấp phép hoạt động, nhà thuốc hoặc quầy thuốc không chỉ cần mặt bằng đạt chuẩn GPP mà còn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về bằng cấp, pháp nhân và nhân sự vận hành. Đây là nhóm điều kiện thường bị đánh trượt hồ sơ nhất nếu chuẩn bị sai ngay từ đầu.

3.1 Điều kiện về bằng cấp & chứng chỉ

Điều kiện đầu tiên và bắt buộc để được cấp phép kinh doanh nhà thuốc hoặc quầy thuốc là bằng cấp chuyên môn phù hợp và Chứng chỉ hành nghề dược còn hiệu lực của người chịu trách nhiệm chuyên môn.

Cụ thể, nhà thuốc phải do Dược sĩ Đại học đứng tên phụ trách chuyên môn, trong khi quầy thuốc được phép do Dược sĩ Cao đẳng hoặc Trung cấp đảm nhiệm. Bằng cấp phải đúng chuyên ngành dược và được cấp bởi cơ sở đào tạo hợp pháp theo quy định của Bộ Y tế.

Bên cạnh đó, người phụ trách chuyên môn bắt buộc phải có Chứng chỉ hành nghề dược, được cấp sau khi đáp ứng thời gian thực hành thực tế theo quy định tại cơ sở dược hợp pháp. Chứng chỉ này gắn với trách nhiệm pháp lý cá nhân, không được cho mượn, không đứng tên hộ và phải trực tiếp tham gia hoạt động tại cơ sở.

Trong thực tế thanh tra, các vi phạm liên quan đến đứng tên không đúng người, vắng mặt dược sĩ phụ trách hoặc sử dụng chứng chỉ không hợp lệ là nguyên nhân phổ biến khiến nhiều nhà thuốc bị xử phạt hoặc không được công nhận đạt chuẩn GPP. Vì vậy, việc chuẩn bị đúng bằng cấp và chứng chỉ ngay từ đầu là yếu tố quyết định để được cấp phép và vận hành ổn định lâu dài.

3.2 Điều kiện về pháp nhân kinh doanh

Để được cấp phép hoạt động, nhà thuốc hoặc quầy thuốc phải được đăng ký pháp nhân kinh doanh hợp pháp trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược. Hiện nay, hai hình thức pháp nhân phổ biến là hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp.

Với hộ kinh doanh cá thể, thủ tục đăng ký đơn giản, chi phí thấp, phù hợp với nhà thuốc hoặc quầy thuốc quy mô nhỏ, hoạt động tại một địa điểm cố định. Tuy nhiên, hình thức này bị hạn chế nếu muốn mở rộng nhiều cơ sở hoặc phát triển theo mô hình chuỗi.

Trong khi đó, doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần…) phù hợp hơn với nhà đầu tư có định hướng mở nhiều nhà thuốc, quản lý tập trung hoặc kinh doanh dài hạn. Doanh nghiệp cho phép mở nhiều địa điểm kinh doanh, dễ chuẩn hóa vận hành và thuận lợi khi triển khai các hoạt động như bán thuốc online, liên kết chuỗi.

Dù lựa chọn hình thức nào, ngành nghề đăng ký bắt buộc phải có bán lẻ thuốc, dược phẩm, vật tư y tế theo quy định. Việc đăng ký sai ngành nghề, chưa có pháp nhân nhưng đã chuẩn bị hồ sơ GPP là lỗi thường gặp khiến hồ sơ xin cấp phép bị trả về hoặc kéo dài thời gian thẩm định.

Điều kiện pháp lý & nhân sự để được cấp phép

3.3 Nhân sự tối thiểu khi vận hành

Trong quá trình hoạt động, nhà thuốc và quầy thuốc phải bố trí đủ nhân sự có trình độ chuyên môn phù hợp theo từng ca làm việc, bảo đảm tuân thủ đúng tiêu chuẩn GPP và quy định của pháp luật về dược.

Trước hết, người chịu trách nhiệm chuyên môn (Dược sĩ Đại học đối với nhà thuốc; Dược sĩ Cao đẳng/Trung cấp đối với quầy thuốc) phải có mặt thường xuyên tại cơ sở trong thời gian hoạt động, trực tiếp tham gia bán thuốc, tư vấn và kiểm soát chuyên môn. Việc vắng mặt kéo dài, đứng tên hộ hoặc giao cho người không đủ điều kiện thay thế là lỗi vi phạm phổ biến và có thể bị xử phạt nặng.

Bên cạnh đó, các nhân viên bán thuốc phải được đào tạo kiến thức cơ bản về dược, hiểu rõ quy trình bán thuốc, phân biệt thuốc kê đơn – không kê đơn và tuân thủ hướng dẫn của dược sĩ phụ trách. Mọi hoạt động bán thuốc đều phải được giám sát và ghi nhận theo đúng quy định GPP.

Đối với nhà thuốc có quy mô lớn hoặc mở nhiều ca, cần bố trí dược sĩ đủ điều kiện cho từng ca làm việc, tránh tình trạng thiếu người phụ trách khi cơ sở vẫn mở cửa. Việc đảm bảo nhân sự đúng chuẩn ngay từ đầu không chỉ giúp vượt qua kiểm tra cấp phép mà còn hạn chế rủi ro bị đình chỉ hoặc không được công nhận duy trì GPP trong quá trình vận hành.

4. Tiêu chuẩn GPP 2026 & cơ sở vật chất bắt buộc

Từ năm 2026, tiêu chuẩn GPP (Thực hành tốt cơ sở bán lẻ thuốc) không chỉ được kiểm tra khi cấp phép mà còn được giám sát xuyên suốt quá trình vận hành. Vì vậy, việc đầu tư cơ sở vật chất phải làm đúng ngay từ đầu, tránh sửa đi sửa lại gây tốn chi phí và chậm khai trương.

4.1 Yêu cầu diện tích & mặt bằng

Theo tiêu chuẩn GPP, cơ sở bán lẻ thuốc phải có diện tích tối thiểu từ 10m² trở lên, không bao gồm khu vệ sinh. Đây là điều kiện bắt buộc để được thẩm định và cấp phép hoạt động, áp dụng cho cả nhà thuốc và quầy thuốc.

Mặt bằng kinh doanh cần đáp ứng các yêu cầu cơ bản về môi trường và kết cấu, bao gồm: khô ráo, thông thoáng, đủ ánh sáng, dễ vệ sinh và không nằm gần các nguồn ô nhiễm ảnh hưởng đến chất lượng thuốc. Không gian phải đủ để bố trí tủ kệ, khu bán hàng và khu bảo quản mà không gây chồng chéo, lộn xộn.

Trên thực tế, để thuận lợi cho vận hành và tránh rủi ro khi kiểm tra GPP, nhiều nhà thuốc lựa chọn diện tích từ 15 - 25m², đặc biệt với mô hình nhà thuốc kinh doanh đầy đủ danh mục thuốc hoặc có định hướng mở rộng. Việc lựa chọn mặt bằng phù hợp ngay từ đầu giúp hạn chế sửa chữa phát sinh, tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian khai trương.

4.2 Thiết kế khu vực chức năng (theo GPP)

Theo tiêu chuẩn GPP, nhà thuốc và quầy thuốc phải được bố trí các khu vực chức năng rõ ràng, đảm bảo an toàn trong bảo quản thuốc và thuận tiện cho hoạt động bán - tư vấn - kiểm tra. Việc thiết kế không đúng khu vực chức năng là lỗi phổ biến khiến nhiều cơ sở bị đánh giá chưa đạt GPP dù đủ diện tích.

Trước hết là khu trưng bày và bán thuốc, nơi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Thuốc phải được sắp xếp khoa học trên tủ, kệ, dễ quan sát, phân loại rõ thuốc kê đơn và thuốc không kê đơn, tránh để lẫn lộn gây sai sót khi bán.

Tiếp theo là khu bảo quản thuốc, bao gồm kệ, tủ hoặc kho nhỏ phía trong. Khu vực này phải tránh ánh nắng trực tiếp, đảm bảo điều kiện nhiệt độ - độ ẩm theo quy định, đặc biệt với các thuốc nhạy cảm. Việc bảo quản không đúng điều kiện là nguyên nhân thường gặp dẫn đến vi phạm GPP.

Khu tư vấn cũng là yêu cầu bắt buộc, cho phép dược sĩ tư vấn cách dùng thuốc, liều lượng và lưu ý an toàn cho khách hàng. Không gian tư vấn cần đảm bảo sự riêng tư tương đối, nhất là khi tư vấn thuốc kê đơn hoặc các vấn đề sức khỏe nhạy cảm.

Cuối cùng là khu lưu trữ hồ sơ, sổ sách hoặc dữ liệu điện tử, phục vụ công tác quản lý, truy xuất khi thanh tra, kiểm tra. Trong bối cảnh quản lý số hóa, khu vực này thường gắn liền với máy tính và phần mềm quản lý nhà thuốc để đáp ứng yêu cầu liên thông dữ liệu theo quy định của Bộ Y tế.

Tiêu chuẩn GPP 2026 & cơ sở vật chất bắt buộc

4.3 Trang thiết bị bắt buộc

Để đáp ứng tiêu chuẩn GPP 2026, nhà thuốc và quầy thuốc phải trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ bảo quản, bán thuốc và quản lý dữ liệu, đảm bảo thuốc được kiểm soát chất lượng trong suốt quá trình kinh doanh.

Trước hết là tủ, kệ trưng bày thuốc đạt chuẩn, chắc chắn, dễ vệ sinh, giúp sắp xếp thuốc khoa học và phân loại rõ ràng theo từng nhóm. Các khu vực bảo quản phải được trang bị nhiệt kế và ẩm kế để theo dõi điều kiện môi trường, đây là thiết bị bắt buộc và thường được kiểm tra khi thẩm định GPP.

Đối với những nhà thuốc kinh doanh thuốc yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt, bắt buộc phải có tủ lạnh chuyên dụng để đảm bảo nhiệt độ phù hợp. Việc thiếu hoặc sử dụng tủ lạnh không đạt yêu cầu có thể khiến cơ sở không được công nhận đạt GPP.

Ngoài thiết bị bảo quản, nhà thuốc phải có máy tính và kết nối Internet ổn định để phục vụ quản lý bán hàng và lưu trữ dữ liệu. Đặc biệt, phần mềm quản lý nhà thuốc là yêu cầu gần như bắt buộc, phải đáp ứng các chức năng quản lý đơn thuốc, lô – hạn dùng và kết nối liên thông với Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia theo quy định của Bộ Y tế.

Trong bối cảnh thanh tra ngày càng dựa trên dữ liệu điện tử, việc đầu tư đầy đủ trang thiết bị và công nghệ ngay từ đầu không chỉ giúp vượt qua thẩm định GPP, mà còn giảm rủi ro bị nhắc nhở, xử phạt trong quá trình vận hành sau này.

5. Quy trình thủ tục mở nhà thuốc / quầy thuốc (theo đúng trình tự)

Để tránh hồ sơ bị trả về hoặc kéo dài thời gian khai trương, việc mở nhà thuốc/quầy thuốc cần thực hiện đúng thứ tự 3 bước dưới đây.

5.1 Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Ở bước này, cơ sở cần hoàn thiện đầy đủ hồ sơ cá nhân, pháp nhân và cơ sở vật chất trước khi nộp thẩm định. Hồ sơ cơ bản gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược
• Bản sao hợp lệ Chứng chỉ hành nghề dược của người phụ trách chuyên môn
• Giấy đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp
• Hồ sơ mô tả cơ sở vật chất, trang thiết bị theo GPP
• Danh sách nhân sự và phân công chuyên môn

Lỗi thường gặp ở bước này là chuẩn bị mặt bằng chưa đạt GPP nhưng đã nộp hồ sơ, dẫn đến phải sửa chữa, bổ sung nhiều lần.

5.2 Bước 2: Nộp hồ sơ & thẩm định GPP

Sau khi hoàn tất hồ sơ, cơ sở nộp tại Sở Y tế địa phương nơi đặt nhà thuốc/quầy thuốc. Cơ quan chức năng sẽ:

• Thẩm định hồ sơ giấy tờ
• Kiểm tra thực tế tại cơ sở: diện tích, bố trí khu vực, trang thiết bị, nhân sự, phần mềm quản lý

Buổi thẩm định GPP thường tập trung vào:

• Sự có mặt của dược sĩ phụ trách
• Điều kiện bảo quản thuốc
• Quy trình bán thuốc và lưu trữ dữ liệu

Nếu có sai sót, cơ sở sẽ được yêu cầu khắc phục và thẩm định lại, làm kéo dài thời gian khai trương.

5.3 Bước 3: Cấp phép & điều kiện khai trương

Khi đạt yêu cầu, Sở Y tế sẽ cấp:

• Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược
• Giấy chứng nhận đạt GPP

Chỉ sau khi được cấp phép đầy đủ, nhà thuốc/quầy thuốc mới được phép nhập thuốc và chính thức khai trương. Việc mở bán trước khi có giấy phép là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt ngay từ lần kiểm tra đầu tiên.

Quy trình thủ tục mở nhà thuốc / quầy thuốc

6. Dự toán tài chính & vốn đầu tư thực tế khi mở nhà thuốc

Một trong những nguyên nhân khiến nhiều nhà thuốc “đuối” ngay sau khai trương là đánh giá thiếu chi phí ban đầu và dòng tiền vận hành. Dưới đây là dự toán sát thực tế thị trường Việt Nam, giúp người mới chủ động vốn và tránh rủi ro tài chính.

6.1 Chi phí cố định ban đầu (ước tính)

Chi phí cố định ban đầu là khoản bắt buộc phải chi trước khi nhà thuốc/quầy thuốc có thể vận hành, dù chưa phát sinh doanh thu. Việc dự trù thiếu nhóm chi phí này là nguyên nhân phổ biến khiến nhiều cơ sở bị chậm khai trương hoặc phải cắt giảm hạng mục quan trọng.

Các khoản chi phí chính gồm:

• Thuê mặt bằng: khoảng 8 - 25 triệu đồng/tháng, tùy vị trí và khu vực kinh doanh. Thông thường cần đặt cọc 1 - 3 tháng tiền thuê.
• Cải tạo, thiết kế theo chuẩn GPP: 30 - 70 triệu đồng, bao gồm bố trí khu chức năng, sơn sửa, biển hiệu, hệ thống chiếu sáng.
• Tủ kệ và trang thiết bị quản lý kho thuốc: 25 - 50 triệu đồng, gồm tủ thuốc, kệ trưng bày, tủ lạnh bảo quản thuốc (nếu có), nhiệt kế - ẩm kế.
• Máy tính và phần mềm quản lý nhà thuốc: 5 - 15 triệu đồng, phục vụ bán hàng, quản lý lô - hạn dùng và liên thông dữ liệu.
• Chi phí pháp lý, hồ sơ và thẩm định GPP: 5 - 10 triệu đồng.

Tổng chi phí cố định ban đầu thường dao động 70 - 170 triệu đồng, tùy quy mô và mức đầu tư. Chuẩn bị đủ khoản này ngay từ đầu giúp nhà thuốc hoàn tất thủ tục nhanh hơn và tránh phát sinh chi phí sửa chữa, bổ sung trong quá trình thẩm định GPP.

6.2 Chi phí nhập hàng ban đầu

Chi phí nhập hàng ban đầu quyết định khả năng bán ngay sau khai trương và tốc độ xoay vòng vốn của nhà thuốc. Nếu nhập quá ít sẽ thiếu hàng, mất khách; nhưng nhập dàn trải, thiếu kế hoạch lại dễ tồn kho - chết vốn.

Mức chi phí tham khảo theo mô hình:

• Quầy thuốc nhỏ: khoảng 80 - 120 triệu đồng
• Nhà thuốc chuẩn GPP: khoảng 150 - 300 triệu đồng
• Nhà thuốc quy mô lớn hoặc định hướng chuỗi: từ 300 triệu đồng trở lên

Khi phân bổ ngân sách nhập hàng, nên ưu tiên theo tỷ lệ:

• 50 - 60% cho thuốc không kê đơn (OTC) - nhóm bán nhanh, nhu cầu ổn định
• 20 - 30% cho thuốc kê đơn, nhập theo nhu cầu thực tế và khu vực
• 10 - 20% cho thực phẩm chức năng, vật tư y tế, sản phẩm hỗ trợ

Nguồn hàng nên lấy từ công ty dược chính ngạch hoặc nhà phân phối uy tín, đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ và truy xuất nguồn gốc. Đối với người mới mở, không nên nhập quá nhiều mặt hàng chậm bán hoặc hạn dùng ngắn, tránh áp lực tồn kho trong 3 - 6 tháng đầu vận hành.

Dự toán tài chính & vốn đầu tư thực tế khi mở nhà thuốc

6.3 Chi phí vận hành 3 - 6 tháng đầu

Trong giai đoạn đầu, kinh doanh nhà thuốc thường chưa đạt điểm hòa vốn, vì vậy việc dự trù chi phí vận hành tối thiểu cho 3 - 6 tháng là bắt buộc để tránh đứt dòng tiền.

Các khoản chi phí chính gồm:

6.4 Gợi ý mức vốn tham khảo

Tùy theo mô hình kinh doanh, quy mô mặt bằng và khu vực mở bán, mức vốn đầu tư ban đầu sẽ có sự chênh lệch rõ rệt. Dưới đây là mức vốn tham khảo thực tế, đã bao gồm chi phí cố định, nhập hàng và dự phòng vận hành.

Lưu ý quan trọng:

• Không nên dùng 100% vốn để nhập hàng; cần giữ 30 - 40% làm vốn dự phòng cho 3 - 6 tháng đầu.
• Người mới mở nên chọn quy mô vừa, ưu tiên thuốc thiết yếu - OTC - TPCN bán nhanh để xoay vòng vốn.
• Nhà đầu tư định hướng chuỗi nên chuẩn hóa ngay từ đầu (GPP, phần mềm, quy trình) để giảm chi phí khi nhân rộng.

Tóm lại, để mở nhà thuốc đạt chuẩn GPP 2026 an toàn, mức vốn hợp lý thường nằm trong khoảng 350 - 500 triệu đồng cho một cơ sở đơn lẻ.

7. Chiến lược nguồn hàng: Nhập đúng - đủ - không rủi ro

Nguồn hàng quyết định 70% khả năng sống còn của kinh doanh nhà thuốc. Nhập sai nguồn, thiếu hóa đơn hoặc quản lý hạn dùng kém không chỉ gây chôn vốn, hủy hàng, mà còn vi phạm quy định của Bộ Y tế. Vì vậy, ngay từ đầu cần xây dựng chiến lược nhập hàng đúng pháp lý - đủ danh mục - kiểm soát được rủi ro.

7.1 Nhập từ công ty dược chính ngạch

Nhập thuốc từ công ty dược chính ngạch là yêu cầu bắt buộc đối với nhà thuốc/quầy thuốc đạt chuẩn GPP, đồng thời là cách an toàn nhất để tránh rủi ro pháp lý trong quá trình thanh tra - hậu kiểm.

Điều kiện khi nhập hàng

• Công ty cung ứng phải có Giấy phép kinh doanh dược hợp lệ
• Thuốc có số đăng ký lưu hành, số lô, hạn dùng rõ ràng
• Có hóa đơn, chứng từ đầy đủ để kê khai, đối soát và liên thông dữ liệu

Danh mục thuốc nên nhập từ công ty dược

• Thuốc kê đơn (ETC)
• Kháng sinh, thuốc điều trị bệnh mạn tính
• Thuốc thuộc danh mục quản lý đặc biệt
• Thuốc nằm trong phác đồ điều trị của bệnh viện, phòng khám

Lợi ích khi nhập chính ngạch

• Đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn GPP, không lo bị phạt hoặc thu hồi
• Dễ dàng truy xuất nguồn gốc khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý
• Được hỗ trợ đổi trả, thu hồi thuốc khi có cảnh báo chất lượng
• Có chính sách chiết khấu, công nợ 15 - 30 ngày giúp giảm áp lực vốn

Với người mới mở, chiến lược an toàn là 70 - 80% danh mục thuốc nhập từ công ty dược chính ngạch, đảm bảo vận hành đúng luật và tạo nền tảng phát triển bền vững.

7.2 Nhập từ chợ sỉ, nhà phân phối

Nhập hàng từ chợ sỉ, nhà phân phối giúp nhà thuốc linh hoạt nguồn vốn và cải thiện biên lợi nhuận, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không kiểm soát chặt chẽ về pháp lý và chất lượng.

Nhóm hàng phù hợp để nhập

• Thuốc không kê đơn (OTC)
• Thực phẩm chức năng
• Dụng cụ y tế, vật tư tiêu hao
• Sản phẩm chăm sóc cá nhân, mẹ & bé

Ưu điểm

• Gia nhập cạnh tranh, dễ xoay vòng vốn
• Linh hoạt số lượng, phù hợp nhà thuốc mới mở
• Đa dạng thương hiệu, mẫu mã

Rủi ro cần đặc biệt lưu ý

• Hàng không hóa đơn hoặc hóa đơn không hợp lệ → vi phạm GPP
• Thuốc cận hạn, khó xoay vòng → chôn vốn, phải hủy hàng
• Không truy xuất được nguồn gốc khi bị thanh tra
• Nguy cơ hàng giả, hàng xách tay

Nguyên tắc nhập hàng an toàn

• Chỉ làm việc với nhà phân phối có pháp nhân rõ ràng
• Luôn yêu cầu hóa đơn VAT/chứng từ hợp lệ
• Tuyệt đối không nhập thuốc kê đơn từ chợ sỉ
• Kiểm tra kỹ số lô - hạn dùng - số đăng ký trước khi nhận hàng

Chiến lược nguồn hàng: Nhập đúng - đủ - không rủi ro

7.3 Quản lý hạn dùng - lô thuốc - tồn kho

Theo tiêu chuẩn GPP, nhà thuốc/quầy thuốc không chỉ được phép bán thuốc đúng nguồn, mà còn phải quản lý được toàn bộ vòng đời của thuốc: từ nhập kho → bán ra → tồn kho → thu hồi khi cần. Đây là nội dung bắt buộc khi thẩm định và hậu kiểm.

Yêu cầu quản lý theo GPP

• Theo dõi thuốc theo số lô - hạn dùng - số đăng ký
• Ghi nhận đầy đủ nhập - xuất - tồn
• Áp dụng nguyên tắc FIFO/FEFO (ưu tiên bán thuốc nhập trước hoặc hết hạn trước)
• Có khả năng truy xuất nhanh khi cơ quan quản lý yêu cầu

Rủi ro nếu quản lý thủ công

• Bán nhầm thuốc cận hạn/hết hạn → bị phạt, thu hồi giấy phép
• Tồn kho ảo, lệch sổ sách → thất thoát âm thầm
• Không chứng minh được nguồn gốc lô thuốc khi hậu kiểm

Giải pháp vận hành hiệu quả

Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc đạt chuẩn GPP với các tính năng:

• Quản lý thuốc theo lô - hạn dùng tự động
• Cảnh báo thuốc sắp hết hạn, tồn kho thấp
• Báo cáo tồn kho, xuất nhập theo mẫu quy định
• Liên thông Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia theo yêu cầu Bộ Y tế

8. Quy định vận hành & công nghệ bắt buộc 2026 trong kinh doanh nhà thuốc

Từ 2026, quản lý nhà thuốc không còn dừng ở “bán đúng thuốc”, mà phải vận hành minh bạch - dữ liệu hóa - liên thông theo quy định Bộ Y tế. Công nghệ trở thành điều kiện bắt buộc, không còn là lựa chọn.

8.1 Liên thông Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia

Liên thông Cơ sở dữ liệu Dược Quốc gia là yêu cầu bắt buộc đối với nhà thuốc/quầy thuốc từ giai đoạn thẩm định GPP đến quá trình vận hành năm 2026. Đây là căn cứ để cơ quan quản lý giám sát nguồn gốc thuốc, kiểm soát bán thuốc kê đơn và truy xuất khi có sự cố.

Những dữ liệu phải liên thông

• Thông tin thuốc: tên thuốc, số đăng ký, số lô, hạn dùng
• Dữ liệu bán hàng: số lượng, thời điểm bán
• Đơn thuốc đối với thuốc kê đơn
• Thông tin cơ sở và dược sĩ phụ trách chuyên môn

Thời điểm và phạm vi áp dụng

• Áp dụng khi:

  • Thẩm định cấp mới GPP
  • Tái thẩm định, gia hạn GPP
  • Thanh tra, hậu kiểm định kỳ hoặc đột xuất

• Áp dụng cho cả nhà thuốc và quầy thuốc, không phân biệt quy mô

Hậu quả nếu không liên thông hoặc liên thông sai

• Bị từ chối cấp hoặc gia hạn GPP
• Xử phạt hành chính theo quy định về kinh doanh dược
• Bị yêu cầu tạm dừng hoạt động để khắc phục
• Khó triển khai bán thuốc online, mở chuỗi sau này

Cách đáp ứng đúng và đủ

• Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc được Bộ Y tế cho phép liên thông
• Dữ liệu bán thuốc được đồng bộ tự động, không nhập tay thủ công
• Đảm bảo thông tin thuốc nhập kho khớp 100% với dữ liệu quốc gia

Thực tế, nhiều cơ sởkinh doanh nhà thuốc  bị “trượt” GPP không phải do thiếu bằng cấp hay mặt bằng, mà do không chứng minh được khả năng liên thông dữ liệu. Vì vậy, chuẩn bị hệ thống liên thông ngay từ đầu là bước bắt buộc, không thể làm sau.

Quy định vận hành & công nghệ bắt buộc 2026 trong kinh doanh nhà thuốc

8.2 Yêu cầu đối với phần mềm quản lý nhà thuốc

Từ 2026, phần mềm quản lý nhà thuốc không còn là công cụ hỗ trợ bán hàng, mà là hạ tầng bắt buộc để đáp ứng tiêu chuẩn GPP, liên thông dữ liệu và phục vụ thanh tra – hậu kiểm.

Những điểm cần tránh

• Dùng phần mềm bán hàng thông thường không có liên thông
• Quản lý thủ công bằng sổ sách hoặc Excel
• Nhập liệu không đồng bộ → sai dữ liệu khi hậu kiểm

Khuyến nghị thực tế

• Chọn phần mềm đã được nhiều nhà thuốc sử dụng, có kinh nghiệm thẩm định GPP
• Ưu tiên phần mềm có hỗ trợ triển khai, đào tạo, cập nhật quy định mới
• Đảm bảo chi phí phù hợp để vận hành lâu dài, không phát sinh ẩn

Một phần mềm đạt chuẩn sẽ giúp kinh doanh nhà thuốc qua GPP dễ hơn - vận hành nhẹ hơn - sẵn sàng cho mô hình online và chuỗi trong giai đoạn 2026 - 2030.

8.3 Lợi ích khi chuẩn hóa công nghệ ngay từ đầu

Chuẩn hóa công nghệ ngay từ đầu giúp nhà thuốc đi đúng chuẩn GPP và tránh rủi ro pháp lý trong suốt quá trình vận hành. Khi dữ liệu bán thuốc, lô - hạn dùng và đơn thuốc được quản lý đồng bộ trên phần mềm đạt chuẩn, việc thẩm định GPP, tái thẩm định hay thanh tra đột xuất đều diễn ra nhẹ nhàng, không bị động xử lý hồ sơ hay giải trình thủ công.

Về mặt tài chính, công nghệ giúp kiểm soát tồn kho chính xác, giảm thuốc cận hạn và hạn chế thất thoát âm thầm - những nguyên nhân khiến nhiều nhà thuốc mới “mất tiền mà không rõ lý do”. Nhờ theo dõi nhập - xuất - tồn theo thời gian thực, chủ nhà thuốc kiểm soát tốt dòng tiền và vòng quay vốn ngay từ những tháng đầu.

Chuẩn hóa sớm cũng giúp giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân, dễ đào tạo nhân sự và vận hành ổn định kể cả khi chủ không có mặt thường xuyên. Quan trọng hơn, đây là nền tảng để nhà thuốc mở rộng quy mô, tham gia chuỗi, bán thuốc online và tư vấn từ xa theo các quy định mới từ năm 2026 mà không phải làm lại hệ thống.

9. Xu hướng mới theo Luật Dược sửa đổi - Cập nhật đến 2026

Luật Dược sửa đổi và các văn bản hướng dẫn đang dịch chuyển mạnh sang quản lý số hóa - minh bạch dữ liệu - mở rộng mô hình kinh doanh có kiểm soát. Nhà thuốc muốn phát triển bền vững cần nắm rõ 3 xu hướng trọng tâm dưới đây.

9.1 Bán thuốc online & thương mại điện tử

Từ 2026, kinh doanh nhà thuốc online không còn bị cấm, nhưng được quản lý theo nguyên tắc có điều kiện và truy xuất được. Nhà thuốc muốn tham gia thương mại điện tử bắt buộc phải đáp ứng đồng thời chuẩn GPP, nhân sự và công nghệ.

Khuyến nghị: Kinh doanh nhà thuốc nên triển khai bán online sau khi vận hành ổn định offline, sử dụng phần mềm đạt chuẩn để tránh rủi ro pháp lý khi mở rộng kênh bán.

9.2 Tư vấn dược từ xa

Tư vấn dược từ xa là xu hướng được Luật Dược sửa đổi cho phép và quản lý có kiểm soát từ năm 2026, nhằm nâng cao vai trò chuyên môn của dược sĩ và đáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khỏe từ xa của người dân. Hoạt động này tập trung vào việc hướng dẫn sử dụng thuốc, liều dùng, tương tác thuốc và các lưu ý an toàn, không thay thế cho khám chữa bệnh hay chẩn đoán y khoa.

Việc tư vấn phải do dược sĩ có chứng chỉ hành nghề hợp lệ thực hiện, thông qua các hình thức như gọi điện, nhắn tin hoặc video call, và gắn với một nhà thuốc hợp pháp đạt chuẩn GPP. Với thuốc kê đơn, dược sĩ chỉ được tư vấn theo đơn thuốc hợp lệ, không tự ý chỉ định hay thay đổi phác đồ điều trị.

Toàn bộ nội dung tư vấn cần được ghi nhận và lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý nhà thuốc, phục vụ việc truy xuất khi thanh tra hoặc xử lý phản ánh. Khi được chuẩn hóa đúng quy trình và công nghệ, tư vấn dược từ xa không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, mà còn trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng cho nhà thuốc trong bối cảnh bán thuốc đa kênh từ năm 2026.

Xu hướng mới theo Luật Dược sửa đổi - Cập nhật đến 2026

9.3 Mô hình chuỗi nhà thuốc

Mô hình chuỗi nhà thuốc là xu hướng phát triển rõ nét sau khi Luật Dược sửa đổi có hiệu lực, với định hướng chuẩn hóa - minh bạch - quản lý tập trung. Pháp luật không cấm mô hình chuỗi, nhưng yêu cầu kiểm soát chặt chẽ hơn so với nhà thuốc đơn lẻ.

Mỗi điểm bán trong chuỗi bắt buộc phải đạt chuẩn GPP độc lập, có dược sĩ phụ trách chuyên môn, hồ sơ pháp lý đầy đủ và sẵn sàng thanh tra riêng lẻ. Đồng thời, toàn bộ chuỗi phải được vận hành trên một hệ thống quản lý thống nhất, cho phép theo dõi lô thuốc, hạn dùng, tồn kho và dữ liệu bán hàng của từng cơ sở.

Luật Dược sửa đổi mở cơ hội cho nhà đầu tư không phải dược sĩ tham gia mô hình chuỗi, với điều kiện thuê dược sĩ chịu trách nhiệm chuyên môn và tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý. Trên thực tế, các chuỗi nhỏ từ 2 - 5 nhà thuốc đang phát triển nhanh nhờ khả năng tối ưu nguồn hàng, marketing tập trung và quản lý chi phí tốt hơn.

Bài học quan trọng là: nếu có định hướng làm chuỗi, nhà thuốc cần chuẩn hóa ngay từ điểm bán đầu tiên (GPP, phần mềm, quy trình). Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp mở rộng nhanh, tiết kiệm chi phí và tránh phải “đập đi làm lại” khi quy mô tăng.

Kinh doanh nhà thuốc năm 2026 không còn là câu chuyện “mở là bán”, mà là bài toán pháp lý - tài chính - công nghệ phải được chuẩn bị bài bản ngay từ đầu. Trong bối cảnh Luật Dược sửa đổi siết chặt quản lý nhưng đồng thời mở ra cơ hội bán thuốc online, tư vấn từ xa và phát triển chuỗi, lợi thế sẽ thuộc về những nhà thuốc làm đúng - làm đủ - chuẩn hóa sớm. Đầu tư đúng vào quy trình và phần mềm quản lý ngay từ đầu không chỉ giúp qua GPP dễ dàng, mà còn tạo nền tảng vận hành bền vững, sẵn sàng mở rộng trong giai đoạn 2026 - 2030.