Giá phần mềm bán hàng là yếu tố được nhiều chủ shop và doanh nghiệp quan tâm khi lựa chọn công cụ hỗ trợ quản lý kinh doanh. Trên thị trường hiện nay, mức giá của các phần mềm này rất đa dạng, dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Để hiểu rõ vì sao cùng là phần mềm bán hàng nhưng lại có mức giá chênh lệch lớn, chủ cửa hàng cần nắm được những yếu tố cốt lõi ảnh hưởng đến chi phí.
1. Top 6 tiêu chí ảnh hưởng tới giá phần mềm bán hàng
Có phần mềm quản lý bán hàng chỉ vài trăm nghìn mỗi tháng, nhưng cũng có phần mềm lên tới vài triệu đồng. Vậy điều gì tạo nên sự khác biệt đó?
1.1 Số lượng và độ phức tạp của tính năng
Tính năng phần mềm là yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến giá phần mềm bán hàng. Phần mềm chỉ có các chức năng cơ bản như tạo đơn hàng, quản lý kho, in hóa đơn thường có chi phí thấp. Trong khi đó, phần mềm tích hợp thêm các tính năng nâng cao như quản lý khách hàng, phân tích doanh thu, bán hàng đa kênh, tích điểm, kết nối với sàn thương mại điện tử… sẽ có giá cao hơn.
Tính năng càng đa dạng, phục vụ càng nhiều nhu cầu, thì chi phí đầu tư càng lớn, nhưng đồng thời cũng mang lại hiệu quả vận hành cao hơn.
Số lượng và độ phức tạp của tính năng
1.2 Số lượng chi nhánh/điểm bán
Số lượng chi nhánh/điểm bán trực tiếp ảnh hưởng đến giá phần mềm bán hàng. Với các cửa hàng đơn lẻ, phần mềm chỉ cần hỗ trợ quản lý tại một điểm, nên chi phí thường thấp. Ngược lại, nếu doanh nghiệp sở hữu nhiều chi nhánh, phần mềm cần có khả năng quản lý tập trung, đồng bộ dữ liệu, phân quyền theo từng cửa hàng và báo cáo tổng hợp theo hệ thống. Càng nhiều điểm bán, yêu cầu về hiệu suất và tính ổn định càng cao, dẫn đến chi phí phần mềm cũng tăng tương ứng.
Số lượng chi nhánh/điểm bán
>> Xem thêm: Bảng giá phần mềm bán hàng cho doanh nghiệp nhỏ mới nhất 2025
1.3 Tích hợp với các hệ thống khác
Khả năng tích hợp với các hệ thống khác là một tiêu chí then chốt quyết định giá trị của phần mềm bán hàng. Một phần mềm tốt không chỉ hoạt động độc lập mà còn có thể liên kết mượt mà với nhiều nền tảng khác. Điều này bao gồm việc tự động kết nối với cơ quan thuế để xuất và gửi hóa đơn điện tử, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và giảm tải nghiệp vụ kế toán cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, phần mềm còn có thể đồng bộ dữ liệu với các sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki) và website riêng, hay tích hợp với đơn vị vận chuyển để quản lý giao hàng hiệu quả.
Ngoài ra, việc liên kết với các phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP giúp hợp nhất dữ liệu, tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ và cung cấp cái nhìn tổng thể về hoạt động kinh doanh. Sự tích hợp càng sâu rộng, càng mang lại nhiều lợi ích và khả năng mở rộng, do đó chi phí phần mềm cũng có thể cao hơn.
Tích hợp với các hệ thống khác
1.4 Yêu cầu về phần cứng đối với phần mềm bán hàng
Mặc dù trọng tâm là phần mềm, nhưng yêu cầu về phần cứng lại ảnh hưởng đáng kể đến trải nghiệm và chi phí. Một số phần mềm bán kèm máy POS chuyên dụng, đảm bảo tối ưu và hỗ trợ toàn diện, dù giá ban đầu cao hơn.
Với các phần mềm chỉ cung cấp bản quyền, bạn cần lưu ý cấu hình tối thiểu về CPU (ví dụ: Intel Core i3+), RAM (8GB+), và đặc biệt là ổ cứng SSD để đảm bảo tốc độ và sự ổn định. Việc đầu tư vào phần cứng phù hợp không chỉ giúp phần mềm chạy mượt mà, bền bỉ mà còn là khoản đầu tư thông minh cho hiệu suất lâu dài của cửa hàng.
Yêu cầu về phần cứng đối với phần mềm bán hàng
1.5 Chính sách bảo mật và sao lưu dữ liệu
Những phần mềm được trang bị hệ thống bảo mật nhiều lớp, mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập chặt chẽ và sao lưu tự động định kỳ thường có chi phí cao hơn. Điều này giúp đảm bảo an toàn cho dữ liệu kinh doanh, tránh mất mát trong trường hợp sự cố kỹ thuật, tấn công mạng hoặc thao tác sai từ người dùng. Các doanh nghiệp càng chú trọng đến bảo mật, thì càng cần phần mềm có chính sách dữ liệu nghiêm ngặt - đồng nghĩa với chi phí đầu tư lớn hơn.
Chính sách bảo mật và sao lưu dữ liệu
1.6 Uy tín và thương hiệu của nhà cung cấp
Các đơn vị phát triển phần mềm lớn, có nhiều năm kinh nghiệm, hệ sinh thái đa dạng và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp thường định giá cao hơn so với các nhà cung cấp nhỏ lẻ. Tuy nhiên, mức giá này đi kèm với sự đảm bảo về chất lượng, độ ổn định của hệ thống, tốc độ xử lý sự cố và khả năng cập nhật phần mềm liên tục. Doanh nghiệp khi lựa chọn nhà cung cấp uy tín sẽ ít rủi ro hơn và có được sự yên tâm trong quá trình sử dụng lâu dài.
Uy tín và thương hiệu của nhà cung cấp
Trên đây là 7+ tiêu chí quan trọng quyết định giá phần mềm bán hàng phổ biến trên thị trường hiện nay. Việc hiểu rõ các yếu tố này không chỉ giúp chủ cửa hàng, doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp với ngân sách mà còn đảm bảo phần mềm quản lý bán hàng đáp ứng đúng nhu cầu vận hành. Thay vì chỉ so sánh giá cả, hãy cân nhắc tổng thể giữa tính năng, quy mô sử dụng, mức độ bảo mật và dịch vụ hỗ trợ để đưa ra quyết định đầu tư hiệu quả và lâu dài cho hoạt động kinh doanh.
