Câu chuyện kinh doanh

Trước khi bắt đầu kinh doanh quán ăn, người ta chủ yếu tập trung vào chi phí mở quán ăn. Một trong những sai lầm mà những người kinh doanh nhà hàng, quán ăn mắc phải là không nắm được chính xác nguồn vốn hoạt động. 

Ngay cả khi sau hòa vốn, nếu bạn không kiểm soát bảng dự toán chi phí thì sẽ khó có thể nhìn thấy lợi nhuận. Các vấn đề đó xoay quanh bao gồm thực phẩm, lao động, trộm cắp vặt và các chi phí thuê nhà, điện nước. 

Kiểm soát chi phí mở quán ăn với 4 mẹo “thần thánh”

Kiểm soát chi phí mở quán ăn với 4 mẹo “thần thánh”

Sử dụng nhiều kế hoạch kỹ thuật nhằm giám sát và đánh giá, bạn có thể liên tục quản lý các chi phí này để đảm bảo vẫn có lãi mà không ảnh hưởng tới chất lượng. 

Các yếu tố chính mà chi phí nhà hàng thưởng bỏ ra cao nhất là:

  • Nguyên liệu chế biến

  • Nhân viên

  • Trộm cắp nội bộ

  • Tiền thuê nhà, điện, tiếp thị

Mặc dù bạn không thể giảm chi phí của mình quá nhiều nhưng bạn có thể thực hiện các biện pháp để kiểm soát chi phí mở quán ăn. Những điều sau đây có thể áp dụng cho quán ăn vặt, quán ăn sáng, quán ăn nhỏ, quán bình dân,... hay những nhà hàng cao cấp.

1. Định lượng đúng nguyên vật liệu chế biến

Vì thực phẩm là nguyên liệu thô cơ bản nhất và cần thiết để vận hành nhà bếp và quán ăn, bạn có thể phải chịu rất nhiều chi phí nếu không kiểm tra việc mua và sử dụng chúng.

Các bước về cách bạn kiểm soát chi phí nhà hàng mà bạn phải trả cho thực phẩm là:

Bước 1: Tính toán chi phí bạn phải chịu sau mỗi món ăn

Biết được chi phí đầu tư vào một món ăn là quan trọng vì nó liên quan đến cài đặt giá tiền trong thực đơn. Hãy đảm bảo rằng các món của bạn được định giá cao hơn chi phí đầu vào. Điều này sẽ giúp bạn thu được lợi nhuận biên và không bị thua lỗ. Chi tiết để tính toán chi phí mở quán ăn một cách hợp lý là: 

  • Lập danh sách tất cả các thành phần được sử dụng trong công thức chế biến và nêu rõ trọng lượng cũng như cách đo của từng thành phần được sử dụng.

  • Bạn cần phải tìm tổng giá của từng món, không tính đến giá của số lượng chính xác của các thành phần trong món ăn.

  • Chia trọng lượng của từng thành phần được sử dụng trong công thức/trọng lượng của đơn vị mà nó được bán. Sau đó nhân với giá của đơn vị nói chung. Điều này sẽ xác định chi phí của từng thành phần được sử dụng trong một món ăn cụ thể.

  • Khi bạn đã có số lượng riêng của từng nguyên liệu để chế biến một món ăn, bạn có thể dễ dàng thêm tất cả những lượng này. Bước này sẽ giúp bạn xác định chi phí của toàn bộ công thức.

  • Chia chi phí của toàn bộ công thức cho số phần mà nó phục vụ. Điều này sẽ xác định giá trị của mỗi khẩu phần.

chi phí mở quán ăn

Định lượng nguyên liệu chế biến món ăn bằng cách sử dụng phần mềm POS635

Bước 2: Thiết kế thực đơn quán ăn phù hợp 

Khi bạn đã tính được chi phí chuẩn bị cho mỗi món ăn, hãy nhanh chóng lên giá bán cho từng món và đưa chúng vào trong phần mềm quản lý nhà hàng quán ăn. Giá tiền này được lưu trữ trong điện toán đám mây và giúp cho việc vận hành nhà hàng đi theo trình tự. Từ đó tiết kiệm chi phí mở quán ăn nhỏ được ổn định hơn.

Khi tính tiền cho mỗi món ăn trong menu thực đơn, bạn cần phải lưu ý đến nhóm khách hàng mục tiêu

Ví dụ: Nếu là sinh viên đại học và cao đẳng, bạn phải giữ giá cả phù hợp túi tiền của họ.

Ngoài ra, khi bạn đã sắp xếp thực đơn, bạn phải phân tích lại nó thường xuyên. Dựa theo phân tích bán hàng trong phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp từ POS365, bạn có thể biết được những món ăn bán chạy và đang hoạt động kém

bảng dự toán chi phí mở quán ăn

Lên giá menu hợp lý giúp tiết kiệm chi phí mở quán ăn nhỏ

Bước 3: Giảm chất thải nhà bếp

Bạn cần kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho của mình. Kiểm tra hàng tồn kho đầu cuối từng ngày. Bằng cách này, bạn sẽ nhập hàng một cách hợp lý. Tránh tình trạng bị hết hàng hay hàng tồn kho quá nhiều. 

Ngoài ra, nhân viên nhà hàng của bạn phải được đào tạo về cách giảm thiểu việc phát sinh chất thải nhà bếp. Các đầu bếp phải được đào tạo tuân theo các công thức nấu ăn nghiêm ngặt, đảm bảo rằng số lượng trong các món ăn là nhất quán. Và điều này cũng sẽ làm giảm sự phát sinh rác thải trên bàn ăn của khách hàng.

Hãy ghi nhớ những điểm này và giảm lãng phí nguyên liệu thô của bạn, do đó sẽ giảm phát sinh chất thải nhà bếp. Tóm gọn lại vẫn là giúp giảm chi phí mở quán ăn một cách hiệu quả.

chi phí mở quán ăn

Giảm chất thải trong nhà bếp vừa giữ vệ sinh vừa tiết kiệm chi phí vận hành

2. Kiểm soát Trộm cắp nội bộ nhà hàng

Ngành công nghiệp nhà hàng nổi tiếng với nạn trộm cắp nội bộ. Điều này càng xảy ra nhiều đối với những quán ăn không có chủ quán ở đó giám sát hàng ngày. Trong trường hợp như vậy, nhân viên nhà hàng sẽ dễ dàng thực hiện hành vi chiếm đoạt tiền sau quầy thu ngân và trong nhà bếp. 

Một trong những cách hiệu quả nhất để kiểm soát tệ nạn trộm cắp nội bộ trong nhà hàng chính là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng nhà hàng từ POS365. Nó sẽ giúp bạn nhận được báo cáo theo thời gian thực về mọi hoạt động của nhà hàng từ bất kỳ đâu.

Phần mềm POS365 sẽ thông báo cho bạn về số lượng hóa đơn được tạo ra trong một ngày cụ thể, các khoản chiết khấu hoặc ưu đãi được cung cấp. Hơn nữa, bạn cũng có thể xem được báo cáo bán hàng hàng ngày, hàng tháng và lượng hàng bán tổng kết ngày. 

Bạn cũng có thể nhận được cảnh báo khi có bất kỳ điều gì kỳ lạ xảy ra trong nhà hàng của bạn. Do đó, bạn có thể liên hệ với quản lý và nhân viên của mình và tìm ra gốc rễ của các vấn đề. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát chặt chẽ tất cả các hoạt động nhà hàng của mình ngay cả khi vắng mặt.

bảng dự toán chi phí mở nhà hàng

Tệ nạn trộm cắp trong nhà hàng, quán ăn rất phổ biến

3. Giảm chi phí nhân viên nhà hàng

Đa số các quán ăn thường có xu hướng thuê những nhân viên giỏi nhất và số lượng quá lớn. Tuy nhiên, bạn cần tập trung vào chất lượng nhân viên chứ không phải số lượng, và đó chính là nguyên nhân khiến bạn tăng các chi phí mở quán ăn

Một số cách tốt nhất để giảm chi phí thuê nhân viên nhà hàng chính là: 

  • Thuê nhân viên thời vụ: Thay vì giữ một lực lượng lớn nhân viên quanh năm, những gì bạn có thể làm là thuê nhân viên thời vụ. Điều này giúp bạn quản lý số lượng lớn trong mùa lễ hội.

  • Đào tạo chéo: Đào tạo chéo có lợi nếu bạn muốn điều hành nhà hàng của mình với số lượng nhân viên hạn chế. Việc đào tạo này sẽ hữu ích trong các tình huống khi một trong những nhân viên của bạn vắng mặt vào một ngày quan trọng hoặc trong giờ cao điểm. 

  • Lập kế hoạch hợp lý giữa nhân viên có kinh nghiệm và những nhân viên mới vào. Điều này giúp cho những nhân viên quán ăn có thêm kinh nghiệm và tăng thêm tính trách nhiệm.

chi phí mở quán ăn

Thay đổi chi phí khi thuê số lượng nhân viên 

4. Các chi phí khác khi mở quán ăn 

Có một số chi phí nhà hàng hàng tháng khác mà bạn phải cố gắng cắt giảm. Trong số này, tiền thuê nhà và tiền điện nước là những chi phí cố định mà bạn khó có thể kiểm soát. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể kiểm tra chúng:

  • Giá thuê nhà: Các tòa nhà có lưu lượng người qua lại cao hơn có thể đắt tiền hơn. Việc trả tiền thuê nhà, thuế bất động sản và các tiện ích cho một cơ sở như vậy có thể khiến bạn phát điên. Bạn nên suy nghĩ nhiều về khoản chi phí hoạt động cụ thể này vì nó có thể làm nhà hàng của bạn bị phá sản hoặc phá sản. Vì vậy, nếu bạn có chi phí ban đầu không quá cao, bạn nên chọn cơ sở có giá thuê phù hợp với mức chi phí của mình. 

chi phí mở quán ăn

Tiết kiệm tiền và kiểm soát chi phí cho nhà hàng

  • Điện: Quán ăn nên đầu tư vào các thiết bịđồ dùng tiết kiệm năng lượng. Chuyển sang sử dụng bóng đèn tiết kiệm năng lượng là cách tiết kiệm tiền không tốn kém về lâu dài.

  • Tiếp thị: Chi phí kinh doanh nhà hàng thường bỏ qua tiếp thị. Một nguyên tắc nhỏ là phân bổ một phần mười doanh số cho việc tiếp thị nhà hàng của bạn. Bạn có thể bắt đầu bằng cách phân phát các tờ rơi để thu hút lượng khách hàng quanh quán của bạn. Mạng xã hội cũng là một phương tiện tuyệt vời để tiếp cận và tương tác với khách hàng. 

Những thông tin hữu ích trên đây giúp cắt giảm chi phí và mang lại hiệu quả tuyệt vời khi bạn muốn cải thiện chi phí mở quán ăn, nhà hàng. Từ đó, nó giúp bạn tăng lợi nhuận tổng thể của mình. Còn chần chừ gì mà không thực hiện những mẹo “thần thánh” này ngay đúng không nào.