Câu chuyện kinh doanh

Mở quán cafe bar đang trở thành lựa chọn khởi nghiệp hấp dẫn khi nhu cầu giải trí, thư giãn của giới trẻ ngày càng tăng. Để kinh doanh hiệu quả, hạn chế rủi ro và thu hồi vốn nhanh chóng, việc nắm vững quy trình chuẩn từ lập kế hoạch, chuẩn bị vốn, thiết kế không gian, hoàn thiện thủ tục pháp lý cho đến xây dựng menu, nhân sự, marketing và vận hành đóng vai trò then chốt. Một lộ trình bài bản giúp chủ quán tự tin triển khai từng bước, tối ưu chi phí và nhanh chóng đưa quán vào hoạt động ổn định.

1. Lập kế hoạch kinh doanh mở quán cafe bar

Trước khi bắt tay vào bất kỳ khoản đầu tư nào, bước đầu tiên và quan trọng nhất là xây dựng một kế hoạch kinh doanh toàn diện. Đây chính là kim chỉ nam giúp định hướng mọi hoạt động, hạn chế sai sót và chủ động kiểm soát rủi ro trong suốt quá trình triển khai.

1.1 Phân tích thị trường

Bắt đầu bằng việc khảo sát khu vực dự định kinh doanh: mật độ dân cư, thu nhập trung bình, thói quen ăn uống - giải trí của nhóm khách tiềm năng. Cần xác định rõ độ tuổi, phong cách sống, thời gian họ thường đến quán để định hình cách phục vụ phù hợp. Đồng thời, nghiên cứu kỹ các đối thủ cạnh tranh trong khu vực: họ đang kinh doanh mô hình gì, giá bán ra sao, menu có điểm gì đặc biệt, mức độ đông khách thế nào. Việc hiểu rõ thị trường sẽ giúp bạn tìm ra “khoảng trống” chưa được khai thác, tạo lợi thế cạnh tranh ngay từ đầu.

>>> Xem thêm: Nghiên cứu thị trường là gì? Mục đích của nghiên cứu thị trường

1.2 Xác định mô hình kinh doanh

Dựa trên kết quả phân tích, chủ quán chọn mô hình cafe bar phù hợp. Nếu khu vực có nhiều dân văn phòng, một quán cafe bar phong cách hiện đại, phục vụ cả cà phê chất lượng cao lẫn cocktail nhẹ có thể thu hút khách sau giờ làm. Nếu nhắm đến giới trẻ thích check-in, không gian cần thiết kế độc đáo, menu nhiều món “signature” bắt trend. Ngoài ra, có thể kết hợp thêm các dịch vụ như nhạc sống, DJ, quầy bar mini hoặc khu vực đọc sách để tăng trải nghiệm. Việc xác định mô hình chuẩn xác giúp định hình phong cách quán, tone thiết kế, khung giá, tuyển dụng nhân sự và cả chiến lược marketing về sau.

Xác định mô hình kinh doanh

Xác định mô hình kinh doanh quán cà phê bar

1.3 Lập kế hoạch chi phí

Một kế hoạch tài chính cụ thể giúp bạn tránh rơi vào tình trạng “thiếu vốn giữa chừng”. Hãy chia nhỏ các khoản đầu tư:

  • Chi phí cố định: thuê mặt bằng, sửa chữa - thi công, thiết kế nội thất, mua sắm trang thiết bị, hệ thống âm thanh - ánh sáng.

  • Chi phí vận hành: nguyên liệu đồ uống, lương nhân viên, điện, nước, internet, marketing, chi phí phát sinh.

  • Quỹ dự phòng: thường từ 10 - 15% tổng vốn để xử lý rủi ro như doanh thu thấp hơn dự kiến, giá nguyên liệu tăng hoặc chi phí bảo trì thiết bị.

Việc có bảng dự trù chi tiết giúp bạn chủ động cân đối vốn tự có và vốn vay, tính toán thời gian thu hồi vốn và xác định mức doanh thu tối thiểu cần đạt mỗi tháng để quán hoạt động ổn định.

2. Chuẩn bị vốn và trang thiết bị mở quán cafe bar

Nguồn vốn là yếu tố quyết định quy mô, phong cách và tốc độ thu hồi vốn của quán. Trên thực tế, mức đầu tư có thể dao động khá lớn tùy phân khúc khách hàng và vị trí kinh doanh:

Quán cafe bar nhỏ (20 - 30 chỗ ngồi)

Vốn khoảng 300 - 500 triệu đồng. Phù hợp khu vực dân cư, phục vụ đồ uống đơn giản, không gian gọn gàng, tập trung vào trải nghiệm thoải mái và giá hợp lý.

Quán cafe bar tầm trung (40 - 60 chỗ ngồi)

Vốn từ 700 triệu - 1,2 tỷ đồng. Thường đặt ở các tuyến phố sầm uất, thiết kế không gian có concept riêng, đầu tư âm thanh ánh sáng chất lượng, menu phong phú hơn, có thể kết hợp cocktail, mocktail, đồ ăn nhẹ.

Cafe bar cao cấp (trên 80 chỗ ngồi, phong cách sang trọng hoặc giải trí kết hợp)

Vốn dao động 1,5 - 3 tỷ đồng trở lên. Yêu cầu thiết kế độc bản, nội thất cao cấp, hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại, khu vực quầy bar chuyên nghiệp, nhân sự đào tạo bài bản.

Danh mục trang thiết bị cơ bản cần đầu tư:

  • Bàn ghế, nội thất: Tùy phong cách, dao động từ 50 - 200 triệu đồng.

  • Quầy bar, khu pha chế: Thiết kế quầy, kệ, tủ lạnh bảo quản nguyên liệu, giá khoảng 40 - 100 triệu đồng.

  • Máy pha cà phê chuyên nghiệp: Loại tốt giá 30 - 80 triệu đồng/máy.

  • Máy xay cà phê, máy ép trái cây, máy làm đá: Khoảng 15 - 50 triệu đồng.

  • Hệ thống âm thanh, ánh sáng: Tối thiểu 50 - 150 triệu đồng với quán lớn có thể cao hơn nhiều.

  • Dụng cụ pha chế, ly, cốc, đồ trang trí, vật tư tiêu hao: Khoảng 20 - 50 triệu đồng.

  • Trang thiết bị an toàn PCCC: Khoảng 10 - 20 triệu đồng.

Chuẩn bị vốn và trang thiết bị mở quán cafe bar

Chuẩn bị vốn và trang thiết bị mở quán cafe bar

3. Chuẩn bị mặt bằng và thiết kế mở quán cafe bar

Chọn mặt bằng

Mặt bằng là yếu tố quan trọng quyết định khả năng thu hút khách và doanh thu. Một số tiêu chí cần cân nhắc:

  • Vị trí thuận tiện: Nên chọn gần khu dân cư, văn phòng, trung tâm thương mại hoặc khu vui chơi giải trí. Ví dụ, một quán cafe bar ở gần tòa nhà văn phòng lớn sẽ dễ thu hút khách sau giờ làm, trong khi quán gần khu vui chơi hoặc trường học sẽ phù hợp với giới trẻ, học sinh – sinh viên.

  • Diện tích và bố trí: Với quán nhỏ khoảng 30–40 m², bạn có thể sắp xếp 15–20 chỗ ngồi, kèm 1 quầy bar nhỏ. Quán tầm trung 60–100 m² có thể bố trí 40–60 chỗ ngồi, khu vực lounge hoặc ghế sofa để khách thư giãn. Quán lớn trên 100 m² thường cần khu vực bar riêng, sân ngoài trời, khu vực DJ hoặc nhạc sống.

  • Tiện ích xung quanh: Chỗ để xe rộng rãi, dễ tìm, đường đi thuận lợi, có đèn đường và an ninh tốt. Điều này giúp khách hàng dễ tiếp cận, tăng tỷ lệ ghé lại và giới thiệu quán.

Thiết kế không gian

Thiết kế quán không chỉ là sắp xếp nội thất mà còn tạo trải nghiệm tổng thể:

  • Xây dựng concept: Concept cần đồng bộ với mô hình kinh doanh. Ví dụ, cafe bar sang trọng có thể sử dụng nội thất gỗ – da, ánh sáng vàng ấm, trang trí tối giản nhưng tinh tế; quán phong cách trẻ trung, hiện đại có thể dùng màu sắc tươi sáng, ghế sofa cá tính, đèn neon hoặc tranh tường độc đáo.

  • Ánh sáng và âm thanh: Ánh sáng nên kết hợp cả chiếu sáng chính và chiếu sáng trang trí, tạo không gian ấm cúng nhưng vẫn đủ sáng để khách check-in. Âm thanh cần phù hợp: nhạc nhẹ thư giãn cho khung giờ ban ngày, nhạc sôi động hoặc DJ vào tối muộn, tránh quá ồn gây khó chịu.

  • Bố trí chỗ ngồi: Nên kết hợp nhiều loại chỗ ngồi: bàn đôi, bàn nhóm, ghế sofa, quầy bar. Khoảng cách hợp lý giữa các bàn giúp khách thoải mái di chuyển và tạo cảm giác riêng tư, tăng thời gian lưu lại quán.

  • Yếu tố trải nghiệm: Kèm theo các khu vực “check-in” với decor bắt mắt, cây xanh, ánh sáng tự nhiên nếu có, hoặc view nhìn ra phố để tăng khả năng tương tác và tạo ấn tượng lâu dài cho khách.

Ví dụ, một quán cafe bar diện tích 80 m² có thể chia: 20 chỗ ngoài trời, 30 chỗ khu vực bàn ghế thường, 10 - 15 chỗ sofa, 5 - 10 chỗ quầy bar. Hệ thống ánh sáng vàng ấm, một góc decor “sống ảo” với đèn neon và cây xanh, âm nhạc nhẹ nhàng buổi sáng, sôi động buổi tối sẽ tạo trải nghiệm đồng bộ, khiến khách vừa thư giãn vừa muốn quay lại.

Chuẩn bị mặt bằng và thiết kế mở quán cafe bar

Chuẩn bị mặt bằng và thiết kế mở quán cafe bar

4. Hoàn thiện thủ tục pháp lý mở quán cafe bar

Để quán vận hành hợp pháp, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ:

  • Đăng ký kinh doanh hộ cá thể hoặc doanh nghiệp

  • Giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm

  • Giấy chứng nhận đủ điều kiện an ninh trật tự

  • Giấy chứng nhận phòng cháy chữa cháy

  • Giấy phép bán rượu tiêu dùng tại chỗ (nếu quán có phục vụ đồ uống có cồn)

Hoàn thiện thủ tục pháp lý sớm sẽ giúp việc khai trương diễn ra suôn sẻ, tránh rắc rối về sau.

Hoàn thiện thủ tục pháp lý mở quán cafe bar

Hoàn thiện thủ tục pháp lý mở quán cafe bar

5. Xây dựng menu và nhân sự quán cafe bar

Sau khi đã chuẩn bị mặt bằng, thiết kế và hoàn thiện vốn - trang thiết bị, bước tiếp theo là xây dựng menu đồ uống - đồ ăn và chuẩn bị nhân sự phù hợp. Đây là yếu tố trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng, khả năng quay lại quán và doanh thu dài hạn.

5.1 Menu đồ uống và đồ ăn

Menu là “bộ mặt” của quán, quyết định khách hàng có muốn thử và quay lại hay không. Một menu hiệu quả cần đa dạng nhưng vẫn đồng bộ với phong cách quán.

  • Đa dạng món: Bao gồm cà phê truyền thống, cà phê pha máy, trà, nước ép, mocktail, cocktail (nếu phục vụ rượu), đồ ăn nhẹ như bánh ngọt, sandwich, snack. Ví dụ, một quán tầm trung có thể phục vụ 10 loại cà phê, 5 loại trà, 3 - 5 loại cocktail, 3 -  5 món ăn nhẹ.

  • Chất lượng và cách trình bày: Nguyên liệu tươi, bảo quản đúng cách, trình bày đẹp mắt, thuyết phục khách chụp hình “check-in”.

  • Định giá hợp lý: Dựa trên chi phí nguyên liệu, mức sống khu vực và phân khúc khách hàng. Ví dụ, đồ uống cơ bản 25.000 - 50.000 đồng, cocktail 80.000 - 150.000 đồng, đồ ăn nhẹ 30.000 - 80.000 đồng.

  • Món đặc trưng (signature drink): Một vài món duy nhất chỉ quán bạn có, tạo dấu ấn riêng, ví dụ cocktail sáng tạo hoặc cà phê pha theo công thức riêng.

Menu đồ uống và đồ ăn

Xây dựng Menu đồ uống và đồ ăn hợp lý

5.2 Nhân sự quán cafe bar

Đội ngũ nhân sự quyết định chất lượng phục vụ, tốc độ vận hành và hình ảnh chuyên nghiệp của quán.

  • Tuyển dụng: Lựa chọn đội ngũ pha chế có kinh nghiệm, nhân viên phục vụ thân thiện, có kỹ năng xử lý tình huống và tư vấn khách hàng. Ví dụ, quán tầm trung 40 - 50 chỗ ngồi cần: 2 - 3 pha chế, 4 - 5 phục vụ, 1 quản lý vận hành, 1 nhân viên bếp/pha chế phụ.

  • Đào tạo: Hướng dẫn kỹ năng pha chế chuẩn, quy trình phục vụ, an toàn vệ sinh thực phẩm, giao tiếp với khách hàng. Nhân viên hiểu rõ menu và phong cách phục vụ sẽ nâng cao trải nghiệm khách hàng và giảm lỗi trong vận hành.

  • Quản lý và chia ca: Lập lịch làm việc hợp lý, dự trù nhân sự cao điểm (cuối tuần, tối) để đảm bảo quán hoạt động trơn tru. Ví dụ, 2 pha chế làm việc buổi sáng, 1 pha chế phụ trợ buổi tối; 2 - 3 phục vụ luân phiên ca sáng, chiều, tối.

6. Lên kế hoạch Marketing và vận hành

Sau khi đã chuẩn bị xong mặt bằng, thiết bị, menu cũng như nhân sự, bước tiếp theo là Marketing để thu hút khách hàng và vận hành để quán hoạt động trơn tru, tối ưu chi phí. Hai yếu tố này quyết định tốc độ tăng trưởng và khả năng thu hồi vốn của quán.

6.1 Marketing quán cafe bar

Marketing giúp quán tiếp cận đúng khách hàng mục tiêu, tăng nhận diện thương hiệu và kích thích doanh thu. Một chiến lược Marketing hiệu quả nên bao gồm:

Kênh truyền thông trực tuyến

Tạo fanpage, Instagram, TikTok để giới thiệu không gian, menu và các sự kiện. Ví dụ, đăng 3 - 5 bài/tuần kèm hình ảnh đồ uống bắt mắt, clip ngắn hướng dẫn pha chế.

Đăng ký Google Maps để khách dễ tìm quán. Ví dụ, tối ưu từ khóa “cafe bar gần văn phòng X” để khách tra cứu dễ dàng.

Chương trình khuyến mãi và sự kiện

Khai trương: giảm 10 - 20% cho tất cả đồ uống trong tuần đầu tiên.

Ưu đãi giờ vàng: giảm 15% từ 14h - 17h để tăng lượng khách vào giờ thấp điểm.

Tổ chức sự kiện: nhạc sống cuối tuần, DJ, mini game hoặc workshop pha chế, thu hút khách mới và tăng độ nhận diện.

Hợp tác với KOLs/Influencer

Mời 1 - 2 KOLs địa phương review quán, chụp hình check-in, tạo buzz trên mạng xã hội. Ví dụ, chi phí có thể dao động 3 - 5 triệu đồng cho 1 bài đăng với micro-influencer.

Ngân sách marketing tham khảo

  • Quán nhỏ: 5 - 10 triệu đồng/tháng cho quảng cáo Facebook, Zalo Ads, in poster.

  • Quán tầm trung: 15 - 30 triệu đồng/tháng cho quảng cáo, hợp tác KOLs, tổ chức sự kiện nhỏ.

  • Quán cao cấp: 40 - 70 triệu đồng/tháng, kết hợp nhiều kênh, sự kiện âm nhạc, PR trên báo, video viral.

Marketing quán cafe bar

Marketing quán cafe bar trên đa nền tảng 

6.2 Vận hành quán cafe bar bằng phần mềm quản lý bán hàng

Việc sử dụng phần mềm quản lý quán cafe giúp chủ quán tối ưu nhiều khía cạnh trong vận hành. Phần mềm không chỉ theo dõi doanh thu theo ca, ngày, tuần hay tháng mà còn giúp quản lý tồn kho nguyên liệu, dự đoán lượng hàng cần nhập, tránh lãng phí hoặc thiếu hụt. Đồng thời, các tính năng quản lý nhân sự cho phép lập lịch ca, theo dõi giờ làm và hiệu suất từng nhân viên, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian quản lý.

Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ ghi nhận phản hồi của khách hàng, phân tích món bán chạy, món kém hiệu quả từ đó điều chỉnh menu và chiến lược phục vụ hợp lý. Nhờ hệ thống quản lý tập trung này, quán cafe bar vận hành trơn tru, chi phí được kiểm soát, trải nghiệm khách hàng được nâng cao và hiệu quả kinh doanh được tối đa hóa.

Việc mở quán cafe bar thành công đòi hỏi một lộ trình bài bản từ lập kế hoạch kinh doanh, chuẩn bị vốn, trang thiết bị, mặt bằng và thiết kế đến hoàn thiện thủ tục pháp lý, xây dựng menu, nhân sự và vận hành. Khi từng bước được triển khai hợp lý, kết hợp với các công cụ quản lý hiện đại, quán sẽ vận hành trơn tru, kiểm soát chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Sử dụng phần mềm quản lý quán cafe như POS365 giúp chủ quán theo dõi doanh thu, quản lý tồn kho và nhân sự dễ dàng từ đó tối ưu hiệu quả kinh doanh và tăng khả năng thu hồi vốn nhanh chóng.