Kinh doanh quán cafe là lĩnh vực đầy tiềm năng nhưng cũng ẩn chứa nhiều thách thức. Nhiều người thường đặt câu hỏi: “Mở quán cafe bắt đầu từ đâu? Cần phải chuẩn bị những gì?” Thực tế, để vận hành một quán cafe thành công, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ ý tưởng, nguồn vốn, địa điểm, thiết kế cho đến menu và kế hoạch marketing. Chỉ khi xây dựng được nền tảng vững chắc ngay từ đầu, việc phát triển quán cafe mới có thể đi đúng hướng và đạt hiệu quả lâu dài.
1. Mở quán cafe có lãi không?
Mở quán cafe có lãi hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố như địa điểm kinh doanh, mô hình quán, chất lượng đồ uống, phong cách phục vụ và chiến lược marketing. Nếu chọn được vị trí thuận lợi, thiết kế không gian thu hút, xây dựng menu hợp lý và quản lý chi phí hiệu quả, quán cafe hoàn toàn có thể mang lại lợi nhuận ổn định.
Tuy nhiên, thị trường cạnh tranh gay gắt, chi phí đầu tư ban đầu lớn và rủi ro về lượng khách không ổn định là những thách thức cần tính toán kỹ trước khi bắt đầu.
Mở quán cafe có lãi không?
2. Để mở một quán cafe cần chuẩn bị những gì?
Để có thể đưa quán cafe vào hoạt động, bạn cần phải chuẩn bị rất nhiều thứ từ ý tưởng, mục tiêu, nguyên liệu, mặt bằng, vốn,... Cụ thể như sau:
2.1 Lên ý tưởng kinh doanh
Lên ý tưởng kinh doanh là một bước hết sức quan trọng. Để làm được, bạn phải xác định được khách hàng mục tiêu của mình và số vốn đầu tư. Việc lên ý tưởng kinh doanh quán cà phê cũng giúp bạn định hình được quy mô phong cách quán và thiết kế hợp lý. Bạn có thể lựa chọn các phong cách như:
- Kinh doanh Cafe take away: Đây là ý tưởng nổi tiếng trên các nước phát triển và cực kỳ được người dân ưa thích. Mô hình này đánh vào các người bận rộn nhưng vẫn muốn thưởng thức ly cà phê ngon như, sinh viên, nhân viên văn phòng,...
- Kinh doanh cafe truyền thống: Cà phê truyền thống sẽ phục vụ chủ yếu là các khách hàng đi làm, trung niên,… những người có thời gian thoải mái nhâm nhi ly cà phê.
- Kinh doanh cafe nhượng quyền: Một bước đi giảm bớt chi phí ban đầu cho nhiều chủ cơ sở kinh doanh. Bạn chỉ cần bỏ chi phí để mua lại thương hiệu là được.
2.2 Xác định mục tiêu và vốn kinh doanh
Để vận dụng vốn một cách hiệu quả nhất, bạn cần có một có một kế hoạch cụ thể và chi tiết. Bạn có thể tham khảo list chi phí cần phải chi như sau:
- Chi phí thuê mặt bằng: Phụ thuộc vào quy mô quán của bạn. Trung bình sẽ chiếm khoảng 10% vốn ban đầu. Nếu như bạn Mở quán cà phê tại nhà thì bạn sẽ không cần phải chi tiêu cho khoản này.
- Chi phí thiết kế và trang trí: Bạn cần lên ý tưởng trước và nhờ đến các đơn vị thi công chuyên nghiệp thực hiện. Tùy vào không gian, diện tích thì sẽ có mức giá khác nhau.
- Chi phí nguyên vật liệu: Chất lượng đồ uống sẽ quyết định khách hàng có yêu thích quan của bạn hay không. Trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp nguyên liệu chất lượng cho bạn. Bạn sẽ phải chi khoảng 20 triệu cho việc nhập hàng.
- Chi phí duy trì quán: Tiền dự trù chính là chi phí để bạn phòng ngừa mọi trường hợp bất chắc xảy đến.
Xác định mục tiêu và vốn kinh doanh
Bạn đã biết? Mở quán cafe cần bao nhiêu vốn?
2.3 Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe
Một bản kế hoạch kinh doanh sẽ giúp bạn hình dung được những thử thách và thuận lợi trên con đường mở quán cà phê của mình. Để làm được, bạn cần xác định 2 yếu tố sau:
- Kế hoạch xây dựng quán: Diện tích mong muốn, chứa được bao nhiêu khách, menu đồ uống, mức giá bán, thuê nhân viên thế nào,...
- Chỉ tiêu về doanh số: Doanh thu mong muốn từng tháng, kinh doanh trong bao lâu thì hồi vốn, có thể chịu được thua lỗ trong bao lâu,...
Để giảm bớt rủi ro, tốt hơn hết bạn nên tìm những người có kinh nghiệm và học hỏi trước khi bắt đầu kinh doanh.
Tham khảo thêm: Kinh nghiệm mở quán cafe tại nhà từ A-Z
2.4 Xác định địa điểm kinh doanh
Địa điểm chính là yếu tố quyết định thành bại và một trong trọng điểm câu trả lời cho câu hỏi mở quán cafe bắt đầu từ đâu. Nhiều trường hợp dù quán có đồ uống ngon, trang trí đẹp những vẫn phải đóng cửa do: địa điểm khuất, không có chỗ để xe, chủ đòi lại nhà,...
Bạn có thể tự xây dựng theo tiêu chí mà chúng tôi đề xuất như sau:
- Diện tích: Phụ thuộc vào số vốn và mô hình kinh doanh của bạn.
- Khách hàng mục tiêu: Nếu như là nhân viên văn phòng thì bạn cần chọn những nơi gần với các tòa nhà lớn, trung tâm thương mại,...
- Chỗ để xe: Bạn cần chú tâm tới những nơi có bãi để xe, nếu không, hãy tìm nơi trông giữ xe gần quán và hỗ trợ phí gửi xe cho khách.
- Mật độ lưu thông: Không nên chọn những nơi chật hẹp. Nên chọn những nơi thông thoáng, giao thông thông thoáng.
- Phí thuê địa điểm: Phí thuê chỉ được vào khoảng 15% tổng số vốn, không được hơn.
Xác định địa điểm kinh doanh
2.5 Hoàn tất đăng ký kinh doanh quán cafe
Tương ứng với mọi loại hình kinh doanh khác, bạn cần hoàn tất toàn bộ giấy phép theo yêu cầu như: đăng ký kinh doanh, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn cháy nổ, v.v… Bởi nếu không hoàn thành, chính quyền sẽ đến kiểm tra và buộc bạn đóng cửa bất cứ lúc nào.
2.6 Chuẩn bị trang thiết bị và dụng cụ sử dụng cho quán
Đầu tiên bạn cần chuẩn bị các thiết bị pha chế như phin pha cafe, máy sinh tố, máy pha cà phê,... Tủ bảo quản, tủ lạnh… Các đồ phục vụ như ly, cốc, thìa,... Bên cạnh đó nhiều quán cà phê áp dụng phần mềm quản lý bán hàng để chuyên nghiệp hóa quá trình bán hàng. Phần mềm giúp bạn dễ dàng thanh toán, kiểm soát doanh thu, …
Với phần mềm quản lý quán Cafe POS365, bạn sẽ sở hữu quy trình đồng bộ “order - báo bếp - thu ngân” chuyên nghiệp dành cho mô hình F&B.Nhân viên phục vụ nhận order trực tiếp của thực khách tại bàn qua phần mềm. Ngay lập tức, thông báo chế biến sẽ được chuyển về thiết bị in và báo lệnh cho bếp. Mọi thông tin sẽ được đồng bộ với quầy thu ngân, đảm bảo cho quá trình diễn ra một cách tự động và chính xác, tiết kiệm tối đa công sức và thời gian.
Chuẩn bị trang thiết bị và dụng cụ sử dụng cho quán
2.7 Tìm nguồn cung cấp nguyên liệu uy tín
Nguyên vật liệu chất lượng sẽ cho ra những đồ uống tuyệt vời. Đây cũng là yếu tố giữ chân khách hàng cực tốt cho quán của bạn. Hãy lựa chọn các nhà cung cấp nguyên liệu uy tín như:
- Lak Coffee
- Chồn Vàng Coffee - Nhà cung cấp cà phê uy tín
- Cà Phê Triều Nguyên
- Cà phê Buôn Mê
- Nhà cung cấp cà phê giá tốt Hucafood
- Nhà cung cấp cà phê Brownka - Kiến An
- Retro Coffee
- Công ty TNHH cà phê LYON
- Sơn Việt Coffee
- Dakland Coffee
- Mộc Miên
2.8 Thuê nhân viên
Thuê nhân viên là một trong những bước quan trọng khi mở quán cafe, bởi đội ngũ phục vụ trực tiếp quyết định trải nghiệm của khách hàng. Tùy vào quy mô quán, số lượng nhân viên có thể từ 3 - 5 người cho mô hình nhỏ, đến 10 - 15 người cho quán vừa và lớn. Các vị trí thường cần gồm: nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, thu ngân và quản lý ca.
Khi tuyển dụng, nên ưu tiên những người có thái độ thân thiện, nhanh nhẹn, biết xử lý tình huống và sẵn sàng học hỏi, bởi kỹ năng nghiệp vụ có thể được đào tạo sau. Bên cạnh đó, cần xây dựng quy trình làm việc rõ ràng, đào tạo định kỳ và có chính sách lương thưởng hợp lý để giữ chân nhân viên lâu dài.
3. Những điều cần biết khi mở quán cafe
Để kinh doanh thành công, bạn cần hơn là việc bỏ chi phí đầu tư. Sau đây là những việc giúp bạn tự tin đi vào hoạt động hơn.
3.1 Lựa chọn mặt bằng
Lựa chọn mặt bằng là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quán cafe. Một vị trí đẹp, thuận tiện giao thông, dễ nhìn thấy và gần khu vực đông dân cư, văn phòng, trường học sẽ giúp thu hút lượng khách ổn định. Khi tìm mặt bằng, cần cân nhắc diện tích phù hợp với mô hình quán: quán nhỏ take-away chỉ cần 15 - 20m², quán tầm trung khoảng 50 - 100m², còn quán lớn hoặc cafe sân vườn có thể từ 150m² trở lên.
Ngoài ra, chi phí thuê nên duy trì ở mức 20 - 30% doanh thu dự kiến, tránh vượt quá để đảm bảo khả năng sinh lời. Cũng cần lưu ý đến yếu tố pháp lý (giấy tờ thuê rõ ràng), chỗ để xe thuận tiện và khả năng mở rộng trong tương lai.
Tham khảo ngay: Kinh nghiệm tìm mặt bằng quán Cafe đẹp thu hút khách
3.2 Thiết kế quán cafe
Thiết kế quán cafe không chỉ là việc sắp xếp bàn ghế hay trang trí không gian, mà còn là yếu tố tạo dấu ấn thương hiệu và giữ chân khách hàng. Một quán cafe có thiết kế đẹp, phong cách riêng sẽ dễ dàng trở thành điểm hẹn quen thuộc, thậm chí là nơi “check-in” hấp dẫn trên mạng xã hội. Khi thiết kế, cần xác định rõ mô hình kinh doanh (take-away, cafe sách, cafe sân vườn, specialty coffee…) để chọn phong cách phù hợp như tối giản hiện đại, vintage, rustic hay sang trọng.
Bố cục không gian phải hài hòa, ánh sáng và màu sắc cần tạo cảm giác thoải mái, gần gũi; đồng thời chú ý đến các chi tiết thực tế như quầy bar pha chế, khu vực order, chỗ ngồi riêng tư và khu vực tập thể. Ngoài ra, nên đầu tư vào hệ thống điều hòa, âm nhạc, wifi và trang trí xanh để nâng cao trải nghiệm.
Thiết kế quán cafe
3.3 Lựa chọn khách hàng mục tiêu
Lựa chọn khách hàng mục tiêu là bước quan trọng giúp quán cafe định hình mô hình kinh doanh, phong cách thiết kế và chiến lược marketing. Khách hàng mục tiêu có thể phân chia theo nhiều nhóm khác nhau: sinh viên và giới trẻ ưa thích không gian hiện đại, giá cả hợp lý; dân văn phòng ưu tiên sự tiện lợi, yên tĩnh để làm việc; hay nhóm khách hàng trung niên lại chuộng không gian thoải mái để gặp gỡ, trò chuyện.
Việc xác định rõ đối tượng sẽ giúp lựa chọn địa điểm, xây dựng menu, định giá sản phẩm và phong cách phục vụ phù hợp. Nếu không khoanh vùng đúng khách hàng, quán cafe rất dễ rơi vào tình trạng đông khách thử nghiệm nhưng khó giữ chân lâu dài.
3.4 Chất lượng đồ uống
Chất lượng đồ uống là yếu tố cốt lõi quyết định sự tồn tại lâu dài của quán cafe. Một không gian đẹp có thể thu hút khách hàng lần đầu, nhưng hương vị cà phê và các loại thức uống mới là lý do khiến họ quay lại. Vì vậy, cần chú trọng đến việc chọn nguyên liệu: hạt cà phê rang xay chất lượng, sữa tươi và syrup đảm bảo nguồn gốc rõ ràng, trái cây tươi ngon cho các món nước ép, sinh tố.
Đồng thời, công thức pha chế phải được chuẩn hóa để giữ hương vị đồng nhất, tránh tình trạng “mỗi ngày một kiểu”. Ngoài cà phê, nên đa dạng hóa menu với trà, đá xay, nước ép… để đáp ứng nhu cầu nhiều nhóm khách hàng khác nhau. Đầu tư vào chất lượng đồ uống chính là cách tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho quán cafe.
Chất lượng đồ uống
3.5 Chất lượng phục vụ
Chất lượng phục vụ đóng vai trò quan trọng không kém so với đồ uống hay thiết kế không gian, bởi đây là yếu tố trực tiếp tạo trải nghiệm cho khách hàng. Một quán cafe có nhân viên thân thiện, phục vụ nhanh chóng và chuyên nghiệp sẽ dễ dàng ghi điểm và giữ chân khách hàng lâu dài. Ngoài thái độ niềm nở, nhân viên cần được đào tạo kỹ về quy trình order, tư vấn menu, xử lý khiếu nại và giữ tác phong gọn gàng, lịch sự.
Bên cạnh đó, tốc độ phục vụ cũng là yếu tố cần chú ý, đặc biệt trong giờ cao điểm, tránh để khách phải chờ quá lâu. Đầu tư vào chất lượng phục vụ không chỉ giúp tăng sự hài lòng mà còn tạo hiệu ứng truyền miệng tích cực, giúp quán phát triển bền vững.
3.6 Menu đồ uống
Menu đồ uống là “linh hồn” của quán cafe, vừa thể hiện phong cách riêng vừa quyết định khả năng cạnh tranh. Một menu tốt cần có sự cân đối giữa các dòng sản phẩm: cà phê truyền thống (đen, nâu, bạc xỉu), cà phê pha máy (espresso, cappuccino, latte), trà (trà trái cây, trà sữa, trà thảo mộc), nước ép - sinh tố và các loại đá xay, soda.
Ngoài ra, có thể bổ sung vài món đặc trưng độc quyền để tạo dấu ấn thương hiệu, giúp khách nhớ đến quán. Menu nên được thiết kế khoa học, dễ nhìn, phân loại rõ ràng và cập nhật theo mùa để luôn mới mẻ. Bên cạnh hương vị, mức giá cũng phải phù hợp với khách hàng mục tiêu, đảm bảo vừa cạnh tranh vừa sinh lời.
Menu đồ uống
3.7 Quy trình quản lý hiệu quả
Quy trình quản lý hiệu quả giúp quán cafe vận hành trơn tru, giảm thất thoát và tối ưu lợi nhuận. Trước hết, cần xây dựng quy trình làm việc chuẩn cho từng bộ phận: pha chế, phục vụ, thu ngân, quản lý ca. Tiếp đó, áp dụng phần mềm bán hàng để kiểm soát order, tồn kho và doanh thu minh bạch, tránh sai sót. Về nhân sự, nên có lịch phân ca hợp lý, đào tạo kỹ năng định kỳ và chính sách thưởng phạt rõ ràng để duy trì kỷ luật.
Ngoài ra, quản lý hiệu quả còn nằm ở việc theo dõi chi phí nguyên liệu, tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên và điều chỉnh menu theo sức mua thực tế. Khi mọi khâu được kiểm soát chặt chẽ, quán cafe sẽ dễ dàng duy trì chất lượng ổn định, phục vụ chuyên nghiệp và đạt lợi nhuận bền vững.
>>> Tham khảo ngay: Ứng dụng tính tiền quán cafe chuyên nghiệp
3.8 Xây dựng thương hiệu cho quán cafe
Xây dựng thương hiệu cho quán cafe là bước tạo sự khác biệt và khẳng định vị trí trên thị trường. Một thương hiệu mạnh không chỉ đến từ tên gọi ấn tượng, logo dễ nhớ hay thiết kế không gian độc đáo, mà còn ở trải nghiệm xuyên suốt mà khách hàng nhận được. Để làm được điều này, cần xác định rõ thông điệp và phong cách mà quán muốn truyền tải (thân thiện, sáng tạo, sang trọng hay trẻ trung).
Bên cạnh đó, duy trì chất lượng đồ uống ổn định, dịch vụ chuyên nghiệp và điểm nhấn riêng trong menu hoặc không gian sẽ giúp thương hiệu dễ được ghi nhớ. Hoạt động marketing online, đặc biệt qua mạng xã hội, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc lan tỏa hình ảnh quán đến nhiều khách hàng tiềm năng. Một thương hiệu cafe được xây dựng bài bản sẽ trở thành tài sản vô hình giúp kinh doanh phát triển lâu dài.
Xây dựng thương hiệu cho quán cafe
Mở quán cafe bắt đầu từ đâu? câu hỏi đầy tính tham vọng của nhiều người đam mê startup với mô hình F&B này. Hi vọng bài viết trên của chúng tôi giúp bạn trả lời câu hỏi trên. Hãy tham khảo một cách có chọn lọc và vận dụng sao cho phù hợp với phong cách mà bạn đang hướng tới. Liên hệ với POS365 để nhận ngay ưu đãi khi mua phần mềm bán hàng cho quán cafe.
