Cách sử dụng và tận dụng tối phần mềm quản lý bán hàng

Hệ thống điểm bán hàng ( hay thường gọi là POS ) bao gồm máy bán hàng, phần mềm quản lý bán hàng và một số thiết bị ngoại vi khác như máy in, máy quét mã vạch… POS có một vai trò vô cùng quan trọng đối với các cửa hàng, nhà hàng hay quán cafe karaoke. Từ việc thanh toán và in hóa đơn đến theo dõi hàng tồn kho của bạn, lưu trữ thông tin khách hàng. Một giải pháp quản lý bán hàng tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn hoạt động một cách trơn chu nhất.

Nhưng một công cụ thật sự tốt hay không còn tùy thuộc vào người sử dụng nó như thế nào. Chính vì vậy việc bạn nắm rõ được các thông tin về hệ thống bán hàng ,phần mềm quản lý bán hàng là vô cùng quan trọng để bạn có thể tận dụng được tối đa sức mạnh của nó.

Mỗi một ngành nghề kinh doanh sẽ có các nghiệp vụ bán hàng khác nhau, vì vậy sẽ không có câu trả lời chung về cách sử dụng POS sao cho chính xác. Nhưng hầu hết các nhà cung cấp POS hiện đại ngày nay đều có thể đáp ứng tốt được đầy đủ các nhu cầu của tất cả các ngành nghề để bạn có thể vận hành doanh nghiệp của bạn.

Bài viết này POS365 sẽ làm sáng tỏ một số vấn đề và cung cấp các mẹo về cách tận dụng tối đa hệ thống bán hàng của mình.

Sử dụng hệ thống quản lý bán hàng để tăng hiệu suất bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng – POS365

Chức năng chính của hệ thống POS là bán hàng, chính vì vậy bạn cần làm màn hình bán hàng của hệ thống. Mỗi một phần mềm bán hàng sẽ có giao diện khác nhau, nhưng nhìn chung bạn sẽ nhanh chóng bán hàng qua phần mềm bằng các bước sau:

Chọn sản phẩm để bán – Đây là bước đầu tiên trong quy trình bán hàng của bạn. Tùy thuôc vào cách cài đặt của phần mềm bán hàng của bạn, việc lựa chọn hàng hóa để bán được thực hiện bằng cách:

  • Quét mã vạch của sản phẩm
  • Sử dụng chức năng tìm kiếm sản phẩm của phần mềm bán hàng ( hầu hết các phần mềm bán hàng đều có chức năng tìm kiếm sản phẩm ở thanh công cụ).
  • Chọn ngay sản phẩm hiện trên màn hình thu ngân ( Với phần mềm quản lý bán hàng POS365 hầu hết các sản phẩm đều được hiển thị sẵn ở trên màn hình mà không cần mất công tìm kiếm)

Sau khi chọn được các sản phẩm cần bán, bạn có thể tùy chọn thêm số lượng hoặc topping phù hợp với mong muốn của khách hàng.

 

Áp dụng mã giảm giá – Nếu bạn muốn giảm giá cho một sản phẩm cụ thể hoặc toàn bộ đơn hàng, bạn có thể thông qua phần mềm quản lý bán hàng để thực hiện điều này. Nếu phần mềm bán hàng của bạn không có chức năng này, hãy xem nó có cho phéo bạn điều chỉnh giá theo cách thủ công hay không.

Thanh toán – Đây là lúc khách hàng sẽ trả tiền cho các sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp. Thông thường khách hàng của bạn sẽ trả bằng tiền mặt, nhưng có khá nhiều phần mềm bán hàng chấp nhận thanh toán bằng nhiều phương thức khác như thanh toán qua thẻ, thanh toán qua ví điện tử hoặc thanh toán qua mã QR code. Với việc chấp nhận nhiều phương thức thanh toán sẽ giúp bạn chủ động hơn cho mỗi đơn hàng của mình.

Một số phương thức thanh toán khác như:

  • Thanh toán bằng thẻ quà tặng – một số cửa hàng, nhà hàng thường có ưu đãi chi ân khách hàng hoặc liên kết với các đối tác để phát hành thẻ quà tặng. Nếu bạn chấp nhận thanh toán qua thẻ quà tặng hãy đảm bảo những thẻ này được phát hành từ những nhà cung cấp có liên kết với phần mềm quản lý bán hàng của bạn. Từ đó bạn mới có thể xác định được sự hợp lệ của những thẻ này để có thể thanh toán các sản phẩm và dịch vụ của bạn
  • Bán trả góp – là một hình thức bán hàng mà khách hàng có thể thanh toán hóa đơn của bạn theo nhiều đợt về sau mà không cần phải thanh toán ngay lúc mua hàng. Thường phương thức thanh toán này bạn cần phải có những quy định về chính sách hợp lý nhất.
  • Thanh toán qua ví điện tử – ngày nay ví điện tử phát triển khá mạnh mẽ, một số ví điện tử phổ biến như momo, zalopay, viettelpay… Việc phần mềm mềm quản lý bán hàng của bạn có tích hợp phương thức thanh toán này sẽ rất tiện lợi cho khách hàng.
  • Thanh toán qua mã QR code – với phương thức thanh toán này phần mềm bán hàng của bạn cần phải tích hợp với một đơn vị cung cấp giải pháp thanh toán qua QR code ( ví dụ: Phần mềm quản lý bán hàng POS365 tích hợp thanh toán VNPAY QR vô cùng tiện lợi). Mỗi khi thanh toán phần mềm của đối tác sẽ sinh ra một mã code, bạn chỉ cần dùng thiết bị bán hàng quét qua mã code này là đã có thể thanh toán xong hóa đơn.

Thêm ghi chú cho đơn hàng – và cuối cùng nếu khách hàng của bạn có yêu cầu gì đặc biệt với hóa đơn này, bạn cần phải viết nó ở phần ghi chú đơn đơn. Điều này khá tiện lợi khi khách hàng có thêm yêu cầu về vận chuyển, địa chỉ nhận hàng…

Thanh toán nhanh qua QR code
Thanh toán nhanh qua QR code trên máy bán hàng và phần mềm của POS365

Quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm quản lý bán hàng

Doanh thu và hàng tồn kho của bạn có một mối liên kết chặt chẽ với nhau, đó là lý do tại sao hầu hết các phần mềm quản lý bán hàng ( đặc biệt là các phần mềm quản lý điện toán đám mây) cần phải có chức năng quản lý tồn kho.

Cơ bản nhất, phần mềm quản lý bán hàng của bạn cần phải cho phép bạn thiết lập danh mục sản phẩm liệt kê các mặt hàng, thông tin về sản phẩm cũng như số lượng tương ứng. Thông thường, để nhập thông tin sản phẩm vào phần mềm quản lý bạn cần nhập thủ công từng sản phẩm một vào phần mềm hoặc một số phần mềm còn cho phép bạn nhập chúng thông qua file excel để nhập cùng lúc một số lượng lớn hàng hóa của bạn. Trường hợp này bạn cần phải có mẫu excel từ nhà cung cấp phần mềm quản lý của bạn.

Có một số phần mềm quản lý bán hàng còn thêm một số tính năng nâng cao như:

Quản lý cùng lúc nhiều cửa hàng – Điều này rất quan trọng nếu bạn đang quản lý nhiều hơn 1 cửa hàng, nhà hàng. Bạn sẽ rất muốn phần mềm quản lý của bạn có thể kiểm soát được hàng tồn kho của nhiều cửa hàng nhà hàng khác nhau ngay trên cùng một phần mềm.

Quản lý tập trung còn giúp bạn có thể điều chuyển lượng hàng hóa tồn kho qua lại các cửa hàng của bạn một cách dễ dàng, không những thế nó còn có báo cáo chi tiết mọi sự biến động về số lượng hàng hóa trong từng kho hàng của bạn.

Sẽ thật là khó khăn khi mỗi cửa hàng, nhà hàng lại sử dụng một phần mềm quản lý khác nhau. Nếu bạn đang sở hữu một chuỗi nhà hàng, cửa hàng hay đang có ý định mở rộng mô hình kinh doanh của mình, hãy đảm bảo lựa chọn một phần mềm quản lý cho phép bạn quản lý được nhiều chi nhánh khác nhau trên cùng một phần mềm.

Quản lý tồn kho đa kênh – đối với một số nhà kinh online thì bán hàng đa kênh đang dần trở nên phổ biến. Bán hàng đa kênh khiến cho hàng hóa phân phối ở nhiều kênh bán hàng khác nhau vì vậy việc quản lý số lượng hàng hóa là khá phức tạp. Việc phần mềm quản lý bán hàng của họ có chức năng quản lý hàng hóa đa kênh sẽ khiến công việc quản lý các sản phẩm của họ trở nên dễ dàng hơn.

Quản lý số lượng hàng tồn kho – nắm rõ được số lượng của từng loại hàng hóa là vô cùng quan trọng của việc quản lý kho. Một phần mềm quản lý cần phải có thông số về số lượng mỗi hàng hóa khi nhập hàng và tồn kho rõ ràng nhất có thể để bạn kiểm soát chúng dễ dàng hơn.

Tự cân đối kho hàng – một số phần mềm quản lý bán hàng còn cho phép bạn tự động cân đối kho hàng bằng cách thiết lập lượng tồn kho an toàn, khi kho hàng của bạn vượt quá giới hạn an toàn về số lượng phần mềm sẽ gửi thông báo cho bạn hoặc tự động tạo đơn hàng giúp cân đối lại kho.

Có cách nào để quản lý khách hàng của bạn ở trên phần mềm

Khách hàng của bạn sẽ có một cái nhìn thiện cảm hơn về nhà hàng cửa hàng của bạn nếu họ được chăm sóc tri ân tốt. Để làm được điều này không phải là một chuyện đơn giản, hãy xem xét chức năng quản lý về khách hàng trên phần mềm quản lý bán hàng của bạn.

Một số tính năng cần có để quản lý khách hàng của bạn như:

Cơ sở dữ liệu khách hàng – Phần mềm quản lý của bạn cần phải thêm được các thông tin của các khách hàng, thông tin cần phải lưu như tên, tuổi, địa chỉ và lịch sử các lần mua hàng của họ.

Nhóm khách hàng – Việc có thể tạo các nhóm hoặc phân khúc khách hàng cũng rất cần thiết, vì điều này sẽ cho phép bạn dễ dàng tạo các tin nhắn và chương trình khuyến mãi phù hợp. Ví dụ: bạn có thể tạo một nhóm cho người mua sắm VIP khi bạn muốn gửi các chương trình đặc biệt tới họ.

Khách hàng thân thiết – khách hàng thân thiết là một bộ phận quan trọng của sự phát triển của bạn, vì vậy bạn cần có những chương trình ưu đãi đặc biệt đối với những người này. Đảm bảo phần mềm quản lý của bạn có tích hợp chức năng quản lý khách hàng thân thiết. Nếu phần mềm của bạn không có hãy nhanh chóng tìm kiếm tích hợp từ bên thứ 3.

Báo cáo thống kê

Các phần mềm quản lý hiện đại đều có hỗ trợ nhiều mẫu báo cáo khác nhau, mỗi loại báo cáo sẽ phục vụ cho một mục đích phân tích tình hình kinh doanh khác nhau. Mỗi ngành nghề kinh doanh lại cần có những loại báo cáo thống kê khác nhau, các bạn cần tìm hiểu rõ phần mềm quản lý bán hàng của mình hỗ trợ sẵn những mẫu báo cáo nào.

Những báo cáo cơ bản cần có:

Báo cáo số lượng hàng hóa – Bạn luôn cần kiểm soát số lượng các nguyên liệu, sản phẩm trong cửa hàng, nhà hàng của mình. Vì vậy đây là loại báo cáo bạn cần dùng nhiều nhất.

Báo cáo bán hàng – với báo cáo này bạn sẽ tổng hợp được tình hình bán hàng chi tiết theo từng ngày hoặc hàng tuần tùy theo ý muốn của bạn.

Báo cáo nhập hàng – cho bạn biết thời gian, số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu mà bạn đã nhập vào.

Báo cáo công nợ – thể hiện các khoản công nợ chi tiết

Chức năng báo cáo thống kê
Chức năng báo cáo thống kê

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 có nhiều loại báo cáo chi tiết, giúp bạn dễ dàng xuất ra các file excel thể thống kê và quản lý. Đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại đây: https://taikhoan.pos365.vn

Cách sử dụng và tận dụng tối phần mềm quản lý bán hàng
Bình chọn bài viết