Hủy hóa đơn, xóa món sau khi khách đã thanh toán
Hủy hóa đơn, xóa món được xem là chiêu trò "kinh điển" và gây thiệt hại nặng nề nhất tại các mô hình nhà hàng, quán ăn phục vụ tại bàn. Thu ngân sẽ in phiếu tạm tính (tờ bill chưa chốt doanh thu) đưa cho nhân viên phục vụ mang ra cho khách kiểm tra. Khách hàng xem xong và thanh toán đủ số tiền trên phiếu.
Tuy nhiên, mấu chốt nằm ở chỗ sau khi khách rời đi và không cầm theo hóa đơn, thu ngân thay vì bấm "Thanh toán" để hệ thống ghi nhận doanh thu, lại tiến hành thao tác "Xóa món" hoặc "Hủy toàn bộ hóa đơn". Lúc này, trên hệ thống máy tính coi như khách chưa từng gọi món đó hoặc bàn đó chưa từng vào quán, phần tiền khách vừa trả sẽ nghiễm nhiên được thu ngân bỏ túi.
Hậu quả: Cách làm này không chỉ làm bốc hơi tiền mặt trực tiếp mà còn phá hỏng toàn bộ hệ thống dữ liệu tồn kho. Nguyên liệu trong bếp vẫn xuất đi để nấu, nhưng hệ thống không ghi nhận bán ra, dẫn đến sai lệch trầm trọng khi quản lý kho nguyên liệu.
Hủy hóa đơn, xóa món sau khi khách đã thanh toán
Lợi dụng khe hở từ các chương trình khuyến mãi, thẻ VIP
Các chương trình giảm giá, tặng voucher hay tích điểm thẻ VIP được tung ra để thu hút khách hàng, nhưng nếu không kiểm soát chặt, đây lại là "mỏ vàng" để nhân viên gian lận.
Mánh khóe thường thấy là khi một khách vãng lai thanh toán nguyên giá (100% hóa đơn), thu ngân sẽ nhận đủ tiền mặt. Nhưng khi nhập liệu lên phần mềm, họ âm thầm áp dụng một mã giảm giá 10%, 20% hoặc quẹt thẻ VIP của chính mình (hoặc người quen) vào đơn hàng đó. Số tiền chênh lệch từ phần trăm khuyến mãi sẽ bị rút ruột mà chủ quán rất khó phát hiện nếu chỉ nhìn vào tổng doanh thu cuối ngày.
Dấu hiệu nhận biết: Nếu bạn thấy tỷ lệ đơn hàng áp dụng voucher, mã giảm giá hoặc thẻ VIP bỗng nhiên tăng đột biến, đặc biệt là tập trung vào ca làm việc của một nhân viên thu ngân cụ thể, thì đây là lúc cần phải kiểm tra lại sổ sách ngay lập tức.
Ghi gộp bàn, không xuất bill cho những món gọi thêm
Trong giờ cao điểm, khách hàng thường có xu hướng gọi lắt nhắt thêm các món phụ như khăn lạnh, trà đá, thêm nước ngọt, thêm bún... Thu ngân sẽ báo miệng số tiền hoặc tự cộng tay để thu tiền khách nhưng lại cố tình không nhập món gọi thêm vào hệ thống.
Tâm lý chung của khách hàng là ngại chờ đợi in lại bill chỉ vì vài chục ngàn tiền nước hay khăn lạnh, họ sẵn sàng trả tiền mặt luôn cho nhanh. Tận dụng tâm lý này, thu ngân dễ dàng đút túi những khoản tiền lẻ. Dù mỗi lần chỉ vài chục ngàn, nhưng với một quán đông khách, "tích tiểu thành đại", con số thất thoát hàng tháng có thể lên tới hàng triệu đồng.
Ghi gộp bàn, không xuất bill cho những món gọi thêm
Khai khống các khoản chi lặt vặt (Chiếu xuất quỹ tiền mặt)
Tại quầy thu ngân, các cửa hàng thường để lại một khoản tiền lẻ (tiền nong) đầu ca để nhân viên có tiền thối lại cho khách. Khoản tiền mặt này cũng thường được dùng để chi trả gấp cho các khoản phát sinh như: mua đá viên, mua thêm rau thơm, trả tiền rác, tiền nước đóng bình...
Khe hở xuất hiện khi thu ngân tự ý lập phiếu chi ảo hoặc kê khống giá trị mua hàng. Ví dụ, thực tế chỉ mua hết 20.000đ tiền đá viên nhưng ghi vào sổ chi phí là 50.000đ. Khoản tiền chênh lệch 30.000đ này sẽ được dùng để bù đắp vào phần tiền thâm hụt do tính nhầm trước đó, hoặc đơn giản là đưa vào túi riêng.
Gian lận tiền thừa của khách (Tiền Tip không minh bạch)
Một tình trạng khá nhức nhối khác là việc thu ngân cố tình thối thiếu tiền lẻ cho khách. Vào giờ cao điểm, lợi dụng việc khách hàng vội vã hoặc không chú ý, thu ngân báo "quán tạm hết tiền lẻ" để giữ lại phần tiền thừa.
Số tiền này đôi khi được thu ngân gộp chung vào quỹ "tiền tip" cá nhân. Dù chủ nhà hàng không mất tiền trong trường hợp này, nhưng hành động này lại âm thầm phá hủy hình ảnh thương hiệu. Khách hàng sẽ cảm thấy khó chịu, đánh giá nhà hàng làm ăn chộp giật, không minh bạch và rất có thể họ sẽ không quay lại lần hai.
Gian lận tiền thừa của khách (Tiền Tip không minh bạch)
Cách kiểm soát và bịt kín các khe hở thất thoát tiền mặt tại quầy thu ngân
Việc đe nạt hay nghi ngờ nhân viên không phải là cách quản lý đường dài. Để xây dựng một môi trường làm việc minh bạch, chủ nhà hàng cần thiết lập một quy trình vận hành khép kín kết hợp với công cụ công nghệ.
Phân quyền thao tác minh bạch trên hệ thống phần mềm
Nguyên tắc sống còn là không bao giờ để thu ngân có toàn quyền trên phần mềm. Hãy thiết lập tính năng phân quyền: Thu ngân chỉ được phép thao tác Order (gọi món), In tạm tính và Thanh toán.
Mọi thao tác nhạy cảm có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu như: Xóa món, Hủy hóa đơn, Áp dụng chiết khấu, Trả hàng... bắt buộc phải có tài khoản của Quản lý hoặc Chủ cửa hàng nhập mã PIN (mật khẩu) để phê duyệt. Cách phân quyền nhân viên nhà hàng rõ ràng như vậy sẽ cắt đứt ý định gian lận bằng thao tác ảo trên máy.
Kiểm soát chéo giữa thu ngân, bar/bếp và camera an ninh
Nhà hàng cần áp dụng triệt để quy tắc: Bếp/Bar chỉ tiến hành làm đồ khi có phiếu in ra từ máy in bếp (máy in phụ kết nối với phần mềm). Tuyệt đối không nấu đồ dựa trên lời báo miệng của phục vụ hay thu ngân.
Đồng thời, hãy lắp đặt camera an ninh có độ nét cao, góc quay rọi thẳng vào màn hình máy POS và két đựng tiền. Khi có nghi ngờ, bạn chỉ cần đối chiếu mốc thời gian in hóa đơn bị hủy trên phần mềm với đoạn băng ghi hình thực tế xem khách có thực sự phàn nàn và trả lại món, hay đó là thao tác gian lận của nhân viên.
Cách kiểm soát và bịt kín các khe hở thất thoát tiền mặt tại quầy thu ngân
Theo dõi lịch sử thao tác (Log system) thường xuyên
Đừng đợi đến cuối tháng mới kiểm tra sổ sách. Các chủ quán nên tạo thói quen kiểm tra "Lịch sử hệ thống" hàng ngày. Các phần mềm bán hàng nhà hàng hiện nay (như POS365) đều lưu vết 100% mọi thao tác của nhân viên: Ai là người đăng nhập, vào lúc mấy giờ, đã thực hiện sửa món nào, xóa bill nào.
Hệ thống còn hỗ trợ gửi báo cáo thao tác bất thường (như khi có bill bị hủy) trực tiếp về điện thoại di động của người quản lý theo thời gian thực. Điều này giúp bạn nắm bắt tình hình ngay lập tức dù không có mặt tại quán.
Dân gian có câu "Niềm tin là tốt, nhưng kiểm tra mới là an toàn". Để ngăn chặn thất thoát tiền mặt tại quầy thu ngân, bạn không thể chỉ dựa vào sự tự giác của nhân viên. Bằng cách hiểu rõ các mánh khóe và áp dụng đồng bộ các nút thắt kiểm soát từ phân quyền phần mềm, quy trình bếp đến camera giám sát, bạn sẽ bảo vệ được thành quả kinh doanh của mình và xây dựng một tập thể làm việc chuyên nghiệp, minh bạch.
