Rủi ro khi kinh doanh quán cà phê luôn là yếu tố khiến nhiều chủ đầu tư chùn bước dù thị trường này được đánh giá giàu tiềm năng. Từ việc chọn sai mặt bằng, định hướng khách hàng chưa chuẩn đến chiến lược marketing thiếu hiệu quả, mỗi sai lầm nhỏ đều có thể khiến mô hình quán khó tồn tại lâu dài. Hiểu rõ nguyên nhân và có giải pháp ứng phó kịp thời không chỉ giúp giảm thiểu thiệt hại mà còn tạo nền tảng vững chắc để quán phát triển bền vững trong thời đại 6.0 đầy cạnh tranh.
1. Các rủi ro khi kinh doanh quán cà phê và cách khắc phục
Kinh doanh quán cafe luôn đi kèm nhiều rủi ro, nhất là khi thiếu chuẩn bị và kinh nghiệm. Phần dưới đây tổng hợp những sai lầm thường gặp cùng hướng khắc phục giúp quán hoạt động hiệu quả hơn.
1.1 Mặt bằng kinh doanh lựa chọn chưa tối ưu
Mặt bằng là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và khả năng duy trì hoạt động của quán cà phê. Không ít chủ quán vì muốn tiết kiệm chi phí thuê mà chọn vị trí nằm sâu trong hẻm, khó tìm hoặc ít người qua lại. Hệ quả là dù đồ uống ngon, không gian đẹp, quán vẫn vắng khách do thiếu sự thuận tiện. Chẳng hạn, một quán hướng đến dân văn phòng nhưng lại đặt ở khu dân cư yên tĩnh sẽ rất khó đạt doanh số như kỳ vọng, bởi tệp khách hàng mục tiêu không hiện diện tại khu vực đó.
Để khắc phục, chủ quán cần khảo sát kỹ lưỡng trước khi thuê bao gồm lưu lượng người qua lại vào các khung giờ khác nhau, thói quen di chuyển và sức mua của khu vực. Ưu tiên vị trí gần văn phòng, trường học hoặc trục đường lớn có chỗ đỗ xe thuận tiện, dù chi phí thuê cao hơn đôi chút. Trong trường hợp ngân sách hạn chế, có thể chọn mặt bằng nhỏ nhưng dễ nhìn, dễ tiếp cận thay vì diện tích rộng nhưng khuất tầm mắt. Cách chọn “đắt mà đáng” này sẽ giúp quán duy trì nguồn khách ổn định và tăng cơ hội sinh lời lâu dài.
Mặt bằng kinh doanh lựa chọn chưa tối ưu
1.2 Định hướng sai nhóm khách hàng mục tiêu
Xác định sai đối tượng khách hàng là một trong những rủi ro khi kinh doanh quán cà phê khiến nhiều quán cafe thất bại dù có không gian đẹp và menu đa dạng. Khi không hiểu rõ mình phục vụ ai, chủ quán dễ rơi vào tình trạng “ôm đồm” vừa muốn thu hút sinh viên, vừa hướng đến dân văn phòng hay khách du lịch. Hệ quả là phong cách thiết kế, giá bán và chất lượng phục vụ trở nên lẫn lộn, không đáp ứng trọn vẹn nhu cầu của bất kỳ nhóm khách nào. Ví dụ, một quán cà phê mang phong cách trẻ trung, giá bình dân nhưng lại đặt gần khu văn phòng cao cấp sẽ khó cạnh tranh, vì không phù hợp với mức chi tiêu và gu thưởng thức của nhóm khách chính.
Để tránh sai lầm này, chủ quán cần nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng trước khi mở quán. Hãy xác định rõ nhóm khách hàng mục tiêu chiếm phần lớn doanh thu mong muốn, sau đó định hình phong cách không gian, menu, giá bán và chiến lược marketing theo đúng nhu cầu của họ. Với quán hướng đến dân công sở, không gian nên yên tĩnh, wifi mạnh, phục vụ nhanh vào giờ cao điểm. Ngược lại, nếu hướng đến giới trẻ, hãy đầu tư không gian check-in bắt mắt và menu sáng tạo. Khi mọi yếu tố đều xoay quanh đúng nhóm khách, quán sẽ có bản sắc riêng và khả năng giữ chân khách hàng lâu dài.
>>> Xem thêm: Top 20+ mô hình quán cafe đẹp, thu hút khách hàng thành công
1.3 Thiếu dấu ấn riêng trong nhận diện thương hiệu
Thị trường cà phê ngày càng bão hòa, việc quán không có bản sắc riêng khiến khách hàng dễ quên sau lần đầu ghé thử. Nhiều mô hình sao chép lẫn nhau từ cách thiết kế, menu đến tên gọi dẫn đến việc “quán nào cũng giống quán nào”. Khi thương hiệu không có câu chuyện riêng hay điểm khác biệt, quán sẽ khó tạo dấu ấn trong tâm trí khách hàng, đặc biệt là giữa vô số đối thủ cùng khu vực.
Để khắc phục, chủ quán cần đầu tư xây dựng bản sắc riêng, bắt đầu từ concept không gian, logo, bảng hiệu đến phong cách phục vụ. Một câu chuyện thương hiệu mang cảm xúc như “nơi khởi đầu ngày mới đầy năng lượng” hay “góc tĩnh lặng giữa lòng thành phố” sẽ giúp khách dễ đồng cảm và ghi nhớ hơn. Bên cạnh đó, hãy tạo điểm nhấn bằng món “signature drink” hoặc hoạt động đặc trưng như ưu đãi sáng sớm, góc sách miễn phí, không gian acoustic cuối tuần. Khi quán có cá tính rõ ràng, hình ảnh thương hiệu sẽ dần in sâu trong tâm trí khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
Thiếu dấu ấn riêng trong nhận diện thương hiệu
1.4 Chiến lược tiếp thị chưa mang lại hiệu quả thực tế
Nhiều quán cafe đầu tư lớn vào không gian và menu nhưng lại xem nhẹ khâu marketing, khiến quán khó được biết đến rộng rãi. Một số chỉ dựa vào truyền miệng hoặc đăng bài rời rạc trên mạng xã hội mà không có kế hoạch cụ thể. Điều này khiến thương hiệu nhanh chóng bị lãng quên giữa hàng trăm đối thủ mới. Có quán mở cả năm vẫn chỉ phục vụ quanh quẩn nhóm khách quen, doanh thu không đủ bù chi phí. Trong khi đó, những thương hiệu nhỏ nhưng biết tận dụng truyền thông địa phương, KOLs hoặc review trên nền tảng TikTok lại có thể bứt phá chỉ sau vài tuần.
Trong trường hợp này, để khắc phục rủi ro khi kinh doanh quán cà phê cần xây dựng chiến lược tiếp thị đồng bộ cả online lẫn offline. Trên mạng xã hội, nên duy trì lịch đăng bài đều đặn, hình ảnh bắt mắt, thông điệp nhất quán với phong cách quán. Kết hợp quảng cáo khu vực gần quán trên Facebook, Google Maps hoặc hợp tác với food reviewer uy tín để tăng độ nhận diện. Ngoài ra, tổ chức mini game, chương trình ưu đãi hoặc workshop nhỏ cũng giúp lan tỏa thương hiệu tự nhiên. Khi marketing được đầu tư đúng hướng, quán không chỉ thu hút khách mới mà còn xây dựng được tệp khách hàng trung thành ổn định lâu dài.
>>> Xem thêm: Những rủi ro khi kinh doanh online các chủ kinh doanh nên biết
1.5 Chất lượng sản phẩm chưa đáp ứng kỳ vọng
Cà phê là “trái tim” của quán, vì vậy chất lượng đồ uống quyết định mức độ quay lại của khách. Nhiều quán gặp tình trạng đồ uống không ổn định hôm ngon, hôm dở do nguyên liệu không đồng đều hoặc barista chưa được đào tạo bài bản. Điều này khiến khách hàng thất vọng và khó có thể trở thành khách quen.
Do đó, chủ quán nên duy trì tiêu chuẩn pha chế thống nhất và lựa chọn nguyên liệu chất lượng. Việc đào tạo barista thường xuyên giúp đảm bảo mỗi cốc coffee đạt hương vị chuẩn, đồng thời tạo sự tự tin cho nhân viên. Ngoài ra, đầu tư máy móc ổn định, kiểm tra định kỳ và thiết lập quy trình chuẩn trong pha chế sẽ giúp đồ uống luôn đồng nhất. Một món “signature drink” chất lượng cao cũng góp phần tạo dấu ấn riêng và khiến khách nhớ đến quán lâu dài.
Chất lượng sản phẩm chưa đáp ứng kỳ vọng
1.6 Công tác quản lý tài chính còn nhiều hạn chế
Quản lý tài chính yếu kém là nguyên nhân phổ biến khiến quán cà phê gặp khó khăn dù doanh thu không thấp. Nhiều chủ quán chỉ dựa vào cảm giác để nhập nguyên liệu, theo dõi doanh thu hay chi phí cố định, dẫn đến thất thoát, lãng phí hoặc thiếu hụt dòng tiền khi cần.
Để hạn chế rủi ro kinh doanh quán cà phê này, chủ quán cần xây dựng hệ thống quản lý chi phí rõ ràng, ghi chép và kiểm soát dòng tiền hàng ngày. Lập kế hoạch ngân sách cho từng hạng mục nguyên liệu, nhân sự, marketing và chi phí cố định giúp dự đoán và điều chỉnh kịp thời khi có biến động. Đồng thời, theo dõi sát doanh thu và so sánh với chi phí thực tế sẽ giúp chủ quán phát hiện vấn đề sớm, từ đó ra quyết định nhập hàng, điều chỉnh giá bán hay giảm lãng phí một cách hợp lý.
1.7 Bất cập trong quản lý và vận hành nhân sự
Quản lý nhân sự không hiệu quả là rủi ro phổ biến khiến quán cafe hoạt động thiếu trơn tru. Nhiều quán gặp tình trạng nhân viên thay đổi liên tục, thiếu đào tạo hoặc thái độ phục vụ chưa chuyên nghiệp, dẫn đến trải nghiệm khách hàng không đồng nhất.
Để hạn chế, chủ quán cần xây dựng quy trình vận hành và đào tạo nhân viên bài bản. Xây dựng sổ tay hướng dẫn phục vụ, quy trình pha chế và xử lý tình huống giúp nhân viên làm việc đồng nhất. Đồng thời, áp dụng chính sách thưởng phạt rõ ràng, tạo động lực gắn bó lâu dài. Tổ chức họp định kỳ để trao đổi, giải quyết vấn đề phát sinh cũng giúp nâng cao hiệu suất và giữ đội ngũ nhân sự ổn định, từ đó đảm bảo chất lượng phục vụ và trải nghiệm khách hàng luôn đồng nhất.
Bất cập trong quán lý và vận hành nhân sự
1.8 Thiếu kế hoạch dự phòng cho rủi ro kinh doanh
Nhiều quán cà phê hoạt động trơn tru trong thời gian đầu nhưng gặp khó khăn khi thị trường biến động hoặc phát sinh sự cố bất ngờ. Thiếu kế hoạch dự phòng khiến chủ quán bị động khi đối mặt với các tình huống như giá nguyên liệu tăng, sự cố điện nước, dịch bệnh hay giảm lượng khách đột ngột.
Nhằm hạn chế rủi ro khi kinh doanh quán cà phê, cần xây dựng các phương án dự phòng từ trước. Duy trì quỹ dự trữ tài chính đủ chi trả chi phí vận hành trong 3 - 6 tháng giúp quán duy trì hoạt động khi gặp khó khăn. Bên cạnh đó, phát triển các kênh bán hàng bổ sung như mang đi, giao hàng online hay tổ chức sự kiện nhỏ tại quán sẽ giảm bớt sự phụ thuộc vào một nguồn khách duy nhất. Khi chuẩn bị kế hoạch dự phòng đầy đủ, quán sẽ linh hoạt ứng phó với rủi ro và duy trì hoạt động ổn định trong mọi tình huống.
1.9 Biến động trong xu hướng và thị hiếu người tiêu dùng
Thị hiếu của khách hàng thay đổi liên tục, đặc biệt trong ngành cà phê, nơi các xu hướng đồ uống và phong cách quán xuất hiện nhanh chóng. Một quán chỉ tập trung vào cà phê truyền thống mà bỏ qua các loại đồ uống mới như cold brew, matcha hay đồ uống theo mùa sẽ dễ bị tụt lại phía sau.
Để khắc phục, chủ quán cần theo dõi xu hướng thị trường và lắng nghe phản hồi của khách thường xuyên. Thử nghiệm các món mới theo mùa, tổ chức mini event hoặc ưu đãi đặc biệt giúp đánh giá mức độ ưa thích trước khi triển khai rộng rãi. Đồng thời, điều chỉnh không gian, âm nhạc hay trang trí để phù hợp với tệp khách mục tiêu sẽ giúp quán duy trì sức hút và giữ chân khách hàng trung thành lâu dài, ngay cả khi thị hiếu thay đổi.
Biến động trong xu hướng và thị hiếu người tiêu dùng
1.10 Nguy cơ vi phạm tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm
An toàn vệ sinh thực phẩm là yếu tố quyết định uy tín và hình ảnh của quán cà phê. Nhiều quán nhỏ chưa tuân thủ đầy đủ quy định về bảo quản nguyên liệu, vệ sinh khu vực chế biến hay thời gian lưu trữ đồ uống, dẫn đến nguy cơ khách hàng phản hồi tiêu cực hoặc cơ quan chức năng xử phạt.
Nhằm hạn chế điều này, chủ quán cần xây dựng và duy trì quy trình vệ sinh định kỳ cho toàn bộ khu vực bếp, quầy pha chế và kho nguyên liệu. Đào tạo nhân viên nắm vững các tiêu chuẩn an toàn, kiểm tra hạn sử dụng nguyên liệu hàng ngày và lưu trữ đúng cách là những bước cơ bản nhưng quan trọng. Ngoài ra, việc đăng ký và tuân thủ các chứng nhận VSATTP sẽ giúp quán tạo dựng niềm tin, nâng cao uy tín và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
2. Bí quyết hạn chế tối đa rủi ro khi kinh doanh quán cà phê thời 6.0
Trong thời đại 6.0, công nghệ trở thành trợ thủ đắc lực giúp chủ quán giảm thiểu rủi ro và tối ưu vận hành. Một trong những giải pháp quan trọng nhất là sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, giúp kiểm soát toàn bộ hoạt động từ A đến Z. Từ quản lý doanh thu, tồn kho, nguyên liệu đến theo dõi nhân sự và chi phí vận hành, mọi dữ liệu đều được lưu trữ và phân tích chính xác, giúp chủ quán nắm rõ tình hình và ra quyết định kịp thời.
Phần mềm quản lý còn giúp tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu sai sót do con người từ việc nhập liệu, tính toán doanh thu đến kiểm soát lượng nguyên liệu và lịch làm việc của nhân viên. Đồng thời, báo cáo định kỳ và dự báo nhu cầu nguyên liệu theo ngày, tuần hoặc tháng giúp quán duy trì chất lượng đồ uống đồng nhất và hạn chế lãng phí.
Với những quán muốn vận hành chuyên nghiệp và ổn định, đầu tư vào giải pháp quản lý toàn diện là bước đi thông minh. Sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê POS365 giúp chủ quán kiểm soát rủi ro hiệu quả, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó tạo nền tảng phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.
Bí quyết hạn chế tối đa rủi ro khi kinh doanh quán cà phê thời 6.0
Rủi ro khi kinh doanh quán cà phê xuất hiện ở nhiều khía cạnh, từ lựa chọn mặt bằng, định hướng khách hàng, chất lượng sản phẩm đến quản lý tài chính và nhân sự. Nhận diện sớm các rủi ro này và áp dụng biện pháp phù hợp giúp quán vận hành ổn định, nâng cao hiệu quả và duy trì sự phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh.
