Các hình thức đặt bàn nhà hàng thường gặp và những lưu ý

---

Khi nói về vấn đề đặt bàn nhà hàng, bạn có thể thấy có một số nơi cho phép bạn đặt chỗ để sử dụng dịch vụ bên họ hoặc có thể tới trực tiếp. Thậm chí, một số nhà hàng bắt buộc bạn phải đặt bàn qua app để ăn uống, nghỉ ngơi.

Nếu không nắm rõ được ưu - nhược điểm cũng như cách thức của việc đặt nhà hàng, điều này có thể gây nên xung đột giữa những người đặt chỗ và các khách hàng không đặt chỗ khi đến cửa hàng của bạn. Bất kể bạn đang sử dụng phương pháp đặt bàn hay không cần đặt bàn, hãy tìm hiểu về chúng thông qua bài viết này của POS365 nhé.

I. Ưu điểm và hạn chế khi đặt bàn nhà hàng

Việc đặt chỗ nhà hàng sẽ có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Nếu bạn đang kinh doanh dịch vụ nhà hàng thì chắc chắn phải nắm rõ những thông tin dưới đây nhé!

1. Ưu điểm

Việc áp dụng dịch vụ đặt bàn cung cấp nhiều những lợi ích như: 

• Quản lý nhân viên và bếp dễ dàng hơn: Khi bạn biết có bao nhiêu người bạn cần phục vụ tại một thời điểm nhất định, bạn có thể lên kế hoạch tốt hơn cho nhu cầu nhà bếp và nhân viên phục vụ của mình .

• Không phải chờ đợi: Khách hàng đặt chỗ nhà hàng không phải chờ đợi lâu hoặc đối mặt với thời gian chờ đợi không thể đoán trước. Điều này có nghĩa là khách hàng cảm thấy vui vẻ hơn vì được đáp ứng nhu cầu nhanh chóng.

• Lập kế hoạch vị trí bàn được tốt hơn: Nếu bạn đi theo cách đặt chỗ trước nhà hàng, thì bạn có thể lập kế hoạch chính xác cách bố trí bàn, vị trí ăn uống của khách hàng. Việc phục vụ trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn. 

• Lợi nhuận: Đặt chỗ thường mang lại cho nhà hàng là các nhóm đông người và những nhóm đó có xu hướng chi tiêu nhiều hơn là các khách hàng đi 1 mình. Bạn cũng có thể xây dựng thực đơn nhà hàng để phù hợp và tạo lợi nhuận cao nhất cho mình.

Ưu điểm của việc đặt bàn nhà hàng

2. Hạn chế

Ngoài các lợi ích kể trên thì việc đặt bàn trước sẽ có những nhược điểm bất cập. Hãy xem xét và biết cách giải quyết chúng: 

2.1. Hạn chế tiềm năng bán hàng

Khi càng có nhiều những bàn được đặt trước, bạn càng giới hạn việc phục vụ đối với những khách hàng đến bất chợt mà chưa đặt bàn trước. Điều này có thể khiến doanh số của bạn giảm xuống. Để khắc phục vấn đề này, hãy cố gắng luôn luôn để một số lượng bàn dành cho những người chưa đặt được chỗ. Và những bàn này nên được chú ý để cạnh những cửa sổ, cửa ra vào. Đây là tín hiệu tốt giúp khách hàng chưa đặt bàn có thể phát hiện và suy nghĩ sử dụng dịch vụ của bạn. 

2.2. Chấp nhận rủi ro

Đối với việc đặt chỗ nhà hàng, chắc chắn sẽ có những người đặt bàn trước nhưng vì một vài lý do nào đó, họ có thể không đến và hủy bàn khi gần sát giờ đặt. Điều này khiến bàn được đặt chỗ bị trống và tiêu tốn tiền của bạn. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn có kế hoạch xử lý vấn đề này. Nhiều nhà hàng yêu cầu thanh toán qua thẻ tín dụng để giữ bàn và sẽ tính phí nếu khách hàng không xuất hiện hoặc gọi để hủy trong một khung thời gian nhất định.

Hạn chế khi đặt bàn nhà hàng

2.3. Mất một số khách hàng

Đặc biệt nếu bạn chỉ áp dụng phương thức đặt nhà hàng, bạn sẽ phải từ chối một số khách hàng nhất định khi họ muốn dùng thử đồ ăn, dịch vụ bên nhà hàng của bạn. Bởi có nhiều người họ không lên kế hoạch trước cho bữa ăn của họ. Lời khuyên tới bạn là hãy dành một số bàn trống để có thể phục vụ những khách hàng không đặt chỗ nhà  hàng. 

II. Những cách thức đặt bàn nhà hàng phổ biến

Có rất nhiều cách thức đặt bàn nhà hàng phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng khách hàng. Dưới đây là một số cách đặt chỗ nhà hàng phổ biến hiện nay:

1. Quy trình đặt bàn nhà hàng qua điện thoại

Việc đặt chỗ tại nhà hàng qua điện thoại là phương thức khá phổ biến mà nhiều người hiện nay đang áp dụng bởi tính tiện lợi, nhanh chóng. Dưới đây sẽ là quy trình đặt bàn nhà hàng qua điện thoại chi tiết, cụ thể: 

• Chuẩn bị trước ca: sẽ bao gồm những công việc tiếp nhận cuộc gọi mọi lúc mọi nơi cả về tư thế, thái độ phục vụ và đầy đủ các dụng cụ. Chú ý đảm bảo tập trung hoàn toàn vào quá trình đặt bàn và khách. 

• Trả lời điện thoại: Nhấc điện thoại lên hoặc nhấn vào nút trên tai nghe và trả lời cuộc gọi.

• Nhận đặt bàn: Xác nhận yêu cầu đặt bàn của khách nếu nhà hàng còn bàn trống. Trường hợp không còn bàn trống, xin lỗi khách và hẹn thông báo lại cho khách khi có bàn.

• Kết thúc cuộc gọi: Chào khách. Thực hiện gác máy. Kết thúc cuộc gọi.

Đặt bàn nhà hàng qua điện thoại

2. Khách đến đặt bàn trực tiếp tại nhà hàng

Những khách hàng đến đặt bàn trực tiếp tại nhà hàng thường sẽ là những người đã tìm hiểu kỹ về các sản phẩm/dịch vụ tại đây. Và họ cảm thấy phù hợp với nhu cầu của mình, nếu họ đã đặt bàn thì khả năng hủy bàn sẽ rất thấp. Vì vậy, quản lý nhà hàng hãy lưu ý để đáp ứng làm hài lòng các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất. 

Đặt bàn trực tiếp tại nhà hàng

3. Đặt bàn trực tuyến

Khách hàng có thể đặt bàn trực tuyến qua website nhà hàng, facebook, zalo,... Với hình thức đặt bàn này thì nhà hàng cần phải bố trí nhân sự hợp lý để trực chat, tránh tình trạng mất khách vì trả lời lại quá lâu.

Ngoài ra thì khách hàng cũng có thể đặt bàn qua các đơn vị trung gian như Grabfood, Now, Loship, Baemin,... Các nhà hàng có thể liên kết với các đơn vị cung cấp giải pháp đặt bàn nhà hàng, gọi món mang về. Khi khách hàng đặt bàn qua các đơn vị trung gian, nhà hàng sẽ ghi nhận lại toàn bộ thông tin đặt bàn và các yêu cầu riêng của khách.

Đặt bàn trực tuyến qua website, facebook

4. Đặt bàn qua email

Tuy đây không phải là phương thức đặt bàn nhanh nhất nhưng đây vẫn là một trong những cách được khách hàng sử dụng, bởi việc xác nhận giao dịch rõ ràng, chuyên nghiệp. Thông thường những đoàn khách lớn hoặc khách nước ngoài sẽ sử dụng hình thức đặt bàn này.

Khách hàng sẽ gửi thông tin đặt bàn đến email của nhà hàng. Khi nhân viên check mail sẽ mail lại hoặc gọi điện xác nhận, lấy thêm các thông tin cần thiết và thông báo về khoản tiền đặt cọc mà khách hàng cần thanh toán trước. 

5. Đặt bàn qua nhân viên

Thông thường, việc đặt bàn qua nhân viên nhà hàng chỉ được áp dụng khi là khách quen hoặc khách VIP. Khách hàng sẽ liên hệ trực tiếp với quản lý, giám sát hoặc nhân viên phụ trách để đặt bàn. Nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin cần thông báo với cấp trên để nhận chỉ đạo thực hiện.

Đặt bàn qua nhân viên nhà hàng

III. Một số lưu ý khi sắp xếp bàn đặt trước

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng dành cho bộ phận nhân viên tiếp nhận các đặt bàn của khách, để sắp xếp bàn chu đáo trước khi khách đến:

3.1. Chỗ ngồi

Nhiều nhà hàng, đặc biệt là các chuỗi phục vụ nhanh, đạt được sự cân bằng bằng cách sử dụng bàn ghế gọi trước. Sự kết hợp giữa việc đặt bàn trước cho phép khách hàng đặt chỗ khi đang trên đường đến nhà hàng. Các app đặt bàn nhà hàng được ứng dụng và cho phép khách hàng đặt trực tuyến một cách dễ dàng. 

Các ứng dụng này cũng cung cấp cập nhật trực tiếp cho những khách hàng muốn theo dõi số lượng bàn trống và họ có thể tự động thông báo khi họ đến hoặc có vấn đề gì xảy ra. Một bộ phận tiếp nhận thông tin sẽ thông báo cho bếp và lên lịch, hỗ trợ khách hàng được nhanh chóng hơn.

Một số lưu ý khi sắp xếp bàn đặt trước

3.2. Tránh đặt trước quá nhiều

Nếu bạn chọn chấp nhận đặt chỗ nhà hàng, hãy cẩn thận để tránh đặt trước quá nhiều. Nhìn thì việc đặt bàn quá nhiều có thể khiến bạn cảm thấy  lợi nhuận thu về khá cao, tuy nhiên đừng đánh đổi sự bận rộn quá đà. 

Điều này sẽ gây sự khó khăn trong khâu dịch vụ, nhân viên trở nên chạy đua với thời gian. Và bạn có chắc rằng nhà hàng của mình có thể giải quyết được trọn vẹn điều này không, hay bạn sẽ thu về lợi nhuận cao trong ngày hôm đó nhưng nhận về nhiều những phàn nàn, khiếu nại tồi tệ?

3.3. Một số lưu ý khác

• Lưu lại cụ thể, chính xác thông tin đặt bàn của khách hàng.

• Nắm vững các quy định về đặt cọc của nhà hàng để thông báo chính xác cho khách hàng.

• Trong trường hợp khách đoàn có người già, phụ nữ mang thai, người khuyết tật,... nhân viên cần tinh tế sắp xếp chỗ ngồi hợp lý và sẵn sàng hỗ trợ khi cần.

• Vào giờ cao điểm, lượng khách quá đông thì cần phân công cụ thể khu vực làm việc cho bộ phận phục vụ để đảm bảo khách nhận được sản phẩm và dịch vụ chất lượng.

• Khi đã chuẩn bị bàn ăn đặt trước thì nhân viên phục vụ cần đặt biển “Đã đặt” để thông báo cho các khách hàng đến sau biết và chủ động lựa chọn chỗ ngồi bàn ăn khác.

IV. Đặt chỗ nhà hàng dễ dàng bằng phần mềm POS365

Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng POS365 để có thể theo dõi chỗ đặt nhà hàng, thực hiện quản lý, sắp xếp chuyển - ghép- tách bàn,... Sử dụng một công cụ quản lý cho nhà hàng trên các thiết bị di động giúp quản lý nắm bắt tốt các hoạt động kinh doanh mà không phải tới trực tiếp nhà hàng. 

Đặt chỗ nhà hàng nhanh chóng, dễ dàng bằng phần mềm POS365

Mặc dù có nhiều cách để bạn có thể làm việc đặt bàn được trực tuyến. Tuy nhiên, các bạn vẫn nên sử dụng phần mềm hiệu quả được trả phí để có thể sử dụng thêm nhiều những tính năng vô cùng cần thiết cho nhà hàng của mình. POS365 là phần mềm được thực hiện cung cấp những tính năng được dành riêng cho nhà hàng và chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả, trơn tru. 

Tham khảo thêm: Những lý do bạn nên sử dụng phần mềm order bằng điện thoại

Kết luận:

Bất kể bạn chọn cách đặt bàn nhà hàng như thế nào, hãy có một nhân viên được chỉ định phụ trách quá trình này. Điều này sẽ giảm khả năng mất đặt phòng hoặc đặt bàn đôi. Quyết định chấp nhận số lượng đặt bàn quá tải là quyết định của bạn. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng cách bạn xử lý được những vấn đề của cửa hàng và mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.