Quán ăn đang làm ăn phát đạt, bạn hân hoan cắt băng rôn mở thêm chi nhánh thứ hai, thứ ba. Nhưng niềm vui ngắn chẳng tày gang khi thực tế ập đến: doanh thu tổng thì tăng nhưng lợi nhuận cuối tháng chẳng thấy đâu, còn bản thân bạn thì kiệt sức vì suốt ngày phải chạy xe như con thoi giữa các điểm bán để xử lý sự cố. Khi số lượng quán tăng lên, thứ bạn cần không phải là sự chăm chỉ gấp đôi, mà là một hệ thống phần mềm quản lý tập trung dữ liệu đa chi nhánh để thảnh thơi kiểm soát mọi thứ từ xa.
Nỗi ám ảnh mang tên "Mở rộng chi nhánh" của các chủ nhà hàng
Nhiều chủ quán chia sẻ rằng, quản lý một cơ sở thì nhàn, nhưng đẻ thêm cơ sở thứ hai hay bắt đầu bước chân vào quản lý mô hình nhượng quyền F&B là bắt đầu thấy "ngợp". Nếu không có công cụ hỗ trợ, bạn sẽ ngay lập tức đối mặt với 3 lỗ hổng chết người sau đây:
- Mù mờ về doanh thu: Bạn không thể phân thân để túc trực ở quầy thu ngân của tất cả các quán. Việc quản lý doanh thu hoàn toàn phụ thuộc vào tin nhắn báo cáo tay của nhân viên. Phải chờ đến cuối ngày, khi nhân viên cộng sổ, chốt ca bạn mới biết hôm nay lời lỗ ra sao. Thậm chí, hụt tiền ca xảy ra thường xuyên mà không rõ lý do.
- Kho hàng lộn xộn, thất thoát vô lý: Sáng sớm, bếp chi nhánh A gọi điện báo hết sạch thịt bò không thể bán tiếp, trong khi ở chi nhánh B thì thịt bò lại đang thừa và có nguy cơ hỏng do rã đông quá lâu. Chủ quán lúng túng vì không thể nắm được thực tế lượng tồn kho của từng nơi để luân chuyển kịp thời. Lệch tồn kho ngày qua ngày bòn rút thẳng vào lợi nhuận của quán.
- Giá bán và thực đơn "tam sao thất bản": Khi có chương trình khuyến mãi mới hay điều chỉnh giá món ăn, việc báo giá cho từng chi nhánh làm thủ công rất dễ sai sót. Quản lý chi nhánh có thể tự ý đổi giá hoặc thu ngân áp dụng sai chương trình giảm giá, làm khách hàng thân thiết cảm thấy khó chịu vì "hôm qua ăn giá khác, nay lại giá khác".
Nỗi ám ảnh mang tên "Mở rộng chi nhánh" của các chủ nhà hàng
Giải pháp phần mềm quản lý tập trung dữ liệu đa chi nhánh là gì?
Nói một cách dễ hiểu, đây không phải là việc bạn cài từng phần mềm rời rạc cho từng quán. Giải pháp tập trung là một hệ thống lưu trữ toàn bộ thông tin của chuỗi nhà hàng lên nền tảng đám mây (Cloud). Từ danh sách món ăn, số lượng nguyên liệu trong kho, ca làm việc của nhân viên cho đến từng tờ bill vừa in ra ở bất kỳ cơ sở nào, tất cả đều được đồng bộ tức thời.
Nhờ đó, chủ quán chỉ cần ngồi ở nhà, cầm một chiếc điện thoại mở app lên là có thể nhìn thấu mọi hoạt động. Bạn biết rõ bàn số 5 ở chi nhánh Quận 1 đang ăn món gì, và thu ngân ở chi nhánh Quận 3 vừa thu bao nhiêu tiền mặt.
5 tính năng "cứu cánh" giúp vận hành trơn tru chuỗi nhà hàng
Để xây dựng một cẩm nang quản lý chuỗi nhà hàng hiệu quả, việc trang bị công cụ đúng bệnh là yếu tố sống còn. Dưới đây là 5 tính năng cốt lõi giải quyết triệt để nỗi đau của người làm chuỗi:
Đồng bộ thực đơn và thay đổi giá bán trong 1 nốt nhạc
Thay vì phải gọi điện dặn dò từng quản lý chi nhánh thay menu, chủ quán chỉ cần đăng nhập vào tài khoản "Tổng bộ", thêm món mới hoặc cập nhật giá bán. Chỉ sau một cú click, màn hình máy POS tại tất cả 10 chi nhánh sẽ tự động cập nhật ngay lập tức. Tính năng này dập tắt hoàn toàn tình trạng nhân viên tự ý sửa giá để gian lận hay áp dụng sai chương trình khuyến mãi.
Kiểm soát kho chéo và điều chuyển nguyên liệu
Hệ thống cho phép bạn tạo một kho tổng và nhiều kho chi nhánh. Khi nhìn vào màn hình, bạn biết chính xác kho Quận 1 còn bao nhiêu kg thịt, kho Quận 3 còn bao nhiêu két bia. Nếu một chi nhánh sắp cạn nguyên liệu, bạn có thể ngay lập tức thực hiện lệnh điều chuyển hàng từ kho tổng hoặc xuất kho chéo giữa các chi nhánh. Mọi phiếu xuất, nhập đều được ghi nhận minh bạch, có đối soát rõ ràng, không còn cảnh mất hàng mà không ai nhận trách nhiệm.
5 tính năng "cứu cánh" giúp vận hành trơn tru chuỗi nhà hàng
Xem báo cáo "phút mốt" trên một màn hình
Quên đi những cuốn sổ ghi chép dày cộp. Hệ thống phần mềm tự động phân tích và báo cáo bằng các biểu đồ doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo thời gian thực. Bạn có thể đặt biểu đồ doanh thu của hai chi nhánh cạnh nhau trên cùng một màn hình để so sánh xem nơi nào đang bán tốt hơn, món nào đang là "vua doanh số" ở khu vực nào để lên kế hoạch nhập hàng hợp lý.
Phân quyền nhân viên chặt chẽ
Quản lý chuỗi đồng nghĩa với việc bạn phải quản lý một lượng lớn nhân sự. Phần mềm cho phép bạn thiết lập quyền hạn chi tiết đến từng vị trí: nhân viên chạy bàn chỉ được order và đẩy đơn bếp; thu ngân chỉ được in bill và thanh toán; quản lý chi nhánh được xem báo cáo của cơ sở mình; và chỉ có chủ chuỗi mới có quyền xóa món, hủy hóa đơn hay xem báo cáo tổng. Mọi thao tác của nhân viên đều lưu lại lịch sử, phát hiện gian lận cực kỳ dễ dàng.
Khách hàng đi chi nhánh nào cũng được tích điểm
Chăm sóc khách hàng cũ là cách tăng doanh thu bền vững nhất. Với hệ thống tập trung, dữ liệu khách hàng được đồng bộ toàn chuỗi. Một khách hàng đăng ký thẻ thành viên ở chi nhánh Quận 1, cuối tuần họ ghé chi nhánh Quận 3 ăn uống thì thu ngân vẫn quét mã, giảm giá và tích điểm bình thường. Trải nghiệm xuyên suốt này khiến khách hàng cảm thấy họ được trân trọng ở bất kỳ đâu thuộc thương hiệu của bạn.
Khách hàng đi chi nhánh nào cũng được tích điểm
Tiêu chí chọn phần mềm cho chuỗi nhà hàng: Đừng để "tiền mất tật mang"
Trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm, nhưng để dùng cho mô hình chuỗi thì bạn cần tỉnh táo nằm lòng 3 tiêu chí sau:
- Phải là phần mềm nền tảng Cloud: Dữ liệu phải được đồng bộ liên tục lên mạng thì bạn mới có thể xem báo cáo từ xa trên điện thoại được. Các phần mềm dạng cài đặt offline cổ điển hoàn toàn vô dụng khi mở rộng chi nhánh.
- Có tính năng Offline Mode: Quán ăn F&B sợ nhất là rớt mạng lúc cao điểm. Phần mềm chuẩn phải có chế độ Offline Mode: mất mạng thì nhân viên vẫn đẩy đơn bếp, thu ngân vẫn in bill ầm ầm. Đến khi có mạng lại, hệ thống sẽ tự động đẩy dữ liệu lên máy chủ, không làm gián đoạn việc bán hàng một giây nào.
- Giao diện thân thiện, dễ dùng: Nhân sự ngành F&B biến động liên tục. Nếu phần mềm quá phức tạp, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian và chi phí để đào tạo nhân viên mới. Giao diện nên có hình ảnh trực quan, phím bấm to rõ để một bạn sinh viên làm thêm cũng có thể dùng thạo chỉ sau 15 phút hướng dẫn.
Mở rộng quy mô từ 1 quán lên thành chuỗi quán là một bước ngoặt lớn. Ở sân chơi này, quản lý bằng trí nhớ hay sổ sách là con đường ngắn nhất dẫn đến khủng hoảng. Hãy để máy móc làm thay những việc tính toán, cộng sổ, trừ kho, còn bạn dành thời gian để lên chiến lược phát triển thương hiệu.
Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ giải quyết triệt để tình trạng lệch tồn kho, thất thoát dòng tiền và đồng bộ dữ liệu hoàn hảo cho toàn bộ các điểm bán, hãy tham khảo ngay phần mềm quản lý chuỗi nhà hàng POS365 - Giải pháp thực chiến đã đồng hành cùng hàng ngàn thương hiệu F&B trên toàn quốc.
