Giảm tình trạng thất thoát, gian lận hàng hóa là yếu tố sống còn trong quản lý kho nhất là khi số lượng hàng xuất - nhập ngày càng lớn. Chỉ một lỗ hổng nhỏ trong kiểm kê, quản lý nhân sự hay phối hợp với nhà cung cấp cũng có thể gây thiệt hại trực tiếp đến lợi nhuận. Vì vậy, doanh nghiệp cần tập trung đào tạo nhân sự, nhận diện rủi ro từ sớm, chuẩn hóa quy trình kiểm kho định kỳ và ứng dụng công nghệ như phần mềm quản lý, mã QR hoặc RFID để kiểm soát kho hiệu quả và bền vững hơn.
1. Nguyên nhân giảm tình trạng thất thoát, gian lận hàng hóa
Tình trạng thất thoát hoặc gian lận hàng hóa không xuất hiện đột ngột mà thường bắt nguồn từ nhiều lỗ hổng trong quy trình vận hành kho. Nếu không được nhận diện sớm, những sai sót nhỏ sẽ tích tụ thành tổn thất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và hiệu quả quản trị.
Một số nguyên nhân chính có thể kể đến gồm:
-
Quy trình quản lý thủ công, thiếu chuẩn hóa: Ghi chép nhập - xuất bằng sổ sách hoặc file Excel khiến dữ liệu dễ sai lệch, thất lạc hoặc chỉnh sửa mà không để lại dấu vết.
-
Nhân sự thiếu chuyên môn hoặc thiếu tính trung thực: Sai sót khi kiểm đếm, nhầm lẫn mã hàng, hoặc cố ý gian lận nếu không có giám sát chặt chẽ.
-
Kiểm soát hàng hóa lỏng lẻo khi giao - nhận: Không có biên bản, camera giám sát hoặc phương thức đối chiếu rõ ràng giữa kho - nhà cung cấp - đơn vị vận chuyển.
-
Không xử lý kịp thời hàng tồn, hư hỏng hoặc hết hạn: Hàng hóa tích trữ lâu ngày gây khó kiểm soát số liệu, tăng nguy cơ bị thất thoát hoặc tráo đổi.
-
Phân quyền truy cập không rõ ràng: Bất kỳ nhân sự nào cũng có thể vào kho hoặc truy cập hệ thống quản lý, dẫn tới khó quản lý trách nhiệm và dễ xảy ra gian lận nội bộ.
-
Thiếu ứng dụng công nghệ trong theo dõi và kiểm soát hàng hóa: Không sử dụng phần mềm quản lý, mã vạch, QR hoặc RFID khiến dữ liệu không đồng bộ, khó truy xuất lịch sử hàng hóa.
Nguyên nhân giảm tình trạng thất thoát, gian lận hàng hóa
2. Giải pháp giảm tình trạng thất thoát, gian lận hàng hóa hiệu quả
Sau khi xác định rõ nguyên nhân, doanh nghiệp cần triển khai các giải pháp đồng bộ từ nhân sự, quy trình đến công nghệ để kiểm soát kho hàng một cách chặt chẽ và minh bạch hơn. Khi từng khâu trong chuỗi vận hành kho được tối ưu, rủi ro gian lận và thất thoát sẽ giảm đáng kể, đồng thời nâng cao hiệu quả lưu trữ và luân chuyển hàng hóa.
2.1 Nâng cao trình độ nhân sự
Nhân sự kho chính là “điểm chạm” trực tiếp với hàng hóa, vì vậy nếu thiếu kiến thức nghiệp vụ hoặc làm việc theo cảm tính thì sai lệch số liệu, thất thoát hoặc gian lận rất dễ xảy ra. Để khắc phục, doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình đào tạo rõ ràng, bao gồm kỹ năng kiểm đếm, phân loại hàng, cách ghi nhận trên phần mềm, cách xử lý hàng trả về, hàng lỗi hoặc chênh lệch. Việc đào tạo nên được thực hiện ngay từ khi nhân viên mới nhận việc và duy trì định kỳ 1 - 2 lần/năm để cập nhật quy trình hoặc công nghệ mới. Bên cạnh lý thuyết, doanh nghiệp có thể cho nhân sự thực hành trên các tình huống thực tế như “nhập sai mã hàng nhưng chưa xuất kho”, “chênh tồn kho 3 sản phẩm so với hệ thống”, từ đó rèn phản xạ xử lý và tránh che giấu sai sót.
Ngoài đào tạo, doanh nghiệp cũng cần thiết lập cơ chế giám sát và đánh giá nhân viên kho một cách minh bạch. Mỗi bước nhập - xuất phải có người kiểm tra chéo, có chữ ký xác nhận và ghi lại trong phần mềm để truy vết khi xảy ra sai lệch. Một số đơn vị còn áp dụng KPI riêng cho nhân viên kho như tỷ lệ sai lệch tồn kho dưới 0,5%, thời gian xử lý phiếu nhập không quá 10 phút… nhằm nâng cao tính trách nhiệm. Khi nhân sự được đào tạo bài bản, hiểu đúng làm đúng và được đánh giá công bằng, kho hàng sẽ vận hành chính xác và hạn chế tối đa gian lận.
>>> Xem thêm: 10+ Phần mềm quản lý kho vật tư kiểm kê, xuất nhập hàng chính xác, chi tiết
2.2 Nhận diện và đánh giá các rủi ro trong quản lý kho
Để giảm thất thoát hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ xử lý khi sự cố xảy ra mà cần chủ động nhận diện rủi ro ngay từ đầu. Việc này có thể bắt đầu bằng cách rà soát toàn bộ quy trình nhập - xuất - lưu trữ - vận chuyển, xác định những điểm dễ phát sinh sai lệch như: kiểm hàng chỉ bằng mắt thường, không đối chiếu chứng từ, hàng tồn lâu không kiểm tra hoặc nhân viên có thể chỉnh sửa dữ liệu trên Excel mà không bị phát hiện. Sau khi xác định, doanh nghiệp nên lập bảng đánh giá rủi ro (risk checklist), phân loại theo mức độ ảnh hưởng và tần suất xảy ra, từ đó đưa ra phương án kiểm soát cụ thể. Ví dụ, rủi ro nhập sai mã hàng có thể xử lý bằng cách bắt buộc quét mã vạch; rủi ro giao thiếu hàng từ nhà cung cấp được hạn chế bằng biên bản giao nhận có chữ ký hai bên và lưu video camera; rủi ro sai lệch tồn kho được phát hiện nhờ đối chiếu hệ thống với thực tế hàng tuần hoặc hàng tháng.
Nhận diện và đánh giá các rủi ro trong quản lý kho
2.3 Thiết lập mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển
Doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc lựa chọn đối tác uy tín, có quy trình giao hàng rõ ràng, cam kết chịu trách nhiệm nếu xảy ra thiếu hụt, hư hỏng. Mỗi lần nhập hàng cần đi kèm hóa đơn - chứng từ đầy đủ, biên bản giao nhận có chữ ký của cả hai bên, thậm chí ghi hình hoặc lưu lại bằng camera để đảm bảo tính minh bạch. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc “giao hàng đến đâu kiểm tra đến đó” nghĩa là hàng chưa được nhập vào hệ thống nếu chưa được kiểm đếm và xác nhận đầy đủ.
Ngoài ra, kho nên duy trì kênh liên lạc trực tiếp với nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển giúp xử lý nhanh các tình huống như giao thiếu, giao sai hoặc hàng bị hỏng do vận chuyển. Một số doanh nghiệp còn áp dụng hệ thống EDI (Electronic Data Interchange) hoặc phần mềm quản lý kho tích hợp với hệ thống nhà cung cấp để đồng bộ số liệu theo thời gian thực, tránh chênh lệch giữa hai bên. Khi mối quan hệ được xây dựng trên nguyên tắc minh bạch - tin cậy - kiểm soát được trách nhiệm, những rủi ro gian lận và thất thoát hàng hóa trong quá trình giao nhận sẽ giảm đáng kể.
>>> Xem thêm: 15 phần mềm kiểm kho miễn phí, kiểm soát số lượng hàng hoá chính xác
2.4 Hoàn thiện quy trình kiểm tra - kiểm kê kho định kỳ
Kiểm kê kho định kỳ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời chênh lệch, thất thoát hoặc hàng hóa hư hỏng trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Để thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp nên thiết lập lịch kiểm kê rõ ràng bao gồm kiểm kê định kỳ hàng tuần, hàng tháng và kiểm kê đột xuất khi có dấu hiệu bất thường. Quy trình này cần kết hợp giữa kiểm kê thủ công và kiểm kê bằng thiết bị hỗ trợ như máy quét mã vạch, QR code hoặc RFID để đảm bảo số liệu chính xác.
Trong quá trình kiểm kê, nên áp dụng nguyên tắc kiểm tra chéo, tức là một nhóm nhân sự thực hiện kiểm đếm, nhóm khác đối chiếu số liệu với hệ thống để tránh sai sót hoặc gian lận nội bộ. Đồng thời, mọi chênh lệch cần được ghi nhận rõ ràng, phân tích nguyên nhân và có biện pháp xử lý ngay, chẳng hạn như điều chỉnh tồn kho trong phần mềm, kiểm tra lại lô hàng liên quan, hoặc rà soát trách nhiệm nhân sự.
Hoàn thiện quy trình kiểm tra - kiểm kê kho định kỳ
2.5 Tăng cường kiểm soát truy cập và đảm bảo bảo mật hệ thống kho
Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất thoát hoặc gian lận nội bộ là quyền truy cập kho và hệ thống quản lý không được kiểm soát chặt chẽ. Để khắc phục, doanh nghiệp cần phân quyền rõ ràng cho từng vị trí, đảm bảo nhân sự chỉ được thực hiện những thao tác phù hợp với vai trò của mình, chẳng hạn nhân viên kho chỉ được cập nhật số lượng, nhân viên quản lý mới được phê duyệt xuất kho. Bên cạnh đó, việc ghi nhận lịch sử truy cập và các thao tác trên hệ thống giúp dễ dàng truy xuất khi xảy ra chênh lệch hay sự cố.
Về mặt vật lý, kho nên được trang bị camera giám sát 24/7 tại các khu vực nhạy cảm như cửa ra - vào, khu đóng gói, khu lưu trữ hàng giá trị cao. Việc này không chỉ giúp giám sát hoạt động thực tế mà còn tạo tính răn đe, hạn chế nhân sự lợi dụng sơ hở để gian lận. Một số doanh nghiệp còn áp dụng thẻ từ hoặc vân tay để kiểm soát quyền ra vào kho, đảm bảo chỉ những người được phép mới có thể tiếp cận hàng hóa. Khi kết hợp kiểm soát truy cập kỹ thuật số và vật lý, doanh nghiệp sẽ nâng cao tính minh bạch, giảm rủi ro gian lận nội bộ và bảo vệ hiệu quả tài sản trong kho.
2.6 Quản lý hiệu quả hàng hóa hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng
Hàng hóa hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng là nhóm dễ gây thất thoát nếu không được theo dõi và xử lý kịp thời. Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp nên thiết lập khu vực riêng cho nhóm hàng này, tách biệt với hàng đang lưu thông để tránh nhầm lẫn hoặc tráo đổi. Mỗi sản phẩm cần được ghi nhận đầy đủ vào hệ thống quản lý kho, bao gồm số lượng, ngày nhập, hạn sử dụng và tình trạng thực tế. Khi đến thời điểm thanh lý hoặc tiêu hủy, nên thực hiện theo quy trình có biên bản, xác nhận của bộ phận liên quan, vừa đảm bảo minh bạch, vừa dễ truy xuất khi cần.
Đồng thời, doanh nghiệp có thể áp dụng phần mềm quản lý kho tích hợp cảnh báo tự động khi hàng sắp hết hạn hoặc tồn kho quá lâu từ đó chủ động đưa ra các biện pháp như ưu tiên xuất bán, tái chế, hoặc thanh lý. Ví dụ, trong ngành thực phẩm, siêu thị thường dùng phần mềm ERP để nhắc nhở xuất hàng theo phương pháp FIFO (First In, First Out) giúp giảm tối đa hàng tồn hỏng và thất thoát. Nhờ những biện pháp này, kho hàng không chỉ được duy trì sạch sẽ, gọn gàng mà còn hạn chế rủi ro mất mát, gian lận từ những sản phẩm không còn giá trị sử dụng.
Quản lý hiệu quả hàng hóa hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng
2.7 Ứng dụng công nghệ hiện đại trong quản lý và vận hành kho hàng
Công nghệ hiện đại là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát kho chính xác và minh bạch, hạn chế tối đa thất thoát và gian lận. Việc áp dụng phần mềm quản lý kho, mã vạch, QR, RFID hay IoT cho phép theo dõi hàng hóa theo thời gian thực từ lúc nhập kho, di chuyển trong kho, đến xuất bán, đồng thời lưu lại lịch sử chi tiết để truy xuất khi cần. Các tính năng này giúp nhân sự giảm thiểu sai sót thủ công, kiểm soát tồn kho chính xác và nhanh chóng phát hiện các bất thường.
Đặc biệt, phần mềm quản lý bán hàng POS365 tích hợp quản lý kho cho phép doanh nghiệp vừa theo dõi số lượng tồn, hạn sử dụng, vừa quản lý luồng xuất - nhập liên kết trực tiếp với bán hàng, báo cáo chi tiết các mặt hàng dễ thất thoát. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ kiểm soát kho hiệu quả mà còn tối ưu vận hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể. Việc ứng dụng công nghệ phù hợp và đồng bộ từ nhân sự đến hệ thống là bước quan trọng để kho hàng vận hành minh bạch, bền vững và hạn chế gian lận ngay từ giai đoạn đầu.
Việc giảm tình trạng thất thoát, gian lận hàng hóa trong quản lý kho không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và độ tin cậy trong quản lý. Khi các giải pháp về nhân sự, quy trình, kiểm kê và công nghệ được triển khai đồng bộ, kho hàng sẽ vận hành minh bạch, ổn định và bền vững hơn.
