Hướng dẫn xây dựng phần mềm quản lý nhà hàng từ A đến Z

---

Trong thời đại số hóa, việc quản lý nhà hàng bằng phần mềm không còn là lựa chọn mà là điều kiện bắt buộc để vận hành hiệu quả. Thay vì sử dụng các phần mềm có sẵn, nhiều doanh nghiệp F&B hiện nay chủ động xây dựng phần mềm quản lý nhà hàng riêng, giúp tùy chỉnh theo quy trình, tối ưu chi phí và bảo mật dữ liệu.

Vậy làm sao để bắt đầu từ con số 0? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể để xây dựng phần mềm quản lý nhà hàng từ A đến Z.

1. Xác định chính xác nhu cầu và đưa ra bài toán kinh doanh

Trước khi xây dựng phần mềm quản lý nhà hàng mọi người chủ doanh nghiệp đều cần hiểu rõ mình đang làm gì, muốn làm gì và những điều đạt được sau khi thực hiện xong quá trình. 

Trước hết, mô hình nhà hàng mà bạn đang kinh doanh thuộc nhóm nào dưới đây?

• Nhà hàng truyền thống, quán ăn nhỏ, quán ăn tự chọn món (buffet), chuỗi bán đồ ăn F&B…
• Cửa hàng chỉ bán tại chỗ hay có kết hợp bán hàng online
• Nhà hàng chỉ có 1 địa chỉ hay có nhiều chi nhánh
• Số lượng nhân viên, cấp bậc quản lý tổng cộng bao nhiêu người sẽ tham gia sử dụng hệ thống.

Khi xác định được mô hình kinh doanh của nhà hàng, việc xây dựng phần mềm để quản lý nhà hàng thường sẽ mang đến các giải pháp:

• Quản lý quy trình order-in bếp-ra món-thanh toán
• Quản lý ra-vào của kho nguyên vật liệu
• Quản lý doanh thu, chi phí và tính lãi lỗ theo các mốc thời gian tuần/tháng/quý/năm
• Tổ chức quản lý, phân quyền và chia ca cho nhân viên
• Kết nối đa thiết bị, gọi món, thanh toán tại bàn bằng QR động

Sau khi gạch đầu dòng, xác định được mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn khoanh vùng được phạm vi và tính năng cần có, từ đó lên kế hoạch xây dựng hợp lý, tránh lãng phí thời gian và ngân sách.

Chủ nhà hàng cần xác định nhu cầu để tránh lãng phí ngân sách

2. Lập check-list các tính năng cần có trong phần mềm

Để đảm bảo phần mềm vận hành hiệu quả, chuyên nghiệp và giúp cho quá trình bán hàng được thuận lợi, nhanh chóng hơn các chủ cửa hàng mới cần tham khảo các tính năng cơ bản cần có trong phần mềm:

2.1 Quản lý quy trình bán hàng

• Tạo order tại chỗ, ghi chú chi tiết một số yêu cầu đặc biệt của khách hàng
• Gộp các bàn hoặc chia bàn, tách hóa đơn khi khách có nhu cầu
• In hoá đơn tại quầy, tại bàn, in bếp tự động
• Thanh toán tại bàn, tại quầy, tạo QR động
• Quản lý chương trình khuyến mãi: món theo combo, món tặng kèm, phụ thu ngoài giờ…

Phần mềm quản lý sẽ giúp nhà hàng tối ưu quy trình đặt món-thanh toán

2.2 Quản lý kho nguyên vật liệu

• Quản lý định lượng và thời gian xuất nhập kho của các nguyên liệu
• Quản lý định lượng nguyên liệu theo từng món ăn, tự động trừ lượng nguyên liệu tương đương khi bán ra các món
• Đưa ra cảnh báo tồn kho và cảnh báo nguyên liệu cần bổ sung

2.3 Quản lý tài chính

• Báo cáo tự động doanh thu theo chi phí xuất nhập và các chi phí vận hành để tính lợi nhuận theo ca/ngày/tuần/tháng/năm
• Báo cáo chi tiết theo từng đầu mục: Các món bán chạy theo khung giờ, theo ngày hoặc theo các chương trình khuyến mãi
• Tích hợp xuất hoá đơn nhanh chóng và xuất hoá đơn điện tử chuẩn theo Nghị định 70 để tránh vướng vào một số vấn đề pháp lý

Đừng bỏ lỡ: Bảng giá phần mềm bán hàng cho doanh nghiệp vừa và lớn mới nhất 2025

2.4 Quản lý nhân viên

• Tạo tài khoản và chia các chức năng, phân quyền cho từng nhân viên
• Ghi nhận các lịch sử thao tác: gọi món, đặt bàn, đổi món, huỷ món, thanh toán…
• Phân chia ca làm việc, tính lương

2.5 Quản lý đơn hàng online

• Đơn từ các app gọi đồ ăn tự động nhận và in bếp mà không cần nhân viên
• Đồng bộ với các app giao hàng

2.6 Quản lý khách hàng

• Lưu lịch sử đơn hàng theo tên và số điện thoại khách hàng
• Tích điểm và tặng voucher hay các chương trình sinh nhật đặc biệt
• Tạo ra các mốc như khách hàng vàng, khách hàng kim cương, VIP… để tăng trải nghiệm khách hàng và khả năng quay lại của họ

Khách hàng có thể tích điểm và hưởng thêm nhiều ưu đãi từ nhà hàng

3. Lựa chọn công nghệ và nền tảng dựa theo quy mô và ngân sách

Có nhiều loại phần mềm nhưng chủ yếu để quản lý nhà hàng sẽ bao gồm 5 dạng chính là:

• POS offline: Phần mềm offline, cài đặt và chạy cục bộ tại cửa hàng mà không cần internet phù hợp với quán ăn nhỏ và siêu thị
• Web-based POS: Sử dụng trình duyệt, hoạt động online/offline trên trình duyệt Chrome, Safari, Cốc cốc…
• Mobile app POS: Dễ dàng cài đặt trên điện thoại và máy tính bảng, thuận tiện cho gọi món và thu ngân cho các nhà hàng, quán ăn
• Cloud POS: Phần mềm quản lý nhà hàng sử dụng lưu trữ đám mây cho cửa hàng có nhiều chi nhánh hoặc các chuỗi F&B

Để xây dựng hoàn toàn mới một phần mềm quản lý cho nhà hàng chủ cửa hàng có thể tốn kém từ chục đến hàng trăm triệu đồng tuỳ theo yêu cầu và quy mô nhà hàng. Một số chi phí cơ bản như sau:

• Lập trình phần mềm (thuê khoán hoặc thuê nhân viên IT code theo yêu cầu) từ 30 - 100 triệu
• Mua giao diện & UX khoảng 10 - 30 triệu
• Các chi phí bảo trì / hosting / bản quyền phát sinh trong quá trình vận hành có thể chiếm từ 1 - 5 triệu/tháng
• Thiết bị đi kèm (máy in, máy POS) các thiết bị cứng có thể cần một hoặc vài thiết bị tốn khoảng 5 - 20 triệu.

Xem thêm: 10+ phần mềm bán hàng tính năng nâng cao hiệu quả, giá tốt nhất hiện nay

4. Chạy thử và vận hành chính thức

Sau khi bài toán đã được nhân viên IT giải và xây dựng phần mềm quản lý nhà hàng đúng theo yêu cầu thì chủ cửa hàng sẽ cần:

• Có các buổi đào tạo nhân viên, hướng dẫn các thao tác cơ bản và một số lỗi thường gặp để hạn chế
• Theo dõi và xử lý các sự cố trong thời gian 1 tuần - 1 tháng chạy thử
• Cập nhật và đưa ra phản hồi thay đổi cho bên code để chỉnh sửa hoặc thay thế các tính năng nếu nhận thấy không phù hợp sau khi đưa vào vận hành
• Đưa phần mềm vào vận hành chính thức và cập nhật định kỳ/thường xuyên các tính năng.

Nếu nhà hàng có quy mô lên đến vài chục nhân viên thì việc đầu tư chi phí để xây dựng phần mềm là hoàn toàn xứng đáng. Tuy nhiên, nếu mô hình kinh doanh nhà hàng truyền thống, đơn giản với một cơ sở, không có nhiều ngân sách và không có nhiều thời gian để vận hành quy trình thì chủ cửa hàng nên tham khảo các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp.

Nhân viên sẽ cần làm quen với phần mềm mới từ 1 tuần đến 1 tháng

5. Xây dựng phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp với POS365

Thay vì tốn kém xây dựng phần mềm từ đầu, nhiều chủ nhà hàng đã chọn POS365 – giải pháp phần mềm quản lý chuyên nghiệp, phù hợp với mọi mô hình kinh doanh ăn uống hiện đại. Với giao diện dễ dùng, tính năng đầy đủ và hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật 24/7, POS365 đã được triển khai tại hàng ngàn cơ sở trên toàn quốc.

POS365 giúp tiết kiệm 80% thời gian và chi phí so với tự phát triển phần mềm, đồng thời đảm bảo bạn luôn có công cụ chuyên nghiệp, bảo mật và dễ mở rộng khi kinh doanh phát triển.

• Order nhanh – in bếp thông minh: Nhân viên order tại bàn; hoá đơn in món tự động theo khu vực bếp/bar; chuyển/gộp/tách bàn linh hoạt; thanh toán bằng QR động tại bàn
• Quản lý kho nguyên vật liệu chính xác: Quản lý đầu vào và tự động trừu nguyên liệu khi bán món ra
• Báo cáo doanh thu – chi phí – lợi nhuận minh bạch tự động: Thống kê các món bán chạy, giờ cao điểm
• Quản lý nhân viên hiệu quả: Phân quyền rõ từng vai trò và quyền hạn được sử dụng trong phần mềm
• Hỗ trợ in hóa đơn và xuất hóa đơn điện tử chuẩn theo Nghị định 70 NĐ/CP
• Hỗ trợ đa nền tảng, đa thiết bị và quản lý từ xa

Pos365 là phần mềm quản lý lý tưởng cho các nhà hàng và mô hình F&B

Nếu bạn đang tìm cách xây dựng phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp – tiết kiệm – dễ triển khai, thì POS365 chính là giải pháp lý tưởng. Không chỉ sở hữu đầy đủ tính năng như phần mềm riêng, POS365 còn giúp bạn tiết kiệm chi phí vận hành, bắt đầu nhanh, quản lý hiệu quả, dễ mở rộng theo quy mô kinh doanh.