Những nguyên nhân gây thất thoát doanh thu thường gặp ở quán bida
Trước khi tìm kiếm giải pháp, bạn cần nhìn nhận rõ những thiếu sót trong cách quản lý đang làm giảm lợi nhuận của quán mỗi ngày.
Tính sai thời gian chơi do ghi chép bằng sổ tay
Khi quán đông khách, nhân viên phục vụ rất dễ quên ghi lại giờ vào chơi của khách. Đến lúc khách gọi thanh toán, nhân viên đành phải ước lượng thời gian hoặc hỏi lại khách, dẫn đến việc thu thiếu doanh thu của quán. Chưa kể, việc dùng sổ tay ghi chép còn tạo sơ hở để nhân viên cố tình tẩy xóa, sửa lại giờ kết thúc nhằm ăn chặn khoản tiền chênh lệch. Do đó, chủ quán sẽ rất khó để biết chính xác số tiền thực tế mà khách đã trả cho ca làm việc đó.
Mất mát đồ ăn, thức uống (bia, nước ngọt, đồ ăn vặt)
Bên cạnh tiền giờ, doanh thu từ việc bán nước uống và đồ ăn nhẹ chiếm tỷ lệ khá lớn ở các quán bida. Quá trình bán hàng thường xảy ra sai sót khi nhân viên mang nước ra cho bàn nhưng quên ghi lại vào sổ tạm tính. Bên cạnh đó, tình trạng khách quen mang đồ ăn uống từ ngoài vào khá phổ biến, nếu nhân viên lờ đi mà không tính phụ thu, quán sẽ chịu thiệt hại trực tiếp. Về lâu dài, những khoản thất thoát nhỏ này sẽ cộng dồn thành con số rất lớn mỗi tháng.
Nhầm lẫn tiền bạc khi áp dụng nhiều mức giá khác nhau
Để thu hút người chơi, các quán bida hiện nay thường có nhiều mức giá tùy thuộc vào loại bàn (bida lỗ, bida phăng, 3 băng), khung giờ vàng buổi sáng, hoặc giá ngày cuối tuần. Khi phải tự tính tiền bằng máy tính bỏ túi, nhân viên rất dễ nhớ nhầm bảng giá ngày thường với ngày lễ, hoặc tính sai số phút lẻ của khách. Việc tính sai tiền không chỉ làm hụt túi tiền của chủ quán mà còn làm khách hàng khó chịu, không muốn quay lại vào lần sau.
Những nguyên nhân gây thất thoát doanh thu thường gặp ở quán bida
5 Cách quản lý quán bida chi tiết, tối ưu chi phí vận hành
Để giải quyết những vấn đề trên, chủ quán cần thiết lập quy định công việc thật cụ thể, từ cách giao ca đến cách chăm sóc bàn chơi hàng ngày.
Có quy định bàn giao ca làm việc rõ ràng và dứt khoát
Sự không rõ ràng giữa các ca làm việc rất dễ dẫn đến tranh cãi khi mất tiền. Bạn nên yêu cầu nhân viên đến sớm 10 phút trước khi đổi ca để làm thủ tục bàn giao. Cả hai nhân viên (ca cũ và ca mới) phải cùng nhau kiểm tra:
- Kiểm đếm tiền mặt: Đếm chính xác số tiền đang có trong két, chia rõ có bao nhiêu tiền chẵn, tiền lẻ dự phòng. Nếu số tiền ít hơn so với doanh thu bán được, nhân viên ca trước phải tự bù tiền túi vào ngay lập tức.
- Kiểm tra tình trạng bàn: Ghi chép lại số lượng bàn đang có khách (khách vào từ mấy giờ) và các bàn đang trống.
- Ghi sổ nhật ký chung: Dùng một cuốn sổ hoặc ghi chú trên phần mềm để dặn dò ca sau. Ví dụ: bàn số 3 bị hỏng đèn chưa sửa, khách bàn 5 đã trả trước tiền nước. Ca làm việc chỉ kết thúc khi hai bên cùng ký xác nhận hoàn tất.
Ngoài ra, hiểu rõ chi phí mở quán bida ngay từ đầu sẽ giúp bạn đưa ra mức thưởng, phạt phù hợp, đảm bảo nhân viên luôn có trách nhiệm làm việc cẩn thận.
Có quy định bàn giao ca làm việc rõ ràng và dứt khoát
Kiểm tra kho hàng (đồ ăn, thức uống) liên tục sau mỗi ca
Nhiều quán bida chỉ đếm lại hàng hóa mỗi tháng một lần, đến khi thấy mất vài thùng bia thì không biết hỏi ai. Bạn nên áp dụng các bước kiểm tra sau mỗi ngày:
- Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa: Chai hoặc lon nào nhập về trước thì xếp ra ngoài để bán trước. Cách này giúp đồ uống không bị quá hạn sử dụng.
- Kiểm đếm vỏ chai, vỏ lon: Nhiều chủ quán kỹ tính yêu cầu nhân viên phải gom lại toàn bộ vỏ chai nước ngọt, vỏ chai bia sau khi khách uống xong để đếm lại. Số vỏ này phải khớp với số lượng nước đã bán trên máy tính.
- Kiểm tra chéo mỗi ca: Thu ngân mới sẽ đếm lại số lượng tủ lạnh. Số lượng hàng hóa còn lại cuối ca phải đúng bằng số có sẵn đầu ca cộng với hàng lấy thêm từ kho chính, trừ đi số hàng đã bán cho khách. Sự chênh lệch dù chỉ một chai nước cũng phải được ghi lại để quản lý xử lý.
Kiểm tra kho hàng (đồ ăn, thức uống) liên tục sau mỗi ca
Lắp đặt hệ thống camera giám sát hợp lý
Hệ thống camera không chỉ giúp tìm lại đồ mất mà còn tạo thói quen làm việc trung thực cho nhân viên. Bạn nên đầu tư ổ cứng lưu trữ hình ảnh ít nhất từ 7 đến 15 ngày và lắp ở các vị trí chính sau:
- Quầy thu ngân: Dùng camera có độ nét cao, có thể nhìn rõ chữ, chiếu thẳng xuống màn hình máy tính và két tiền để xem thu ngân thao tác tính tiền có đúng không.
- Khu vực tủ lạnh/quầy bar: Hỗ trợ quản lý việc lấy đồ uống. Bạn sẽ biết được nhân viên lấy đồ uống ra có mang đến bàn cho khách hay tự ý mang ra nhà bếp phía sau để sử dụng.
- Khu vực bàn chơi: Dùng camera góc rộng bao quát toàn bộ diện tích quán. Hình ảnh từ góc này giúp giải quyết các thắc mắc (ví dụ: khách nói mới vào chơi 1 tiếng nhưng nhân viên báo 2 tiếng) và bảo quản tài sản chung của quán bida.
Lắp đặt hệ thống camera giám sát hợp lý
Bảo dưỡng thiết bị (cơ, bi, nỉ bàn) cẩn thận hàng ngày
Chất lượng bàn và cây cơ bida quyết định phần lớn việc khách hàng có quay lại hay không. Một tấm vải nỉ (băng) thay mới tốn rất nhiều tiền, nên bạn cần hướng dẫn nhân viên cách chăm sóc thường xuyên:
- Vệ sinh sau mỗi lượt khách: Khi khách ra về, nhân viên bắt buộc phải dùng khăn lau sạch lơ bám trên bi, dùng bàn chải chuyên dụng làm sạch bụi trên vải nỉ. Nếu lơ bám lâu ngày sẽ làm cứng và dễ làm rách vải.
- Quản lý độ ẩm trong quán: Bàn bida rất nhạy cảm với độ ẩm. Bạn nên giữ cho không gian thoáng mát bằng quạt hoặc điều hòa. Có thể dùng bàn ủi chuyên dụng để ủi phẳng và làm khô nỉ, giúp bi lăn trơn tru hơn.
- Kiểm tra đầu cơ (đầu tip) hàng tuần: Đầu cơ thường bị mòn sau khoảng 1 đến 2 tháng sử dụng liên tục. Nếu thấy mòn hoặc bị lỏng, phải thay ngay lập tức để tránh tình trạng khách đánh trượt, làm mũi gậy chọc thẳng xuống rách nỉ bàn.
Bảo dưỡng thiết bị (cơ, bi, nỉ bàn) cẩn thận hàng ngày
Tạo chương trình ưu đãi khéo léo để giữ chân khách quen
Những nhóm khách quen chơi bida thường xuyên là nguồn thu nhập chính giúp duy trì hoạt động quán. Thay vì giảm giá tiền giờ liên tục làm mất giá trị của quán, bạn hãy chăm sóc họ theo cách khéo léo hơn:
- Chia hạng khách hàng: Lưu số điện thoại của người hay đứng ra đặt bàn để tích lũy giờ chơi, từ đó xếp hạng (Thẻ Bạc, Vàng, VIP) để giảm giá tiền đồ ăn, thức uống đi kèm.
- Bán gói dịch vụ (Combo): Tạo ra các gói tiết kiệm để khách gọi nhiều đồ hơn. Ví dụ: Combo chơi 3 tiếng tặng kèm 1 đĩa trái cây, hoặc combo 4 chai bia tặng 1 đĩa mồi nhậu.
- Tổ chức thi đấu giao lưu: Mở các buổi thi đấu nhỏ vào dịp cuối tuần. Phần thưởng có thể là phiếu miễn phí giờ chơi. Việc này tạo không khí vui vẻ, giúp khách có thói quen đến quán thường xuyên hơn.
Tạo chương trình ưu đãi khéo léo để giữ chân khách quen
Quản lý quán bida chính xác 100% bằng phần mềm POS365
Mặc dù nội quy làm việc có chặt chẽ đến đâu, việc ghi chép sổ tay đôi lúc vẫn xảy ra sai sót. Để quản lý dễ dàng và tính toán chính xác tuyệt đối, việc dùng phần mềm là rất cần thiết. POS365 mang đến giải pháp quản lý chuyên dành cho quán bida với các tiện ích thiết thực.
Tự động tính tiền giờ chơi chuẩn xác từng phút
Bỏ hẳn việc phải nhìn đồng hồ và ghi chép sổ, khi thu ngân chọn mở bàn trên phần mềm, hệ thống sẽ tự động bắt đầu tính thời gian chơi. Phần mềm tự động tính đúng giá tiền tương ứng cho loại bàn đó (lỗ, phăng, 3 băng). Hệ thống cũng tự động chia và cộng gộp tiền nếu thời gian chơi của khách kéo dài qua các khung giờ có mức giá khác nhau (từ giờ thường sang giờ vàng)
Ghi nhận thức uống tại bàn nhanh chóng
Nhân viên phục vụ có thể dùng điện thoại di động để ghi nhận trực tiếp đồ uống, thức ăn khách gọi tại bàn chơi. Thông tin này lập tức chuyển về màn hình của thu ngân và báo in phiếu ở quầy pha chế. Mọi món đồ khách gọi thành công đều được hệ thống tự động trừ bớt số lượng trong kho. Bạn sẽ không còn lo việc nhân viên quên ghi sổ làm hụt mất hàng hóa.
Quản lý quán bida chính xác 100% bằng phần mềm POS365
Quản lý quyền hạn sử dụng của thu ngân
Phần mềm cho phép bạn tạo tài khoản làm việc riêng cho từng người. Nhân viên thu ngân chỉ có quyền gọi món, mở bàn và in hóa đơn tính tiền. Những thao tác ảnh hưởng đến tiền bạc như: xóa hóa đơn, hủy món, sửa giá giờ chơi hay áp dụng mã giảm giá đều bị hệ thống khóa lại. Thu ngân chỉ thực hiện được các việc này khi người quản lý nhập mật khẩu cho phép. Toàn bộ các lần sửa đổi đều được lưu lại lịch sử rõ ràng.
Xem báo cáo doanh thu từ xa trên điện thoại
Sự tiện lợi từ việc xem báo cáo trên điện thoại giúp ích rất nhiều cho các chủ quán bida không thường xuyên có mặt tại cửa hàng. Chỉ với chiếc điện thoại kết nối mạng, bạn có thể xem doanh thu và lợi nhuận bất cứ lúc nào trong ngày. Sơ đồ phòng bàn trên điện thoại hiển thị rất dễ nhìn: Bạn sẽ biết chính xác bàn nào đang có khách, bàn nào trống, khách đã chơi được bao lâu. Mọi hoạt động của quán đều nằm trong tầm tay bạn.
🎁 Đặc biệt, POS365 đang triển khai chương trình MIỄN PHÍ phần mềm quản lý bán hàng cùng ưu đãi Thuế số 0 đồng, giúp quán bida tiết kiệm chi phí đầu tư, chuyển đổi số dễ dàng và đáp ứng đúng quy định về hóa đơn điện tử.
👉 Nhấn ngay Zalo hoặc gọi Hotline để được chuyên viên POS365 tư vấn miễn phí và nhận tài khoản dùng thử ngay hôm nay!
POS365 miễn phí 3 năm sử dụng phần mềm quản lý quán bida
Việc quản lý quán bida sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn nếu bạn áp dụng đúng các quy định làm việc và có sự hỗ trợ của công nghệ. Hãy thay những cuốn sổ viết tay bằng một phần mềm tự động để hạn chế tối đa sai sót và quản lý tốt hơn nguồn tiền kinh doanh của mình.
