Có nên mở quán cafe chung với bạn bè? Quy tắc chia tỷ lệ góp vốn minh bạch

Hùn vốn mở quán cùng người quen: Được và Mất

Trước khi đặt bút ký vào bất kỳ thỏa thuận nào, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa cơ hội và rủi ro khi quyết định kinh doanh chung với bạn bè.

Lợi thế khi có người đồng hành sẻ chia áp lực

Điểm cộng lớn nhất khi mở quán chung với bạn bè chính là sự tin tưởng sẵn có. Các bạn hiểu tính cách, ưu nhược điểm của nhau, từ đó dễ dàng phân chia công việc phù hợp với thế mạnh của từng người. Ví dụ, một người giỏi về pha chế và sáng tạo menu, người kia lại có khiếu giao tiếp, làm marketing và quản lý nhân sự.

Về tài chính, việc hùn vốn giúp giảm đáng kể gánh nặng áp lực vốn ban đầu cho mỗi cá nhân. Thay vì một mình gánh vác hàng trăm triệu đồng, các bạn có thể chia nhỏ khoản đầu tư này. Bên cạnh đó, khi gặp khó khăn, có người cùng ngồi lại bàn bạc, chia sẻ áp lực tinh thần là điều cực kỳ quý giá.

Rủi ro tiềm ẩn đe dọa mối quan hệ

Rủi ro lớn nhất không phải là kinh doanh thua lỗ, mà là sự rạn nứt trong mối quan hệ. Khi dính dáng đến tiền bạc, sự sòng phẳng là rất khó nếu không có quy tắc rõ ràng. Những mâu thuẫn nhỏ nhặt trong cách vận hành hàng ngày, cái tôi của mỗi người quá lớn, hay sự kỳ vọng sai lệch về lợi nhuận đều có thể dẫn đến tranh cãi.

Sẽ thế nào nếu quán hoạt động không hiệu quả trong 6 tháng đầu? Ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính? Sẽ thế nào nếu một người muốn đầu tư thêm để mở rộng, nhưng người kia lại muốn rút vốn vì lý do cá nhân? Nếu không có phương án chuẩn bị cho những tình huống xấu nhất, tình bạn đẹp rất có thể sẽ chấm dứt cùng sự thất bại của quán.

Hùn vốn mở quán cùng người quen: Được và Mất

Những thỏa thuận phải rõ ràng ngay trên giấy bút trước khi bắt đầu

Đừng bao giờ bắt đầu kinh doanh chung dựa trên "lời hứa gió bay". Mọi thứ, dù là nhỏ nhất, đều cần được cụ thể hóa bằng văn bản, có chữ ký của tất cả các bên. Đây không phải là sự thiếu tin tưởng, mà là cách tốt nhất để bảo vệ quyền lợi cho tất cả mọi người và giữ gìn tình bạn lâu dài.

Thống nhất tầm nhìn và mô hình kinh doanh

Hai bạn có thể chơi rất thân, nhưng tư duy kinh doanh có thể hoàn toàn khác nhau. Quá trình lập bản kế hoạch kinh doanh quán cafe đòi hỏi các bạn cần ngồi lại và trả lời các câu hỏi: Mô hình quán là gì? Cà phê mang đi (takeaway), quán cà phê sân vườn, hay mô hình check-in sang trọng? Đối tượng khách hàng mục tiêu là ai? Phong cách thiết kế như thế nào? Phân khúc giá ra sao?

Tránh tình trạng khi bắt tay vào làm, một người muốn tối ưu chi phí để nhanh thu hồi vốn nên chọn nội thất giá rẻ, người kia lại muốn đầu tư không gian thật đẹp để thu hút giới trẻ. Sự không nhất quán này sẽ dẫn đến xung đột ngay từ khâu setup quán.

Sẵn sàng phương án cho tình huống xấu nhất

Đây là điều mà nhiều người thường né tránh. Tuy nhiên, một bản hợp đồng hùn vốn hoàn chỉnh phải có các điều khoản về việc rút vốn giữa chừng. Ví dụ: Nếu một người muốn rút vốn trong 1 năm đầu, họ sẽ nhận lại được bao nhiêu %? Có được phép sang nhượng cổ phần cho người ngoài không, hay ưu tiên để các cổ đông còn lại mua lại?

Đặc biệt, cần quy định rõ mức lỗ tối đa mà quán có thể chịu được. Đến ngưỡng đó, các bạn sẽ quyết định đóng cửa quán để bảo toàn số vốn còn lại, hay tiếp tục rót thêm vốn để duy trì? Thỏa thuận trước về "điểm cắt lỗ" sẽ giúp các bạn đưa ra quyết định lý trí hơn khi rơi vào hoàn cảnh khó khăn.

Những thỏa thuận phải rõ ràng ngay trên giấy bút trước khi bắt đầu

Hướng dẫn định giá và chia tỷ lệ góp vốn cổ đông

Đây là phần nhạy cảm nhất. Tỷ lệ góp vốn không chỉ quyết định số tiền mỗi người phải bỏ ra mà còn quyết định tỷ lệ phân chia lợi nhuận và quyền quyết định sau này.

Góp vốn bằng tiền mặt và tài sản hữu hình

Góp vốn bằng tiền mặt và tài sản hữu hình là hình thức đơn giản và dễ tính toán nhất. Số tiền mặt mỗi người nộp vào quỹ chung của quán sẽ được ghi nhận rõ ràng. Đối với các tài sản hữu hình như máy móc, thiết bị pha chế, bàn ghế... nếu được mang từ nhà đến, cần được định giá lại theo giá thị trường tại thời điểm đó và quy đổi thành số vốn góp tương ứng.

Góp bằng công sức vận hành và kỹ năng

Góp vốn bằng công sức là vấn đề nhức nhối nhất trong kinh doanh chung: "Một người bỏ 100% tiền, một người bỏ 100% công sức quản lý thì chia lợi nhuận thế nào?". Rất nhiều tình bạn tan vỡ vì người bỏ tiền cảm thấy người kia "làm ít hưởng nhiều", còn người bỏ công lại cảm thấy "làm vất vả mà chỉ nhận được phần nhỏ".

Giải pháp minh bạch nhất cho trường hợp này là rạch ròi giữa vai trò "Cổ đông" (người sở hữu vốn) và "Quản lý" (người làm việc trực tiếp). Người bỏ công sức vận hành cần được trả một mức lương cứng xứng đáng với vị trí Quản lý đó (theo mặt bằng chung). Mức lương này được tính vào chi phí vận hành hàng tháng của quán. Sau khi trừ hết mọi chi phí (bao gồm cả lương của người quản lý), lợi nhuận thuần còn lại mới được chia theo tỷ lệ góp vốn thực tế.

Góp bằng mặt bằng hoặc tệp khách hàng sẵn có

Nếu một trong các bạn có sẵn mặt bằng nhà tự có để mở quán, việc đầu tiên là vẫn phải đánh giá nó theo đúng các bước khảo sát mặt bằng mở quán cafe để xem nó có thực sự phù hợp để kinh doanh hay không. Nếu phù hợp, hoặc có một tệp khách hàng cực lớn có thể khai thác ngay, giá trị này cũng cần được quy đổi thành vốn góp. Cách tính phổ biến là định giá mặt bằng đó theo giá thuê thị trường hàng tháng. Tổng giá trị tiền thuê nhà trong vòng 1 - 2 năm đầu có thể được tính là số vốn góp của người sở hữu mặt bằng.

Hướng dẫn định giá và chia tỷ lệ góp vốn cổ đông

Phân định vai trò tránh tình trạng cha chung không ai khóc

Khi mở quán chung, ai cũng là "chủ", dẫn đến tình trạng nhân viên không biết nghe lời ai, hoặc công việc bị đùn đẩy khi có sự cố xảy ra. Việc "cha chung không ai khóc" này vốn được xem là một trong những sai lầm kinh điển khiến quán cafe sập tiệm. Do đó, việc phân chia vai trò rõ ràng ngay từ đầu là cực kỳ quan trọng.

Ai là người có quyền quyết định cuối cùng?

Trong một tập thể, bắt buộc phải có một người đứng đầu có quyền chốt phương án cuối cùng trong các vấn đề vận hành hàng ngày. Các cổ đông khác có thể tham gia đóng góp ý kiến, bàn bạc về các chiến lược lớn như mở rộng chi nhánh, thay đổi mô hình, nhưng không nên can thiệp vào các quyết định nhỏ như lịch làm việc của nhân viên hay việc mua sắm vật tư tiêu hao hàng ngày. Quyền lực tập trung vào một người giúp quán vận hành linh hoạt và dứt khoát hơn.

Không can thiệp chéo vào chuyên môn của nhau

Nếu đã phân chia một người phụ trách pha chế và một người phụ trách Marketing, hãy tôn trọng chuyên môn của nhau. Người làm Marketing không nên can thiệp quá sâu vào việc điều chỉnh công thức đồ uống, và ngược lại, người phụ trách pha chế không nên tự ý thay đổi các chương trình khuyến mãi trên Fanpage. Sự tin tưởng và tôn trọng phạm vi công việc của nhau là chìa khóa để duy trì sự hòa thuận.

Phân định vai trò tránh tình trạng cha chung không ai khóc

Giải pháp minh bạch tài chính hàng ngày để duy trì lòng tin

Sự rạn nứt lớn nhất thường bắt đầu từ những nghi ngờ nhỏ nhặt về tài chính. Việc ghi chép sổ tay thủ công hay dùng file Excel chia sẻ rất dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn và thiếu minh bạch, từ đó tạo kẽ hở cho sự nghi ngờ nảy sinh.

Để duy trì lòng tin tuyệt đối giữa các cổ đông, giải pháp tối ưu là sử dụng công nghệ vào quản lý. Một phần mềm quản lý quán cafe chuyên nghiệp sẽ giúp mọi thứ trở nên công khai và minh bạch theo thời gian thực:

• Báo cáo doanh thu thời gian thực: Mọi cổ đông đều có thể mở điện thoại để xem doanh thu của quán bất cứ lúc nào. Dữ liệu bán hàng được cập nhật liên tục từ máy POS, không thể can thiệp hay sửa đổi thủ công.
• Quản lý kho nguyên liệu chặt chẽ: Phần mềm giúp định lượng nguyên liệu cho từng món đồ uống. Khi bán ra, kho sẽ tự động trừ, giúp kiểm soát tình trạng thất thoát hàng hóa.
• Phân quyền sử dụng chi tiết: Người quản lý trực tiếp sẽ có quyền thao tác bán hàng, nhập kho, trong khi các cổ đông khác có quyền xem báo cáo tài chính, báo cáo lãi lỗ mà không can thiệp vào hoạt động bán hàng hàng ngày.

Kinh doanh chung với bạn bè là một hành trình thú vị nhưng cũng đầy thách thức. Sự minh bạch về tài chính kết hợp với việc phân định vai trò rạch ròi và sự tôn trọng lẫn nhau chính là bí quyết để các bạn vừa có thể cùng nhau xây dựng sự nghiệp thành công, vừa gìn giữ được tình bạn đẹp theo năm tháng.