Hầu hết các chủ quán đều có thói quen kiểm soát cực kỳ gắt gao những nguyên liệu đắt tiền như thịt bò, cá, hải sản... Thế nhưng, chúng ta lại thường bỏ ngỏ, để nhân viên lấy khăn lạnh, hộp xốp, túi nilon hay ly nhựa một cách "thoải mái" mà không hề ghi chép. Bạn có biết, những món đồ lặt vặt này chính là những khoản "chi phí chìm" đang âm thầm ăn mòn lợi nhuận của quán mỗi ngày nếu không có biện pháp kiểm soát chặt chẽ? Hãy cùng tìm hiểu nguyên nhân và cách quản lý triệt để vật tư tiêu hao trong bài viết dưới đây.
Tại sao khăn lạnh, bao bì, hộp xốp lại là "lỗ hổng" gây thất thoát lớn?
Khăn lạnh, hộp xốp, ly nhựa hay túi nilon là những vật tư nhỏ nhưng lại chính là “điểm rò rỉ tiền” phổ biến trong nhiều quán ăn. Nguyên nhân không nằm ở giá trị từng món, mà ở cách chúng bị sử dụng và quản lý hàng ngày.
Tâm lý "đồ lặt vặt, giá rẻ nên không cần quản"
Nhiều chủ quán và cả nhân viên đều mang chung một tâm lý: thấy 1 cái hộp xốp xôi, 1 cái khăn lạnh hay cái ly nhựa chỉ đáng giá vài trăm đến hơn một ngàn đồng nên coi nhẹ việc quản lý. Thiếu một vài cái cuối ngày cũng chẳng ai bận tâm tìm hiểu lý do.
Tuy nhiên, kinh doanh hàng ăn uống là bài toán của sự tích tiểu thành đại. Hãy thử làm một phép tính đơn giản: Giả sử quán của bạn mỗi ngày hao hụt 20 hộp xốp (giá 600đ/hộp) và 30 chiếc khăn lạnh (giá 1.000đ/chiếc) do nhân viên lấy thừa, làm hỏng hoặc khách xin thêm. Mỗi ngày bạn mất 42.000đ. Một tháng con số này là hơn 1.200.000đ. Và một năm, bạn đã vứt qua cửa sổ hơn 15.000.000đ tiền lãi ròng chỉ vì những món đồ "lặt vặt, giá rẻ".
Đặc thù dễ hư hỏng, hao hụt trong quá trình sử dụng
Bao bì, đồ nhựa và khăn ướt là những vật tư rất dễ bị hư hao trong quá trình lưu kho. Khăn lạnh để ngoài nhiệt độ phòng quá lâu hoặc bảo quản không tốt sẽ bị khô, rách màng bọc dẫn đến không thể bán cho khách. Hộp xốp, ly nhựa lại cực kỳ dễ bị móp méo, nứt vỡ hoặc dính chặt vào nhau. Trong giờ cao điểm đông khách, nhân viên lấy đồ vội vàng làm rách, hỏng móp thì tiện tay vứt luôn vào thùng rác mà không báo lại quản lý.
Ngoài ra, một nguyên nhân tế nhị khác là tình trạng nhân viên tự ý sử dụng túi nilon, khăn lạnh của quán cho mục đích cá nhân mà không ai hay biết.
Tại sao khăn lạnh, bao bì, hộp xốp lại là "lỗ hổng" gây thất thoát lớn?
Tặng kèm "vô tội vạ" cho khách hàng
Khách mua một phần cơm nhưng xin thêm 3 - 4 cái khăn lạnh, hay mua một ly nước nhưng xin thêm 2-3 túi nilon để đựng đồ mang về... Đây là chuyện xảy ra hàng ngày ở bất kỳ quán ăn nào. Vì muốn chiều khách và tránh phiền phức, nhân viên thường gật đầu đưa luôn mà không kiểm soát, cũng không tính tiền thêm vào hóa đơn. Thói quen này diễn ra trong thời gian dài chính là một lỗ hổng lớn làm hụt tiền túi của chủ quán.
Bí quyết quản lý kho vật tư tiêu hao chặt chẽ, không lo thất thoát
Để tránh những thất thoát âm thầm từ khăn lạnh, hộp xốp hay ly nhựa, chủ quán cần xây dựng quy trình quản lý vật tư tiêu hao rõ ràng ngay từ đầu. Một vài nguyên tắc đơn giản dưới đây sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ số lượng sử dụng và hạn chế tối đa tình trạng hao hụt.
Quy hoạch lại không gian lưu trữ và người phụ trách
Sai lầm phổ biến ở nhiều quán ăn là để khăn lạnh, hộp xốp, ly nhựa hay túi nilon ở khắp nơi từ bếp, quầy pha chế đến quầy thu ngân để “ai tiện đâu lấy đó”. Khi không có điểm quản lý tập trung, việc kiểm soát số lượng tiêu hao gần như không thể thực hiện.
Cách hiệu quả hơn là bố trí một khu vực lưu trữ riêng (kho nhỏ hoặc tủ có khóa) dành cho các vật tư này. Mỗi ca làm việc chỉ định một người phụ trách nhận và cấp phát – thường là thu ngân hoặc tổ trưởng ca. Đầu ca, người này nhận số lượng vật tư theo định mức và xuất ra quầy sử dụng. Cuối ca, quản lý chỉ cần đối chiếu lượng còn lại với lượng đã xuất để biết mức tiêu hao thực tế và nhanh chóng phát hiện chênh lệch.
Thiết lập định mức sử dụng chuẩn cho từng món ăn
Để tránh tình trạng nhân viên lấy đồ tùy ý, quán cần xây dựng định mức vật tư rõ ràng cho từng loại món. Ví dụ:
- 1 phần cơm hộp mang đi = 1 hộp xốp + 1 đôi đũa + 1 thìa nhựa + 1 túi nilon
- 1 ly cà phê mang đi = 1 ly nhựa + 1 nắp + 1 ống hút + 1 túi chữ T
- Khách ăn tại chỗ = 1 khăn lạnh/người (khăn thứ hai tính thêm phí)
Khi có quy định cụ thể, nhân viên chỉ cần làm theo định mức, từ đó hạn chế việc lấy thừa hoặc đưa thêm vật tư không cần thiết.
Bí quyết quản lý kho vật tư tiêu hao chặt chẽ, không lo thất thoát
Phân loại rõ đồ bán và đồ tặng kèm
Một nguyên tắc quan trọng là tách bạch rõ ràng giữa vật tư bán và vật tư tặng kèm. Ví dụ, khăn lạnh có thể được xem là mặt hàng tính tiền (trừ khi quán đang chạy chương trình miễn phí), trong khi hộp xốp hay túi mang về đã được tính vào giá món ăn.
Nếu khách yêu cầu thêm hộp xốp, túi hoặc vật dụng ngoài định mức, thu ngân nên tính thêm một khoản phụ thu nhỏ (chẳng hạn 2.000 - 3.000 đồng/hộp). Quy định minh bạch không chỉ giúp nhân viên dễ xử lý mà còn tránh tình trạng phát sinh chi phí bao bì ngoài kiểm soát.
Quản lý chính xác bao bì, khăn lạnh bằng phần mềm quản lý bán hàng
Kiểm đếm thủ công hàng trăm chiếc hộp xốp, ly nhựa mỗi tối là công việc cực kỳ mệt mỏi và dễ sai sót. Cách dễ nhất và chuyên nghiệp nhất hiện nay mà nhiều chủ quán đang áp dụng là sử dụng các hệ thống quản lý kho nhà hàng để tự động hóa khâu kiểm soát các vật tư lặt vặt này.
Thiết lập tính năng "Định lượng nguyên liệu/vật tư"
Với các phần mềm như POS365, bạn chỉ cần cài đặt công thức định lượng một lần duy nhất. Ví dụ, khi thu ngân bấm thanh toán 1 ly trà sữa take-away, hệ thống phần mềm sẽ tự động trừ đi trong kho: 1 ly nhựa + 1 nắp cầu + 1 ống hút.
Chủ quán hoàn toàn không cần cặm cụi đếm tay mỗi cuối ngày nữa. Bạn chỉ cần mở ứng dụng quản lý trên điện thoại là xem được ngay báo cáo tồn kho hộp xốp, ly nhựa, túi nilon còn chính xác bao nhiêu cái, bán ra bao nhiêu cái vô cùng nhàn nhã.
Cảnh báo tồn kho tối thiểu, nhập hàng kịp thời
Chắc hẳn chủ quán nào cũng từng trải qua cảnh đang giữa giờ cao điểm trưa đông khách thì bỗng dưng... hết sạch hộp xốp đựng đồ mang về. Lúc này lại lật đật sai nhân viên chạy ra tiệm tạp hóa mua lẻ với giá đắt đỏ gấp đôi, vừa tốn kém vừa làm chậm tiến độ phục vụ.
Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn chấm dứt tình trạng này bằng tính năng cảnh báo tồn kho. Khi số lượng ly nhựa, hộp xốp trong kho giảm xuống dưới mức tối thiểu (ví dụ còn dưới 50 cái), phần mềm sẽ báo đỏ để bạn biết và lên đơn gọi nhà cung cấp giao hàng ngay lập tức.
Quản lý chính xác bao bì, khăn lạnh bằng phần mềm quản lý bán hàng
Quản lý hàng lỗi, hàng hỏng rõ ràng
Trong thực tế vận hành, chắc chắn sẽ có lúc ly bị nứt, hộp xốp bị bẹp không dùng được. Thay vì nhân viên vứt thẳng vào thùng rác gây âm kho, bạn có thể yêu cầu nhân viên thao tác "Xuất hủy" ngay trên phần mềm và ghi chú rõ lý do (ví dụ: ly móp do vận chuyển, khăn lạnh bị rách...). Việc này giúp kho hàng của bạn luôn khớp số lượng, đồng thời giúp bạn nắm được tỷ lệ hao hụt do lỗi thao tác để kịp thời nhắc nhở, đào tạo lại nhân viên.
Khăn lạnh, bao bì, hộp xốp tuy nhỏ và có giá trị thấp, nhưng nếu lơi lỏng quản lý, chúng sẽ tích tụ thành những khoản thất thoát không hề nhỏ mỗi tháng. Quản lý vật tư tiêu hao một cách khoa học, chặt chẽ chính là con đường ngắn nhất và trực tiếp nhất để gia tăng biên lợi nhuận cho quán ăn của bạn.
Đừng để những khoản "tiền lẻ" bốc hơi lãng phí. Hãy áp dụng ngay các quy trình kiểm soát kết hợp cùng công nghệ quản lý định lượng tự động từ phần mềm quản lý cho nhà hàng POS365 để giải phóng thời gian, dọn dẹp triệt để lỗ hổng chi phí và tập trung 100% tâm trí vào việc phát triển kinh doanh.
