Kinh nghiệm kinh doanh

Tính toán chi phí mở quán bar không chỉ để phòng tránh tình trạng lỗ vốn trước khi khởi nghiệp mà còn là bước đầu tiên bất kỳ nhà đầu tư nào cũng phải thực hiện. Việc dự trù chi phí rõ ràng giúp bạn tránh rủi ro, kiểm soát vốn và đảm bảo quán vận hành hiệu quả ngay từ ngày đầu mở cửa để dần đạt được tới thời điểm hoàn vốn và kinh doanh bền vững có lãi.

1. Tại sao cần tính toán chi phí mở quán bar trước khi đầu tư

Kinh doanh quán bar là lĩnh vực đầy tiềm năng lợi nhuận nhưng cũng chứa nhiều rủi ro tài chính. Rất nhiều nhà đầu tư thất bại không phải vì thiếu ý tưởng, mà vì không dự trù đúng chi phí mở quán bar ngay từ đầu. Một bản kế hoạch tài chính rõ ràng giúp bạn kiểm soát dòng tiền, xác định vốn cần huy động, phân bổ ngân sách hợp lý và tránh tình trạng “cháy vốn” khi quán chưa sinh lời.

Tính toán kỹ chi phí còn giúp bạn đưa ra mức giá bán phù hợp, dự đoán điểm hòa vốn và thời gian thu hồi vốn đầu tư. Đây là bước bắt buộc nếu bạn muốn khởi nghiệp bền vững trong ngành giải trí – dịch vụ đòi hỏi vốn cao và tính chuyên nghiệp như quán bar.

Cần tính toán chi phí mở quán bar trước khi đầu tư

Cần tính toán chi phí mở quán bar trước khi đầu tư

2. Cụ thể các loại chi phí cần chuẩn bị khi mở quán bar

Để quản lý tốt, bạn nên chia chi phí mở quán bar thành 4 nhóm chính:

  • Chi phí đầu tư ban đầu: bao gồm mặt bằng, thiết kế, trang thiết bị, giấy phép.

  • Chi phí vận hành: tiền lương nhân viên, nhập nguyên liệu, điện nước, bảo trì.

  • Chi phí marketing: quảng bá thương hiệu, sự kiện khai trương, chạy quảng cáo.

  • Chi phí dự phòng: cho các tình huống phát sinh như hỏng thiết bị, kiểm tra hành chính.

Việc phân nhóm rõ ràng giúp bạn chủ động hơn trong việc lên kế hoạch dòng tiền và quản lý rủi ro tài chính trong những tháng đầu kinh doanh. Cụ thể như sau:

2.1 Chi phí đầu tư ban đầu

Chi phí đầu tư ban đầu trong kinh doanh quán bar là tổng số tiền bạn cần bỏ ra trước khi quán chính thức đi vào hoạt động, bao gồm tất cả các khoản chi để xây dựng, trang bị, hoàn thiện và chuẩn bị vận hành quán. Đây là bước “khởi động” quan trọng, quyết định phần lớn đến quy mô, phong cách và khả năng sinh lời của quán sau này.

Chi phí thuê mặt bằng quán bar

Mặt bằng là yếu tố quyết định đến hình ảnh và lượng khách. Trung bình, chi phí thuê mặt bằng chiếm từ 20–30% tổng vốn đầu tư.

  • Khu trung tâm: 50–200 triệu/tháng, phù hợp với bar sang trọng, có thương hiệu.

  • Khu vực lân cận hoặc ngoại thành: 20–60 triệu/tháng, phù hợp cho quán nhỏ, bar mini.

Khi ký hợp đồng thuê, nên lưu ý chi phí đặt cọc, sửa chữa, cải tạo và thời hạn thuê ít nhất 2–3 năm để ổn định kinh doanh. Ngoài ra, cần khảo sát kỹ khu vực xung quanh – tránh vị trí gần trường học hoặc khu dân cư yên tĩnh vì có thể bị hạn chế hoạt động đêm.

Xem thêm: 5 ý tưởng kinh doanh quán bar: Xu hướng giải trí hiện đại và tiềm năng sinh lời cao

Chi phí thiết kế và thi công nội thất quán bar

Không gian là “linh hồn” của quán bar. Một thiết kế độc đáo sẽ giúp tạo dấu ấn và giữ chân khách hàng.

  • Thiết kế nội thất: 300.000 – 800.000 VNĐ/m² tùy phong cách (hiện đại, industrial, tropical...).

  • Thi công hoàn thiện: 4 – 8 triệu VNĐ/m², bao gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng, sàn, quầy bar, khu VIP...

Nếu bạn đầu tư bài bản cho quán diện tích 100–150m², chi phí thiết kế và thi công dao động từ 300–800 triệu đồng. Lưu ý: nên làm việc với đơn vị chuyên thiết kế bar – lounge để đảm bảo âm học, hệ thống điện và ánh sáng phù hợp tiêu chuẩn hoạt động ban đêm.

Chi phí trang thiết bị, dụng cụ và nguyên vật liệu

Đây là nhóm chi phí lớn thứ hai trong tổng vốn đầu tư. Bao gồm:

  • Dàn âm thanh, loa, bàn DJ, mixer: 150–300 triệu.

  • Quầy bar, tủ lạnh, máy pha chế, ly tách, dụng cụ pha đồ uống: 50–150 triệu.

  • Ghế, bàn, đèn, sofa, trang trí: 100–200 triệu.

  • Nguyên vật liệu ban đầu: rượu, bia, nước ngọt, trái cây, đá viên… khoảng 30–50 triệu.

Tổng chi phí cho hạng mục này thường dao động từ 200–500 triệu đồng, tùy quy mô và mức đầu tư.

Chi phí đăng ký kinh doanh, giấy phép và pháp lý

Để hoạt động hợp pháp, bạn cần hoàn thiện đầy đủ thủ tục pháp lý. Các khoản chi cơ bản gồm:

  • Giấy phép đăng ký kinh doanh quán bar: 1–2 triệu VNĐ.

  • Giấy phép an ninh trật tự: 3–5 triệu VNĐ.

  • Giấy phép phòng cháy chữa cháy (PCCC): 5–10 triệu VNĐ.

  • Giấy phép bán rượu bia tiêu dùng tại chỗ: 5–15 triệu VNĐ.

Ngoài ra, bạn có thể mất thêm chi phí dịch vụ nếu thuê đơn vị làm hồ sơ trọn gói. Tổng chi phí pháp lý trung bình từ 20–50 triệu đồng.

Chi phí nhân sự và đào tạo

Để vận hành hiệu quả, quán bar cần đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp:

Vị trí

Số lượng

Lương trung bình/tháng

Quản lý

1

15–25 triệu

Bartender

2–3

10–15 triệu

Phục vụ

4–6

7–10 triệu

Bảo vệ

2

6–8 triệu

Dọn vệ sinh

1–2

5–7 triệu

Tổng chi phí nhân sự mỗi tháng khoảng 100–200 triệu đồng, chưa kể chi phí đào tạo và đồng phục. Giai đoạn đầu, bạn có thể tiết kiệm bằng cách kiêm nhiệm nhiều vai trò hoặc thuê part-time.

2.2 Chi phí vận hành

Chi phí vận hành của quán bar là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh hàng tháng để duy trì hoạt động kinh doanh sau khi quán đã đi vào hoạt động. Đây là phần ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận ròng và dòng tiền thực tế của chủ đầu tư.

Chi phí bảo trì, vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị

Bao gồm:

  • Vệ sinh quầy bar, khu vực khách, nhà vệ sinh hàng ngày.

  • Bảo trì định kỳ dàn âm thanh, đèn chiếu sáng, điều hòa, tủ lạnh.

  • Sửa chữa, thay thế vật dụng hư hỏng.

Chi phí này thường dao động 5–10 triệu đồng/tháng, nhưng cần duy trì đều đặn để đảm bảo chất lượng dịch vụ và tuổi thọ thiết bị.

Chi phí nhập nguyên liệu

Bao gồm toàn bộ các nguyên liệu pha chế và tiêu hao mỗi ngày:

  • Rượu, bia, cocktail base (vodka, gin, rum, tequila...)

  • Trái cây, syrup, nước ngọt, đá viên, đồ ăn nhẹ

  • Các vật dụng tiêu hao: ống hút, khăn giấy, ly...

Mức chi phí này thường chiếm 20–25% doanh thu hàng tháng, tương đương 30–70 triệu đồng/tháng với quán bar quy mô vừa. Để tiết kiệm, bạn nên xây dựng chuỗi cung ứng ổn định, chọn nhà cung cấp cố định và theo dõi tồn kho bằng phần mềm POS để tránh thất thoát.

Không thể bỏ lỡ: Những lưu ý trong quy trình đóng mở quầy bar bạn không nên bỏ qua

Chi phí điện, nước và internet

Quán bar sử dụng rất nhiều thiết bị điện như hệ thống đèn, âm thanh, điều hòa, tủ lạnh, nên hóa đơn hàng tháng khá cao.

  • Điện: 10–15 triệu/tháng

  • Nước: 2–5 triệu/tháng

  • Internet, truyền hình, phần mềm POS: 1–2 triệu/tháng

Tổng cộng khoảng 15–20 triệu/tháng. Bạn nên lắp thiết bị tiết kiệm điện và có kế hoạch vận hành hợp lý (ví dụ, tắt bớt đèn khi không có khách).

Chi phí vận hành có thể lấy từ doanh thu tháng trước

Chi phí vận hành có thể lấy từ doanh thu tháng trước

2.3 Chi phí marketing và truyền thông khai trương

Ngay cả khi quán bar có không gian đẹp, bạn vẫn cần quảng bá để thu hút khách. Chi phí marketing ban đầu nên chiếm 10–15% tổng vốn đầu tư, bao gồm:

  • Chạy quảng cáo mạng xã hội (Facebook, TikTok, Instagram).

  • Booking KOL/KOC tham dự sự kiện khai trương.

  • Tổ chức minigame, tặng voucher, set đồ uống ưu đãi.

  • Thiết kế logo, biển hiệu, menu và website.

Một chiến dịch khai trương hiệu quả giúp quán nhanh chóng thu hút lượng khách trung thành và tạo hiệu ứng truyền miệng mạnh mẽ.

Chi phí marketing ban đầu nên chiếm 10–15% tổng vốn đầu tư

Chi phí marketing ban đầu nên chiếm 10–15% tổng vốn đầu tư

2.4 Chi phí dự phòng

Chi phí dự phòng trong kinh doanh quán bar là khoản tiền được dành riêng để xử lý các tình huống phát sinh bất ngờ trong quá trình hoạt động — những sự cố không nằm trong kế hoạch nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu hoặc hoạt động kinh doanh nếu không xử lý kịp thời.

  • Chi phí sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng: Dàn âm thanh, mixer, bàn DJ, micro, đèn sân khấu, tủ lạnh, máy pha chế có thể gặp vấn đề và cần sửa chữa.

  • Chi phí phát sinh khi bị kiểm tra hành chính: Trong trường hợp bị nhắc nhở hoặc phải bổ sung hồ sơ, nâng cấp PCCC, nộp phạt vi phạm hành chính nhỏ.

  • Chi phí cho tình huống kinh doanh bất ngờ: Doanh thu giảm đột ngột do dịch bệnh, kiểm tra, sự kiện đặc biệt; Hư hỏng nguyên liệu, rượu, bia hoặc hàng hóa tồn kho quá hạn; Khách hủy tiệc đặt trước, sự kiện bị hoãn, chi phí hoàn vé/hoàn cọc.

  • Chi phí bảo hiểm và an toàn: Bảo hiểm cháy nổ, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm lao động.

  • Chi phí kiểm tra an toàn định kỳ: bình cứu hỏa, hệ thống điện, camera, máy lạnh….

3. Cách lập kế hoạch tài chính và quản lý chi phí hiệu quả

Để vận hành quán bar bền vững, bạn cần có kế hoạch cho chi phí mở quán bar:

  • Lập bảng kế hoạch tài chính chi tiết: bao gồm chi phí đầu tư, vận hành và dòng tiền dự kiến 12 tháng.

  • Dự trù vốn lưu động ít nhất 3–6 tháng, phòng trường hợp doanh thu chưa ổn định.

  • Theo dõi chi phí bằng phần mềm quản lý POS như POS365, giúp bạn ghi nhận doanh thu – chi phí, kiểm kê nguyên liệu và kiểm soát tồn kho chính xác.

  • Đánh giá lại hiệu quả đầu tư định kỳ, tối ưu chi phí không cần thiết (quảng cáo không hiệu quả, nhân sự dư thừa...).

Một hệ thống quản lý tốt giúp bạn dễ dàng phát hiện thất thoát, tính toán lợi nhuận theo từng loại đồ uống và đưa ra chiến lược giá hợp lý.

Bạn cần có kế hoạch tài chính cho chi phí mở quán bar

Bạn cần có kế hoạch tài chính cho chi phí mở quán bar

Chi phí mở quán bar là yếu tố quyết định thành công hay thất bại của một nhà đầu tư. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng về vốn, quản lý chi tiêu hợp lý và dự trù rủi ro sẽ giúp bạn khởi nghiệp an toàn, tránh tình trạng “vỡ trận” sau vài tháng hoạt động. Nếu bạn đang có ý định mở quán bar, hãy bắt đầu bằng việc lập kế hoạch tài chính chi tiết và chọn công cụ quản lý phù hợp. Một phần mềm như POS365 có thể giúp bạn kiểm soát chi phí, theo dõi doanh thu và đảm bảo quán hoạt động trơn tru – nền tảng vững chắc để phát triển lâu dài.