Câu chuyện kinh doanh

Mô hình kinh doanh của bạn càng lớn thì số lượng hàng hóa của bạn càng khổng lồ và bạn rất khó để có thể kiểm soát chi tiết. Chính vì thế sẽ xảy ra những trường hợp nhầm lẫn, thất thoát hàng hóa.

Cách quản lý hàng hóa hiệu quả đẩy mạnh doanh thu cửa hàng

Để đảm bảo hoạt động kinh doanh mượt mà, trơn tru. POS365 sẽ giúp bạn tìm hiểu nguyên nhân thất thoát và cách quản lý hàng hóa tại cửa hàng một cách chi tiết trong nội dung sau đây.

I. Nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát hàng hóa

Do hàng hóa thường có đặc điểm tương đối đa dạng về mẫu mã và số lượng lớn. Thế nên việc nhầm lẫn hay thất thoát xảy ra khá phổ biến. Vì vậy nếu muốn kiểm soát việc này, bạn cần phải tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp kịp thời để không gặp phải những hậu quả nghiêm trọng. 

1.1. Tác động bên trong

Tác động bên trong thường do quy trình quản lý hàng hóa và cách phân quyền quản lý cho nhân viên chưa cụ thể, rõ ràng nên gặp phải những vấn đề như:

  • Không chính xác trong việc kiểm kê hàng hóa

  • Gắn sai mã vạch giữa các sản phẩm với nhau

  • Sắp xếp hàng hóa không có tính logic khiến việc tìm kiếm, cất trữ trở nên khó khăn

  • Công tác kiểm soát lỏng lẻo gây thiếu hụt hàng hóa

  • Do nhân viên trục lợi từ các chương trình khuyến mãi thẻ khách hàng.

  • Thất thoát doanh thu do nhân viên không trung thực


Tác động bên trong gây thất thoát hàng hóa

Tác động bên trong gây thất thoát hàng hóa

1.2. Tác động bên ngoài

  • Khách hàng lấy cắp (Đặc biệt là các hàng hóa nhỏ như phụ kiện dễ cho vào túi)

  • Khách hàng cố tình thay đổi tem dán để làm cho nhân viên tính sai

  • Khách hàng dùng ngay tại chỗ mà không thanh toán


Tác động bên ngoài gây thất thoát hàng hóa

Tác động bên ngoài gây thất thoát hàng hóa

Có thể thấy 2 tác động trên đều gây thất thoát hàng hóa không hề nhỏ. Vì vậy sau khi đã tìm ra nguyên nhân, bước tiếp theo chúng ta cần cần nghiên cứu và áp dụng các giải pháp hiệu quả để khắc phục vấn đề này. Hãy bắt đầu với những phương pháp xây dựng, quản lý nội bộ theo trình tự.

II. Cách quản lý hàng hóa hiệu quả 

Để giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả hơn, chúng tôi đã có những giải pháp cực kỳ hiệu hiệu, đảm bảo giải quyết vấn đề thất thoát hàng hóa. Hãy áp dụng ngay lập tức để có được quy trình kinh doanh trơn tru.

2.1. Lắp đặt Camera quan sát

Giá cả cho một chiếc Camera quan sát cũng không quá cao, thế nên bạn đừng ngại mà chi thêm một khoản cho việc giám sát cửa hàng. Đặc biệt là quầy thu ngân, bạn sẽ bao quát được tất cả các hoạt động của khách hàng khi thanh toán và thái độ của nhân viên.

Lắp đặt Camera quan sát

Lắp đặt Camera quan sát

Những điều lưu ý khi lắp đặt Camera như sau:

  • Xác định số lượng Camera cần lắp

  • Nên lắp Camera tại: Quầy thu ngân, cửa ra vào và khu vực hàng hóa cửa hàng, nhất là khu vực trưng bày các sản phẩm nhỏ.

  • Chọn những camera có ống kính 3.6 để có góc quan sát rộng hơn nếu như cửa hàng của bạn nhỏ và có nhiều góc khuất.

2.2. Sắp xếp hàng hóa có logic

Sắp xếp hàng hóa cực kỳ quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn quản lý dễ dàng hơn từ mẫu mã đến số lượng sắp hết để kịp thời thay thế và bổ sung. Đây cũng là phương pháp để kích cầu tăng doanh số.

Sắp xếp hàng hóa có logic

Sắp xếp hàng hóa có logic

Bước đầu tiên để sắp xếp hàng hóa có logic, các chủ cửa hàng cần phân loại hàng hóa theo thông tin, tính năng. Đảm bảo tính linh hoạt nhưng phân chia ra từng khu vực theo tính chất sản phẩm. Việc này cũng giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm hơn.

Bạn cũng có thể sắp xếp theo hạn sử dụng. Việc này giúp bạn kiểm soát tồn kho tốt hơn. Ngoài ra dễ dàng thực hiện các chiến lược thanh lý khi hàng hóa sắp hết hạn sử dụng. Đặt các loại hàng hóa nhỏ ở gần quầy thu ngân để dễ dàng quản lý cũng như mời chào khách hàng dễ hơn.

2.3. Quản lý hàng hóa theo thông tin hạn sử dụng

Quản lý hàng hóa theo hạn sử dụng là một cách để giúp các chủ cửa hàng có thể đưa ra các giải pháp cụ thể và phù hợp để tránh được thất thoát. Vì thế bạn cần thường xuyên kiểm tra hạn sử dụng của sản phẩm. Hãy sắp xếp những sản phẩm ngắn hạn ra ngoài, dài hạn vào phía trong. Sau đó tận dụng các chiến lược quảng cáo phù hợp cho từng loại sản phẩm.

Quản lý hàng hóa theo thông tin hạn sử dụng

Quản lý hàng hóa theo thông tin hạn sử dụng

2.4. Quản lý hàng hóa bằng file Excel

Tương tự như trong việc quản lý kho, các cửa hàng thường kiểm kê và số hóa toàn bộ các thông tin liên quan đến hàng hóa, nhà cung cấp, hàng tồn kho. Bạn có thể dửng dụng các cuốn sổ tay, bảng tính, bản Excel cho những mô hình bán hàng tại chỗ. 

Quản lý hàng hóa bằng file Excel

Quản lý hàng hóa bằng file Excel

Hãy nhập liệu toàn bộ sản phẩm trong ngày đã bán, còn hàng, doanh thu tương ứng vào file tính sao cho đồng bộ với nhau. Số tiền thu được phải tương ứng với lượng hàng hóa đã bán được đê có thể quy đổi ra số lượng hàng tồn kho tại cửa hàng.

Những thông tin cần hiển thị trong một mẫu quản lý hàng hóa bằng file Excel như sau:

  • Tên sản phẩm

  • Mã sản phẩm nội bộ

  • Đơn vị: Chiếc/ bộ/ hộp,...

  • Giá bán buôn

  • Giá bán lẻ

  • Đặc điểm của sản phẩm

  • Nhà cung cấp/ tên nhà sản xuất

  • Số lượng tồn kho

  • Số phiếu nhập

  • Hình ảnh sản phẩm

Quản lý kho, tính tiền và xử lý đơn hàng đơn giản, dễ dàng với phần mềm quản lý bán hàng POS365

Đăng ký tài khoản dùng thử miễn phí tại: https://taikhoan.pos365.vn/


2.5. Thường xuyên kiểm tra chất lượng hàng hóa

Chất lượng hàng hóa là yếu tố quan trọng hàng đầu của bất kỳ mô hình kinh doanh nào. Bởi số lượng hàng hóa cực kỳ đa dạng về chủng loại đơn vị và chất lượng vì thế rất khó kiểm soát và dễ thất thoát. Thế nên bạn cần phải thường xuyên kiểm kê chất lượng sản phẩm và tránh ảnh hưởng đến thương hiệu của bạn.

Thường xuyên kiểm tra chất lượng hàng hóa

Thường xuyên kiểm tra chất lượng hàng hóa

2.6. Sử dụng mã vạch để quản lý sản phẩm

Hiện nay rất nhiều cửa hàng sử dụng cách quản lý sản phẩm qua mã vạch. Mọi thông tin về sản phẩm như tên, loại, nhà cung cấp, giá cả đều hiển thị khi được quét. Việc này đồng thời giúp cho việc bán hàng nhanh chóng và chính xác hơn.

Sử dụng mã vạch để quản lý sản phẩm

Sử dụng mã vạch để quản lý sản phẩm

Ngoài ra bạn có thể sử dụng tem chống trộm dán lên những mặt hàng giá trị cao. Chắc chắn những khách hàng có ý định nhảy đồ sẽ bị phát hiện ngay sau khi bước gần đến cửa.

Sử dụng tem an ninh hoặc định cứng sẽ giúp bạn tránh được tình trạng thất thoát do yếu tố bên ngoài. Hãy chắc chắn đầu tư cho cửa hàng của mình để việc kinh doanh không gặp phải vấn đề gì cả.

2.7. Hạch toán hóa đơn mua hàng

Kinh doanh cửa hàng sợ nhất là bị tồn kho và thất thoát hàng hóa nếu như việc hạch toán hóa đơn trong ngày không chuẩn. Hãy tham khảo cách hạch toán của POS365 sau đây

Hạch toán hóa đơn mua hàng

Hạch toán hóa đơn mua hàng

Trong giao diện quản lý đơn hàng, mọi thông tin liên quan đến giao dịch từ họ tên khách hàng, số điện thoại, mã khách hàng, ngày giao dịch, thanh toán,.. đều được lưu trong hệ thống. Bạn có thể kiểm soát quyền quản lý nhân viên, thế nên họ cũng không thể thay đổi, làm giả hóa đơn để chuộc lợi được.

2.8. Sử dụng phần quản lý hàng hóa POS365

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 là hệ thống bao gồm các công cụ hỗ trợ mọi cửa hàng trong việc kinh doanh. Giúp người quản lý có thể theo dõi, kiểm soát, thay đổi hoạt động kinh doanh một cách nhanh chóng và chính xác mọi lúc mọi nơi chỉ qua một báo cáo. Với những đặc điểm nổi bật sau:

  • Tình trạng nhập hàng, kho hàng: Thể hiện đầy đủ dữ liệu nhập hàng của cửa hàng, hàng hóa nhập kho, hàng nhập theo nhà cung cấp…

  • Khi giao dịch được thực hiện, phần mềm sẽ tự động thêm hoặc bớt số lượng chính xác hàng hóa trong kho. 

  • Thông báo hạn sử dụng 

  • Phân loại, thêm mới, xóa, lưu trữ thông tin khi nhập xuất hàng hóa.

  • Hỗ trợ quản lý qua tem mác, quét mã vạch QR.

  • Báo cáo bán hàng: Thể hiện chi tiết hàng hóa bán ra, số đơn hàng, doanh thu, phương thức thanh toán trong ngày. Tích hợp cả với chuỗi cửa hàng

  • Quản lý từ xa: Hoạt động đồng bộ trên những thiết bị như điện thoại thông minh cầm tay, máy pos thu ngân, máy tính bảng, laptop,... 

  • Phân tích bán hàng: Thể hiện đầy đủ dữ liệu mặt hàng bán chậm, mặt hàng bán chạy, khách hàng có doanh số cao…

Sử dụng phần quản lý hàng hóa POS365

Sử dụng phần quản lý hàng hóa POS365

Tổng Kết

Hi vọng rằng cách quản lý hàng hóa hiệu qu của chúng tôi giúp các bạn có thể giúp quy trình kinh doanh của cửa hàng của bạn hiệu quả hơn. Chúc các bạn thành công.