Khách đoàn mang lại nguồn doanh thu lớn và ổn định, đặc biệt trong các mùa cao điểm. Tuy nhiên, nhiều chủ nhà hàng, quán ăn vẫn đang chật vật vì không biết cách kết nối với nguồn khách này, hoặc rước khách về được nhưng lại rơi vào cảnh "vỡ trận" do khâu phục vụ không theo kịp. Bài viết này sẽ hướng dẫn anh chị cách xây dựng mạng lưới đối tác lữ hành (B2B Partnership) để kéo khách đoàn, đồng thời tổ chức lại vận hành để quán luôn ghi điểm trong mắt cả đối tác lẫn thực khách.
Khách đoàn du lịch thường được dẫn dắt bởi ai?
Để bắt đầu kéo khách đoàn, chủ quán cần biết chính xác mình nên tìm đến ai để đàm phán. Khách du lịch hiếm khi tự đi thành đoàn vài chục người mà rẽ ngẫu nhiên vào một quán ăn, họ thường được điều hướng bởi ba nhóm chính sau đây:
Các công ty lữ hành và đại lý du lịch (Travel Agencies)
Công ty lữ hành và đại lý du lịch là nhóm đối tác mang lại lượng khách ổn định và số lượng lớn nhất. Các công ty lữ hành lên lịch trình tour từ trước và có ngân sách ăn uống cố định cho từng bữa. Họ ưu tiên làm việc với các nhà hàng có khả năng xuất hóa đơn VAT, hợp đồng rõ ràng và có sức chứa đủ lớn để đảm bảo khách của họ không phải chờ đợi.
Hướng dẫn viên du lịch tự do và tài xế xe khách
Nhóm hướng dẫn viên và tài xế có quyền quyết định rất lớn trong các tour mở hoặc tour tự túc thuê xe giường nằm, xe 16 - 45 chỗ. Hướng dẫn viên và tài xế thường linh hoạt chọn điểm ăn uống dọc đường hoặc tại điểm đến dựa trên kinh nghiệm cá nhân. Yếu tố quyết định để họ chọn quán của bạn thường là: chỗ đỗ xe rộng rãi, hoa hồng cắt lại hấp dẫn và sự chăm sóc chu đáo dành riêng cho họ (như suất ăn riêng, chỗ nghỉ ngơi).
Các khách sạn, homestay và cơ sở lưu trú lân cận
Lễ tân khách sạn hay chủ homestay chính là "thổ địa" mà khách du lịch thường xuyên hỏi ý kiến khi muốn tìm chỗ ăn ngon. Việc tạo mối quan hệ tốt và chia sẻ hoa hồng với các cơ sở lưu trú quanh khu vực kinh doanh sẽ giúp quán ăn có thêm lượng khách vãng lai đi theo nhóm gia đình hoặc hội bạn bè.
Khách đoàn du lịch thường được dẫn dắt bởi ai?
Xây dựng chính sách chiết khấu (hoa hồng) đủ sức hấp dẫn
Chiết khấu là động lực trực tiếp để đối tác mang khách đến. Nhưng cắt bao nhiêu để quán không bị lỗ và chi trả thế nào để đối tác yên tâm là bài toán cần tính kỹ.
Cân đối giá vốn món ăn và biên lợi nhuận trước khi báo giá
Trước khi đưa ra con số chiết khấu, chủ quán phải dựa vào các báo cáo doanh thu và chi phí để nắm rõ giá vốn hàng bán (COGS) của từng set menu. Khách đoàn ăn theo mâm thường có giá vốn thấp hơn khách gọi món lẻ do bếp nấu chung một mẻ lớn. Hãy tính toán chi phí nguyên liệu, nhân sự và điện nước, sau đó xác định mức lợi nhuận mong muốn. Phần biên độ còn lại chính là dư địa để làm chính sách hoa hồng cho đối tác.
Các hình thức chia sẻ doanh thu thực tế
Tùy vào từng nhóm đối tác mà anh chị có thể áp dụng linh hoạt các cách chia hoa hồng sau:
| Hình thức | Cách áp dụng | Đối tác phù hợp |
| Chiết khấu % trên tổng bill | Cắt lại 10% - 20% trên tổng giá trị hóa đơn món ăn (thường không tính đồ uống có cồn). | Lễ tân khách sạn, hướng dẫn viên dẫn nhóm nhỏ lẻ. |
| Trả tiền cố định theo đầu người | Ví dụ: Trích lại 20.000đ - 30.000đ/khách cho người dẫn đoàn. | Tài xế xe khách, xe du lịch đường dài. |
| Giá Net (Giá sàn) | Nhà hàng báo giá một mâm cố định (VD: 800.000đ), công ty du lịch tự cộng thêm biên độ phí để thu của khách. | Công ty lữ hành, đại lý tour. |
Thỏa thuận rõ ràng về thời hạn và phương thức thanh toán
Làm việc với công ty lữ hành thường đi kèm rủi ro công nợ kéo dài. Anh chị cần thống nhất rõ trong hợp đồng: Tạm ứng bao nhiêu % trước khi đoàn đến, phần còn lại thanh toán ngay sau bữa ăn hay chốt công nợ theo tháng. Việc rạch ròi ngay từ đầu giúp quán không bị hụt dòng tiền nhập nguyên liệu cho các ngày tiếp theo.
Xây dựng chính sách chiết khấu (hoa hồng) đủ sức hấp dẫn
Cách thiết kế Menu chuyên biệt dành riêng cho khách đoàn
Khách đoàn có đặc thù là thời gian ăn uống rất eo hẹp (phải di chuyển theo lịch trình tour) và ngân sách cố định. Việc đưa quyển menu vài trăm món cho họ tự gọi là một sai lầm lớn.
Lên set menu theo mức giá định sẵn (Budget-friendly)
Nhà hàng nên đóng gói sẵn các set menu mâm 6 người hoặc mâm 10 người với mức giá chẵn như 120.000đ/người, 150.000đ/người. Việc này giúp công ty du lịch dễ dàng khớp vào ngân sách tour, đồng thời giúp nhà hàng chủ động lên đơn nhập nguyên liệu từ sớm với số lượng lớn để ép giá nhà cung cấp xuống mức thấp nhất.
Ưu tiên các món chế biến nhanh, dễ chia khẩu phần
Menu khách đoàn nên hạn chế các món nướng tại bàn tốn thời gian hoặc các món canh múc lắt nhắt. Thay vào đó, ưu tiên các món hấp, luộc, xào có thể ra đồ hàng loạt từ bếp lớn. Các món ăn cũng cần dễ chia đều (ví dụ mâm 6 người thì đĩa tôm tẩm bột phải đúng 6 con) để khách trong mâm không bị tình trạng thiếu hụt đồ ăn.
Cách thiết kế Menu chuyên biệt dành riêng cho khách đoàn
Linh hoạt đáp ứng yêu cầu ăn chay, ăn kiêng hoặc dị ứng
Trong một đoàn 40 - 50 khách thường sẽ lẫn người ăn chay hoặc dị ứng hải sản. Việc quán sẵn sàng linh hoạt đáp ứng và báo với đối tác lữ hành rằng: "Bên em có hỗ trợ nấu riêng 1 - 2 suất chay không tính thêm phí" là một điểm cộng cực lớn, khiến hướng dẫn viên cảm thấy được hỗ trợ hết mình và ưu tiên chốt đoàn tại quán của bạn.
Chiến lược bán chéo (Cross-sell) đặc sản địa phương làm quà
Sau khi ăn xong, khách du lịch có tâm lý thích mua sắm. Việc bố trí một quầy bán đặc sản địa phương (khô gà, mắm, bánh kẹo) ngay gần quầy thu ngân và có trích hoa hồng mảng này cho hướng dẫn viên sẽ giúp quán tăng thêm một khoản doanh thu đáng kể ngoài tiền ăn.
Quy trình tiếp cận và thuyết phục đối tác đưa khách về quán
Để tăng lượng khách đến quán một cách bền vững, việc xây dựng mối quan hệ với các đối tác chiến lược là bước quan trọng. Một quy trình tiếp cận và thuyết phục đối tác hiệu quả sẽ đóng vai trò như một kênh marketing nhà hàng B2B đắc lực, giúp quán mở rộng mạng lưới khách hàng mà không tốn quá nhiều chi phí quảng bá trực tuyến.
Tìm kiếm thông tin đối tác tiềm năng từ đâu?
Không khó để tìm thông tin các đối tác này. Anh chị có thể tham gia vào các hội nhóm trên Facebook như: Hội hướng dẫn viên du lịch toàn quốc, Hội xe ghép/xe du lịch các tỉnh. Ngoài ra, việc chủ động đến các văn phòng đại diện du lịch tại địa phương để gửi hồ sơ hoặc tham gia các hiệp hội kinh doanh cũng giúp mở rộng tệp liên hệ nhanh chóng.
Chuẩn bị hồ sơ giới thiệu (Profile) ngắn gọn, trực quan
Các công ty du lịch không quan tâm nhiều đến những lời khen sáo rỗng. Trong Profile gửi đối tác, hãy làm nổi bật những thông tin thực tế nhất mà họ cần: Hình ảnh bãi đỗ xe (có đỗ được xe 45 chỗ không?), số lượng bàn ghế, không gian chung, khu vực vệ sinh (đảm bảo sạch sẽ, nhiều phòng) và đính kèm bảng giá set menu rõ ràng.
Quy trình tiếp cận và thuyết phục đối tác đưa khách về quán
Mời đối tác đến trải nghiệm thử chất lượng dịch vụ (Tasting)
Cách thuyết phục tốt nhất là mời điều hành tour hoặc hướng dẫn viên đến ăn thử (miễn phí) để họ trực tiếp kiểm chứng chất lượng món ăn và phong cách phục vụ. Khi họ đã có trải nghiệm thực tế tốt, họ sẽ tự tin giới thiệu khách của mình đến quán.
Tối ưu vận hành để không vỡ trận khi khách đoàn ập đến
Kéo được đoàn 50-100 người về quán là một thành công, nhưng nếu phục vụ chậm trễ, lên nhầm đồ, hoặc để khách phải chờ lâu thì họ sẽ không bao giờ quay lại.
Quản lý lịch đặt trước và tiền cọc chặt chẽ
Nhà hàng cần có sổ theo dõi hoặc hệ thống ghi nhận lịch đặt trước, bao gồm số lượng khách, số mâm, giờ đến dự kiến và set menu đã chọn. Yêu cầu chuyển khoản đặt cọc trước (thường từ 30% - 50%) là bước bắt buộc để tránh tình trạng bếp đã chuẩn bị đồ nhưng đoàn lại báo hủy ngang hoặc trễ giờ vì tắc đường.
Phân luồng không gian và nhân sự phục vụ riêng biệt
Nên xếp khách đoàn ngồi ở một tầng hoặc khu vực riêng để không ảnh hưởng đến sự riêng tư của khách lẻ (vốn chuộng không gian yên tĩnh hơn). Đồng thời, phân công cụ thể 1 - 2 nhân viên chạy bàn chuyên trách theo dõi sát sao khu vực này để lên cơm, lên canh kịp thời.
Tối ưu vận hành để không vỡ trận khi khách đoàn ập đến
Ứng dụng công nghệ đẩy nhanh tốc độ gọi món và xuất hóa đơn
Khó khăn lớn nhất khi phục vụ đoàn đông là mọi người cùng yêu cầu thêm đồ uống, thêm đá, thêm giấy ăn cùng một lúc, khiến nhân viên chạy đôn chạy đáo và dễ quên order. Bên cạnh đó, sau khi ăn xong, kế toán của đoàn lữ hành thường yêu cầu xuất hóa đơn VAT ngay lập tức để kịp giờ xe chạy.
Lúc này, việc trang bị phần mềm quản lý nhà hàng ăn uống là giải pháp xử lý triệt để. Nhân viên chỉ cần cầm điện thoại/tablet đứng tại bàn nhập order (thêm 10 bia, 5 khăn lạnh), dữ liệu sẽ lập tức được đẩy thẳng xuống máy in ở quầy bar và bếp mà không cần chạy đi chạy lại.
Khi thanh toán, thu ngân có thể tách bill, in biên lai đối chiếu công nợ cho hướng dẫn viên và thao tác xuất hóa đơn điện tử (VAT) khớp với hệ thống thuế chỉ trong chưa đầy 1 phút.
Bí quyết giữ chân đối tác lữ hành hợp tác lâu dài
Để duy trì mối quan hệ bền vững với các đối tác lữ hành, chăm sóc tận tâm và tạo động lực kịp thời là chìa khóa. Những chiến lược đơn giản nhưng tinh tế sẽ giúp quán trở thành lựa chọn ưu tiên của tài xế và hướng dẫn viên.
Chăm sóc đặc biệt cho người dẫn đoàn và tài xế
Tài xế và hướng dẫn viên là những người trực tiếp "cầm trịch" chuyến đi. Chủ quán cần sắp xếp một khu vực riêng biệt, yên tĩnh cho họ (thường là suất ăn miễn phí chất lượng), cung cấp chỗ ngả lưng hoặc võng nghỉ ngơi trong lúc đợi khách ăn. Một chai nước suối ướp lạnh gửi tặng bác tài xế khi lên xe đôi khi còn có sức nặng hơn vài chục ngàn tiền hoa hồng.
Thu thập phản hồi thực tế để cải thiện dịch vụ liên tục
Sau mỗi bữa ăn, quản lý quán nên chủ động ra hỏi han người dẫn đoàn về khẩu vị hôm nay, lượng thức ăn có bị thừa hay thiếu không. Ghi nhận phản hồi để điều chỉnh định lượng mâm cho các đoàn sau sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và cầu thị của nhà hàng.
Bí quyết giữ chân đối tác lữ hành hợp tác lâu dài
Chính sách thưởng thêm vượt KPI theo mùa du lịch
Ngoài hoa hồng cố định, vào những tháng thấp điểm, anh chị có thể tung ra chính sách thưởng nóng. Ví dụ: "Tích lũy đủ 5 đoàn trong tháng tặng thêm 1.000.000đ" để tạo động lực cho các đối tác ưu tiên đẩy khách về quán của mình thay vì các đối thủ cạnh tranh khác.
Việc xây dựng chương trình đối tác B2B không chỉ giúp nhà hàng tiếp cận khách đoàn một cách hiệu quả mà còn tạo ra mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững với các công ty lữ hành. Khi chăm sóc đối tác chu đáo, tối ưu trải nghiệm và duy trì chính sách hợp lý, nhà hàng sẽ trở thành lựa chọn ưu tiên, tăng lượng khách đều đặn và nâng cao uy tín trên thị trường.
